BÜRO YÖNETİMİ VE TEKNOLOJİ KULLANIMI

1. BÜRO YÖNETİMİ VE TEKNOLOJİ KULLANIMI HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

2. BÜRO YÖNETİMİ VE TEKNOLOJİ KULLANIMI I. BÜRO YÖNETİMİ II. TEKNOLOJİ KULLANIMI HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

3. I. BÜRO YÖNETİMİ • BÜRO: Fransızca kelimedir. Türkçe karşılığı çalışma odası, danışma ve yazı işlerinin yürütüldüğü iş yeridir. • YÖNETİM: Önceden belirlenmiş amaç ve hedeflere ulaşabilmek için elde bulunan kaynakları (insan, bilgi, tabiat, sermaye) anlamlı bir şekilde bir araya getiren, planlayan, örgütleyen, koordine eden, yönelten ve denetleyen sürece yönetim denir. HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

4. HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

5. Yönetim bir insan grubunun, planlanan bazı faaliyetlerde bulunarak saptanmış olan amaçlara yönelme ve ulaşma çabasıdır. Yönetim sürecinde; • Önceden saptanmış amaçlar • Yapılacak işler • İşleri yapacak bir grup insan(örgüt) • Sözü edilen insan grubunun bazı işleri yapmasından doğan faaliyetler • Bu faaliyetlerde başarılı olması söz konusudur. Başarılı çalışmanın ölçüsü, saptanmış olan amaca yönelme ve ulaşma oranı ile bağımlıdır. HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

6. YÖNETİMİN AMAÇLARI •  Kârlılık: Amaçların birincisini kâr oluşturmaktadır. İşletmenin elde ettiği Kâr işletme sahiplerini, yöneticileri ve diğer çalışanları harekete geçiren en önemli kriterdir. •  Verimlilik: Verimlilik, elde edilen toplam fiziki gelirin kullanılan fiziki gidere oranıdır. Yani belirli bir çıktının en az maliyetle üretilmesidir •  Etkinlik: Uygulama sonuçları ile planlanan amaçlar arasındaki ilişkidir. •  Süreklilik: Süreklilik konusu işletmelerde farklı değerlendirilebilir. Öncelikle işletmelerde mali açıdan, sermayenin sürekli olarak devamını ve artışın sağlayan çalışmalar akla gelmektedir. HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

7.  Esneklik ve uyum: Politika, plan, program, bütçe gibi yönetim araçlarının kesin ve katı esaslara bağlanmaması, aksine şartların değişme seyri ve eğilimine uyabilmelerini sağlayacak bir esneklikte düzenlenmeleri gerekir. •  Çalışma hayatının niteliğini geliştirme: Mevcut çalışma metotlarında değişiklikler yapmak, daha iyi iş ve çalışma şartları oluşturmak ve dolayısıyla hayatın niteliğini geliştirmek amacına yönelik birçok teknikten oluşmaktadır. •  Sosyal sorumluluk ve iş ahlakı: Sosyal sorumluluk kavramı, dış çevreye yönelik olup işletmenin kararlarında diğer kişi, grup, örgüt ve tüm toplumun göz önünde bulundurulması ile ilgilidir. Bu açıdan sosyal sorumluluk, işletmenin ekonomik faaliyetlerinin, onunla ilgili tarafların hiçbirinin menfaatlerine zarar verilmeden yönetilmesidir. HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

8. YÖNETİCİ: Yönetime ilişkin kararlar veren kişidir. Bir insan grubunu, önceden saptanan amaçlara yöneltip ulaştırmak ve bir planı gerçekleştirmek üzere, kumanda, koordine ve kontrol eden kişidir. • Yöneticiler: Yüksek ve Orta Kademe Yöneticiler ve İlk Kademe Amirleri olarak üç gruba ayrılabilir. • Yüksek yöneticiler; amaç saptayan, politika kararları alan yönetim ilke ve standartları koyan, stratejik planlama ve örgütlerinin genel yönetimini yapan kişilerdir. • Orta Kademe yöneticiler ise; yüksek yöneticinin saptadığı amaç, politika, ilke ve standartlara uygun düşecek bir plan içinde önceden saptanan amacı gerçekleştirmek için emrindeki örgütü yöneten yöneticidir, • İlk kademe amirleri; daha çok rutin (güncel) işler yapan, birkaç kişilik insan gruplarını yöneten ilk kademe amirlerdir. HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

9. HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

10. YÖNETİM FONKSİYONLARI • Hedef Saptama • Politika Tayini • Planlama • Örgütlendirme • Komuta • Koordinasyon • Kontrol HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

11. Yönetici yönetim görevini yaparken çeşitli kaynaklar kullanır. Bunlar; • A-Beşeri kaynak: O hizmet için gereken yer ve zamanda gerekli nitelik ve nicelikte personel (insan, insan gücü) • B-Parasal kaynak: Yönetim için gereken yer ve zamanda yeter miktarda para(ödenek) • C- Maddi kaynak: Bina, alan, makine, araç, gereç, kırtasiye • D-Hukuki kaynak: Hizmet yada projenin gerçekleştirilmesi için yetki veren anayasa, yasalar, tüzükler, yönetmelikler, genelgeler vb. mevzuat HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

12. BÜRO VE İŞ YERLERİNDE İŞLERİN PLANLANMASI • Planlamada yönetici personelin yetişmesi için tedbirler alır ve hizmet içi eğitim yaptırır. • Bir plan içinde çalışan büro yöneticisi ani olaylarla karşılaşmaz. İleride karşısına çıkabilecek her şeyi önceden düşünerek tedbirini almış, kaynaklarını sağlamış ve gerekli emirleri vermiş, yönetmelikleri hazırlamış olur. Böylece günlük ve ani olaylar büronun amacına yönelen esas çalışmalara engel olmaz. • Ayrıca planlama aniden çıkabilecek problemler karşısında şaşkınlık, telaş ve başarısızlığa uğrama olasılığını baştan önlemiş olur. HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

13. ÖRGÜT –BÜROLARIN ÖRGÜTLENMESİ • Örgüt; saptanmış ortak bir amacı gerçekleştirmek üzere bir araya gelmiş insanlar bulunan, mali ve maddi kaynaklar ile donatılan ve hukuksal bağlarla da hiyerarşik ilişkileri saptanan canlı, dinamik ve sosyal bir yapı, bir sistemdir. HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

14. ÖRGÜT MODELLERİ • A-Fonksiyonel (Görevsel) Esasa Göre Örgütlenme Modeli: Benzer nitelikteki görevlerin bir araya toplanmasıdır, Örn. Kamu hizmetlerinin bakanlıklar arasındaki dağılımı, bakanlıkların iç kuruluşu • B-Üretim Esasına Göre Örgüt Modeli: Kuruluşun ürettiği madde esasına dayanır. Üretilen aynı ya da benzer maddeler için bir birim kurulur. Örn. Tekstil fabrikasında yünlü, ipekli kumaş servislerinin ayrı olması • C- Coğrafi Bölge Esasına Göre Örgütlenme Modeli: Örgütü oluşturan birimler belli bir bölge halkına yada belli bir bölgedeki kuruluşlara hizmet edecek biçimde kurulmaktadır. Örn. Bakanlıkların bölge, il ve ilçe kuruluşları, bazı kuruluşların merkez örgütlerini doğu, batı, merkez bölge şeklinde kurması HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

15. ÖRGÜT MODELLERİ • D-Hizmet Edilen Kurumlar Esas Alınarak Yapılan Örgütlenme Modeli: Bu modelde her birim belli kuruluş yada gruplara hizmet edecek bir yapıya sahiptir. Örnek: Emekli Sandığı, SSK, OYAK yada ÇAYKUR’ un çay üreticilerine hizmet etmesi gibi • E- Karma Model: Bu modelde yukarıda açıklanan modellerden iki ya da üç model birlikte kullanılır. Bu modele göre kurulan bir örgütte, her alt (dikey ) kademe için değişik bir model esas alınır. Günümüzde en çok kullanılan modeldir HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

16. İŞİ BASİTLEŞTİRME VE VERİMLİLİK Gerek kamu kuruluşlarında, gerek işletmelerde işlerin insan, malzeme, kırtasiye hareketleriyle yapıldığı görülür. Verim aşağıdaki VERİM FORMÜLÜ uygulanarak sağlanabilir. Verim Formülü Büro ve işyerlerinde mal yada hizmet üretimi: • DAHA yada EN; • Az Sürede(Çabuk Ve Süratli) • Az Para İle(Ekonomik, Ucuz) • Az İnsan(İnsan Gücü, Emek) Kullanarak • Az Alanda(Arazide, Binada, Salonda, Odada) • Az Mesafe Katedilerek(Kısa Mesafede) • Az Yorularak -Basit Usullerle -Kaliteli Olarak -Yüksek Moralle Yapılırsa VERİM YÜKSELİR. HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

17. VERİMİ ETKİLEYEN SORUNLAR • 1. Fazla, gereksiz ve yararsız kayıtlar • 2. Gerçek bir yarar sağlamayan fakat zaman, insan gücü, malzeme, kırtasiye israfına yol açan biçimsel ve fazla tetkik ve kontroller • 3. Gereken yetki devrinin yapılmamış olması • 4. İşe uygun malzeme, makine, kırtasiye ile çalışılmaması • 5. Makine, malzeme ve kırtasiyenin çalışanlara yakın ve uygun yerlerde ve işin sırasına göre sıralanmaması • 6. Personelin bilgi ve uzmanlık alanlarında çalıştırılmaması • 7. Bazı personelin sorumluluktan kaçma çabaları HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

18. VERİMİ ETKİLEYEN SORUNLAR • 8. İşlerin görülmesi sırasında zorunluluk olmadığı halde bazı makam ve birimlerin iş akımı zincirine katılması • 9. Bir işin üretilmesine ilgi, katkı ve sorumluluğu olan birimlerin birbirinden uzak bina, kat yada odalarda çalışmakta bulunması • 10. İşlemde gereksiz safhaların yer alması • 11. İş basitleştirme yöntemleri hakkında yönetici ve ilk kademe amirlerinin bilgi sahibi olmamaları • 12. Zaman, emek, para, makine, malzeme, çalışma yeri (alanı) gibi kaynakların israfının önemsenmemesi • 13. Teftiş sisteminin yönetimi geliştirmeye ve işi basitleştirmeye elverişli ve dönük olmaması • 14. Hizmet ve mal üretiminde gereken standartların yeterince saptanmamış olması. HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

19. VERİMİ ETKİLEYEN SORUNLAR • 15. Teşvik ve ödül sisteminin yokluğu yada iyi işlememesi • 16. İşlerin biriktirilmesi • 17. İş akımında beklemeler, duraklamalar, ters ve mükerrer gidiş gelişler • 18. Organizasyon ve metod çalışmalarına gerektiği kadar başvurulmaması • 19. Yenilikten kaçınma • 20. Kötü ücret sistemi HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

20. YÖNTEM ANALİZ ANAHTARLARI ve KULLANILMASI Gerek Büro, gerek işletmelerde hatırdan çıkarılmaması gereken çok değerli bir kılavuz vardır. Bu anahtar takımı beş (N) bir (K) harfiyle ifade edilir. Bu anahtarlar: • NE yapılıyor ? NE yapılmalıdır ? • NİÇİN “ ? NİÇİN “ ? • NASIL “ ? NASIL “ ? • NEREDE “ ? NEREDE “ ? • NE ZAMAN “ ? NE ZAMAN “ ? • KİM yapıyor ? KİM yapmalıdır ? HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

21. VERİMLİLİĞİ ETKİLEYEN FAKTÖRLER • -Yönetim Türü (Klasik, Liberal, Demokratik Yönetim) • -İş Bölümü • -Uzmanlık İlişkisi • -Zaman Ve Kaynak Kayıpları • -Moral Durumu • -Eğitim Durumu • -Ücret Sistemi • -Kanun Adedinin Çok Ve Bunların Bazılarının Uygulamalarında Güçlükler Oluşu • -Fiziksel Koşullar( Işık, Havalandırma, Rutubet, Isı, Ses, Gürültü) • -Estetik Ve Dekoratif Koşullar (Bürolarda Renk. Müzik, Biblo, Tablo Vb) • -Çalışma Yöntemlerinin Eskiliği HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

22. İŞ BÖLÜMÜNÜN YARARLARI • 1. Verimi artırır • 2. İşler daha kısa zamanda öğrenilir. • 3. Personel dar bir alanda ustalaşacağından kendilerinden daha etkili bir şekilde yararlanılır. • 4. Nitelikli (kaliteli) ürün, hizmet elde edilir. • 5. Karmaşık amaçların başarılmasını daha kolaylaştırır. HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

23. İŞ BÖLÜMÜNÜN SAKINCALARI • 1. Bazı örgütlerde bazı işler çok basite indirgenmiş olur. • 2. Memurlar arasında can sıkkınlığı ve yorgunluk doğurabilir. • 3. Personel başka bir çalışma bölümüne geçtiğinde işi yapamayabilir. HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

24. İyi bir işbölümünün verimliliği yükselteceği gerçeğini göz önünde tutarak: BÜRO YÖNETİCİSİ: • A. Emrindeki personelin nitelik ve yetenekleri ile, • uzmanlık alanlarını, • öğrenim durumlarını, • tecrübelerini, • cinsiyetlerini, • fizik yapılarını ve iş eğilimlerini, • B. Yapılacak işlerin ya da üretilecek maddelerin türünü, • özelliklerini, kalitesini, önem derecesini ve miktarlarını göz önüne alarak büro personeli arasında uygun bir İŞ BÖLÜMÜ yapmalıdır. HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

25. Büro yöneticilerinin temel görevleri • Planlama ve programlama • Kaynakları sağlama ve kullanma: • İş düzenleme • İş birliği ve eş güdüm (İlişki) sağlama • Çalışma ekibi kurma • İyi ilişki ve etkili iletişim kurma • Resmî yazışma dosyalama ve arşivleme • Büro personelini etkili ve verimli yönetme HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

26. Büro Yöneticisin Temel Özellikleri • İşini ve iş yerini sevmek •  Kendine güvenmek •  İnsanları tanımak •  Anlayışlı olmak •  Objektif olmak •  Görev ve yetkileri adaletli dağıtmak •  Yerinde karar alabilmek •  İnisiyatif sahibi olmak •  Sorumluluk sahibi olmak •  Yeni fikirlere sahip olmak ve desteklemek •  Ekip kurmak ve organize edebilmek •  Etkin bir motivasyon sağlayabilmek •  Başarıyı paylaşabilmek •  Başarıyı ödüllendirmek- Başarısızlığı incelemek HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

27. HAREKET EKONOMİSİ TEKNİĞİ • İnsan vücudunun hareketlerini en aza indirerek enerji sarfını ve yorulmayı en düşük düzeyde tutarak, kazanılan enerjinin diğer işlere yöneltilmesi, sonuç olarak aynı sürede hizmet ve üretim miktarının artırılması yöntemidir. HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

28. Hareket ekonomisi sağlayan bazı esaslar • İş yerleri ve bürolarda en çok kullanılan araç gereç ya da eşyanın en yakın, az kullanılanların uzak yerlerde olması • Sürekli ve ahenkli çalışmayı sağlamak için yapılacak hareketlerin sırası düzenlenmelidir. • İşe başlamadan önce kullanılacak araç normal çalışma düzeni içinde dizilmelidir. • Aynı işte kullanılan gereçlerin tümü, mümkün olmazsa birkaçı bir gereçte birleştirilmelidir. • Sandalye ve koltuklar kullananın boyuna, iş yerine, yapılan işin koşuluna ve iş türüne göre yükseltilmeli, alçaltılmalıdır. Örnekler; Yürüyen merdiven ve asansör,-döner raflar -yazıcı, tarayıcı, fotokopi vb. bir arada olması HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

29. BÜROLARDA YERLEŞMENİN ÖNEMİ Bir işyerinin seçiminde aşağıdaki esaslar göz önünde tutulmalıdır. • Kuruluşun yaptığı işin niteliği, özelliği, iş yükü • Kuruluşun büyüklüğü ve yapısı • Kurumun diğer kurumlarla ilişkisi • Halkla ilişki durumu ve derecesi • Personel miktarı, bunun azalma yada artma durumu • Kurumun birimleri, büroları arasında iş akımı • Yerleşilecek binanın kat ve odaların inşa durumu, yönü ve fiziksel koşulları HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

30. İŞ YERİNDE FİZİKSEL KOŞULLAR • Aydınlatma • Isıtma ve soğutma • Havalandırma • Ses ve gürültü • Rutubet • Mefruşat HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

31. Büro yönetimi • Bürolarda sekreterya hizmetlerini koordine eden, iletişim akışını sağlayan ve bunu denetleyen, yazılı ve sözlü iletişim yöntemlerini belirleyen faaliyetler topluluğudur. • Büro yönetimi, büro işlerinin yanında, büro çalışanlarının verimliliği için zaman ve stres yönetimi konusunda çalışmalar yapmayı gerektirir. • Büro yönetimi bürolarda; dosyalama, arşiv, kayıt, fotokopi, teleks, faks, daktilo ve diğer büro işlerinin ahenk içinde yürütülmesiyle ilgili faaliyetleri içerir. HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

32. Büroların Fonksiyonları •  Bilginin alınması: Örgüte çeşitli kaynaklardan gelen bilgiyi alır. Çeşitli türde bilgiler, siparişler, faturalar, iletişim araçları ile elde edilmektedir. •  Bilginin kayıt edilmesi (dosyalama): Elde edilen her türlü bilginin dökümü yapılır ve dosyalanır. Bazı durumlarda ise gerekli olmayan bilgiler elenir. Bilgilerin istenildiği zaman kolaylıkla yeniden kullanılmaya hazır biçimde saklanması gerekmektedir. •  Bilginin düzenlenmesi: Kullanıma sunulmadan önce bilgiler çoğaltılır, özetlenir veya başka bilgiler ile birleştirilerek düzenlenir ve mutlaka denetimden geçirilir. •  Bilginin iletilmesi: Bilgiler örgüt içinde veya örgütten örgüte iletilir. Bilginin iletilmesi, kişiler tarafından veya elektronik büro makineleri ile gerçekleştirilmektedir. İletişim ne kadar etkili olursa yönetim de o kadar sağlıklı karar verebilme olanağına kavuşmaktadır. •  Varlıkların korunması: Nakit, çek, büro dosyaları ve kayıtları vb. ögelerden oluşan varlıkların korunması büronun en belli başlı işlevlerinden biridir. • Bürolar, örgüt üst sisteminin alt sistemidir. Üst sisteme ait tüm işler bürolarda görülür. HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

33. BÜRO TÜRLERİ VE ŞEKİLLERİ • 1. Klasik (Geleneksel) Büro Türleri • Uzmanlık alanlarına göre bürolar • Ait oldukları kurumlara göre bürolar • Kuruluş amaçlarına göre bürolar • 2. Yerleşim Biçimlerine Göre Bürolar • Açık Bürolar • Özel Bürolar • Melez bürolar HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

34. 3. Çağdaş Büro Türleri • Küçük bürolar • Şube bürolar • Gezici (Mobil) bürolar • Ev bürolar • Sanal bürolar • Yaratıcı bürolar • Modüler bürolar HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

35. Klasik (Geleneksel) Büro Türleri • 1. Uzmanlık Alanlarına Göre Bürolar • Uzmanlık alanlarına göre bürolar, mesleki uzmanlık bilgilerine sahip insanlar tarafından kurulan bürolardır. Uzmanlık alanlarına göre bürolar aynı zamanda özel bürolardır. Uzmanlık alanlarına göre kurulan bürolar genellikle bir veya iki kişi tarafından kullanılmaktadır. • Avukatlık, noterlik, müşavirlik ve mühendislik, emlak alım satım büroları vb. bürolar bu tür bürolardır. 2. Ait Oldukları Kurumlara Göre Bürolar Bunlar kamu kuruluşlarına ait bürolar ve özel organizasyonlara ait bürolardır. Özel organizasyonlara ait bürolar, ağırlıklı olarak üretim, ticaret ve hizmet işleriyle ilgili faaliyetlerin yerine getirildiği bürolardır. HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

36. Klasik (Geleneksel) Büro Türleri • 3. Kuruluş Amaçlarına Göre Bürolar • Kuruluş amaçlarına göre büroları, hizmet üretmek amacıyla kurulan bürolar ,kâr elde etmek için kurulan bürolarve yaşam standardının ve toplumsal değerlerin korunması amacıyla oluşturulan bürolar olarak sınıflandırabiliriz. • Son saydığımız büro türleri, vakıflar, dernekler, sivil toplum örgütleri ve diğer gönüllü kuruluşlara ait bürolardır. Kamu ve özel sektöre ait bürolarda çalışanlar belli bir ücret alırken gönüllü kuruluşlara ait bürolarda çalışanlar genel olarak herhangi bir ücret almaz. HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

37. Yerleşim Biçimlerine Göre Bürolar Açık Büro: özellikle rutin işler yapılan kurumlarda, geniş salonlarda toplu çalışmada tercih edilir. 5-100 personel çalışabilir. Alanları 150-3000m2 arasında olabilir. Açık büronun yararları: • Binanın maliyeti düşer. • Isıtma, aydınlatma ucuz olur. • Daha az alanda, daha kolay ve düzenli yerleşme olanağı verir. • Kapı adedi ve koridorlar azalır. • Dekarasyonve temizleme maliyeti düşer. • İlgililer birbirini daha rahat görebilir. • Haberleşme ve iş akımı kolaylaşır. • Makine ve gereçlerin ortak kullanım kolaylığı olur. • Daha etkin yönetim ve denetime müsaittir HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

38. Yerleşim Biçimlerine Göre Bürolar • Açık büronun sakıncaları: • Özellikle para ile ilgili güvenirliğin önemli olduğu işlerde gizlilik azalır. • Ziyaretçiler ve genel hareketlilik işteki dikkatin dağılmasına yol açar. • Konuşmalar sessizliği bozabilir ve aşırı uğultu ve gürültü olabilir. • Salgın hastalığın yayılmasına müsaittir. • Kişisel prestijin azaldığı kanısını yaratır. HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

39. Yerleşim Biçimlerine Göre Bürolar Özel Bürolar: 1-4 kişinin birlikte oturup çalıştığı küçük odalardır. • Bazı hizmetler için özel bürolar ayrılması zorunludur. • Müdür ve daha üst kademe yöneticilere, ilgililerle gizli görüşmesi gerekli olan personele özel büro ayrılmalıdır. HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

40. Hibrit (melez) bürolar: Hem açık büro hem de kapalı büro yaklaşımlarının özelliklerini kapsadığından, bu ad verilmektedir. Örneğin duvardan bölme yapan paneller ile özel bürolar anında kurulabilir ve gerektiğinde bu panellerin sökülmesiyle hızlı bir biçimde açık alana dönüştürülebilir. HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

41. Çağdaş Büro Türleri • Otomasyon öncesi dönemdeki örgüt yönetiminde örgütün başarısına doğrudan doğruya etki eden “örgütte çalışan personel sayısı” idi. Otomasyon çağında ise örgütün başarısı, çalışanların verimliliğinin arttırılmasına yönelik yapılan faaliyetlerdir. Bu verimlilik arttırma çalışmaları ise mekan açısından merkeziyetçi bir yoldan çıkmış ve küçük ama fonksiyonel bir örgüte yerini bırakmıştır. İşte bu örgütlerin fonksiyonel olma özelliği de “otomasyon” sayesinde gerçekleşmektedir. Bu nedenle otomasyon açısından bürolar 4 gruba ayrılmaktadır. HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

42. 1-Küçük Bürolar • Bünyesinde 3-12 arasında eleman çalışan bağımsız işletme büroları ileri teknoloji kullanarak daha büyük işletmelerle rekabet edebilir duruma gelmiştir. ‘Dinamizm’ ve ‘esneklik’ gibi nedenler bu tür büroların büyük bürolarla aynı kulvarda yarışmalarını sağlamıştır. • Küçük bürolar büyük bürolara göre kapsamlı bir otomasyon sistemi kurmadıklarından yeni gelişen bilgi ve iletişim teknolojilerine ayak uydurması daha kolay ve hızlıdır. Bu da küçük büroların en önemli özelliklerinden bir tanesidir. HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

43. 2-Şube Bürolar • Büyük örgütlerin bir bölümü olarak tasarlanan şube bürolar, genellikle örgüt merkezinden uzaktadır ve ana bürodaki benzer otomasyona sahiptirler. Şube bürolar önce merkezlerindeki ana bilgisayara, oradan da örgütün ana bilgisayarlarına bağlı bir ağ yapısı ile donatılmaktadırlar. Şube büroların en önemli özelliği, ürettikleri bilgiden daha fazlasına erişebilir olmaları ve örgütün diğer şubeleri ile yoğun bağlantı kurmalarıdır. Örnekler, ... HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

44. 3-Gezici Bürolar • Özellikle satış elemanları, ürün tanıtıcılar gibi gezici elemanlar, sahip oldukları diz üstü bilgisayar ile bir sabit büroda bulunabilecekleri olanakları elde etmektedirler. • Taşınabilir bilgisayarları ile uzaktan, büronun bilgisayarlarına bağlanarak elde ettikleri bilgileri büro otomasyonunun alt sistemleri sayesinde iletebilirler. HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

45. Mobil büro uygulaması özellikle pazarlama, reklam, piyasa araştırması, kamuoyu yoklamaları gibi bir iş yerine bağlı olmadan yürütülebilecek faaliyetler, gelişmiş teknoloji ürünleri olan taşınabilir özellikteki “diz üstü” bilgisayarlar yardımıyla herhangi bir iş yerine gerek kalmadan yerine getirilebilmektedir. • Gezici (Mobil) Bürolar HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

46. 4-Ev-Bürolar • Tipik bir ev-bürosu için, bir kişisel bilgisayar, ona bağlı bir yazıcı ve İnternet bağlantısı gerekli otomasyonu sağlamaya yetecek büro araçlardır. Kullanıcı İnternet bağlantısı sayesinde (modem) merkez büroya bağlanarak yapılacak işin listesini ve konuyla ilgili kaynakları kendi bilgisayarına aktarabilir. • Günümüzde iletişim hatlarının hızı nedeni ile evdeki bilgisayara bağlı bir kamera ile de interaktif bir iletişim kurulabilir ve görüntülü olarak yüz yüze iletişim kurulabilir. HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

47. Ev Bürolar: Çalışma yerine esnekliği getiren ev ofis uygulamaları, aynı zamanda çalışma saatlerinde de bir esnekliği getirmektedir. Çalışma saatlerinin çalışanlar tarafından belirlenmesi ve üretecekleri işin kendi inisiyatiflerine bırakılması, bu çalışma şekline bir ayrıcalık kazandırmaktadır. Böylece kişiler kendilerini en çok verimli, daha enerjik ve dinç hissettikleri zamanlarda işlerini yapmaktadırlar. HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

48. Sanal Bürolar: Sanal büro kavramı, bilgi ve iletişim teknolojileriyle desteklenen ve belli bir fiziksel mekâna bağımlı olmayı gerektirmeyen ofis anlamına gelmektedir. Sanal ofisler, sanal çalışan grubun, ortak kullanımına sunulmuş bir web sitesi üzerinden faaliyetlerin yürütüldüğü ofislerdir. Sanal ofiste görülen işler, sanal işlerdir. HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

49. Yaratıcı Bürolar: Kültürel değişim, fiziksel mekânın değişimiyle doğrudan ilişkilidir. İnsanların davranışlarını değiştirmek için onları değişik bir çevreye sokmanın en etkili yol olduğu genel olarak kabul edilmektedir. Hiyerarşiyi (makam sırası) ortadan kaldırmak, piramidi düzleştirmek ve böylelikle hem keyifli hem de verimli bir çalışma ortamı elde etmek, çağdaş ofis kavramının ana amacını oluşturmaktadır. • Ofis ortamını daha özgür ve yaratıcı hâle getirmek, mekân değerlendirme ve yerleştirme ile ilgili eski kuralları bir kenara bırakmayı gerektirmektedir. HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

50. Modüler Bürolar: Büro mobilyalarının etkili şekilde dizaynıdır; yani değişik büro mobilya parçalarının (masa, dolap, kitaplık vb. ) kullanımını kolaylaştırmak ve bu parçaların değişik şekilde yerleştirilmesine olanak verecek şekilde dizayn etmektir. • Bir modüler ünite müşteriye göre dizayn edilmiş olup masa, çalışma alanı, depolama alanı, dosya dolapları ve kitaplıklardan oluşur. Modüler dizayn, çalışma ortamındaki hızlı değişime ve çalışanların sürekli yer değiştirmesine imkân sunmaktadır. HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ