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Programa de Auditoría Compras, Cuentas por Pagar y Desembolsos

Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR. Programa de Auditoría Compras, Cuentas por Pagar y Desembolsos. Zamary Soliván Cartagena, CFE Auditora Senior. OBJETIVOS. Conocer el proceso de compras Repasar la reglamentación aplicable Discutir los hallazgos más frecuentes

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Programa de Auditoría Compras, Cuentas por Pagar y Desembolsos

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Presentation Transcript

  1. Estado Libre Asociado de Puerto RicoOFICINA DEL CONTRALOR Programa de Auditoría Compras, Cuentas por Pagar y Desembolsos Zamary Soliván Cartagena, CFE Auditora Senior

  2. OBJETIVOS • Conocer el proceso de compras • Repasar la reglamentación aplicable • Discutir los hallazgos más frecuentes • Aclarar dudas relacionadas con la reglamentación y los hallazgos

  3. BASE LEGAL • Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico • Leyes • Código Penal de Puerto Rico • Reglamentos • Cartas y Memorandos Circulares • Reglamentación Federal

  4. Proceso deCompras y Desembolsos

  5. EL PROCESO DE COMPRAS Y LOS DESEMBOLSOS Factura Asignaciones Presupuestarias Requisición Desembolso Proceso de Adjudicación Registros Contables Orden de Compra o Contratos Recibo de inspección o certificación del trabajo realizado Archivo de Documentos

  6. Asignaciones Presupuestarias

  7. ASIGNACIONES PRESUPUESTARIA • Presupuesto del Municipio • Aprobado por la Legislatura Municipal • Por dependencia y partidas presupuestarias • Responsabilidad • Legislatura Municipal • Alcalde • Jefes de Dependencia

  8. Asignaciones Presupuestarias Requisición Requisición

  9. REQUISICIÓN • Necesidad • Cumplimentada en todas sus partes • Asignación de Número • Descripción adecuada de los suministros o servicios • Fecha • Aprobada por los funcionarios autorizados • Jefe de Dependencia • Oficial de Compras

  10. Proceso de Adjudicación Asignaciones Presupuestarias Requisición Proceso de Adjudicación

  11. PROCESO DE ADJUDICACIÓN • Subasta Pública • Excepciones • Subastas Informales [Cotizaciones] • Responsabilidad de los funcionarios que solicita, recibe, acepta, y adjudica la cotización • Mercado Abierto • Único Proveedor • Emergencia

  12. Asignaciones Presupuestarias Requisición Proceso de Adjudicación Orden de Compra OrdendeCompra

  13. ORDEN DE COMPRA • Cumplimentada en todas sus partes • Disponibilidad de los fondos • Registrada en los libros • Contratos registrados en la OCPR • Aprobada por los funcionarios autorizados

  14. Asignaciones Presupuestarias Requisición Proceso de Adjudicación Orden de Compra Recibo de Inspección RecibodeInspección

  15. RECIBO DE BIENES Y SERVICIOS • Cumplimentado en todas sus partes • Verificación de los bienes y servicios • Corrección • Exactitud • Firmado por el personal autorizado • Envío a los departamentos concernientes

  16. Asignaciones Presupuestarias Requisición Proceso de Adjudicación Orden de Compra Recibo de Inspección Factura Factura

  17. FACTURA • Original • El proveedor o contratista es el mismo de la orden de compra • Corrección y exactitud • Certificada por el funcionario o empleado que recibió los bienes • Aprobada por el funcionario autorizado

  18. Asignaciones Presupuestarias Requisición Proceso de Adjudicación Orden de Compra Recibo de Inspección Factura Desembolso Desembolso

  19. DESEMBOLSO • Corrección y Exactitud • Corresponde a la necesidad e interés del Pueblo • Extravagantes, excesivo e innecesario • Aprobado por los funcionarios autorizados • Justificantes del desembolso y cheque

  20. Asignaciones Presupuestarias Requisición Registros Contables Proceso de Adjudicación Orden de Compra Recibo de Inspección Factura Desembolso Registros Contables

  21. REGISTROS CONTABLES • Se anotó en los registros todas las transacciones hasta liquidar la Orden de Compra o el Contrato • Se anotó en la partida correspondiente • Se anotó en el año económico correspondiente • Se concilia mensualmente el Mayor de Cuentas por Pagar

  22. Asignaciones Presupuestaria Requisición Proceso de Adjudicación Orden de Compra Archivodedocumentos Recibo de Inspección Factura Desembolso Registros Contables Archivo de documentos

  23. ARCHIVO DE DOCUMENTOS • Personal Autorizado • Documentos Activos e Inactivos • Organizado • Números consecutivos y año fiscal • Por suplidor o contratista, si aplica • Área segura • Libre de inundaciones y de humedad • Control de acceso

  24. HALLAZGOS MÁS COMUNES • Cotizaciones falsas • Fraccionamento del costo de obras • Compras y arrendamientos de equipos sin subastas • Adquisición de bienes y servicios sin obtener cotizaciones • Contratación de obras sin celebrar subasta pública alegando estado de emergencia • Especificaciones que incluían las características de una marca en particular

  25. Cont. HALLAZGOS MÁS COMUNES • Deficiencia en la solicitud y el trámite de cotizaciones • Pagos ilegales, indebidos, duplicados, y por adelantado • Pagos de deudas incurridas ilegalmente • Deficiencias en los comprobantes de desembolso y sus justificantes • Comprobantes de desembolso y cheques no encontrados para examen

  26. CONTAMOS CON SU COOPERACIÓN PARA MEJORAR LA FISCALIZACIÓN Y LA ADMINISTRACIÓN DE LA PROPIEDAD Y DE LOS FONDOS PÚBLICOS

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