Avd.dir /advokat Tor Allstrin, KS Advokatene

1. Noen utvalgte problemstillinger knyttet til offentleglova, personopplysningsloven og forvaltningsloven Avd.dir/advokat Tor Allstrin, KS Advokatene

2. Nærmere om opplegget • Hva er bestillingen: «Personalsjefens oppmerksomhet og ansvar i sitt daglige arbeid relatert mot offentlighetsloven, forvaltningsloven og personopplysningsloven». • Jeg har valgt av hensyn til begrenset tid å fokusere på de to første problemstillingene. Innledningsvis presiseres kort forholdet til forvaltningsloven. • Spørretime? Tja, hvis vi får tid?

3. Presentasjon | 2011 - Offentleglova -lovens system • Et system av ”skal-” og ”kan-regler” • Taushetsplikt – skal • ”Kan-reglene”: • ”Interne” dokumenter – kan • Unntak etter innhold – kan • ”Dokumenter”/”opplysninger” – skifter • ”Meroffentlighet” – plikt til å vurdere

4. Hovedregelen • ”Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna føljer av lov eller forskrift med heimel i lov” … (§ 3) • ”Alle kan krevje innsyn” … Presentasjon | 2007

5. Presentasjon | 2007 Sentrale begreper • ”Dokument” (§ 4) • ”ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande.” • Særlig om databaser: • Ikke ”dokument” • Men innsynsregel i § 9

6. Presentasjon | 2007 Unntak fra innsyn – oversikt • Taushetsplikt (§ 13) • Interne dokumenter (§§ 14 -16) • Unntak på grunn av dokumentets innhold (§§ 17 – 26)

7. Presentasjon | 2007 Disposisjon for presentasjonen • Arbeidsforholdets • Etablering • Forløp • Avslutning

8. Presentasjon | 2007 Tilsetting • To ulike regelsett: • For ”parten” forvaltningsloven og forvaltningslovforskriften kap 5 • For ”enhver” – offentleglova § 25

9. Presentasjon | 2007 Forvaltningslovforskiften kap. 5 • Prinsippet om partens rettigheter følger av forskriften § 14: ”Saker om tilsetting i den offentlige forvaltning er unntatt fra reglene om dokumentinnsyn i forvaltningsloven § 18. En part har med de begrensninger som følger av forvaltningsloven § 19 rett til å gjøre seg kjent med dokumenter i saker om tilsetting etter § 15 til § 19 i forskriften her”. • Utvidet søkerliste – forskriften § 15

10. Presentasjon | 2007 For enhver; offentleglova § 25 • Generell ”kan” adgang til å unnta dokumenter i saker om tilsetting og forfremmelse (nærmere om hvilke dokument dette gjelder) • Unntaket gjelder ikke søkerliste • Bestemmelsen har en utførlig regulering av søkerliste

11. Presentasjon | 2007 Søkerliste • Plikt til å sette opp en offentlig søkerliste • Søker kan be om ikke å stå på søkerlisten • Arbeidsgiver må likevel vurdere om søkeren på tross av anmodningen skal stå der • For stillinger med ”offentlig interesse” skal en anmodning ikke etterkommes uten vektige grunner • sivilombudsmannspraksis

12. Presentasjon | 2007 Arbeidsforholdets gang - kasuistikk • Saker om forfremmelse • Som for ansettelser • Regulert i § 25 – generell unntaksadgang • Andre personalsaker • Ingen spesialregler; de alminnelig regler gjelder • I praksis et spørsmål om taushetsplikt (§ 13) • Unntak for forhandlinger (§ 23) • Interne dokumenter (§§ 14, 15 og 16)

13. Presentasjon | 2007 Kasuistikk - forhandlinger • Forhandlinger om lønn • § 23: unntak For ”opplysninger”hvis påkrevet for å beskytte kommunens interesser i en forhandlingsposisjon • Forhandlinger om andre personalforhold - for eksempel løsning av en konflikt • § 23: unntak hvis påkrevet for å beskytte kommunens forhandlingsposisjon i sak om ”personalforvaltning”

16. Innsyn i ordførerlønn: KS har fått en del henvendelser som gjelder begjæring om innsyn i ordførers lønnsslipper. Hver kommune har et selvstendig ansvar for å ta stilling til innsynsbegjæringer, se også nærmere om dette i Kommunenes personalhåndbok for 2011, pkt. 8.2.4. KS har fått en del henvendelser som gjelder begjæring om innsyn i ordførers lønnsslipper. Nedenfor følger en generell redegjørelse for de sentrale vurderingstemaene når en slik innsynsbegjæring skal behandles. Lønnsslipper er saksdokumenter etter offentleglova § 4 som det etter § 3 kan kreves innsyn i. Det er ikke et vilkår for innsyn at den som krever innsyn oppgir sitt navn, det er altså anledning til å kreve innsyn anonymt, jf. blant annet justisdepartementets veileder til offentleglova, side 31. Den som ber om innsyn trenger heller ikke oppgi noen grunn for kravet. Når det gjelder spørsmål om hvorvidt hele eller deler av dokumentet kan eller skal unntas fra offentlighet må det gjøres en konkret vurdering av hvert enkelt dokument, ut fra hvilke opplysninger som faktisk står i dokumentet. Vi finner grunn til å peke på at selve opplysningen om lønn og godtgjøring er ikke en taushetsbelagt opplysning som kan unntas fra offentlighet etter offentleglova § 13. Det er imidlertid viktig at hvert enkelt dokument – hver enkelt lønnsslipp – gjennomgås for å ta ut eventuelle andre taushetsbelagte opplysninger. Forvaltningsloven § 13 regulerer hva som er taushetsbelagt. Dette kan for eksempel være opplysninger om påleggstrekk som kan røpe et taushetsbelagt forhold, opplysninger om nummeret på en privat bankkonto som pengene skal settes inn på, mv. Den som ber om innsyn har så langt det er mulig krav på papirkopi eller elektronisk kopi, jf. offentleglova § 30.

18. Innsyn i ordførerlønn: KS har fått en del henvendelser som gjelder begjæring om innsyn i ordførers lønnsslipper. Hver kommune har et selvstendig ansvar for å ta stilling til innsynsbegjæringer, se også nærmere om dette i Kommunenes personalhåndbok for 2011, pkt. 8.2.4. KS har fått en del henvendelser som gjelder begjæring om innsyn i ordførers lønnsslipper. Nedenfor følger en generell redegjørelse for de sentrale vurderingstemaene når en slik innsynsbegjæring skal behandles. Lønnsslipper er saksdokumenter etter offentleglova § 4 som det etter § 3 kan kreves innsyn i. Det er ikke et vilkår for innsyn at den som krever innsyn oppgir sitt navn, det er altså anledning til å kreve innsyn anonymt, jf. blant annet justisdepartementets veileder til offentleglova, side 31. Den som ber om innsyn trenger heller ikke oppgi noen grunn for kravet. Når det gjelder spørsmål om hvorvidt hele eller deler av dokumentet kan eller skal unntas fra offentlighet må det gjøres en konkret vurdering av hvert enkelt dokument, ut fra hvilke opplysninger som faktisk står i dokumentet. Vi finner grunn til å peke på at selve opplysningen om lønn og godtgjøring er ikke en taushetsbelagt opplysning som kan unntas fra offentlighet etter offentleglova § 13. Det er imidlertid viktig at hvert enkelt dokument – hver enkelt lønnsslipp – gjennomgås for å ta ut eventuelle andre taushetsbelagte opplysninger. Forvaltningsloven § 13 regulerer hva som er taushetsbelagt. Dette kan for eksempel være opplysninger om påleggstrekk som kan røpe et taushetsbelagt forhold, opplysninger om nummeret på en privat bankkonto som pengene skal settes inn på, mv. Den som ber om innsyn har så langt det er mulig krav på papirkopi eller elektronisk kopi, jf. offentleglova § 30.

19. Presentasjon | 2007 Kasuistikk forts. • Ansattes organisasjoner ønsker å se en oversikt over ansattes kvalifikasjoner? (jf. kompetansekartlegging) • Oversikt over ansattes lønn ? • Reiseregninger ? • Særlig om person-/fødselsnummer (jf. endringer i § 25, fjerde ledd som ble endret ved lov av 16. desember 2011).

20. Tillitsvalgtes innsyn i lønnsopplysninger • I offentlig sektor: Fullt innsyn • I privat sektor (der offentlighetsloven (fra 1. juli 2008 – offentleglova) ikke gjelder): • På gruppenivå: innsyn • På individnivå: innsyn hvis taushetserklæring

21. Presentasjon | 2007 Særlig om arbeidsmiljø-/ medarbeiderundersøkelser • Taushetsplikt ? (§ 13) • Må vurderes konkret • Interne dokumenter ? (§§ 14, 15 og 16) • Innhentet av rådmannen til bruk for intern saksforberedelse ?

22. Presentasjon | 2007 Tjenestelige reaksjoner • Irettesettelse, tilrettevisning, advarsel, ordensstraff • Ingen spesialregler; de alminnelig regler gjelder • Taushetsplikt ? • Interne dokumenter ? • Omplassering/forflytning • Ingen spesialregler; de alminnelig regler gjelder • Taushetsplikt ? • Interne dokumenter ?

23. Presentasjon | 2007 Ulike former for opphør (herunder midlertidig) av arbeidsforhold • Ulike former for opphør: • Egenoppsigelse • Sluttavtale • Oppsigelse • Permittering • Suspensjon • Avskjed

24. Presentasjon | 2007 Hvilke dokumenter taler vi om? • Selve oppsigelsen, sluttavtalen m.v.? • Dokumenter som organet har utarbeidet for sin interne saksforberedelse - §§ 14, 15 eller 16

25. Presentasjon | 2007 Offentleglova har ingen uttrykkelig regulering av disse tilfellene • Mulige grunnlag for hele eller deler av dokumentasjonen; • Hovedregelen – offentleglova § 3 (dokumentet er offentlig) • Opplysningene i dokumentet er taushetsbelagt – offentleglova § 13 (bare opplysningene kan unntas – resten offentlig)

26. Presentasjon | 2007 Nærmere vurdering • Spørsmålet blir i praksis om det i dokumentet er taushetsbelagte opplysninger • Hovedregelen er at verken oppsigelsen, eller begrunnelsen for denne i seg selv er taushetsbelagt • Unntak: Dersom begrunnelsen avslører personlige forhold, f.eks helseopplysninger

27. Skilleark • Temaskifte

28. Personopplysningsloven (Pol.) • Gjelder alle – også kommunene! • Personvern gjennom krav til den elektroniske informasjonsbehandlingen • Viktigste rettskilde for beskyttelse av personvern • Personopplysningsforskriften

29. § 1 – LOVENS FORMÅL • Formålet med denne loven er å beskytte den enkelte mot at personvernet blir krenket gjennom behandling av personopplysninger. • Loven skal bidra til at personopplysninger blir behandlet i samsvar med grunnleggende personvernhensyn, herunder behovet for personlig integritet, privatlivets fred og tilstrekkelig kvalitet på personopplysninger.

30. Bruk av personopplysninger i kommuner • Personalopplysninger • Innbyggernes kontakt med kommunen i enkeltsaker • Barnevern • Byggesaker • Barnehageadministrasjon, • ………. osv

32. Aktuelle tema som kan belyses: • Når gjelder personopplysningsloven? • Vilkår for behandling, saksbehandling • Personvern vs. Offentlighet (behandles ikke) • Kommunen som arbeidsgiver • Melding / konsesjon (behandles ikke) • Informasjonssikkerhet, Internkontroll

33. DATATILSYNET WWW.DATATILSYNET.NO PERSONVERNNEMNDAWWW.Personvernnemnda.no

34. Når gjelder personopplysningsloven? • Behandling av personopplysninger • Med elektroniske hjelpemidler • Manuelt behandlet i et personregister • Ikke personlig / privat (§ 3)

35. Hva er personopplysning? • Opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson (§ 2, 1. ledd, nr 1) • Sensitive personopplysninger (se oppramsing i § 2, 1. ledd nr 8)

36. Hva er behandling? • Enhver bruk av personopplysninger • Innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering • Kombinasjoner av dette (§ 2, 1. ledd, nr 2)

37. Vilkår for behandling av personopplysninger • Må ha hjemmel for all behandling • Alminnelige vilkår (§8) • Samtykke • Lovhjemmel • Nødvendighetsvilkåret (særlig § 8 f – berettiget interesse) • Tilleggsvilkår ved sensitive opplysninger (§9)

38. § 8.1 Vilkår for å behandle personopplysninger Personopplysninger kan bare behandles dersom den registrerte har samtykket eller det er fastsatt i lov at det er adgang til slik behandling, eller behandlingen er nødvendig for a) å oppfylle en avtale med den registrerte eller for å utføre gjøremål etter den registrertes ønske før en slik avtale inngås, b) at den behandlingsansvarlige skal kunne oppfylle en rettslig forpliktelse, c) å vareta den registrertes vitale interesser, d) å utføre en oppgave av allmenn interesse, e) å utøve offentlig myndighet, eller f) at den behandlingsansvarlige eller tredjepersoner som opplysningene utleveres til kan vareta en berettiget interesse, og hensynet til den registrertes personvern ikke overstiger denne interessen.

39. Sensitive personopplysninger: = opplysninger om a) rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, b) at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling, c) helseforhold, d) seksuelle forhold, e) medlemskap i fagforeninger.

40. Tilleggsvilkår sensitive oppl. - § 9 a) Samtykke b) Hjemmel i lov c) beskytte en persons vitale interesser d) - opplysninger den registrerte selv har gjort kjent e) rettskrav f) Arbeidsrettslige rettigheter / plikter m.v.

41. Nærmere om samtykke • ”Hovedregel” • Frivillig • Uttrykkelig • Informert

42. Krav til behandlingen (§ 11) • Hjemmel for behandling må finnes • Kun behandling i tråd med angitt formål som er saklig begrunnet i virksomheten • Nye formål krever samtykke • Personopplysningene skal være tilstrekkelige, relevante, korrekte, oppdaterte og ikke lagres lenger enn nødvendig

43. Informasjonsplikt • Virksomheten har plikt til – av eget tiltak – å informere den registrerte om behandling av personopplysninger • Unntak ved bl.a. lovbestemt taushetsplikt og intern saksforberedelse (§ 23)

44. Retting og sletting • Plikt til å rette av eget tiltak og etter begjæring (§ 27) • For å opprettholde den lovbestemte kvalitet på opplysningene • Opplysninger skal slettes når de ikke lenger er nødvendige for å gjennomføre formålet (§ 28) • Arkivlov eller annen lov kan tilsi at ikke slettes. • Unntak ved historiske, statistiske og vitenskapelige formål m.m.

45. Husk ved behandling: • Hjemmel for behandlingen • Behandling i tråd med formålet • Alminnelig personvernhensyn

46. Personvern vs. offentlighet • To sentrale hensyn • Balanse mellom de to • Ulike lover

47. Innsynsrett etter POL • Innsynsrett - § 18. • Den registrerte: informasjon om behandlede opplysninger om seg selv, samt sikkerhetstiltak • Enhver: generell informasjon om behandlingen av personopplysninger • Svarfrist 30 dager (§ 16) • Ingen betaling (§ 17)

48. Forholdet til annen lovbestemt innsynsrett • Pol § 6 • Pol begrenser ikke innsynsrett etter offentlighetslov, forvaltningslov eller annen lov (§ 6)

49. Saksdokumenter på internett • Visse opplysninger må ut: taushetsbelagte, sensitive etter pol, lønn og fnr • Offentliggjøring skal ansees nødvendig for å utøve oppgave av allmenn interesse eller for å utøve offentlig myndighet • Betryggende rutiner

50. Personellregistre • Både elektroniske og manuelle (dvs personalmapper) • Hjemmel i § 8 / § 9 må finnes • Bruken skal være i tråd med formålet • Grunnkravene i § 11 skal følges