Program Operacyjny „Infrastruktura i Środowisko” 2007-2013

1. UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI Program Operacyjny „Infrastruktura i Środowisko” 2007-2013 Zasady przekazywania i rozliczania środków finansowych w ramach PO IiŚ Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

2. Dokumenty dotyczące przepływów środków w ramach PO IiŚ Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., Nr 157, poz. 1240) Dokument Ministerstwa Rozwoju Regionalnego NSRO 2007-2013 „Zalecenia w zakresie systemu obiegu środków finansowych w ramach PO IiŚ” z 17.05.2010 r. Dokument Ministerstwa Rozwoju Regionalnego NSRO 2007-2013 „Zalecenia w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach PO IiŚ” – 08.10.2010 r. Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z 18 grudnia 2009 r. w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz. U. z 2009, Nr 223, poz. 1786). Dokumenty dostępne są na stronie internetowej http://www.pois.gov.pl/Dokumenty/Strony/dokumenty.aspx

3. Przekazywanie środków Beneficjentom Środki wpływające z KE są przewalutowane na PLN i od 01.01.2010 r. wyłączone są z budżetu państwa i tworzą budżet środków europejskich. Beneficjenci realizujący projekty w ramach PO IiŚ otrzymują dofinansowanie bezpośrednio z budżetu środków europejskich, w formie płatności wypłacanej przez Płatnika – Bank Gospodarstwa Krajowego. Wydatki na realizację poszczególnych osi priorytetowych PO IiŚ planowane są w częściach budżetowych właściwych dysponentów głównych, będących odpowiednimi Instytucjami Pośredniczącymi – Ministerstwo Gospodarki. Narodowy Fundusz jako Instytucja Wdrażająca posiada upoważnienie do składania w BGK zleceń płatności na rzecz beneficjentów w ramach udzielonego limitu. W przypadku środków europejskich brak zasady jednoroczności budżetu, wyjątkiem są środki z rezerwy celowej podlegające wydatkowaniu do końca roku.

4. Przekazywanie środków Beneficjentom Dofinansowanie przekazywane jest beneficjentowi w formie płatności. Środki przekazywane są w PLN. Przekazanie środków następuje na podstawie umowy o dofinansowanie i wniosku beneficjenta o płatność. NFOŚiGW dokonuje wypłat na rzecz beneficjentów w formie: - zaliczki - płatności pośrednich - płatności końcowej.

5. Przekazywanie środków Beneficjentom Środki przekazywane są na rachunek wskazany w umowie o dofinansowanie: dotychczasowy rachunek beneficjenta – refundacja wydatków, w przypadku przekazania środków w formie zaliczki beneficjent zobowiązany jest otworzyć dodatkowy, oprocentowany rachunek. Odsetki od środków zaliczki będą pomniejszać kwotę przekazywaną w ramach kolejnych płatności, chyba, że na mocy odrębnych przepisów wspomniane odsetki stanowią dochód beneficjenta, jak to ma miejsce w przypadku JST, Beneficjent przekazuje do NFOŚ kopię umowy z bankiem lub zaświadczenie z banku. Dokumenty te stanowią załącznik do Umowy o dofinansowanie.

6. Przekazywanie środków Beneficjentom - zaliczka Wysokość zaliczki i tryb jej rozliczenia określa umowa o dofinansowanie (uod): - pierwsza transza zaliczki może być wypłacona na podstawie umowy, w wysokości określonej w Planie wystąpień, - każda kolejna transza zaliczki będzie wypłacona pod warunkiem rozliczenia co najmniej 70% łącznej kwoty przekazanych wcześniej środków. Przez rozliczenie należy rozumieć złożenie wniosku o płatność wraz z kopiami opłaconych faktur (wykazanie wydatków kwalifikowanych), w terminach i na warunkach określonych w uod oraz zgodnie z systemem realizacji POIŚ, lub zwrot zaliczki. Zaliczka rozliczana jest wg procentu dofinansowania, tzn. rozliczeniem zaliczki w kwocie 1 000 000,00 zł, przy dofinansowaniu UE 50%, jest przedstawienie wydatków kwalifikowanych na 2 000 000,00 zł.

7. Przekazywanie środków Beneficjentom - zaliczka • Zaliczka – służyć ma pokryciu przyszłych wydatków. • Zgodnie z powyższym – wydatki rozliczające zaliczkę to wydatki poniesione po otrzymaniu zaliczki. • Jako rozliczenia zaliczki nie można potraktować wydatków poniesionych przed przekazaniem zaliczki. • Zgodnie z art. 189 ufp w przypadku nie rozliczenia zaliczki (złożenie wniosku o płatność lub zwrot zaliczki) w terminie określonym w umowie o dofinansowanie, od środków pozostałych do rozliczenia, naliczane będą odsetki jak dla zaległości podatkowych. W przypadku projektów, w których do momentu zawarcia umowy o dofinansowanie ponoszone były wydatki/koszty, możliwe jest złożenie jako pierwszego wniosku o płatność pośrednią rozliczającego te wydatki (refundacja poniesionych wydatków).

8. Przekazywanie środków Beneficjentom - zaliczka • Środki na rachunku zaliczkowym powinny być wykorzystywane tylko na pokrycie wydatków kwalifikowanych. • W sytuacji, kiedy faktura dotyczy wydatków kwalifikowanych i niekwalifikowanych zalecane jest dokonanie płatności części kwalifikowanej z rachunku zaliczkowego, części niekwalifikowanej z innego rachunku bankowego.

9. Przekazywanie środków Beneficjentom - zaliczka • Przez rozliczenie zaliczki należy rozumieć złożenie wniosku o płatność wraz z kopiami opłaconych faktur (wykazanie wydatków kwalifikowanych), w terminach i na warunkach określonych w uod. • Rozliczeniem zaliczki jest również jej zwrot na rachunek, z którego została wypłacona.

10. Przekazywanie środków Beneficjentom - zaliczka • Zaliczkę rozliczają wydatki kwalifikowane w wysokości zaliczki oraz odpowiedniego wkładu własnego beneficjenta. • Zaliczka rozliczana jest wg procentu dofinansowania, tzn. rozliczeniem zaliczki w kwocie 1 000 000,00 zł, przy dofinansowaniu UE 50%, jest przedstawienie wydatków kwalifikowanych na 2 000 000,00 zł. • Zalecane jest opłacanie faktur w 50% z zaliczki i 50% ze środków własnych, co ułatwi rozliczenie pojedynczej transzy zaliczki. • Zaliczka może być przeznaczona na opłacenie 100% wydatków kwalifikowanych z pojedynczej faktury, ale należy pamiętać o konieczności rozliczenia zaliczki, zgodnie z poziomem dofinansowania oraz terminem określonym w uod.

11. Przekazywanie środków Beneficjentom - zaliczka

12. Zasady przekazywania środków • Łączne dofinansowanie przekazane beneficjentowi w formie zaliczki i płatności pośrednich nie może przekroczyć 95% maksymalnej kwoty dofinansowania. • Pozostała kwota dofinansowania będzie przekazana po akceptacji przez IW wniosku o płatność końcową. • Wypłata dofinansowania następuje w możliwie najkrótszym terminie, po akceptacji przez IW złożonego przez beneficjenta wniosku o płatność. • Wypłata dofinansowania następuje pod warunkiem dostępności środków. • Pierwszy wniosek o płatność beneficjent ma obowiązek złożyć w terminie 90 dni kalendarzowych od dnia podpisania Umowy o dofinansowanie. • IW weryfikuje wniosek o płatność oraz załączone dokumenty w ciągu 60 dni od dnia ich otrzymania.

13. Wniosek Beneficjenta o płatność „Zalecenia w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach PO IiŚ” określają wzór wniosku oraz zawierają instrukcje wypełnienia wniosku. Wniosek o płatność składany jest co najmniej raz na 3 miesiące, w terminie 14 dni kalendarzowych od zakończenia okresu sprawozdawczego. Brak poniesionych wydatków nie zwalnia beneficjenta z obowiązku wypełnienia wniosku w części dotyczącej postępu rzeczowego.

14. Wniosek Beneficjenta o płatność Wniosek o płatność służy: • rozliczeniu środków otrzymanych wcześniej tj. transz zaliczki z jednoczesnym wnioskowaniem o kolejne transze środków, • wnioskowaniu o refundację poniesionych wydatków, • przekazaniu informacji o postępie rzeczowym.

15. Dokumentowanie wydatków • Do wniosku o płatność należy dołączyć kserokopie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków kwalifikowanych: • kontrakt/umowa, o ile nie została dostarczona do IW wcześniej, • dokument potwierdzający wykonanie usług/dostaw/robót zgodnie z zapisami umowy • zapłacona faktura lub inny dokument o równoważnej wartości dowodowej, • wyciąg bankowy potwierdzający dokonanie zapłaty lub • potwierdzenie zrealizowania przelewu.

16. Dokumentowanie wydatków • Faktury lub dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej powinny być opisane zgodnie z wymogami przedstawionymi w załączniku nr 5 do Zaleceń w zakresie wniosku beneficjenta o płatność. • Elementy opisu mogą zostać umieszczone na odrębnej kartce, stanowiącej załącznik do danej faktury. • Wyjątkiem jest nr umowy o dofinansowanie i kwota wydatku kwalifikowanego, jeśli jest inna niż odpowiednio wartość netto/brutto dokumentu, które muszą być umieszczone na rewersie dokumentu. • Przedłożone dokumenty powinny posiadać wszystkie cechy dowodu księgowego zgodnie z art. 21 ustawy o rachunkowości (m.in. sprawdzone pod względem formalno-rachunkowym, merytorycznym, zadekretowane i zatwierdzone przez upoważnioną osobę)

17. Dokumentowanie wydatków - przykładowy opis faktury

18. Dokumentowanie wydatków • Szczegółową listę dokumentów dołączanych do wniosku o płatność zawiera załącznik do Instrukcji wypełniania wniosku – „Inne wymagania niezbędne w celu prawidłowej realizacji projektu w zakresie dokumentowania ponoszonych wydatków”. • Należy pamiętać, że utrata dokumentów pomocniczych pomimo posiadania faktury i wyciągu bankowego może być powodem zakwestionowania wydatku.

19. Dokumentowanie wydatków Zestawienie w przypadku refundacji wynagrodzeń

20. Dokumentowanie wydatków Zestawienie w przypadku refundacji amortyzacji

21. Dokumentowanie wydatków

22. Dokumentowanie wydatków Pozostałe wydatki beneficjent rozlicza sporządzając zbiorcze zestawienie wg poniższego wzoru:

23. Najczęściej popełniane błędy przy sporządzaniu wniosku o płatność Wniosek nie został parafowany na każdej stronie. Dowody zapłaty: do dokumentów wskazanych w zestawieniu (pkt. 9 wniosku) nie dołączono wyciągów bankowych lub na załączonych dokumentach brak oznaczenia właściciela rachunku, z którego dokonano zapłaty, w tytule przelewu podano błędną datę wystawienia faktury, w tytule przelewu podano niepełny lub błędny nr faktury, płatność dla innego wykonawcy niż wystawca faktury. Faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej: w przypadku, gdy kwota wydatków kwalifikowanych jest mniejsza niż kwota faktury- na odwrocie faktury nie wskazano kwoty kwalifikowanej, na odwrocie faktury brak nr umowy o dofinansowanie,

24. Najczęściej popełniane błędy przy sporządzaniu wniosku o płatność c.d. na fakturze niewidoczne numery księgowe, brak oznaczenie m-ca ujęcia wydatku w księgach rachunkowych lub brak podpisu osoby dekretującej, w opisie do faktury nie podano dokumentu potwierdzającego odbiór prac, nieczytelny podpis osoby zatwierdzającej wydatek przy braku pieczęci imiennej, faktura nie zapłacona w całości, należy przesłać brakujący dowód zapłaty. Zestawienie tabela nr 9: wskazano kategorię wydatku „zarządzanie projektem”, natomiast w opisie faktury podano, że wydatek dotyczy kategorii „przygotowanie projektu”, wpisano błędną datę wystawienia faktury, nie podano nr aktu notarialnego, dla płatności częściowych nie wpisano wszystkich dat płatności lub nie podano dat granicznych.

25. Zalecenia do prawidłowego przygotowania wniosku o płatność Oryginalne opisy faktur powinny być dołączone do oryginałów faktur znajdujących się u beneficjenta, do NF powinny zostać dostarczone kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem. Faktura powinna być płacona jednym przelewem, nie powinno się łączyć płatności dotyczących kilku faktur. Sugestia, aby numerować poszczególne dokumenty, w kolejności jak są one ujęte w zestawieniu tab. 9 wniosku. Skopiowane dokumenty powinny być czytelne, widoczne wszystkie niezbędne informacje. W zestawieniu tabeli 9, zgodnie z wytycznymi umieszczone są tylko dokumenty, które dotyczą wydatków kwalifikowanych, w całości lub w części.

26. Dziękuję za uwagę Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnejul. Konstruktorska 3a02-673 Warszawawww.nfosigw.gov.pl