Pokyny pro zpracování monitorovacích zpráv

1. Pokyny pro zpracování monitorovacích zpráv Individuální projekt Pardubického kraje na sociální služby

2. Druhy monitorovacích zpráv • průběžná monitorovací zpráva • předkládaná v průběhu trvání financování – každé 3 měsíce • závěrečná monitorovací zpráva - bude předložena po ukončení financování

3. Náležitosti monitorovacích zpráv • předložení průběžné MZ • vždy do 10. kalendářního dne následujícího měsíce po uplynulém sledovaném období • předložení závěrečné MZ - do 20. kalendářního dne po sledovaném období (tzn. 20. 2. 2013)

4. Způsob předložení MZ • MZ budou předkládány v listinné podobě spolu s fakturou a zálohovou fakturou • rozhodující je datum odeslání MZ - možné je i osobní předání • lhůta pro odstranění nedostatků popř. doplnění MZ nebude kratší než 5 kalendářních dnů – lhůta bude stanovena individuálně

5. Vyplnění průběžné monitorovací zprávy • Číslo MZ – od roku 2010 souvisle do roku 2013 • 1. Údaje o poskytovateli sociálních služeb a monitorovací zprávě: • název poskytovatele, číslo smlouvy, druh sociální služby – ze smlouvy • kontaktní osoba (uvést telefonní číslo a e-mail) – osoba, která zpracovala MZ nebo je schopna zodpovědět případné dotazy či zajistit požadovaná plnění

6. Vyplnění průběžné monitorovací zprávy • 2. Popis realizace sociální služby 2. 1. Popis realizace sociální služby - v první MZ dle přílohy č. 1 smlouvy (bod 3 – 6 tzn. druh a forma sociální služby, cílová skupina, popis průběhu sociální služby) - v dalších MZ uvádět pouze změny v realizaci

7. Vyplnění průběžné monitorovací zprávy • 2. 2. Personální zajištění sociální služby - v případě odchodu pracovníka a nahrazení jeho prac. pozice novým zaměstnancem bude ve sloupečku Jméno pracovníka (jméno původního prac.) a ve sloupečku Jméno pracovníka - při případné změně (jméno nového prac.)

8. Vyplnění průběžné monitorovací zprávy • 3. Publicita • v případě, že jste realizovali publicitu, popište

9. Vyplnění průběžné monitorovací zprávy • 4. Rozpočet a změny vyplývající ze smlouvy 4. 1. Nepodstatné změny • poskytovatel o nich objednatele (KrÚ Pk) informuje v nejbližší následující MZ, popř. ihned e-mailem Příklady nepodstatných změn: • změna kontaktní osoby, změna kontaktních údajů – ihned e-mailem • změna rozpočtu projektu: - přesuny fin. prostředků v rámci jedné kapitoly • přesun fin. prostředků mezi kapitolami do výše 15 % objemu schváleného!!! rozpočtu kapitoly, z níž jsou fin. prostředky přesouvány (počítáno kumulativně po dobu trvání smlouvy) • vytvoření nové položky rozpočtu

10. Vyplnění průběžné monitorovací zprávy • 4. 2. Podstatné změny: • změny týkající se povinností vyplývajících ze smlouvy a) změny, které musí být předem schváleny objednatelem – žádost o podstatnou změnu (zaslána v elektronické i listinné podobě) • objednatel žádost posoudí a vydá stanovisko ke změně Příklady: - jakákoli změna týkající se monitorovacích ukazatelů • změna rozpočtu projektu: • přesun fin. prostředků mezi kapitolami nad 15 % objemu schváleného!!! rozpočtu kapitoly, z níž jsou fin. prostředky přesouvány b) změny, které objednatel nemusí schvalovat, ale povinnost neprodleně oznámit Příklady: • ukončení poskytování sociální služby • změna bankovního účtu poskytovatele • změna právní formy poskytovatele

11. Vyplnění průběžné monitorovací zprávy • 5. Ostatní sdělení související s poskytováním služby (např. problémy při realizace..)

12. Vyplnění průběžné monitorovací zprávy • 6. Monitorovací ukazatelé a) počet podpořených osob – klientů – POZOR!!! KAŽDÁ OSOBA, KTERÁ VYUŽILA SLUŽBU SE ZAPOČÍTÁVÁ POUZE JEDENKRÁT V RÁMCI JEDNOHO POSKYTOVATELE!!! POZOR ZMĚNA – TABULKA DOPLNĚNA O Pohlaví - MUŽE A ŽENY!!! b) celkový počet int./kont./… - hodnota závazných ukazatelů uvedená ve smlouvě v příloze č. 2 (např. kontakty, intervence, lůžko/dny..)

13. Vyplnění průběžné monitorovací zprávy 6. Monitorovací ukazatelé - sankce při nesplnění minimálního průměrného využití služby bude uplatněna pouze při nenaplnění závazných ukazatelů uvedených ve smlouvě

14. Přílohy monitorovací zprávy

15. Příloha MZ - Protokol plnění aktivit

16. Příloha MZ - Soupiska účetních dokladů • Vyplněná soupiska účet. dokladů + kopie dokladů nad 5 tis. • Pořadové číslo – na každé soupisce vždy znovu od č.1 • Druh účetního dokladu – fa, pokl. doklad, interní doklad • Číslo úč. dokladu • Číslo smlouvy (obj.), ke kt. se doklad vztahuje – uváděno v případě, že existuje písemná smlouva či obj. • Popis výdaje – např. Mzdové náklady

17. Příloha MZ - Soupiska účetních dokladů • Položka kapitoly rozpočtu – musí být totožné s číslem a názvem kapitoly z rozpočtu uvedeného ve smlouvě • Částka uvedená na dokladu v Kč – celková částka, na kterou je doklad vystaven (tzn. v případě nárokování jedné položky z vícepoložkové faktury bude uvedena částka celé faktury) • Částka zahrnutá k proplacení z OP LZZ v Kč • z toho částka investičních výdajů v Kč – POZOR ZMĚNA !!!! sloupeček bude ze Soupisky odstraněn • Datum úhrady výdaje – datum dle úhrady uvedené na výpise z bankovního účtu nebo pokladním výdajovém dokladu

18. Příloha MZ – Finanční rozvaha poskytované služby • POZOR ZMĚNA!!! – Rozpočet je změněn, budou se vyplňovat pouze barevná políčka, ostatní se bude počítat automaticky  • Schválený rozpočet – uvedený ve smlouvě • Aktuální rozpočet – bude vždy shodný se schváleným rozpočtem na daný rok v případě, že NEBUDE provedena změna • Čerpání za sledované období – skutečné výdaje ve sledovaném období • Vyčerpáno od začátku projektu – počítá se automaticky • Zbývá čerpat – počítá se automaticky

19. - MZ podepisuje statutární zástupce popř. oprávněná osoba poskytovateleAktualizované MZ s přílohami budou rozeslány e-mailem, dále budou zveřejněny na www.sluzby-pardubickykraj.cz

20. PUBLICITA • Základní pravidla stanovuje Manuál pro publicitu OP LZZ • Zásady správného používání log určuje Manuál vizuální identity OP LZZ • Obojí na www.esfcr.cz

21. Povinné minimum publicity OP LZZ • logo Evropského sociální fondu • text „Evropský sociální fond“ • logo Evropské unie a text „Evropská unie“ • logo Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost • prohlášení „Podporujeme vaši budoucnost“ • odkaz na oficiální webové stránky ESF: www.esfcr.cz

22. Povinné minimum publicity OP LZZ • Černobílá varianta log

23. Povinné minimum publicity OP LZZ • Barevná varianta log – používá se POUZE při barevném tisku

24. Povinné minimum publicity OP LZZ • Nelze upravovat barvy log, proporce ani typ písma • Pozor na správné řazení log (velké množství příkladů v Manuálu vizuální identity) • VŠECHNY TIŠTĚNÉ DOKUMENTY POPŘ. PROPAGAČNÍ PŘEDMĚTY, KTERÉ BUDOU HRAZENY Z IP Pk MUSÍ BÝT OPATŘENY PRVKY „POVINNÉHO MINIMA PUBLICITY OP LZZ“

25. Použití povinného minima OP LZZ a loga poskytovatele sociálních služeb • Povinné minimum musí být na tištěných materiálech vždy v horní části a minimálně na přední straně těchto materiálů, zároveň musí být použito povinné minimum všude tam, kde bude použito logo poskytovatele soc. služeb • Logo poskytovatele soc. služeb může být použito u tištěných materiálů pouze v dolní části materiálů a nesmí být větší než řada log • Logo poskytovatele soc. služeb se nesmí používat na propagačních předmětech - pozn. znak Pardubického kraje poskytovatelé soc. služeb používat nemusí

26. Časté dotazy • Nové smlouvy (od 1. 1. 2010) s klienty či pracovníky musí být opatřeny povinným minimem • Smlouvy uzavřené před tímto datem postačí dodatečně označit nálepkou s logy • Pro označení místa poskytování služby, lze vytisknout ceduli s logy a umístit na nástěnku

27. Děkuji za pozornost  Mgr. Edita Nováková edita.novakova@pardubickykraj.cz