Cursus Q-Net Apothekers

1. Cursus Q-NetApothekers Zie Displays & Mediq Apotheek

2. Doel van de nummerautomaat • De nummerautomaat is er om het apotheekteam en de klanten te ondersteunen. Door een nummer te trekken kunnen de klanten rustig even rond kijken en voor jou als apotheker geeft het de kans om inzicht te krijgen in waarvoor de klanten komen en wanneer de drukste momenten zijn. • Met de gegevens uit de nummerautomaten kan jij, bijvoorbeeld: • Inzicht krijgen in de wachttijden en klantenstroom; • Meer inzicht krijgen in de drukke momenten en pieken; • Met dit inzicht beter de drukte, wachttijden en pieken managen; • Medewerkers beter inroosteren; • Klanten vertellen wanneer het rustig is; • Indien gewenst rapporteren aan de regiomanager; • En uiteindelijk je wachttijden reduceren.

3. Doel van deze cursus Met deze cursus willen wij jullie voldoende informatie geven om de nummerautomaat in te zetten om wachttijden te verminderen. Zonder het moeilijk te maken voor jou. Na deze cursus kun je de nummerautomaat optimaal inzetten om de wachttijden te reduceren.

4. Cursusinhoud • Basis gebruik • Ervaring collega apothekers • Statistieken uitlezen en rapporten maken • De backofficeterminal • Customer Flow Management • Aanpassen tekst op dispenser • Storing oplossen / Klacht melden

5. Basis gebruik Wij adviseren jou om de klanten altijd een nummer te laten trekken, ook als zij de enige in de apotheek zijn, zo krijg jij de meest zuivere statistieken. Klanten zullen ongetwijfeld hun opmerkingen hebben over de nummerautomaat. Wij adviseren jou hier positief en luchtig mee om te gaan. Indien er structurele klachten zijn willen wij graag dat jullie deze bij servicedesk@mediq.com Tip: Het is niet voor alle klanten even makkelijk om gebruik te maken van de nummerautomaat, probeer als extra service hulpbehoevende klanten te helpen bij het lezen van de tekst of kiezen van de juiste optie.

6. Ervaring collega apothekers • Ervaringen van collega’s kunnen je helpen bij het verbeteren van het gebruik van • de nummerautomaat in jouw apotheek. • In het Pharmaceutisch Weekblad (PW) zijn twee artikels gepubliceerd van apothekers die gebruik maken van een nummerautomaat: • Filiz Yesil Apotheker - Mediq Apotheek Numansdorp • http://www.pw.nl/rubrieken/apotheker/2013/ondernemer • - Timon den Hertog Apotheker - Apotheken Alblasserdam • http://www.pw.nl/rubrieken/apotheker/2012/aan-de-beurt

7. Statistieken uitlezen en rapporten maken • Log in met je account in het programma Q-Net Pro - ICC om de statistieken te bekijken • In de linker strook kies je voor het kopje ‘Statistieken’ • Vervolgens verschijnen in de linker-strook van het scherm verschillende optiesToelichting opties: • Transactions: informatie over het aantal transacties in de apotheek • Taken: informatie over de wachttijden in de apotheek • Klerken: informatie over de profielen van je medewerkers (o.a. hoeveel transacties per profiel) • Als je bv. statistieken wil bekijken over het verloop van de wachttijd kies je voor ‘Taken’ • Bovenin het scherm ken je een aantal criteria toe aan de statistieken

8. Statistieken uitlezen en rapporten maken • When: Bepaalt de datum waarover de statistieken worden getoond. Het is hier mogelijk een bepaalde dag, week en maand op te geven. • Date: Dit is meestal een automatisch gevuld veld, behalve bij het selecteren van bepaalde dag (At a certainday) of gedurende de periode (During the period of). • Refresh: Geeft aan hoe vaak de statistieken verversen. Links onderaan zit ook een knop om de data te verversen, namelijk: • Style: Geeft aan of de gegevens in een grafiek (chart) of in een lijst (list) worden getoond.

9. De backofficeterminal • Voor deze functie is een apart software nodig. • Functie: het is mogelijk om vanaf elke computer in het netwerk een melding te krijgen als het te druk wordt aan de balie, zodat een medewerker kan bijspringen door een extra balie en-/of afhaalbalie te openen. • Je kunt zelf een drempelwaarde instellen in het configuratieprogramma voor het aantal wachtenden of de wachttijd waarbij er een melding op de betreffende computers wordt gegeven. • Op de balie-PC waar de software van het volgnummersysteem is geïnstalleerd (te herkennen aan de aanwezigheid van de map “Qnet” op het bureaublad) staat in de map “Qnet” een snelkoppeling naar het configuratieprogramma, genaamd “Zie Displays Dashboard Editor”.

10. De backofficeterminal • Met het instellen van het criterium kan worden bepaald dat een geluidssignaal wordt afgespeeld wanneer de ingestelde tijd wordt overschreden. De (wacht)tijd geldt voor de langst wachtende klant. • Daarnaast kan de lettergrootte worden ingesteld van de informatie die in de browser wordt getoond. • Dashboard Editor.

11. De backofficeterminal • Om de informatie te tonen in de browser kan op elk werkstation in het netwerk van de apotheek het volgende in de adresbalk worden ingevoerd: http://ip-adresvandebaliepc:8080/data.html • Om het geluidssignaal te gebruiken moet een computer geluid af kunnen spelen • Voorbeeld Dashboard.

12. Customer flow management matrix X = Taak wordt afgehandeld …= Taak wordt niet afgehandeld <>= Taak wordt afgehandeld met een lage prioriteit

13. Customer flow management matrix • Met behulp van de matrix (op de vorige dia) kunnen vrijwel alle denkbare combinaties worden gemaakt met betrekking tot het gebruik van prioriteiten t.b.v. de taakafhandeling. • De medewerker logt in met één van de 10 bovenstaande codes op de balie. De code wordt voorafgegaan door het balienummer van de balie waarop de medewerker wenst in te loggen. • Voorbeeld: Om alleen de taak “Losse verkoop” af te handelen op balie 2 logt men in met code “23”.

14. Profile Launcher • Voor deze functie is een apart software nodig. • Met behulp van de zgn. Profile Launcher kan het juiste profiel worden gekozen zonder dat de inlogcode hoeft te worden ingevoerd in het keyboard. De Profile Launcher kan worden gestart met behulp van de snelkoppeling op het bureaublad van de desbetreffende balie PC.

15. Profile Launcher • In het venster van de Profile Launcher kan worden ingesteld vanaf welke balie men het profiel start (dit wordt onthouden). Vervolgens dient het juiste profiel te worden gekozen. De omschrijvende tekst kan eventueel aangepast worden.

16. Profile Launcher • Voor een correcte werking van de Profile Launcher dient het software keyboard de sneltoetsen ingeschakeld te hebben. Dit kan door middel van het klikken met de rechtermuisknop in het venster van het software keyboard. (zie onderstaande afbeelding).

17. Aanpassen tekst op dispenser • Het hoofdkantoor hanteert voor de verschillende taken een aantal benamingen zoals te zien is in de matrix. Het is belangrijk dat jullie benaming correspondeert met de taak op het hoofdkantoor. • De tekst op de dispenser is eenvoudig aan te passen. • Op de balie-PC waar de map “Qnet” zich op het bureaublad bevindt en in de map “volgnummersysteem” op het bureaublad van de PC van de apotheker bevindt zich een Word document genaamd “Sjabloon Volgnummersysteem.doc” • De pijlen in het document geven de hoogte aan van de corresponderende drukknoppen op de ticketautomaat. Na aanpassing kan het document worden afgedrukt. De zwarte strook met de taken dient te worden uitgeknipt en in de nummerautomaat geschoven te worden.

18. Aanpassen tekst op dispenser • Voorbeeld Sjabloon.

19. Storing oplossen / Klacht melden • A. Er verschijnen geen nummers op het narrowcasting scherm • Herstart de pc met de folder “QNET” op het bureaublad. Dit is vaak de pc van de apotheker. • Wanneer het probleem na een herstart blijft bestaan, dient Notice tevens een herstart uit te voeren van de player op de locatie en het probleem verder op te lossen. • Volg werkinstructie narrowcasting. • B. Er wordt geen ticket geprint • Is er nog papier aanwezig in de ticketdispenser? • Is het papier goed ingevoerd? (rol met afvoer van papier bovenlangs) • Staat de dispenser aan? • Zijn de openingstijden correct ingevoerd in ICC (dit staat op de hoofdpc)? • C. De tickets bevatten geen nummers • Het papier is verkeerd om ingevoerd. Zorg dat de rol bovenlangs papier afvoert.

20. Storing oplossen / Klacht melden • D. De lampjes naast de knoppen op de ticket dispenser knipperen • Staat de pc met de folder QNET op het bureaublad aan? Zo niet, start de pc. Zo ja, herstart de device-manager door het dubbelklikken op Restart Device Manager op het bureaublad of herstart deze pc. • Zijn er overige netwerkstoringen met andere systemen? • E. Eén van de software keyboards geeft de melding: ‘Communicatiefout, neem contact op met uw beheerder. • Herstart de pc in kwestie • Staat de pc met de folder QNET op het bureaublad aan? Zo niet, start de pc. Zo ja, herstart de device-manager door het dubbelklikken op Restart Device Manager op het bureaublad of herstart deze pc. • Zijn er overige netwerkstoringen met andere systemen?

21. Storing oplossen / Klacht melden • F. Bij het oproepen van een klant verschijnen wel nummers op het narrowcasting scherm maar er is geen geluidsignaal hoorbaar • De pc met de folder “QNET” op het bureaublad beheert tevens het geluid. Check de volume-instellingen van de pc. • Check de aanwezigheid van het bestand “Qdisplay.wav” in de folder “Qnet” op het bureaublad. • G. De aangemaakte taak (keuzemogelijkheid) is niet actief op de dispenser (lampje naast de knop brandt niet) • Zorg dat de taak tevens geactiveerd wordt in het actieve profiel (te vinden in ICC, instellingen, profielen) • Is er een nummerinterval toegewezen aan de taak in kwestie? (te vinden in ICC, instellingen, nummer intervals) • Overige storingen • Zorg ervoor dat de pc met de folder “Qnet” op het bureaublad tenminste eenmaal opnieuw is opgestart. Op deze wijze worden alle elementen in het systeem (met uitzondering van de player van Notice) gereset.

22. Storing oplossen / Klacht melden • Bij verdere problemen of inhoudelijke vragen mag je een melding indienen in TopDesk:http://topdesk/ • Of een e-mail sturen naar de ServiceDesk:ServiceDesk@Mediq.com • Of desnoods bellen naar: • 030 282 1876