MENAD ŽMENT FESTIVALA

1. MENADŽMENT FESTIVALA Doc drPredragCvetičanin 22.05.2013

2. FESTIVALI • Reč festival dolazi od latinske reči fēstīvitās, a u engleskom i francuskom se oko 1350 godine pojavljuje kao festivite (proslava). • Definitorna karakteristika festivala jeste njihova prolaznosti i neponovljivost – bilo bi teško ili nemoguće postići isti doživljaj i uzbuđenje kada bi se takav događaj odvijao relativno često.

3. FESTIVALI • Festivali imaju mnoštvo različitih funkcija u zajednici, gradu ili regionu gde se odvijaju. • Getz (1997) govori o festivalima kao „atrakcijama, kreatorima imidža, animatorima statičnih atracija i katalizatorima budućeg razvoja“ • Festivali mogu produžiti turističku sezonu, produžiiti vrh sezone ili pak kreirati novu sezonu u životu zajednice

4. MENADŽMENT FESTIVALA • Četiri glavne faze u menadžmentu festivala jesu: • Donošenje odluke • Detaljno planiranje • Implementacija • Evaluacija • Relativna važnost svake od ovih faza varira od događaja do događaja.

5. MENADŽMENT KULTURNIH DOGAĐAJA FAZA DONOŠENJA ODLUKE • FAZA DETALJNOG PLANIRANJA • Definisanje proizvoda događaja • Određivanje teme događaja • Određivanje mesta događaja • Određivanje vremena i satnice događaja • Određivanje cene karata • Izdrada finansijske studije • Marketing • Menadžment ljudskih resursa • Menadžment mesta događaja • Izrada agende događaja EVALUACIJA IMPLEMENTACIJA

6. I FAZA: DONOŠENJE ODLUKE • Faza donošenja odluke inicira čitav proces i može biti relativno jednostavna kod manjih festivala ili kod festivala koji iza sebe već imaju značajnu (uspešnu) predistoriju. • U najkompleksnijem svom obliku faza donošenja odluke obuhvata pet aktivnosti: • Catalysis/Pokretanje ideje • Specifikovanje željenih ciljeva i rezultata događaja • Osnivanje organizacionog odbora • Skiciranje studije izvodljivosti • Donošenje odluke

7. I FAZA: DONOŠENJE ODLUKE 1. CATALYSIS/POKRETANJE IDEJE • Osoba(e) koja dolazi sa idejom da se određeni događaj realizuje – katalizator događaja – ne mora biti stručnjak za menadžment događaja i može doći iz vladinog, privatnog ili nevladinog sektora. • Verovatno je da će organizaciona pripadnost katalizatora događaja imati uticaja na profil samih događaja i na dostupnost resursa za njegovu realizaciju.

8. I FAZA: DONOŠENJE ODLUKE 2. SPECIFIKOVANJE ŽELJENIH CILJEVA I REZULTATA FESTIVALA • Definisanje ciljeva i rezultata utiče na sve aspekte festivala i mora se obaviti na samom početku procesa. • Cilj festivala može biti identičan ciljevima organizacije koja na njemu radi ili se može “uklapati” u ove ciljeve.

9. I FAZA: DONOŠENJE ODLUKE • Ciljevi festivala se mogu razvrstati u tri glavne kategorije: • Ekonomski (indirektni ili direktni, kratkoročni ili dugoročni) • Politički (mikro-politički i makro-politički) • Socio-kulturni (ukazivanje na određeni problem, podizanje svesti o lokalnoj tradiciji, istoriji, mestu događanja, podsticanje građanskog ponosa kod pripadnika zajednice, itd.

10. I FAZA: DONOŠENJE ODLUKE 3. OSNIVANJE ORGANIZACIONOG ODBORA (MENADŽERSKOG BORDA) • Organizacioni odbor planira, implementira i evaluira festival. • Za kompleksne događaje organizaciono odbor se može podeliti u podgrupe • Odbor bi trebalo da se sastoji od ljudi sa različitim obrazovanjem i sposobnostima i trebalo bi da uključuje stručnjake za menadžment događaja, marketinške stručnjake, stručnjake za finansijski menadžment i pravnike.

11. I FAZA: DONOŠENJE ODLUKE 4. SKICIRANJE STUDIJE IZVODLJIVOSTI • Ova skica ne zahteva detaljne odgovore, već je dovoljna elementarna procena uspeha/ neuspeha. • Kod kompleksnijih događaja mora se uraditi istraživanje tržišta i inicijalna finansijska studija (koje mogu dovesti do promene obima aktivnosti, mesta aktivnosti i cene karata).

12. I FAZA: DONOŠENJE ODLUKE 5. DONOŠENJE ODLUKE • U ovom poslednjem koraku, odbor bi trebalo da, na osnovu prikupljenih informacija, donese formalnu odluku o realizaciji festivala ili odustajanju od realizacije. • U slučaju odustajanja, odbor bi trebalo da pripremi detaljni izveštaj koji bi ukazao na faktore koji su doveli do odustajanja (posebno imajući u vidu moguće vraćanje toj ideji, u budućnosti)

13. II FAZA: DETALJNO PLANIRANJE • Detaljno planiranje je osnova i suština menadžmenta festivala. • Ono uključuje: a) definisanje “proizvoda” događaja; i b) razradu detaljne finansijske studije, pre nego što pređe na razvoj strategija koje se tiču c) menadžmenta ljudskih resursa; d) marketinga; e) planiranja mesta održavanja događaja; f) menadžmenta mesta događaja i g) određivanja rasporeda događaja.

14. II FAZA: DETALJNO PLANIRANJE • DEFINISANJE “PROIZVODA” KULTURNOG DOGAĐAJA • Proizvod kulturnih događaja predstavlja mešavinu aktivnosti čija je svrha da zadovolje opšte ciljeve kulturnog događaja i da zadovolje potrebe potrošača. • Kulturni događaji bi trebalo da budu orijentisani prema publici (prema njihovim potrebama i željama) • Trebalo bi definisati ključne aktivnosti (koje proizilaze iz osnovnih ciljeva događaja) i sekundarne atrakcije, koje predstavljaju dopunu programa događaja (za neke posetioce one predstavljaju glavnu stvar. • Unicore i multicore kulturni događaji

15. II FAZA: DETALJNO PLANIRANJE 2. ODREĐIVANJE TEME FESTIVALA • Tema festivala predstavlja “kišobran” ili ”kapu” koji/a objedinjava aktivnosti i uobličava imidž festivala. • Jednom kad je definisana tema festivala, svi elementi se moraju dizajnirati tako da se u to uklapaju (ime festivala, logo, dekor, uniforme osoblja, zabava, svetla, muzika, specijalni efekti, hrana i piće, maskote i suveniri)

16. II FAZA: DETALJNO PLANIRANJE 3. ODREĐIVANJE LOKACIJE I MESTA ODRŽAVANJA FESTIVALA • „Lokacija je sve!“ (Allen: 2000) • Određivanje lokacije i mesta događaja je od ogromnog značaja za uspeh/neuspeh Festivala (“Aida” kod piramida 2000. godine – karte 1500 $, za razliku od iste predstave u kairskoj Operi, gde je cena karte bila 120 $) • U izboru mesta događaja mora se voditi računa o sledećim faktorima:

17. II FAZA: DETALJNO PLANIRANJE • Veličina prostora i kapacitet • Dostupnost opreme (struja, voda, toaleti, prva pomoć, IT oprema) • Vidljivost, centralnost, klasteri (blizina važnih saobraćajnica, blizina drugih prirodnih i kulturnih atrakcija) • Cena prostora • Istorija prostora (pozitivna ili negativna – Tian’amen skver u Pekingu) • Drugi faktori (poput nivoa kriminala, sigurnosti, političke situacije, vremenskih prilika itd)

18. II FAZA: DETALJNO PLANIRANJE 4. DEFINISANJE VREMENA I SATNICE FESTIVALA • Definisanje vremena održavanja festivala je ključno za njegov uspeh. • Vreme održavanja događaja zavisi od mnogo faktora (dostupnosti mesta održavanja događaja, dostupnost izvođača, slobodno vreme ciljne publike) • Trebalo bi paziti da se kulturni događaj ne podudara vremenski sa drugim kulturnim događajima sličnog profila (koji računaju na sličnu ciljnu publiku) ili sa važnim događajima (npr. sportskim ili političkim ili sa verskim praznicima)

19. II FAZA: DETALJNO PLANIRANJE 5. ODREĐIVANJE CENE KARATA • Postoje tri važne faze u određivanju cene karata za festivale: • Pregled fiksnih i varijabilnih troškova događaja/festivala • Određivanje strategije cena (u zavisnosti od četiri faktora: profila događaja, konkurencije, karakteristika i platežne moći publike i karakteristika proizvoda). Moguće strategije cena: na osnovu troškova, u odnosu na konkurenciju, prestižne/statusne cene, diferencijalne cene (yield management)

20. II FAZA: DETALJNO PLANIRANJE • ODREĐIVANJE CENE KARATA 3. Određivanje strukture cena (ista cena karata za sve, različite cene karata u zavisnosti od godina, pola, statusa, vremena predstave/događaja, cene karata koje podrazumevaju posebne pogodnosti – parking, programe, rezevisana mesta, itd)

21. II FAZA: DETALJNO PLANIRANJE 6. IZRADA FINANSIJSKE STUDIJE • Finansijska analiza se obično fokusira na tri pitanja: • Predviđanje prihoda i troškova (mogući izvori prihoda: donacije, sponzorstva, fundraising, direktni prihodi) • Budžetiranje (budžet je ključno oruđe finansijske kontgrole – kod izrade budžeta se preporučuje uključivanje iskusnih menadžera)

22. II FAZA: DETALJNO PLANIRANJE • IZRADA FINANSIJSKE STUDIJE 3. Protok novca (cashflow) – većina troškova kulturnih događaja (posebno festivala) se plaća pre događaja, a većina zarade se ostvaruje nakon događaja (uskladiti ova dva – kroz odloženja plaćanja, obezbeđivanje donacija i grantova pre događaja itd) • Dopunski prihodi (mimo karata): Grantovi (socijalna korist), prava prenošenja (mediji), hrana i piće (catering), suveniri (merchandising)

23. II FAZA: DETALJNO PLANIRANJE 7. MARKETING • Tri važna cilja marketinga festivala jesu: • Saznati potrebe, želje i motivaciju publike • Razviti proizvod koji odgovara ovim potrebama; • Razviti komunikacijski (promotivni) program koji ispirativno i jasno izražava svrhu i ciljeve festivala. • Goldblatt: “Možete imati događaj sa najboljim programom, ali ukoliko nemate strateški plan promocije tog programa, to će ostati najbolje čuvana tajna na svetu”

24. II FAZA: DETALJNO PLANIRANJE 8. MENADŽMENT LJUDSKIH RESURSA • Ljudski resursi uključuju nekoliko kategorija zaposlenih: • Profesionalno jezgro događaja • Part-time eksperti • Angažovano plaćeno osoblje koje ima vremenski definisane ugovore (broj sati ili broj dana) • Volonteri (uvek bolje veći broj od procenjeno potrebnog) • Angažovanje ljudskih resursa u mnogome zavisi da li se radi o jednokratnom događaju (one-off event), događaju sa stalnim mestom održavanja ili peripatetičkom događaju (koji stalno menja mesto održavanja)

25. II FAZA: DETALJNO PLANIRANJE 9. MENADŽMENT MESTA DOGAĐAJA • Početak menadžmenta mesta događaja je pravljenje mape lokacije koja uključuje i raspored opreme i karakteristike prostora događaja. • Definisanje rizika (menadžment mase) • Dostupnost potrebne opreme (WC-a, hrane i pića, prve pomoći) i službi zaduženih za rešavanje vanrednih situacija (policije, vatrogasaca, hitne pomoći...) • Prevencija huliganizma, pijanstva, tuča... • Plan uređenog i brzog napuštanja mesta događaja (u slučaju potrebe) • Smanjivanje čekanja (redova) na ulazima i izlazima (i činjenje čekanja zanimljivim – Wimbldon)

26. II FAZA: DETALJNO PLANIRANJE 10. IZRADA AGENDE ILI SCENARIJA FESTIVALA • Scenario ili agenda festivala opisuje vremenski raspored događaja do u detalje. • Oni se prave da bi omogućili monitoring samih festivala i njihovu kasniju evaluaciju • U okviru scenarija ili agende se obično definišu datum, vreme, aktivnost, lokacija, osoba zadužena za aktivnost i napomene. • Ghant chart (vremenski dijagram aktivnosti)

27. III FAZA: IMPLEMENTACIJA • Ona uključuje tri važne aktivnosti (osim, naravno, realizacije planiranog): • Monitoring progresa (sastanak pre samog početka, monitoring rezultata i procesa, uvođenje korektivnih akcija) • Rešavanje nepredviđenih situacija (pravljenje simulacija i mogućih planova rešavanja tipa “šta ako...?) • Aktivnosti zatvaranja (vraćanje mesta u prvobitno stanje: razmontiravanje opreme i čišćenje/recikliranje otpada)

28. IV FAZA: EVALUACIJA • Svrha evaluacije su “naučene lekcije”: “Šta smo mogli da uradimo bolje?” • Za evaluaciju su nam bitni podaci (informacije, stavovi) iz šest perspektiva: • Organizatora događaja • Volontera i drugog osoblja • Sponzora događaja • Publike • Zajednice u kojoj se događaj odvijao • Agencija i organizacija koje se bave se bave zaštitom životne sredine • Žalbe, pohvale, formalni upitnici, intervjui, fokus grupe

29. MENADŽMENT FESTIVALA FAZA DONOŠENJA ODLUKE • FAZA DETALJNOG PLANIRANJA • Definisanje proizvoda događaja • Određivanje teme događaja • Određivanje mesta događaja • Određivanje vremena i satnice događaja • Određivanje cene karata • Izdrada finansijske studije • Marketing • Menadžment ljudskih resursa • Menadžment mesta događaja • Izrada agende događaja EVALUACIJA IMPLEMENTACIJA