Införande av Dokumentflödessystem DFS vid Lunds universitet

1. Införande av Dokumentflödessystem DFS vid Lunds universitet Projektledare: Adam Hidestål, juridiska enheten 2006

2. Innehåll Motiv till införande av DFS Vad innehåller det nya systemet? Ärendehantering, Diarieföring Dokumenthantering Arbetsflöden Hur skall vi gå till väga? När sker det? Vem är systemet till för och vem leder arbetet? Sammanfattning

3. Varför?

4. Därför!

5. Varför? • Informationstillväxt skapar nya behov

6. Varför? • Informationstillväxt skapar nya behov ”Varje år ökar en modern organisation sin samlade informationsmängd med mellan 30 och 70%” www.emc.com

7. Varför? • Informationstillväxt skapar nya behov • Ordning och reda

8. Varför? • Informationstillväxt skapar nya behov • Ordning och reda • Höjd effektivitet

9. Varför? • Informationstillväxt skapar nya behov • Ordning och reda • Höjd effektivitet • Höjd informationssäkerhet

10. Varför? • Informationstillväxt skapar nya behov • Ordning och reda • Höjd effektivitet • Höjd informationssäkerhet • Nya möjligheter

11. Varför? • Informationstillväxt skapar nya behov • Ordning och reda • Höjd effektivitet • Höjd informationssäkerhet • Nya möjligheter • Ersättning för befintliga system

12. Varför? • Informationstillväxt skapar nya behov • Ordning och reda • Höjd effektivitet • Höjd informationssäkerhet • Nya möjligheter • Ersättning för befintliga system • Möjlighet att få befintliga system att prata med varandra

13. Vad vill vi att ett nytt system skall ge oss? • Skall kunna användas av alla

14. Vad vill vi att ett nytt system skall ge oss? Skall kunna användas av alla Skall kunna användas var vi än är

15. Vad vill vi att ett nytt system skall ge oss? • Skall kunna användas av alla • Skall kunna användas var vi än är • Flexibilitet - Allt arbetsrelaterat material skall kunna lagras i systemet

16. Vad vill vi att ett nytt system skall ge oss? • Skall kunna användas av alla • Skall kunna användas var vi än är • Flexibilitet - Allt arbetsrelaterat material skall kunna lagras i systemet • Utveckling! • E-tjänster • Lagring och tillhandahållande av data

17. Vad vill vi att ett nytt system skall ge oss? • Skall kunna användas av alla • Skall kunna användas var vi än är • Allt arbetsrelaterat material skall kunna lagras i systemet • Utveckling! • E-tjänster • Lagring och tillhandahållande av data • Digitala kontoret

18. System Leverantör : FormPipe Software Uppsala AB

19. System Leverantör : FormPipe Software Uppsala AB System: W3D3

20. System • Leverantör : FormPipe Software Uppsala AB • System: W3D3 • Andra kunder: • 8 av 14 universitet • 10 av 22 högskolor

21. System • Leverantör : FormPipe Software Uppsala AB • System: W3D3 • Andra kunder: • 8 av 14 universitet • 10 av 22 högskolor • Funktioner: Dokument-/Ärendehantering, Arbetsflöde, Diarieföring,

22. System • Leverantör : FormPipe Software Uppsala AB • System: W3D3 • Andra kunder: • 8 av 14 universitet • 10 av 22 högskolor • Funktioner: Dokument-/Ärendehantering, Arbetsflöde, Diarieföring, • Drift LDC

23. E-ansökningar E-rekrytering E-stipendier Inköp Forskningsstöd E-tjänster Utbyte Diarieföring Workflow - Dokumenthantering Avtals-hantering Underhåll Andra befintliga system: ORFI, LADOK, LUPIN etc Databas LDAP/ AD Lucat Modell för nytt system

24. Införande DFS kommer att användas som dokument- och ärendehanteringssystem av hela organisationen. Införande: Pilotinstallationer – LTH:s kansli samt byggnadsenheten 2007-01-01 Förvaltning samt kanslier Diarieföring 2007-04-01 Förvaltning samt kanslier Dokument- och ärendehantering, Arbetsflöden Från 2007 Institutioner Från 2007-07-01 Ytterligare moduler

25. Diarieföring Idag diarieförs ca 20-25000 ärenden / år

26. Diarieföring Idag diarieförs ca 20-25000 ärenden / år Bedömning av verkligt behov ca 75000 ärenden / år I varje ärende 1-200 handlingar

27. Diarieföring Idag diarieförs ca 20-25000 ärenden / år Bedömning av verkligt behov ca 75000 ärenden / år I varje ärende 1-200 handlingar Befintligt gemensamt system används av 65 användare på förvaltning, kanslier samt vissa funktioner inom universitetets särskilda verksamheter

28. Diarieföring Idag diarieförs ca 20-25000 ärenden / år Bedömning av verkligt behov ca 75000 ärenden / år I varje ärende 1-200 handlingar Befintligt gemensamt system används av 65 användare på förvaltning, kanslier samt vissa funktioner inom univ. särskilda verksamheter Nytt gemensamt system kommer att kunna användas av samtliga anställda ”ORFI-diariet” kommer att föras över till nytt diarium

29. E-tjänster • E-rekrytering Att upprätta elektronisk plattform för införande av elektronisk rekrytering

30. E-tjänster • E-rekrytering Att upprätta elektronisk plattform för införande av elektronisk rekrytering • E-stipendier Att möjliggöra hantering av elektroniska stipendieansökningar

31. E-tjänster • E-rekrytering Att upprätta elektronisk plattform för införande av elektronisk rekrytering • E-stipendier Att möjliggöra hantering av elektroniska stipendieansökningar • Uppdrag – DFS Att verka integrerande och att fungera som plattform

32. Projektdeltagare • Styrgrupp Susanne Kristensson Juridiska enheten Ann-Kristin Mattsson Ekonomienheten Per Göran Nilsson LTHs kansli

33. Projektdeltagare • Styrgrupp Susanne Kristensson Juridiska enheten Ann-Kristin Mattsson Ekonomienheten Per Göran Nilsson LTHs kansli • Projektgrupp Adam Hidestål Juridiska enheten Gert Andersson LDC Jeffrey Armstrong LTHs kansli Bodil Danielsson Juridiska enheten Johan Ekman LDC Annika Hansdotter Juridiska enheten Hans Nielsen Byggnadsenheten Beatrice Nordlöf LTHs kansli Cecilia Sjöström Ekonomienheten Annica Tryding Personalenheten Anneli Wiklander Forskningsservice Krister Åstrand Ekonomienheten Anette Héden LDC

34. Sammanfattning Dokument- och ärendehantering

35. Sammanfattning Dokument- och ärendehantering Skall kunna användas av alla

36. Sammanfattning Dokument- och ärendehantering Skall kunna användas av alla Webbaserat

37. Sammanfattning • Dokument- och ärendehantering • Skall kunna användas av alla • Webbaserat • Alla arbetsrelaterade handlingar skall kunna ligga i systemet

38. Sammanfattning • Dokument- och ärendehantering • Skall kunna användas av alla • Webbaserat • Alla arbetsrelaterade handlingar skall kunna ligga i systemet • Varje handling lagras en gång

39. Sammanfattning • Dokument- och ärendehantering • Skall kunna användas av alla • Webbaserat • Alla arbetsrelaterade handlingar skall kunna ligga i systemet • Varje handling lagras en gång • Varierande roller och behörigheter

40. Sammanfattning • Dokument- och ärendehantering • Skall kunna användas av alla • Webbaserat • Alla arbetsrelaterade handlingar skall kunna ligga i systemet • Varje handling lagras en gång • Varierande roller och behörigheter • Användarperspektivet styr

41. Sammanfattning • Dokument- och ärendehantering • Skall kunna användas av alla • Webbaserat • Alla arbetsrelaterade handlingar skall kunna ligga i systemet • Varje handling lagras en gång • Varierande roller och behörigheter • Användarperspektivet styr • Systemet skall utvecklas, nya funktioner skapas

42. Sammanfattning • Dokument- och ärendehantering • Skall kunna användas av alla • Webbaserat • Alla arbetsrelaterade handlingar skall kunna ligga i systemet • Varje handling lagras en gång • Varierande roller och behörigheter • Användarperspektivet styr • Systemet skall utvecklas, nya funktioner skapas • Steg mot det digitala kontoret

43. Tack för er uppmärksamhet!