Písemnosti při řízení a organizaci podniku

1. Písemnosti při řízení a organizaci podniku Příkazy Směrnice Oběžníky Pokyny Písemnosti při pracovních cestách Organizace porad a jednání

2. Příkazy, směrnice, oběžníky, pokyny • Vedoucí pracovníci sdělují svým spolupracovníkům důležitá rozhodnutí písemně ve formě příkazů, směrnic, oběžníků nebo pokynů. • Všechny tyto písemnosti e upravují obdobným způsobem • na čistý list formátu A4 • nebo na tzv. hlavičkový papír • Formuláře které mají v záhlaví předtištěný nejen název organizace, ale také např. Příkaz ředitele č… Datum… • Někdy se předtisky podle typu oddělují barevně.

3. Uvedené písemnosti se: • číslují • zakládají, (aby se usnadnila kontrola jejich plnění). • Na začátku těchto sdělení se uvádí: • Komu jsou určeny • Heslovité označení obsahu • Na konci se uvádí • datum účinnosti • jméno pracovníka, který je vydal (jestliže se písemnost rozmnožuje, uvede se za jménem v. r.)

4. Úprava • Není stanovena normou (řídí se vžitými zvyklostmi). • Úsporný způsob vyřizování písemností představují formuláře. • Stylizace má být • Stručná • Úplná • Jednoznačná • Překlepy nejsou přípustné ani ve vnitropodnikovém písemném styku

5. I. Příkaz • Je písemné rozhodnutí nejvyšších vedoucích pracovníků (ředitele, primátora města, předsedy družstva apod.) • Je konkrétně adresován jednomu nebo několika nižším vedoucím pracovníkům, • ukládá zpravidla provedení důležitého jednorázového úkolu

6. Stylizace příkazu • Úvod obsahuje odůvodnění, proč se příkaz vydává • V první osobě (ukládám, nařizuji, přikazuji, stanovím) • Úkoly jsou přehledně vyjmenovány • Často se připojují jména pracovníků, kteří odpovídají za termín plnění úkolů

7. II. Směrnice • Je jednotný postup při důležitých organizačních opatřeních v podniku. • Mají • dlouhodobý charakter (mohou platit i několik let) • obecnou platnost a • větší rozsah (bývají několikastránkové) • Jsou určeny • nižším vedoucím pracovníkům • zaměstnancům, k jejichž práci se vztahují

8. Směrnici Zpracovává • kolektiv odborných spolupracovníků ředitele • zasílají se dalším pracovníkům, aby vyslovili připomínky • Vypracované směrnice schvaluje ředitel podniku.

9. Směrnice se týkají • Např. • Stanovení cen • Zásady personální práce • Povolování práce přesčas • Zajištění bezpečnosti práce • Povolování zahraničních služebních cest • Vedení skladů apod. • Některé podniky vydávají seznam platných směrnic

10. III. Oběžník • Je sdělení s nímž má být seznámen široký okruh zaměstnanců. • Např. nová organizační opatření, změny, připravované akce apod. • Pracovníci (někdy) oběžník podepisují na důkaz toho, že jeho obsah vzali na vědomí.

11. IV. Pokyny • Bývají určeny určité skupině zaměstnanců • Účelem je: Podat návod jakým způsobem plnit zadané úkoly Např. při inventarizaci,likvidaci materiálu, roční účetní uzávěrce, poskytování odměn atd.

12. V. Zprávy a hlášení • Zprávy • Slouží k informování nadřízených orgánů nebo vedoucích pracovníků o plnění úkolů, o výsledcích jednání, ale také o stavu strojů, budovy, pozemku pod. • Má obsahovat kritický rozbor zkoumané činnosti nebo jevu a návrh na řešení problému. • Hlášení • Je stručná a přehledná informace pro nadřízený orgán organizace o splnění úkolu, provedení akce apod. • Obsahuje pouze objektivní skutečnosti.

13. Písemnosti při pracovních cestách Příprava pracovní cesty Ukončení pracovní cesty Zpráva z pracovní cesty

14. I. Příprava pracovní cesty • Pracovní cestu předem připraví sekretariát nebo jiný pověřený pracovník • Zvolí vhodný dopravní prostředek • Opatří jízdenky (letenky) • Zajistí nocleh • Připraví podklady pro jednání • Zajistí zastupování pracovníka po jeho dobu nepřítomnosti • Před nastoupením cesty musí pracovník vyplnit formulář Pracovní cesta kde uvede místo, datum a hodinu počátku cesty, místo konání, účel cesty a datum ukončení cesty. • Podle zákoníku práce musí před odjezdem pracovníka jeho nadřízený formulář podepsat, a tím pracovní cestu schválit.

15. II. Ukončení pracovní cesty • Po návratu pracovník na rubu formuláře PRACOVNÍ CESTA vyúčtuje náklady spojené s cestou • Doloží doklady (které připojí k vyúčtování – jízdenky, místenky, účet za nocleh, stvrzenku za úschovu zavazadel apod.) • Pracovník finančního útvaru zkontroluje údaje a potvrzené (nebo upravené) výdaje zaplatí pracovníkovi • Při poskytnuté záloze se vyúčtuje rozdíl

16. III. Zpráva z pracovní cesty • Účastník cesty odevzdá nadřízenému vedoucímu pracovníkovi zprávu o průběhu jednání Náležitosti: • Účel cesty • Místo jednání • Trvání cesty • Jméno a příjmení účastníka V hlavní části zprávy: • Se stručně charakterizuje průběh jednání • Dosažené výsledky • Event. Navržená opatření, poznámky a doporučení Pro zjednodušení mohou být natištěné i formuláře

17. Organizace porad a jednání pozvánka na poradu Prezenční listiny Zápisy z porad

18. I. Pozvánky na poradu Náležitosti • Pořádající organizace • Název akce • Den, datum a doba začátku • Místnost (při externích poradách přesná adresa budovy, poschodí, číslo dveří) • Program jednání • Plánovaná délka porady • Další informace (např. dopravní spojení, způsob stravování, zajištění ubytování, kdo uhradí cestovné aj.)

19. Pozvánky se posílají předem, aby si je účastníci mohli prostudovat a připravit se na diskusi Na běžné porady • týden předem Na důležitější jednání a konference • s měsíčním předstihem Zvlášť důležité konference a sympózia • Pozvánky se tisknou na karton, který se předkládá (na první straně je uvedena pořádající organizace a název akce, na druhé program a na třetí straně organizační pokyny). Při zvaní význačných osobností se posílá osobní dopis vedoucího pracovníka, ke kterému se připojí tištěná pozvánka.

20. II. Prezenční listiny V záhlaví se uvádí • Pořádající organizace • Název akce • Datum a místo konání Další uspořádání se liší podle povahy porad • Pokud je okruh účastníků stálý, bývají předtištěna jejich jména (funkce) • Pro schůze s proměnlivým okruhem účastníků se zhotovují prezenční listiny s volnými rubrikami

21. III. Zápisy z porad Náležitosti zápisu • V záhlaví se uvádí název organizace, druh porady, datum a místo konání. Jmenovitě se uvedou přítomní, omluvení a ostatní nepřítomní pracovníci. Při velkém počtu pracovníků se odkazuje na prezenční listinu • V hlavní části se zaznamenává, kdo schůzi zahájil a řídil, program a průběh jednání, závěry, úkoly vyplývající z porady, jména odpovědných pracovníků za jejich splnění a termíny plnění úkolů. • v závěru se uvede datum zhotovení a jméno zapisovatele. Pracovník, který odpovídá za správnost, připojí podpis. Jestliže se dopis rozmnožuje, připíše se za jeho jméno v. r.

22. Druhy zápisů

23. Schvalování, rozesílání a evidencezápisu z porad • Zápisy se pořizují co nejdříve, pokud možno v den porady nebo nejpozději následující den • Zápisy zhotovené sekretářkou schvaluje obvykle předseda porady (někdy se k zápisu vyjadřuje další schůze, na níž se text přečte a jeho znění definitivně upraví) • Schválený zápis se rozmnoží a rozesílá účastníkům porady • Zápisy z porad se v organizacích pořadově číslují (zakládají do označeného pořadače)