Formation TeammateTime pour les gérants de magasin

1. Formation TeammateTime pour les gérants de magasin Ponctualité et assiduité

2. Ordre du jour • Tâches quotidiennes de gestion de la ponctualité et de l’assiduité, telles que : • Modifier une carte de pointage • Corriger les pointages non appariés • Inscrire les heures non travaillées (congés de maladie et vacances) • Vérifier les approbations des modifications de pointage • Étapes à suivre pour fermer une période de paie • Demandes de paie anticipée et exécution de rapports

3. Visite du site Site Manager Vous effectuez la majorité de vos tâches quotidiennes à partir de l’onglet Home.L’onglet Employee vous permet de gérer le profil des coéquipiers. Vous pouvez effectuer vos tâches en cliquant sur les boutons. Un numéro rouge affiché sur un bouton signifie qu’une tâche doit être effectuée dans cette section. Les boutons pour des tâches connexes sont regroupés sous les menus.

4. Rapport de rendement Lors de votre première ouverture de session sur le site Site Manager, prenez le temps de vous familiariser avec les renseignements du Rapport de rendement.

5. Aperçu quotidien Cliquez sur le bouton Aperçu jounalierpour voir l’horaire et les pointages pour la journée en cours.

6. Aperçu Journalier Ce champ vous permet de modifier la date. Faites survoler votre curseur sur une icône d’avertissement pour voir le message d’exception de pointage, tel que « Long Meal ». Cliquez sur le nom d’un coéquipier pour voir ou modifier sa carte de pointage. La page Aperçu quotidien affiche les coéquipiers à l’horaire, leurs pointages et leur état pour la journée.

7. Modifier une carte de pointage Pour modifier un pointage, cliquez dans le champ Heure et inscrivez l’heure. Lorsque vous aurez terminé, cliquez sur le bouton Soumettre. Cliquez sur le bouton A annulé pour annuler un quart de travail ou sur le bouton Ne s’est pas présenté au travail pour enregistrer une absence non motivée. Note : Pour quitter sans sauvegarder les changements, cliquez sur le bouton Annuler.

8. Modifier une carte de pointage Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Motif de vérification, sélectionnez la raison des changements et cliquez sur le bouton OK. Note : Toutes les approbations et les modifications aux cartes de pointage seront faites électroniquement sur TeammateTime. Cela remplace la feuille de suivi des modifications de la carte de pointage.

9. Demandes d’approbationen attente Les coéquipiers peuvent soumettre des demandes d’échange de quart de travail. Si un chiffre rouge est affiché sur le bouton En attente d’approbation, cliquez sur le bouton pour considérer et autoriser ou refuser les demandes.

10. Pointages non appariés Cliquez sur le bouton Pointages non appariés pour voir et corriger les pointages non appariés.

11. Pointages non appariés Pour corriger un pointage non apparié, cliquez sur le nom du coéquipier.

12. Pointages non appariés rejetée Consultez l’onglet Pointages bruts. Dans cet exemple, un coéquipier a tenté de pointer la fin de son quart à 5:41pm. Le pointage a été rejeté parce qu’il pointe cinq minutes plus tard que prévu. Le message « Il est trop tard pour partir » s’affiche et le coéquipier doit demander une autorisation du gestionnaire.

13. Pointages non appariés rejetée Dans le champ Heure, entrez l’heure du pointage manquant et cliquez sur bouton Soumettre.

14. Pointages non appariés Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Motif de vérification, sélectionnez la raison de la modification et cliquez sur le bouton OK. Rappelez aux coéquipiers de vérifier et approuver ou rejeter les modifications de pointage. Ils devraient consulter le document Conseils rapides pour connaître la marche à suivre.

15. Demandes de congé À partir du bouton Toutes les demandes de congé, vous pouvez approuver ou rejeter les demandes ainsi que créer une demande de congé au nom d’un coéquipier. Cliquez sur le bouton Toutes les demandes de congé pour voir les demandes.

16. Approuver les demandes de congé Cliquez sur l’onglet Calendrier des demandes pour voir toutes les demandes de congé dans un calendrier. Note : L’accumulation et le suivi des congés commenceront le 1er janvier 2012. Ces opérations seront effectuées dans TeammateTime pour les coéquipiers non-exemptés et dans le libre-service pour les coéquipiers exemptés.

17. Approuver les demandes de congé Cliquez sur l’onglet En attente pour retourner à la liste des demandes de congé en attente d’approbation.

18. Approuver les demandes de congé Pour consulter une demande de congé, cliquez sur le nom du coéquipier.

19. Approuver les demandes de congé Considérez la demande. Vous pouvez également cliquer sur l’onglet Demandes de pairs pour voir les autres demandes de congé qui entrent en conflit avec celle-ci. Note : Laissez le champ Nouveau commentaire vide. Cliquez sur le bouton Approuver ou Refuser.

20. Exceptions de pointage Des exceptions seront créées lorsqu’un coéquipier pointe avec plus de 5 minutes d’avance ou de retard au début du quart ou plus de 5 minutes de retard à la fin du quart.

21. Exceptions de pointage Note : À partir du tableau de bord du site Core, vous pouvez lancer le rapport Planifié vs. réel, qui affiche les exceptions de pointage et l’écart en minutes entre l’heure de pointage prévue et l’heure de pointage réelle.

22. Heures supplémentaires imminentes Le bouton Heures supplémentaires imminentes affiche le nombre de coéquipiers à temps plein qui feront bientôt des heures supplémentaires (salaire majoré de 50 %) dans la semaine en cours. Cliquez sur le bouton Heures supplémentaires imminentes.

23. Heures supplémentaires imminentes La section des heures Prévues affiche le nombre d’heures qu’un coéquipier devrait atteindre d’ici la fin de la semaine selon les heures pointées et les heures à l’horaire pour le reste de la semaine. Si le coéquipier a bientôt droit à une rémunération majorée de 50 %, le chiffre sera affiché en rouge.

24. Sommaire de la carte de pointage Le bouton Sommaire de la carte de pointage vous permet de voir les cartes de pointage et de modifier les pointages.

25. Sommaire de la carte de pointage Cliquez sur le nom du coéquipier pour voir sa carte de pointage pour la semaine.

26. Sommaire de la carte de pointage Cliquez sur une journée pour voir et modifier la carte de pointage. Prenez note que vous êtes maintenant dans l’onglet Employee. Cliquez sur l’onglet Home pour retourner au menu Home.

27. Plus de tâches Cliquez sur le bouton Plus de tâches pour agrandir le menu.

28. Ajustements de paie Cliquez sur le bouton Ajustements de paie. Le bouton Ajustements de paie vous permet d’entrer des ajustements de paie pour les heures non travaillées (ex. : congé de maladie).

29. Ajustements de paie Cliquez sur le bouton Ajouter un ajustement. Cliquez ensuite sur le nom du coéquipier dans la liste.

30. Ajustements de paie Remplissez le formulaire : Date : Entrez la date des heures non travaillées. Poste : Sélectionnez le poste du coéquipier dans la liste. Type : Sélectionnez le type d’ajustement dans la liste (ex. : congé de maladie ou vacances). Montant : Entrez le nombre d’heures. Référence : Entrez la date des heures non travaillées. Commentaire : Entrez tout commentaire. Cliquez sur le bouton Soumettre.

31. Exceptions extraordinaires sur la paie Cliquez sur le bouton Exceptions extraordinaires sur la paie pour voir les pauses manquées et approuver leur paiement. Dans certaines provinces, les pauses doivent être rémunérées. Si un coéquipier n’a pas pris une pause complète obligatoire, un chiffre rouge s’affichera sur le bouton Exceptions extraordinaires sur la paie.

32. Voir les prévisions Cliquez sur le bouton Voir les prévisions actuelles pour consulter les données des prévisions.

33. Avant de fermer une période de paie • Avant de fermer une période de paie, vérifiez l’état des approbations de modifications de carte de pointage. Pour ce faire, vous devez accéder au site Core.

34. Approbations des modifications de pointage Lorsque vous modifiez des pointages, assurez-vous que les coéquipiers savent qu’ils doivent vérifier et approuver les modifications sur le site MyTmT. En cas de question au sujet des modifications, les coéquipiers doivent en discuter avec vous. (Si vous ne pouvez pas arriver à une entente, le coéquipier peut rejeter le pointage. Les étapes à suivre sont décrites dans le document Conseils rapides pour les coéquipiers.) Avant de fermer la période de paie, rendez-vous sur le site Core et cliquez sur le bouton Punch EditApproval pour consulter l’état des approbations.

35. Approbations des modifications de pointage La page Punch EditApproval est en lecture seule pour les gérants. Vérifiez l’état de chaque approbation de modification de pointage. Cliquez sur l’icône de crayon pour voir les commentaires entrés par le coéquipier. Les coéquipiers doivent toujours inscrire un commentaire lorsqu’ils rejettent une modification. Si possible, les coéquipiers devraient approuver toutes les modifications de pointage avant la fermeture de la période de paie. Toutefois, s’ils ne le font pas, vous pouvez tout de même fermer la période de paie. Les coéquipiers seront payés selon les pointages modifiés.

36. Fermer la période de paie Le menu Fermer la période de paie du site Site Manager fournit les étapes à suivre pour fermer la période de paie chaque semaine. Important : Vous ne pouvez pas fermer une période de paie avant qu’elle soit terminée. Cliquez sur le bouton Fermer la période de paie pour agrandir le menu.

37. Fermer la période de paie : Pointages non appariés Si un chiffre rouge apparaît sur le bouton Pointages non appariés, cliquez sur ce dernier et corrigez les pointages non appariés. Pour fermer une période de paie, vous devez compléter les tâches dans l’ordre affiché sous le menu Fermer la période de paie.

38. Fermer la période de paie :Exécuter le moteur de paie Cliquez sur le bouton Exécuter le moteur de paie. Une icône rotative s’affichera sur le bouton pendant que le moteur s’exécute. Une fois tous les pointages manquants corrigés, le bouton Exécuter le moteur de paie devient actif.

39. Fermer la période de paie : Sommaire de la carte de pointage Cliquez sur le bouton Sommaire de la carte de pointage. Révisez le sommaire des cartes de pointage. Effectuez tous les changements nécessaires sur les cartes. Lorsque l’icône rotative sur le bouton Exécuter le moteur de paie se transforme en crochet vert, le bouton Sommaire de la carte de pointagedevient actif.

40. Fermer la période de paie Cliquez sur le bouton Fermer la période de paie. Une icône rotative s’affichera sur le bouton pendant la fermeture de la période de paie et le transfert des données au service de la paie. Lorsque vous cliquez sur le bouton Sommaire de la carte de pointage, un crochet vert s’affiche sur ce dernier et le bouton Fermer la période de paie devient actif.

41. Fermer la période de paie Une fois la période de paie fermée, un crochet vert s’affiche sur le bouton Fermer la période de paie. Tous les boutons de ce menu seront grisés jusqu’à ce qu’il soit temps de fermer la prochaine période de paie. Note : Pour ouvrir une période de paie fermée, veuillez communiquer avec le service de la paie.

42. Demande de paie anticipée et rapports Voici un aperçu des fonctions suivantes sur le site Core : • Demandes de paie anticipée • Exécution de rapports

43. Demande de paie anticipée Certaines provinces exigent que les employés soient payés immédiatement après leur congédiement. Dans ce cas, vous devez soumettre une demande de paie anticipée. À partir du site Core, inscrivez « quick » dans la boîte de recherche rapide et cliquez sur le bouton Quick PayRequest. Ensuite, suivez les directives de votre Guide pour les gestionnaires TeammateTime.

44. Rapports À partir du tableau de bord du site Core, vous pouvez accéder à un certain nombre de rapports. Par exemple, le rapport Planifié vs. Réel compare les heures prévues par rapport aux heures réelles. Sur le tableau de bord du site Core, cliquez sur Scheduled vs. Actual.

45. Rapport Planifié vs. Réel Cliquez sur le bouton Lancer le rapport. Dans le champ Sélectionner, sélectionnez Période de paie. Sélectionnez la Période de paiement que vous désirez voir. Pour lancer le rapport pour un coéquipier en particulier, sélectionnez Employé dans le champ Sélectionner par et choisissez le coéquipier dans le champ Tout.

46. Rapport Planifié vs. Réel Le rapport affiche les exceptions de pointage pour tous les coéquipiers, y compris l’écart entre l’heure de pointage prévue et l’heure réelle. Cliquez sur le bouton Imprimer pour imprimer le rapport.

47. Résumé Dans ce module, nous vous avons présenté : • Tâches quotidiennes de gestion de la ponctualité et de l’assiduité, telles que : • Modifier une carte de pointage • Corriger les pointages non appariés • Inscrire des heures non travaillées (congés de maladie et vacances) • Vérifier les approbations des modifications de pointage • Étapes à suivre pour fermer une période de paie • Demandes de paie anticipée et exécution de rapports

48. Des questions?