Finanse drużyny

1. Finanse drużyny Hufiec PIAST Poznań Stare – Miasto Materiał dla kwatermistrzów, skarbników drużyn oraz drużynowych Autor: hm. Mateusz Żurek

2. Dokumentacja finansowa • książka finansowa drużyny, • zasady jej wypełniania, krok po kroku, • ćwiczenie, • dokumentacja źródłowa i jej rodzaje, • zasady opracowywania dokumentacji źródłowej od A do Z.

3. Książka finansowa

4. Każda drużyna, która zbiera składki lub osiąga dochody, musi prowadzić dokumentację finansową zgodnie z instrukcją Fundusze drużyny • składki członkowskie, • odpłatności za udział w rajdach, zlotach, biwakach, • dochody z ofiarności publicznej (np.: darowizny, wpłaty z 1%, zbiórki z ofiarności publicznej np: pakowanie zakupów), • wpływy z prowadzonej przez drużynę działalności zarobkowej(na którą należy uzyskać zgodę komendanta i skarbnika chorągwi lub upoważnione przez nich osoby), • dotacje i inne środki przekazywane na prowadzenie zadań i akcji zleconych przez organy publiczne (administracji rządowej i samorządu terytorialnego) oraz podmioty gospodarcze, • naliczone środki na odtworzenie sprzętu.

5. w kolumnach od 4 do 9 wpisujemy kwotę wpływów szczegółowo. Kwotę tę przyporządkowujemy konkretnie tylko do jednej kolumny treść dokumentu źródłowego np.: składki członkowskie I kwartał w kolumnie 10 podsumowujemy wpływy wcześniej rozpisane szczegółowo w kolumnach 4-9 z całego wiersza w poziomie kolejny numer dowodu źródłowego, który sami nadajemynp.: 1,2,3, data zaksięgowania dowodu źródłowego tzn. data wpisu do książki finansowej

6. Gdy kończy się nam strona w książce finansowej podsumowujemy wszystkie kolumny i sprawdzamy czy lewa strona (wpływy) zgadza się z prawą stroną (wydatki). Dokładnie tak samo postępujemy gdy robimy rozliczenie drużyny na koniec roku.

7. w kolumnach od 13 do 19 wpisujemy kwotę wydatków szczegółowo. Kwotę tę przyporządkowujemy konkretnie do jednej kolumny lub też rozbijamy na części w zależności od artykułów wpisanych na fakturze np.: na fakturze są gwoździe i młotek to kwota za gwoździe kolumna 14, a kwota za młotek to kolumna 13 itp. w kolumnie 12 podsumowujemy wydatki szczegółowo rozpisane w kolumnach 13-19 z całego wiersza w poziomie W kolumnie saldo wpisujemy AKTUALNY stan naszej kasy po dodaniu wpływów lub też po odjęciu wydatków tzn.: jeżeli mamy wpisane coś w kolumnie 10 to dodajemy to do SALDA a jeżeli w kolumnie 12 to odejmujemy od SALDA WYJĄTKIEM SĄ SKŁADKI CZŁONKOWSKIE ale o tym za chwilę

8. Suma kolumn 13-19 powinna dać kolumnę 12. Suma kolumn 4-9 powinna dać kolumnę 10. (SALDA – nie podsumowujemy). Po podsumowaniu kolumnę 12 odejmujemy od kolumny 10 i powinno nam to dać wynik znajdujący się w SALDZIE jeżeli tak jest to wszystko jest w porządku.

9. Jeszcze raz - =

10. Podsumowanie 1 • data – to data zaksięgowania • numer dowodu – to nasz kolejny numer który sami nadajemy • treść – to nazwa tego co znajduje się np.: na fakturze • wpływy szczegółowo - to wszystkie pieniądze wpływające do drużyny • wpływy razem - to podsumowanie kolumn 4 do 9 • wydatki szczegółowe - to rozpiska tego na co wydaliśmy pieniądze • wydatki razem - to podsumowanie kolumn 13 do 19 • saldo - to kwota naszych pieniędzy 2 3 4-9 10 13-19 12 11

11. ćwiczenie

12. Wpłata do drużyny- Składki członkowskie I kwartał 2007 1 8 I 07 120,00 120,00 120,00 Wpłata do KH- składki członkowskie I kwartał 2007 15 I 07 2 120,00 120,00 0,00 12 II 07 3 Pobranie z KH 200,00 200,00 200,00

14. Dokumentacja źródłowa • kwitariusz przychodowy KP • faktura Vat • faktura Vat Korygująca • nota korygująca • faktura Vat RR • rachunek • polecenie wyjazdu służbowego (delegacja) • wniosek o zaliczkę • nota księgowa • dowód wpłaty KP • polisa ubezpieczeniowa • inne dowody źródłowe (np.: paragon do 6 zł, bilety)

15. 120,00 0,00 200,00 129,00 20,00 71,00 51,00 Rozpisujemy szczegółowo. Mamy na jednej fakturze materiał i sprzęt rozbijamy pozycje z naszej faktury i wpisujemy w osobnej kolumnie ale w jednym wierszu nasze artykuły kol. 13 zakup sprzętu (młotek) i kol. 14 zakup materiałów (gwoździe) Po wypełnieniu kolumn 1,2 oraz 3 (treść): w naszym wypadku młotek ( 51 zł) i gwoździe (20 zł) Mamy nasz młotek i gwoździe znajdujące się na jednej fakturze - jak to wpisać ???

16. dokumentacja źródłowa – jak ją opracować ? pokażemy to na przykładzie naszej faktury

17. W prawym górnym narożniku wpisujemy kolejny nr dowodu (patrz kolumna 2-książka finansowa) 4 Bardzo ważne aby podać dokładne dane ZHP Chorągiew Wielkopolska Hufiec „Piast” Poznań Stare Miasto 61-809 Poznań; ul. Św. Marcin 80/82 NIP 778-14-40-251

18. następnie opisujemy co stało się z zakupionymi artykułami. Jeżeli np.: coś zużyto na biwaku to trzeba to napisać (i do czego to zużyto również) oraz gdzie był ten biwak. W lewym górnym narożniku przystawiamy pieczątkę drużyny, w której będzie rozliczana nasza faktura Druga strona Młotek zakupiono w celu uzupełnienia sprzętu pionierskiego drużyny – wpisano do książki inwentarzowej hufca pod pozycją 12. Gwoździe zakupiono i zużyto podczas budowy skrzyń magazynowych drużyny. 10.05.07 Drużynowy 10.05.07 Skarbnik Skarbnik 71,00 10.05 7 Drużynowy

19. sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym, merytorycznym ? formalnymi rachunkowym - skarbnik sprawdza czy dokumenty źródłowe zostały wystawione w sposób prawidłowy, zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu oraz, że ich dane liczbowe nie zawierają błędów rachunkowych. merytorycznym –drużynowy sprawdza rzetelności zawartych danych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych a także na stwierdzeniu, że dowody zostały wystawione przez właściwe jednostki. Opisana faktura przez osoby upoważnione jest jednoznaczna z zatwierdzeniem pod względem merytorycznym.

20. Dziękuję za uwagę !!!