LE CENTRE REGIONAL SUDOC-PS LIMOUSIN-CR 40

1. LE CENTRE REGIONAL SUDOC-PSLIMOUSIN-CR 40 Catherine Gandois Service Commun de la Documentation Université de Limoges

2. Méthodes et techniques employées pour l’animation et l’information du réseau Le cas particulier du réseau-santé

3. Le CR 40 - Limousin • créé en 1985 pour participer au CCNPS (Catalogue collectif national des publications en série), il couvre les départements de la Haute-Vienne, de la Corrèze et de la Creuse • est devenu Centre régional Sudoc-PS en mars 2002 • est composé de deux “réseaux” distincts, pour lesquels les méthodes d’animation et d’information ne sont pas les mêmes • le CR “classique” (30 RCR) • le “Réseau santé” (6 RCR)

4. Le CR “classique” • bibliothèques de certaines composantes universitaires : UFR,Centres de recherche, laboratoires, instituts de formation, écoles d’ingénieurs (qui sont souvent appelées à se déployer) • bibliothèques d’instituts et d’organismes non universitaires (qui n’ont pas vocation à se déployer mais sont parfois “absorbées” les unes par les autres) • bibliothèques desChambres de Commerce et d’Industrie de la région • bibliothèques municipales, archives départementales, BDP, CRDP … • bibliothèques à vocation culturelle (musées) et historique (Centre de la Mémoire, musées de la Résistance)

5. Le Réseau santé • bibliothèques des UFR de Médecine et de Pharmacie • bibliothèques de services hospitaliers (CHRU, Hôpitaux spécialisés) • bibliothèques d’instituts et de laboratoires de recherche en médecine et pharmacie (universitaires)

6. Bibliothèques Hors Réseau Santé L’information Le Directeur du SCD • Président du Centre régional du livre en Limousin (ALCOL), en relation avec tous les acteurs de la documentation en Limousin • convaincu de l’intérêt d’enrichir le réseau du Sudoc-PS • connaît très bien la région, son histoire et son activité culturelle, économique et scientifique • a une idée précise de l’orientation que doit prendre le CR du Limousin dans sa politique de prospection • travaille avec le CR et suit les dossiers • n’a pas défini de budget spécifique pour le fonctionnement du CR dont il encourage et cautionne l’activité

7. Bibliothèques Hors Réseau Santé L’information Le responsable du CR • envoie un courrier présentant le Sudoc et le Centre régional du Sudoc-PS au responsable de la bibliothèque • prend contact puis rendez-vous après une réponse positive • se rend sur place - en moyenne trois fois avant que la participation de la bibliothèque au Sudoc-PS soit effective : • pour un premier contact suivi de la signature de la convention • pour une explication sur les états de collections et les mises à jour des périodiques • pour “finaliser” l’intervention

8. Bibliothèques Hors Réseau Santé L’information Présentation du produit et des services Prise de contact Ne pas confondre contact et responsabilité • la personne qui gère la bibliothèque n’en est pas forcément le ou la responsable (notre interlocuteur est rarement le signataire de la convention) Comment faire • se renseigner sur la bibliothèque et/ou l’organisme dont elle dépend • se tenir informé : • de l’actualité locale • de l’actualité régionale • de l’actualité nationale • de l’actualité universitaire

9. Bibliothèques Hors Réseau Santé L’information • se montrer “professionnel” (bien savoir ce que l’on présente), intéressé (collections de la bibliothèque), enthousiaste (participation et enrichissement du Sudoc), positif (résultat) • s’investir = se montrer disponible • expliquer comment on présente un état de collection et les éléments nécessaires à la création d’un titre dans l’ISSN • suivre un dossier Point positif Placer la relation sur un mode simple et accessible, mais sérieux Risque Veiller à ne pas se laisser dépasser par la demande

10. Bibliothèques Hors Réseau Santé L’animation Mobilité • se déplacer est toujours positif (marque de respect et d’importance que l’on donne à la démarche, d’autant que nous sommes les demandeurs) • avoir un agenda très à jour et au besoin, faire un prévisionnel (notamment pour les déplacements à l’extérieur) • savoir “aller sur place” ponctuellement pour aider à gérer un problème, obtenir une réponse claire à ses questions, rencontrer un nouveau responsable Lien entre les bibliothèques • début de la conservation partagée des périodiques entre bibliothèques du CR40 par l’intermédiaire du CR

11. Bibliothèques Hors Réseau Santé L’animation Participation au réseau professionnel • intervention du responsable CR lors d’une journée professionnellesur la conservation partagée des périodiques organisée par la BDP de la Haute-Vienne (présentation du CR du Limousin) • réunions professionnelles sur la conservation partagée des périodiques avec la BFM, la BDP • projet d’une véritable politique de conservation partagée des périodiques associée à une “couverture géographique” plus importantedans le cadre de la création du PRES, à l’initiative du Directeur du SCD

12. Le Réseau Santé • créé en 1985, a fonctionné jusqu’en 1993, est resté en sommeil 7 ans, et a “redémarré” en 2000 • en 2000 : 20 bibliothèques sous 20 rbccn • après inventaire, désherbage et nouvel état des collections, constat d’un appauvrissement spectaculaire de ces bibliothèques dont beaucoup de collections étaient “fermées” quand elles n’avaient pas été jetées • regroupement de 17 bibliothèques sous 6 RCR (par localisations géographiques)

13. Le Réseau Santé L’information Prise de contact Ne pas confondre contact et responsabilité • le responsable est le chef de service ou le directeur de l’hôpital (organisation hiérarchique interne aux établissements) et rarement la personne chargée de gérer la documentation qui restera notre seul contact Comment faire • se tenir au courant de la structure de l’établissement et des modifications qui s’y produisent • se tenir informé des changements de chefs de services (fréquents) puisque la responsabilité de la bibliothèque est presque toujours liée à cette fonction • essayer de gérer au mieux les relations entre les divers acteurs d’un même milieu professionnel

14. Le Réseau Santé L’information Et aussi ... • Commission de la bibliothèque de santé, constituée d’enseignants de médecine et de pharmacie, de membres du personnel de la bibliothèque et du responsable CR, créée en1985 pour faire le point sur les abonnements des bibliothèques de l’UFR de médecine et de pharmacie et des services du CHU, avec comme objectif la mutualisation des “ressources” entre ces bibliothèques et la section • enquêtes assez régulières auprès des bibliothèques participant au réseau (vérification de l’information) jusqu’en 2002 • actuellement l’information sur le réseau se fait lors des réunions sur la documentation électronique • le réseau santé est visible sur internet, sur le site du SCD http://www.unilim.fr/scd/et cesont les bibliothèques qui demandent à en faire partie

15. Le Réseau Santé L’animation Elle est fondée essentiellement sur le partenariat Intervention technique • mise à jour des bibliothèques, état des collections, désherbage, réorganisation, restructuration, choix du mobilier, profils de postes ... • déplacement des têtes de collections à la Section Santé de la bibliothèque universitaire (début de la conservation partagée) Prêt entre bibliothèques • Signature d’un partenariat entre le responsable de la section Santé et le responsable de la bibliothèque, lors de la signature de la convention • la “bibliothèque” s’engage à laisser accès à ses collections au personnel de la section Santé et l’autorise à faire des photocopies sur place • la section Santé est le seul intermédiaire entre la bibliothèque et les demandeurs (étudiants de Limoges ou PEB)

16. Le Réseau Santé L’animation • le compte Peb des services participant au réseau est crédité du prix que la section santé aura facturé la photocopie au demandeur • tous les membres d’un service participant au réseau sont exemptés de droits d’inscription (praticiens hospitaliers, personnels infirmiers) La documentation électronique • tous les universitaires inscrits dans l’annuaire LDAP ont accès aux bouquets de revues en ligne dont les abonnements sont pris par le SCD • échanges avec les responsables de documentation sur l’intérêt de garder certains abonnements • échanges entre les responsables de documentation et concertation des services ayant un intérêt commun pour certaines revues à se “partager” les abonnements On en est déjà aux acquisitions partagées !