LOS ALMACENES

1. LOS ALMACENES ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN Lic. Adm. BENJAMIN CONDOR NUÑEZ EXPERTO EN GESTION PUBLICA 13 SETIEMBRE 2012

2. PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN • Almacenes de producción • Almacenes de servicios • Recursos empleados (RR. Humanos, RR. de capital, RR. energéticos y de consumo).

3. TIPOS DE ALMACÉN Factores que inciden en la organización del almacén: Según el tipo de almacén, podemos encontrar: Almacenes industriales: • De materias primas. • De productos Semi-elaborados. • De productos terminados. • De Herramientas y otros materiales. Almacenes de distribución: • De atención de pedidos en la zona de despacho del almacén. • De Delibery.

4. RECURSOS HUMANOS • Cuenta con un Jefe responsable de organizar, dirigir, supervisar y controlar las actividades de los integrantes del equipo del almacén. • El almacenero, responsable de la conservación, custodia y control de los bienes, entre otras acciones. • Trabajadores que manipulan la carga (choferes de montacargas y/o cargadores). • Limpieza y mantenimiento, de acuerdo con la organización de la entidad.

5. RECURSOS DE CAPITAL • Costo del alquiler de la nave o local del almacén. • Costo de equipos o vehículos motorizados. • Gastos por servicios de mantenimiento de local y equipos. • Otros gastos, tales como pago del financiamiento de la deuda, extractores de aire, refrigeración, etc.

6. RECURSOS CONSUMIBLES Y ENERGÉTICOS • Electricidad • GNV o GNP. • Plásticos, flejes y otros materiales de embalaje. • Cajas, pallets y otros medios para envase de la carga. • Materiales para uso administrativo del almacenero. • Mascarillas o mascaras anti polvo o contra las emanaciones de líquidos tóxicos, guardapolvos, guantes, lentes de protección, zapatos con punta de acero, entre otros implementos de seguridad.

7. El Catálogo de bienes y servicios de la Organización de las Naciones Unidas • El OSCE prevé implementar el Catálogo de Bienes Servicios y Obras sobre la base del Sistema de Catalogación Internacional UNSPSC, el cual es un estándar global de aplicación en la clasificación de los bienes y servicios. • Fue creado por las NNUU (PNUD) y Dun & BradstreetCorporation para facilitar el comercio electrónico; y, es constantemente actualizado incluyendo todos los bienes que se crean diariamente en todo el mundo.

8. CATÁLOGO UNSPSC vs SIGA

9. Proyecto del nuevo Catálogo La finalidad del Catálogo Único que se aprobaría, sería la de emplearse como lenguaje único para la realización de pedidos, adquisiciones, almacenamiento, inventarios, planeamiento, entre otros; por lo que quedarían sin efecto los catálogos de la SBN, del SIGA/MEF y otros que se encuentren vigentes en las entidades.

10. BIENES PATRIMONIALES No Inventariar ENGRAPADOR DE ESCRITORIO RATON ELECTRONICO - MOUSE PERFORADOR DE ESCRITORIO RADIO DE AUTO Bienes a Inventariar MOUSE INALAMBRICO ENGRAPADOR INDUSTRIAL PERFORADOR INDUSTRIAL RADIO RECEPTOR

11. EL NUEVO PLAN CONTABLE Y SU RELACIÓN CON EL ALMACÉN • NOMENCLATURA • CUENTA 1301 • 1301.0101 • 1301.0102 • 1301.02 • 1301.0201 • 1301.020101 • … • DENOMINACIÓN • ALIMENTOS Y BEBIDAS • Alimentos y Bebidas Para Consumo Humano • Alimentos y Bebidas Para Consumo Animal. • Vestuarios y Textiles • Vestuario, Zapatería y Accesorios, Talabartería y Materiales Textiles. • Vestuario, Accesorios y Prendas Diversas. • …

12. SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ADMINISTRATIVA MÓDULO DE LOGÍSTICA PROCESOS DE SELECCIÓN TABLAS PEDIDOS ALMACENES PROGRAMACIÓN ADQUISICIONES .Catálogo de Bienes y servicios. .Datos generales. .Parámetros .Centros de Costo. .Encargos .Proveedores. .Tipo de Cambio. .Registro del Pedido. .Autorización del Pedido. .Consolidado de Pedidos de Compra. .Registro de Gastos Generales. .Compra por Encargo .Cuadro de Adquisición. .Orden de Compra .Orden de Servicio .Secuencia de la fase. .Entradas al almacén .Atención de Pedidos .Consulta de PECOSAS .Transferencias en Almacén .Inventario Inicial de Almacén. .Kardex de almacén .Inventario Físico del Almacén. .Proceso de Pre-cierre mensual. .Carga del Consumo histórico PECOSAS al Cuadro de Necesidades. .Comités .Registro de Proceso de selección. .Registro de Procesos de Menor Cuantía (Económico) .Procesos de Menor Cuantía. .Procesos de Adjudicación Directa. .Proceso de licitación Concurso Público. .Adjudicación de Postores .Contratos .Techo Presupuestal. .Cuadro de Necesidades por Centros de Costos e institucional. .Presupuesto de Compras .Proyecto de Presupuesto - Logística .Plan Anual de Obtención-Logística. MÓDULO DE PATRIMONIO Estructura General del SIGA - Logistico

13. ALMACÉN • El almacén es un área física seleccionada bajo criterios y técnicas adecuados; destinada a la custodia y conservación de los bienes que van a emplearse para la producción de servicios o de bienes económicos. Las actividades que en él se realizan esencialmente son las que corresponden a los procesos técnicos de abastecimiento denominados Almacenamiento y Distribución.

14. PROCESO OPERATIVO DE LLEGADAS • Zona de llegadas y/o devolución • Acciones previas al control de calidad de los productos • Verificación y control de calidad, conforme a las obligaciones contractuales del contratista • Internamiento, conservación y custodia.

15. CARGA/DESCARGA

16. EL LOCAL ASIGNADO • El almacén debe ser un lugar adecuadamente iluminado y ventilado. • Los pasillos deben encontrarse limpios y libres de obstáculos; con secuencias normadas y detalladas de circulación. • Vías anchas para la circulación de las personas y de los vehículos. • Lugares destinados para carga pesada, para vestuario, oficina, recepción, despacho, pasillos, estantes, etc. • Zona de evacuación preferentemente con pasillos rectos a la salida y con pocos cruces, para evitar accidentes.

17. Infraestructura • Con fácil acceso a los extintores y equipos contra incendios. • Almacenamiento en piso para productos pesados. • Almacenamiento elevado para productos livianos. • Mobiliario, vehículos y equipos adecuados para resistir el peso y el volumen de los productos que contendrán. AREA 40 M2 ACEPTA AMPLIACIONES

18. RECEPCIÓN • Comprende las acciones relacionadas con la coordinación con el proveedor para la llegada de la mercadería al local del almacén. • Permisos de ingreso al local exterior del almacén. • La verificación del estado de llegada de los bultos, la cantidad de ellos, el peso de cada uno, datos del vehículo, de quien entrega, fecha y hora. • Constatación de documentos del pedido y de la recepción.

19. RECIBÍ CONFORME

20. RECIBÍ CONFORME Comprende a las acciones de verificación y control de calidad, que se relacionan con: • Retirar los bienes de los embalajes. • Revisar y verificar el contenido en forma cuantitativa y cualitativamente. • La revisión cualitativa requiere de un informe del área usuaria o del área técnica especializada. • La conformidad es firmada por el jefe del almacén.

21. INTERNAMIENTO • Internar a los bienes es tan importante como el recogerlos. • En los casos citados, una mala distribución de los productos al interior del almacén o un desplazamiento al azar del recorrido, interfiere en la productividad del almacén; ya que se van a efectuar demoras y excesivo desgaste por las idas y venidas improductivas, sin tener en cuenta las alternativas de optimización de recorridos y de las características de los productos a trasladar.

22. CARACTERÍSTICAS FÍSICAS DE LOS BIENES A INTERNAR Tener en cuenta: • El volumen y peso de los productos. • Modelo estándar de empaquetado y envase. • Fragilidad y resistencia al momento de apilarlos. • Toxicidad. • Condiciones ambientales requeridas: refrigeración, cámara isobárica, luz natural, calor, ventilación, humedad, etc. • Código de barras o RFID.

23. Recepción y conformidad • En caso de existir observaciones en la recepción, se consignarán en el Acta, indicándose cuales son. • La entidad dará un plazo al contratista, para la subsanación, no siendo menor a dos (2) ni mayor a diez (10) días calendario. • La entidad podrá resolver el contrato, si el proveedor no levanta las observaciones.

24. ZONA DESTINADA AL INTERNAMIENTO • Almacenar sustancias peligrosas en lugares separados.

25. ANCHO DE VÍAS • Se establecerán vías separadas para el tránsito de personas y de vehículos. • Los pasillos para el tránsito de las personas debe tener como mínimo 0.75 m de ancho. • Para las carretillas o vehículos, el ancho debe ser el del ancho del vehículo más 0.5 m. por cada lado.

26. INCOMPATIBILIDADES • Ciertas sustancias pueden reaccionar violentamente entre si, por lo que no deben ser almacenados conjuntamente, sobre todo a partir de ciertas cantidades. • De darse el caso de fuego o golpes, pueden entrar en contacto y producir reacciones peligrosas. • Nunca deben juntarse combustibles con productos oxidantes, ya que reaccionan violentamente, generando incendio. • Evitar juntar sustancias que al juntarse emitan gases o vapores peligrosos, ni sustancias corrosivas junto a sustancias inflamables.

27. INCOMPATIBILIDADES Mantener estos productos separados y ventilados, con la temperatura adecuada; proporcionando los implementos necesarios al personal para evitar accidentes en su manipulación. Productos oxidantes: Hipoclorito de sodio (Lejía) Desmanchadores oxigenados sólidos y/o líquidos Agua oxigenada para desinfectar heridas Iodo Productos tóxicos: Son aquellos que debido a su composición, son perjudiciales a la salud y el medio ambiente: Ambientadores Pinturas Artículos de limpieza, jabones, cosméticos. Insecticidas

28. MANEJO DE CARGA • El concepto de Centro de Gravedad • Traslado de carga • Apilamiento • Envases unitarios y envases colectivos • Carretillas manuales, eléctricas y motorizadas a carburante.

29. BASE ESTÁNDAR: PALLETS 1200x800 cm

30. ALMACENAMIENTO EN PISO, APILAMIENTO EN ENVASES ESTÁNDAR

31. TRASLADO DE CARGA EN LA ESPALDA

32. LAS CARGAS Y SU DISTRIBUCIÓN • Conforme a las dimensiones y peso de la carga a trasladar, se debe determinar el tipo de equipo o vehículo a emplear en su desplazamiento. • Se debe evitar que el centro de gravedad “salga” fuera del vehículo. • Una carga mayor de la permitida, haría que el vehículo gire o se incline Horizontalmente, el montacargas de la foto tiene el CG a 50 cm (Esp. Técnicas).

33. UBICAR EL CENTRO DE GRAVEDAD A 50 CM C A B

34. CONTROL DE MOVIMIENTOS ENTRADAS ALMACÉN SALIDAS PeCoSa O/C TARJETA DE CONTROL VISIBLE DE ALMACÉN NEA TARJETA DE EXISTENCIAS VALORADAS DE ALMACÉN

35. PROCESO OPERATIVO DE SALIDAS • Zona de preparación de pedidos • El proceso de Picking • Zona para el embalaje. • El packing • Recorrido de las mercaderías para la salida • Contratación del servicio de transporte • Distribución y manejo de los documentos de salida

36. LOS PEDIDOS • Almacén, establece una programación de atención de pedidos, por grupos de usuarios y por plazos en días, en la medida que el tipo de la organización lo permita. • El usuario, conforme a la programación de necesidades aprobadas, efectúa el pedido en las cantidades y oportunidad establecida. • Luego de la aprobación, mediante los niveles jerárquicos establecidos, el almacén dispone la atención del pedido.

37. PICKING Se denomina PICKING, al proceso de preparación de pedidos, el que requiere del desplazamiento del personal hacia los productos que se encuentran en las estanterías, la selección, retiro, control y retorno el área de despacho. Este desplazamiento, genera además la determinación de una ruta adecuada (la más corta cuando sea el caso), evitando posibles accidentes, debido a tropiezos o confluencia de equipos, por lo que es necesario tener en cuenta ciertas recomendaciones.

38. ¿RECORRIDO ÓPTIMO?

39. QUÉ ES EL PICKING? El Picking es un proceso básico en la preparación de pedidos en los almacenes que afecta en gran medida a la productividad de toda la cadena logística, ya que, en muchos casos, es el cuello de botella de la misma. Normalmente es un proceso intensivo en mano de obra, y su optimización y mecanización es una de las formas de mejorar el rendimiento de la cadena de logística interna de las empresas. Su mejora pasa, como es lógico, por eliminar las partes menos productivas del proceso. La parte más improductiva suele estar relacionada con el desplazamiento entre las distintas ubicaciones donde se va a efectuar el proceso de picking de los diferentes productos.

40. QUÉ ES EL PICKING? Para eliminar dichos desplazamientos hay dos soluciones normalmente divergentes; una se basa en la modificación de los procedimientos para disminuir los desplazamientos (básicamente servicio agrupado de pedidos) y la otra en automatizar con maquinaria el transporte de los contenedores de producto sobre los que se va a realizar el proceso de picking hasta un puesto central de picking donde se sitúa el operario que va efectuar dicha labor. Este primer proceso es denominado asimismo Picking por oleadas, mientras que el segundo es una consolidación de picking. La primera de las opciones, servicio agrupado de pedidos o picking por oleadas, basa su eficacia en el concepto estadístico de ruta óptima; esta ruta recorre de forma óptima (bajo el concepto definido en el problema del cartero chino, nunca pasar dos veces por el mismo sitio) las distintas posiciones de recogida de producto y que empieza a tener relevancia a partir de un cierto número de posiciones diferentes a recorrer.

41. ROTACION DE PRODUCTOS Siendo la distancia recorrida entre operaciones de recogida, inversamente proporcional al número de líneas de pedido a servir en el lote, su eficacia es directamente proporcional al número de pedidos agrupados para su servicio simultáneo. Esta agrupación tiene como límite los condicionantes físicos de llenado de los contenedores de recogida, por lo que aparecen varias soluciones para aumentar el número de pedidos agrupados, a aplicar en función de las características de rotación de los productos. Básicamente se pueden reducir a dos, bach picking y pick to box.

42. ROTACION DE PRODUCTOS El batch picking, el más tradicional, se basa en una extracción conjunta del material de todos los pedidos agrupados y una separación posterior de las cantidades de cada referencia que van en cada pedido. El pick to box, procedimiento inicialmente introducido en el SGA Visual SACA, se basa en una extracción del material agrupado y una introducción directa del mismo en las cajas de envío o en gavetas de recogida en el mismo punto de extracción del material, eliminando así el proceso de separación posterior. Ambos procedimientos no son incompatibles, sino que debe ser posible combinarlos en el mismo almacén, ya que cada uno tiene un campo de aplicación determinado en función de la rotación y de la volumetría de los productos.

43. ROTACION DE PRODUCTOS El gran inconveniente de las agrupaciones de servicio en las técnicas de Picking es siempre el espacio necesario para las agrupaciones. Actualmente, se han definido diversos métodos de picking para mejorar la eficacia del mismo sin estar supeditado a limitaciones de espacio Uno de los sistemas es el Pick To Voice, otro el Pick By Light. Ambos sistemas mejoran la eficacia de los operarios y reducen los errores (el primero de ellos guía al operario hasta las ubicaciones y le marca la mercancía que debe tomar en la ubicación - Pick By Light; El Pick To Voice, le guía mediante instrucciones simples de voz, que optimizan, entre otras cosas, la eficacia del operario en tanto que actúa con las manos libres).

44. EMBALAJE O EMPAQUETADO

45. TRANSPORTE

46. NORMATIVA DE ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES • El Manual de Administración para los Almacenes del Sector Público, aprobado con Resolución Jefatural Nº 335-90 INAP/DNA.

47. PROCESOS EN LA ENTIDAD PÚBLICA

48. ORGANIZACIÓN DEL ÓRGANO DE ABASTECIMIENTO

49. FUNCIONES DEL ÓRGANO DE ABASTECIMIENTO • Actividades de Programación • Ejecución de procesos de selección • Administración de contratos • Registro y Control de Almacenes • Registro y control de bienes patrimoniales • Seguridad integral • Servicios Generales

50. ÁREA DE PROGRAMACIÓN Funciones Generales Implicancias Función- Dependencias involucradas Normas relacionadas Proyección PAC seguimiento y modificaciones En base a los cuadros de necesidades, se realiza la revisión, identificación de procesos y consolidación. Se coordina con la oficina usuaria, Unidad de Presupuesto y Unidad de Programación. • Directiva PAC OSCE • Ley de presupuesto para el • Año Fiscal Evaluación de Requerimientos generación de expedientes Lo ideal es que en todos los casos los requerimientos se presenten conanticipación (sin presiones) a la convocatoria, a fin de proceder a la revisión de especificaciones y a las evaluaciones presupuestarias. Se encamina el requerimiento para que la aprobación del Expediente de Contratación. • Ley de Contrataciones • del Estado y su Reglamento. Seguimiento de la Ejecución de Calendarios de Compromisos Se realiza el seguimiento a través de cuadros a través de programas informáticos, en los cuales se registra el avance de la ejecución del calendario. • Directiva para la Ejecución del • Proceso Presupuestario para • el Año Fiscal. Elaboración del POA En base a las actividades identificadas en coordinación con la Administración y el Órgano de Abastecimiento; y en coordinación con la Unidad de Programación. • Instructivo para la formulación • de Actividades para el Año Fiscal