Genova, 19 febbraio 2008

1. “Il pre-audit come metodologia di controllo per il rilascio delle certificazioni e dello status agli operatori autorizzati” Genova, 19 febbraio 2008 Presentazione Dott.ssa Manuela Tealdo

2. Il pre-audit: attività necessaria Per ottenere le informazioni relative al grado di rischio doganale e di sicurezza dell’operatore ai fini della concessione delle semplificazioni o agevolazioni doganali: A) nella fase preventiva al rilasciodello status (pre-audit) B) dopo il rilascio status (post-audit)

3. Valutazione degli operatori economici • metodo COMPACT AEO (TAXUD 2006/1452) • approccio globale di valutazione del rischio dell’operatore • metodo della mappatura dei rischi doganali • rischi potenziali e rischi effettivi

4. Mappatura dei Rischi Fase 1: capire l’attività dell’operatore Fase 2: chiarire gli obiettivi Fase 3: identificare i rischi (potenziali ed effettivi) Fase 4: valutare i rischi (probabilità e impatto) Fase 5: rispondere ai rischi (accettare, trattare, trasferire, eliminare)

5. Il pre-audit Si basa su check list riguardanti i seguenti settori: • informazioni azienda • precedenti e rispetto normativa • sistema contabile e logistico aziendale • solvibilità finanziaria • requisiti di sicurezza

6. I criteri

7. Adeguata e comprovata osservanza degli obblighi doganali • Nel corso degli ultimi 3 anni non è stata commessa un’infrazione grave o infrazioni ripetute alla regolamentazione doganale da parte di: • il richiedente • le persone responsabili della società del richiedente o che ne esercitano il controllo della gestione • il rappresentante legale in materia doganale • La persona responsabile delle questioni doganali della società del richiedente

8. Soddisfacente sistema delle scritture commerciali e dei trasporti che consenta adeguati controlli doganali • sistema contabile compatibile con i principi contabili e che faciliti i controlli doganali mediante audit • Permettere l’accesso fisico ed elettronico alla scritture doganali e dei trasporti • sistema logistico che permetta di distinguere le merci comunitarie dalle merci non comunitarie • organizzazione amministrativa adeguata al tipo, alla dimensione dell’impresa e al flusso di merci trattato e un sistema di controllo interno che permetta di individuare le transazioni illegali o fraudolente

9. Soddisfacente sistema delle scritture commerciali e dei trasporti che consenta adeguati controlli doganali • Procedure che permettano di gestire le licenze e le autorizzazioni relative alle misure di politica commerciale o agli scambi di prodotti agricoli • Procedure soddisfacenti di archiviazione delle scritture e delle informazioni dell’impresa e di protezione contro la perdita dei dati • Assicurare che i dipendenti siano consapevoli della necessità di informare le autorità doganali in caso di difficoltà nell’ottemperare alle norme doganali • Protezione del sistema informatico contro qualsiasi manipolazione non autorizzata (compresa la perdita dei dati)

10. Comprovata solvibilità finanziaria • Per solvibilità finanziaria si intende una situazione sana, sufficiente per permettere al richiedente di adempiere alle proprie obbligazioni, tendendo conto delle caratteristiche del tipo di attività commerciale.

11. Appropriate norme di sicurezza • Edifici costruiti con materiali che offrano resistenza contro l’accesso non autorizzato e forniscano protezione contro le intrusioni illecite • Misure di controllo per prevenire un accesso illegale alle zone di spedizione, alle banchine di carico e alle zone di trasporto • Protezione delle merci contro l’introduzione, la sostituzione o la perdita di materiali e l’alterazione di unità di trasporto

12. Appropriate norme di sicurezza • Se del caso, applicazione di procedure per garantire la gestione delle licenze di importazione/esportazione di merci sottoposte a divieti o restrizioni • Applicazione di misure per individuare chiaramente i partners commerciali • Indagini di sicurezza presso lavoratori dipendenti che occuperanno posti sensibili sotto l’aspetto della sicurezza • partecipazione del personale ai programmi di sensibilizzazione alla sicurezza

13. Il pre-audit Il numero di ore che occorrono per svolgere un audit OEA dipende da vari fattori: • la portata e la complessità delle operazioni del richiedente • la preparazione e la documentazione • le informazioni e le autorizzazioni esistenti in possesso delle autorità doganali • eventuale necessità di consultazioni tra le autorità doganali o altre autorità pubbliche • la preventiva compilazione del Questionario di Autovalutazione

14. Il Questionario di Auto-valutazione • La compilazione è facoltativa • Permette agli operatori di valutare lo stato di adeguamento della propria struttura agli standard fissati dalle norme comunitarie • Riduce i tempi necessari all’Autorità Doganale per effettuare il Pre-Audit • Consente una migliore organizzazione dell’attività di Audit

15. Questionario di Auto-Valutazione Sezione 1- Informazioni sull’operatore • Caratteristiche organizzative • Organizzazione interna • Volume di affari • Informazioni sulle materie doganali

16. Questionario di Auto-Valutazione Sezione 2 - Osservanza degli obblighi doganali • Osservanza. Precedenti • Informazioni di intelligence

17. Questionario di Auto-Valutazione Sezione 3 – Sistema logistico e contabile • Traccia di audit • Sistema contabile e logistico • Sistema di controllo interno • Flusso delle merci • Effettuazione delle dichiarazioni doganali e uso di agenti doganali • Procedure di back up, recupero, riserva e archiviazione • Sicurezza informatica – protezione del sistema informatico • Sicurezza informatica – sicurezza documentale

18. Questionario di Auto-Valutazione Sezione 4 – Solvibilità finanziaria • Bilanci degli ultimi 3 anni • Bilancio provvisorio dell’esercizio in corso • Valutazione dei revisori contabili • Rating delle banche

19. Questionario di Auto-Valutazione Sezione 5 – Requisiti di sicurezza • Valutazione della sicurezza effettuata dal richiedente • Sicurezza fisica • Unità di carico • Processi logistici • Merci in entrata • Custodia delle merci • Produzione della merce • Carico della merce • Requisiti di sicurezza nei confronti dei fornitori • Sicurezza personale • Servizi esterni

20. Come usare le linee guida e il Modello Compact (TAXUD 2006/1450) Le linee guida hanno anzitutto lo scopo di aiutare le Amministrazioni doganali nella verifica del rispetto dei criteri e degli standard stabiliti e gli operatori economici a conoscersi ed, eventualmente, ad attrezzarsi al rispetto di tali criteri; Le linee guida hanno altresì lo scopo di rendere omogeneo l’approccio all’analisi dei rischi nei vari Stati membri al fine di garantire che lo stesso rischio sia trattato allo stesso modo.

21. Come usare le linee guida e il Modello Compact (TAXUD 2006/1450) • Sono utilizzate dagli Auditors dell’Agenzia delle Dogane per valutare l’operatore; • Sono pubbliche; • Riguardano gli stessi aspetti considerati nel Questionario di Auto-valutazione;

22. Come usare le linee guida e il Modello Compact (TAXUD 2006/1450) • indicatore • descrizione dei rischi • punti da esaminare • eventuali riferimenti a norme riconosciute a livello internazionale: ISO 9001:2001

23. Importante!! • L’operatore non deve rispondere ad ogni singola richiesta se l’informazione è già in possesso dell’Amministrazione o non è pertinente in relazione alla specifica situazione dell’operatore. • Ci sono modi diversi per rispettare i criteri stabiliti nel questionario: lo stesso criterio può essere soddisfatto con mezzi e metodi differenti. L’importante che i mezzi e i metodi adottati siano adeguati all’obiettivo fissato.

24. Esito del pre-audit : 3 possibilità operative • non ci sono rischi rimanenti o i rischi rimanenti possono essere coperti efficacemente mediante misure di controllo aggiuntive. Lo status di AEO può essere concesso

25. Esito del pre-audit • Ci sono troppi rischi rimanenti o i rischi rimanenti sono troppo grandi per essere coperti efficacemente mediante misure di controllo aggiuntive e l'operatore non può (o non è disposto a) introdurre misure per migliorare l'organizzazione amministrativa e il sistema di controllo interno. Lo status non viene concesso

26. Esito del pre-audit • Ci sono troppi rischi rimanenti o i rischi rimanenti sono troppo grandi per essere coperti efficacemente mediante misure di controllo aggiuntive, ma l'operatore è disposto ad avviare azioni di miglioramento dell'organizzazione amministrativa e del sistema di controllo interno. Non è possibile concedere lo status immediatamente, ma soltanto dopo che l’operatore ha introdotto azioni di miglioramento. Tali misure devono essere controllate dalle dogane in un (secondo) pre-audit

27. “GRAZIE PER LA VOSTRA ATTENZIONE”