Písemnosti při porušování

1. Autorem materiálu a všech jeho částí, není-li uvedeno jinak, je Mgr. Jaroslava Kuhnová. Dostupné z Metodického portálu www.rvp.cz, ISSN: 1802-4785. Provozuje Národní ústav pro vzdělávání, školské poradenské zařízení a zařízení pro další vzdělávání pedagogických pracovníků (NÚV).

2. Písemnosti při porušování obchodních smluv

3. Nepravidelnosti obchodních smluv • Obchodní styk neprobíhá vždy bez problémů, někdy dochází k různému porušení smluvních povinností, jak prodávajícím (dodavatelem), tak kupujícím (odběratelem). • Oprávněná strana může v takových případech buď od smlouvy odstoupit, nebo požadovat dodatečné správné plnění závazku. • Tyto písemnosti se často zpracovávají na formulářích, vyšší účinnosti se dosáhne individuálními dopisy (e-maily). • Stylizujeme zdvořile, ale důrazně. • Druhá smluvní strana by na ně měla odpovědět co nejdříve, i když se domnívá, že smlouvu neporušila.

4. nesprávné plnění; závady v kvalitě či kvantitě dodávky(ZBOŽÍ) opožděné plnění; nedodržení termínu dodávky(ČAS) neuhrazení dodávky v termínu splatnosti(PENÍZE) REKLAMACE (výtka) URGENCE (pobídka) UPOMÍNKA Rozdělení písemností při porušování obchodních smluv

5. Reklamace (výtka) • Kupující je povinen dodávku zkontrolovat podle dodacího listu případně faktury. • Pokud zjistí závady v jakosti, druhu či množství zboží, nebo je zboží poškozené, sepíše zápis o vadách, může pořídit fotografie nebo videozáznam. • Na základě těchto skutečností napíše odběratel reklamaci, ve které sděluje (vytýká) dodavateli, že nesplnil závazky ze smlouvy, kterou uzavřel. • Reklamovat budeme závady, které zjistíme při přejímce i v průběhu záruční doby. • Předmětem reklamace mohou být rovněž chyby v dokladech.

6. Náležitosti reklamace • potvrzení příjmu zásilky, odvolání se na doklady týkající se reklamované zásilky (kupní smlouva, objednávka, dodací list, přepravní doklad, faktura apod.) • důvod reklamace (detailní popis zjištěné vady) • návrh řešení reklamace podle druhu závady (výměna, oprava, sleva, náhrada škody, zrušení smlouvy)

7. Urgence (pobídka) • Dodavatel je povinen dodržet termín dodání uvedený v kupní smlouvě nebo v potvrzené objednávce. • Nedodrží-li jej, následuje urgence, odběratel pobízí k plnění smlouvy. • Urgovat (pobízet) můžeme telefonicky, osobně nebo písemně (průkazné). • K prodlení může dojít i ze strany kupujícího (odběratele), a to tehdy, neodešle-li ve stanoveném termínu odvolávku, kterou má zpřesnit dílčí dodávky či si např. nevyzvedl připravené zboží ze skladu, jak bylo ujednáno.

8. Náležitosti urgence • upozornění, že prošla dodací lhůta; číslo a datum kupní smlouvy či potvrzené objednávky, druh zboží • problémy, které nedodáním zboží, nedodržením termínu vznikly • požadavek na rychlé jednání nebo stanovení náhradního termínu, tzv. nový termín plnění • upozornění na sankce; bude požadováno penále, smluvní pokuta, event. zrušení kupní smlouvy

9. Upomínka • Je to písemnost, kterou věřitel (dodavatel) připomíná dlužníkovi (odběrateli) uplynutí lhůty splatnosti stanovené ve faktuře. • První upomínku stylizujeme zdvořile, předpokládáme, že obchodní partner platbu přehlédl nebo už mezitím zaplatil (uhradil). • Poslední upomínka musí být označena jako pokus o smír, posílá se doporučeně s dodejkou, často ji sestavuje právník. • Pro upomínky si některé firmy zhotovují formuláře. • Pokud dlužník nereaguje na upomínku, pak věřitel může požádat soud, aby ve zkráceném řízení vydal platební rozkaz na úhradu dlužné částky.

10. Náležitosti upomínky • číslo a datum nezaplacené faktury • částka této faktury • termín její splatnosti • nová lhůta splatnosti • omluva, pokud je upomínka bezpředmětná (faktura již byla mezitím uhrazena – první upomínka) • upozornění na úrok z prodlení a soudní vymáhání nezaplacené faktury, nebude-li dodržena nová lhůta splatnosti (pokus o smír)

11. Stylizace reklamace, urgence a upomínky • Úvodní věta o spokojenosti s dosavadní spoluprací může být vypuštěna v případě, že jde o častější porušování smlouvy. • Stylizace je zdvořilá, ale velmi důrazná, formulace přesné, přesvědčivé a úplné. • V závěru vyjadřujeme přání, aby k výtkám, pobídkám a upomínání už nemuselo docházet.

12. Při kontrole dokladů jsme zjistili, že jste dosud neuhradili fakturu č. 251/14. Věříme, že k prodlení zásilky č. 18/14 došlo jen nedopatřením. Opravdu neradi Vám oznamujeme, že při kontrole poslední zásilky materiálu jsme zjistili tyto závady… V poslední době stále překračujete lhůty splatnosti našich faktur a tím nás velice poškozujete. Při přejímce zboží jsme zjistili, že neodpovídá naší objednávce číslo 17/14. reklamace urgence upomínka Uveďte, k jakému porušení smlouvy došlo.

13. Správné řešení • 1. C • 2. B • 3. A • 4. C • 5. A

14. Zdroje • FLEISCHMANNOVÁ, Emílie; JONÁŠ, Ivan; KULDOVÁ, Olga. Písemná a elektronická komunikace pro střední školy a veřejnost 2. Praha: Fortuna, 2005, ISBN 80-7168-924-6. • OLCHAVOVÁ, Jana a kol. Písemná a ústní komunikace. -: HYL s.r.o., 2010, ISBN 978-80-254-6427-4. • NEUGEBAUER, Tomáš. Nová pravidla písemné a elektronické komunikace. -: Computer Media s.r.o., 2009, ISBN 978-80-7402-011-7. • ŠTIKOVÁ, Stanislava. Obchodní korespondence 1. Plzeň: Ing. Stanislava Štiková - Korespondent, 2001, ISBN -. • FLEISCHMANNOVÁ, Emílie a kol. Obchodní korespondence pro střední školy. Praha: Fortuna, 2000, ISBN 80-7168-718-9. • PREISLEROVA, Milada. Technika administrativy IV. Praha: Fortuna, 1994, ISBN 80-7168-134-2.