M ANAJEMEN M UTU T ERPADU T otal Q uality M anagement (MMT- TQM )

1. Jurusan Administrasi Pendidikan Fakultas Ilmu Pendidikan UNY MANAJEMEN MUTU TERPADU Total QualityManagement (MMT-TQM) Setya Raharja Tina Rahmawati

2. GARIS BESAR MATERI • Konsep Kualitas (Mutu) • Konsep Dasar TQM • Unsur Pokok TQM • TQM dalam Pendidikan & Sekolah • MPMBS

3. KONSEP MUTU • Ukuran relatif kebaikan suatu produk atau jasa  kualitas desain dan kualitas kesesuaian • Sebagai usaha memenuhi harapan konsumen/ pelanggan (berubah dari waktu ke waktu) • Proses terstruktur memperbaiki keluaran yang dihasilkan dalam rangka memenuhi harapan pelanggan • Guna: untuk menetapkan apakah sasaran yang diharapkan tercapai dengan memperbaiki setiap proses itu sendiri

4. Evolusi Kualitas JEPANG USA 1990 TQM American Q Movement 1980 CROSBY cost of Q (Zero Defects Systems) ISIKAWA QC 1970 1960 JURAN adds customer focus Massive Statistical Training 1950 Penekanan pada Q DEMING Diundang oleh Mc Arthur untuk memberikan Kuliah (JUSE) PD II 1940 1930 SHEWHART SQC

5. MUTU = QUALITY Mutu PROSES Mutu INPUT Mutu OUTPUT Umpan balik

6. TUGAS 1 • Cari sebanyak-banyaknya “Definisi MUTU” • Minimal dari 3 Buku (2 buku Dlm Negeri; 1 Buku Luar Negeri – bukan terjemahan). • E-mail-kan ke: tyo_apuny@yahoo.co.id • Tidak menerima “print-out” atau soft copy non e-mail

7. Konsep Dasar TQM • Management Theorities & Practice Contributing to TQM • Definisi TQM • Manfaat TQM • Karakteristik TQM

8. Strategic Planning Management Theorities & Practice Contributing to TQM New Leadership Theory Scientific Manage- ment Corporate Culture Group Dynamics TOTAL QUALITY MANA- GEMENT Organiza- tion Deve- lopment Training and Develop -ment Socio Technical Systems Achieve- Ment Moti- vation Theory Linking Pin Organiza- tions Employee Involve- ment

9. Mengapa TQM? • Dampak dari revolusi manajemen • Persaingan antarorganisasi makin ketat dalam hal “mutu” – “kualitas”. • Memenuhi tuntutan pelanggan (customer requirements) MUTU PRODUK & JASA • Membangun sistem mempertahankan dan meningkatkan mutu • Salah satunya adalah MMT/TQM

10. Apa itu TQM ? • peningkatan kualitas menyeluruh (total) pada suatu organisasi • untuk memuaskan pelanggan • mengintegrasikan semua fungsi dan proses • meningkatkan proses secara berkelanjutan • perubahan budaya organisasi

11. Prinsip Dasar TQM • kepuasan pelanggan • respek terhadap setiap orang • manajemen berdasarkan fakta • perbaikan berkesinambungan (terus-menerus)

12. Definisi TQM - 1

13. Definisi TQM - 2

14. Definisi TQM - 3

15. Manfaat TQM Harga yang lebih tinggi Memperbaiki posisi persaingan PERBAIKAN MUTU Meningkatkan pangsa pasar Meningkatkan penghasilan Meningkatkan keluaran yang bebas dari kerusakan Meningkatkan laba Mengurangi biaya operasi

16. Karakteristik TQM

17. Unsur POKOK TQM • Fokus pada pelanggan • Obsesi kualitas tinggi • Pengambilan keputusan & pemecahan masalah dengan pendekatan ilmiah • Komitmen jangka panjang • Kerja sama tim • Memperbaiki proses secara berkesinambungan • Pendidikan & latihan • Kebebasan yang terkendali • Kesatuan tujuan • Keterlibatan & pemberdayaan karyawan

18. Fokus pada pelanggan • Pelanggan INTERNAL & EKSTERNAL sebagai driver • Pelanggan Internal: • menentukan kualitas manusia, proses, & lingkungan terkait produk/jasa • Pelanggan Eksternal: • menentukan kualitas produk/jasa

19. Tingkat Harapan Pelanggan Tingkat 3: Nilai tambah dari karakteristik dan features yang tidak diketahui sebelumnya oleh pelanggan (Ekspresi Tersembunyi) Senang Tingkat 2: Pilihan-pilihan dan trade-offs yang tersedia untuk dipilih oleh pelanggan (Harapan Eksplisit) Spesifikasi dan Kebutuhan Tingkat 1: Tingkat performa minimum yang selalu diasumsikan ada (Harapan Implisit) Harapan Dasar

20. Mekanisme Memahami Harapan Pelanggan Tinggi Pemahaman Penuh terhadap Harapan Pelanggan Tingkat 3: Wawancara Pribadi Kelompok Fokus Survei Terstruktur Tingkat 2: Survei tidak Terstruktur Analisis Data Penjualan Umpan Balik dari Pelanggan Tingkat Pemahaman Harapan Pelanggan Tingkat 1: Menampung Keluhan Rendah Reaktif Proaktif

21. QFDQuality Function Development(penyebaran atau pengembangan suatu produk) • Proses/mekanisme terstruktur untuk menentukan kebutuhan pelanggan • Menerjemahkan ke dalam kebutuhan teknis yang relevan • Masing-masing area fungsional dan tingkat organisasi dapat mengerti dan bertindak • Monitor dan pengendalian yang tepat yang tepat dari proses menuju sasaran

22. Obsesi kualitas tinggi • Penentu akhir kualitas adalah pelanggan INTERNAL & EKSTERNAL • Terobsesi memenuhi atau melebihi yang ditentukan • Bagaimana melakukan dengan lebih baik dan lebik baik lagi? • Quality assurance

23. Pengambilan keputusan & pemecahan masalah dengan pendekatan ilmiah • Desain pekerjaan • Pengambilan keputusan • Pemecahan masalah • Data: diperlukan & digunakan dlm menyusun patok duga (benchmark), memantau prestasi, dan perbaikan

24. Komitmen jangka panjang • Budaya baru • Komitmen mengadakan perubahan budaya

25. Kerja sama tim • Teamwork • Kemitraan • Komunikasi • Antarkaryawan, dengan pemasok, lembaga pemerintah, masyarakat

26. Memperbaiki proses secara berkesinambungan • Proses sistem/lingkungan  produk/jasa • Sistem perlu diperbaiki secara terus menerus KAIZEN

27. Pendidikan & latihan • Pendidikan & pelatihan sbg faktor fundamental • Belajar merupakan proses tiada akhir & tiada kenal batas usia (life long learning) • Meningkatkan keterampilan teknis & keahlian profesional

28. Kebebasan yang terkendali • Kebebasan muncul akibat keterlibatan & pemberdayaan yang dikendalikan dg baik • Self belongingness, tanggung jawab, memperkaya wawasan • Karyawan melakukan standarisasi proses & meyakinkan setiap orang

29. Kesatuan tujuan • Kesatuan tujuan organisasi • Setiap usaha diarahkan pada tujuan yang sama

30. Keterlibatan & pemberdayaan karyawan • Melibatkan karyawan • Memberdayakan karyawan • Menghasilkan keputusan yang baik (rencana atau perbaikan) • Meningkatan rasa memiliki & tanggung jawab • Melibatkan karyawan dengan memberikan pengaruh yg sungguh-sungguh berarti

31. 4 Hal penting TQE – TQSTotal Quality in EducationTotal Quality School • pencapaian dan pemuasan harapan pelanggan • perbaikan terus-menerus • pembagian tanggung jawab dengan para pegawai • pengurangan sisa pekerjaan dan pengerjaan ulang

32. Mewujudkan Mutu Sekolah secara TOTAL TOTAL QUALITY SCHOOLS PELIBATAN MENYELURUH PENGUKURAN KOMITMEN PERBAIKAN TERUS-MENERUS BERPUSAT PADA PELANGGAN 1 2 3 4 5 BELIEFS & VALUES

33. Komponen Sekolah yang Terlibat Komponen Pendd. Tradisional Pendd. dengan TQM Orang tua Mencampuri dan reaktif hadir Melayani guru di sekolah Siswa/Pelajar Hadir di sekolah Penelitian, penemuan, kebutuhan, dan melayani Guru Mengajar, mengawasi semuanya Membimbing dan mengajar murid Kep. sekolah Mengawasi, memerintah, Menjauhkan rintangan, mengorganisasi, dan merencanakan, dan merencanakan mengorganisasi Tenaga Adm. Memantau pelaksanaan Bertindak sebagai sumber, kebijakan dan mendukung sekl. menghindari rintangan Dewan/Komite Membuat kebijakan Memimpin Masyarakat Memilih dewan dan menyediakan Mengidentifikasi kebutuhan sumber daya dan menyediakan sumber daya

34. Mengapa MPMBS, APA YANG SALAH DALAM PENDIDIKAN KITA ? PENDEKATAN EDUCATION PRODUCTION FUNCTION YANG TIDAK KONSISTEN BIROKRATIK - SENTRALISTIK PERANSERTA WARGA SEKOLAH-GURU WARGA MASYARAKAT-ORANG TUA SISWA SANGAT MINIM

35. Paradigma baru manajemen sekolah untuk PENINGKATAN MUTU manajemen peningkatan mutu BERBASIS PUSAT M anajemen P eningkatan M utu B erbasis S ekolah menuju

36. ESENSI MPMBS • OTONOMI SEKOLAH • FLEKSIBILITAS • PARTISIPASI MENCAPAI MENCAPAI SASARAN MUTU SEKOLAH

37. Karakteristik MPMBS Input Proses Output • Efektivitas proses belajar mengajar tinggi • Kepemimpinan sekolah yang kuat • Lingkungan sekolah aman dan tertib • Pengelolaan tenaga kependidikan yang efektif • Budaya mutu: total quality schools • teamwork kompak, cerdas, dan dinamis • Kewenangan (kemandirian). • Partisipasi tinggi dari warga sekolah/masyarakat • Keterbukaan manajemen • Kemamuan berubah (psikologis dan fisik) • Evaluasi dan perbaikan berkelanjutan • Responsif dan antisipatif kebutuhan • Komunikasi yang baik • Akuntabilitas tinggi dan menyeluruh • Sustainabilitas. • kebijakan, tujuan, sasaran mutu • Sumber daya • Staf sekolah • Harapan prestasi • Fokus layanan siswa • Input manajemen prestasi akademik non-akademik

38. Fungsi yang Didesentralisasikan ke Sekolah Proses Output Input • Perencanaan & evaluasi • Kurikulum • Ketenagaan • Fasilitas • Keuangan • Kesiswaan • Husemas • Iklim Sekolah Proses Belajar Mengajar Prestasi Siswa

39. Prakondisi menerapkan MPMBS • Kapasitas kelembagaan memadai • Budaya yang kondusif • Kemampuan sekolah membuat kebijakan, rencana, dan program • Sistem akuntabilitas publik • Dukungan pemerintah pusat dan daerah Pendekatan dalam melaksanakan MPMBS: “ideograpik”bukan “nomotetik”

40. Tahap-tahap menerapkan MPMBS • Melakukan sosialisasi.Kepala sekolah “membaca” dan “membentuk” budaya MPMBS di sekolah masing-masing. • Merumuskan visi, misi, tujuandan sasaransekolah (tujuan situasional sekolah). Perlu melakukanidentifikasi tantangan nyatasekolah yang bersumber dari output sekolah baikkualitas, produktivitas, efektivitas, dan efisiensi. • Identifikasi fungsi-fungsiyang diperlukan untuk mencapai sasaran. • Melakukan analisis SWOT. • Alternatiflangkahpemecahanpersoalan. • Menyusun rencanadanprogrampeningkatan mutu. • Melaksanakan rencanapeningkatan mutu. • Melakukan monitoring dan evaluasipelaksanaan. • Merumuskan sasaranmutu baru.

41. Mengapa M & E perlu dilakukan? • Tanpa evaluasi/penilaian, tidak ada alasan untuk mengatakan apakah suatu sekolah tersebut mengalami kemajuan atau tidak • Monitoring (M) • proses/kegiatan pemantauan untuk mendapatkan informasi mengenai proses • Fokus: komponen proses MPMBS, menyangkut: proses pengambilan keputusan, pengelolaan kelembagaan, pengelolaan program, maupun pengelolaan proses belajar mengajar. • Evaluasi (E) • proses mendapatkan informasi mengenai hasil dari pelaksanaan kegiatan. • Fokus: hasil MPMBS. • Apa Saja yang Dimonitor dan Dievaluasi? • “KIPO2”  konteks, input, proses, output,outcome • Jenis M & E  internal dan eksternal

42. Terima kasih Semoga BERMANFAAT