Opplæring i BasWare ThinClient --- Elektronisk fakturabehandling

1. Opplæring i BasWare ThinClient---Elektronisk fakturabehandling Signe Marie Bjordal - Januar 2005

2. Innhold: Gjennomgang av programvaren BasWare, IP Client Pålogging Faktura- og varemottakskontroll Hva du gjør hvis du finner feil ved fakturaen Sendealternativer i BasWare Returner til Regnskap Videresend til en eller flere Sett i behandlingsmodus Send på informativ sirkulasjon Send fakturakopi til noen som ikke er BasWare – bruker Be om annullering Konter Attester Anvis og send til Regnskap Midlertidig stedfortreder Ditt personlige arkiv Overføring til OF – Betaling – Discoverer-rapporter Bruk kommentarfeltet! IT-sikkerhet

3. Pålogging Nettadressen til BasWare IP Client er: https://faktura.uib.no/tc/ PC-brukere kan bruke både Mozilla og Explorer nettleser Mac-brukere må bruke Mozilla Dersom du blir bedt om pålogging til nettleseren er det ditt tildelte Unix-passord (samme som på E-posten din) du skal bruke. NB! Noen må dessuten skrive ”uib” foran brukernavnet sitt. Har du problemer med denne påloggingen - ta kontakt med oss på Brukerstøtten LØP Hjelp: Lop-hjelp@uib.no el. Tlf. 8-3500

4. Oppstart av BasWare - gjelder kun første bruk Første gang du skal bruke BasWare ber vi deg sjekke følgende:1. Velg ’Brukerinnstillinger’ – mappen2. Sjekk at det er haket av for alle tre valgene i ’Brukerinnstillinger’ Hvis ikke – hak av 2 1

5. Fakturakontroll (1/2) i Client Sti: Mottatte fakturaer/Grunnlagsdata - kontroller skannet faktura / bildet av fakturaen mot Grunnlagsdata

6. Fakturakontroll (2/2) i Client bildet av fakturaen kan forstørres- klikk på ’Zoom in’ – knappen (bilde av et forstørrelsesglass) flytt deg rundt i bildet - bruk pilene i ytter- og underkant av fakturabildet Zoom in Flytt deg rundt i fakturabildet

7. Hva gjør du hvis … Fakturaen er ikke din - ’Returner’ fakturaen til Regnskap og be dem videresende - ’Videresend’ den til riktig mottaker, dersom du vet hvem det er Grunnlagsdata er feil - leverandør, beløp, fakturanummer etc.. - ’Returner’ fakturaen til Regnskap det er kun Regnskap som kan rette ’grunnlagsdata’ HUSK - ’KOMMENTAR’! beskriv alltid grunnen til at du sender fakturaen i ’Kommentar’ - feltet

8. FEIL FIRMA – hva gjør du? HOVEDREGEL • Ta kontakt med leverandør – be om ny faktura utstedt til riktig firma • Den feile fakturaen må annulleres i BasWare • Behandle riktig utstedt faktura på vanlig måte GJØR FØLGENDE i BasWare: Fakturaen må returneres til og annulleres av Regnskapskontoret • Bruk knappen ’Be om annulering’ • Skriv kommentar om hvorfor du ønsker fakturaen annullert • ’Send til Regnskap’ • Regnskap godkjenner annullering Faktura blir trukket ut fra all videre fakturabehandling, blir ikke overført OF. Ligger nederst i Arkivet - merket med en lås

9. Sendealternativer i BasWare (1/2) • ’Returner’ faktura faktura kan returneres til enten - forrige bruker/avsender - eller Regnskap Husk kommentar på hvorfor du sender i retur • ’Videresend’ faktura faktura videresendes til en eller flere brukere i BasWare for behandling - hvis flere mottakere og kun en trenger å behandle fakturaen husk – hak av for – ’Kun en mottaker trenger å behandle’ • Sett faktura i ’Behandlingsmodus’ faktura trekkes ut av ’sirkulasjon’ fordi noe for eksempel skal undersøkes Gå inn i fakturaens ’Grunnlagsdata’ – hak av for –’ Sett i behandlingsmodus’ • ’Angi informativ sirkulasjon’ faktura sendes til en eller flere brukere i BasWare - men kun som informasjon og ikke til behandling – som en kopi - mottakter trenger kun å kvittere for at den er sett

10. Sendealternativer i BasWare (2/2) • Skal du sende en forespørsel/kopi til en som ikke har BasWare Legg musepekeren på fakturabildet – øverst til venstre Det kommer opp en knapperad med 4 valg Velg 3. knappen – en konvolutt Det blir laget en e-post med fakturabildet som vedlegg • ’Be om annullering’ Faktura sendes til Regnskap og du kan anmode om annullering - Husk kommentar / begrunnelse - Regnskap godkjenner annullering - Faktura blir liggende i Arkivet som annullert og er trukket ut for videre behandling. Blir ikke overført til Oracle/Økonomisystemet. • Send til ’Anvisning’ faktura sendes til en eller flere Anvisere i BasWare Hvis kun en skal behandle: husk – hak av for - ’Kun en mottaker trenger å behandle • Sende på ’Sidestep’ Faktura sendes til en bruker i BasWare, for eksempel en Bestiller Etter behandling ’på sidestep’ kan fakturaen sendes tilbake kun til deg Mottaker av faktura sendt på ’sidestep’ får ikke lov å kontere, kun lov å legge inn kommentar

11. ’Returner’ faktura til Regnskap 1. Velg ’Returner’ - knappen2. Velg ’Send til Regnskap’ for ’Neste mottaker’ 3. Skriv kommentar i ’Legg til Kommentar’ 4. Velg ’Bekreft og Send’ 1 4 NB. Bruk alltid’Send til Regnskap/Master’ når du skal returnere til Regnskap- Ikke forrige ’Avsender’ 2 3

12. ’Videresend’ faktura 1. Velg ’Videresend’ - knappen2. Velg ’Legg til’ for ’Neste mottaker’ – bruk ’Favoritter’ el. alle BasWare- brukere i ’Bruker’ 3. Skriv kommentar i ’Legg til Kommentar’ 4. Velg ’Bekreft og Send’ 1 4 2 3

13. ’Videresend’ faktura til flere 1. Velg ’Returner’-knappen2. Velg ’Legg til’ for ’Neste mottaker’ – bruk ’Favoritter’ el. alle BasWare- brukere i ’Bruker’ 3. Hak av for ’Kun en mottaker trenger å behandle’4. Skriv kommentar i ’Legg til Kommentar’ 5. Velg ’Bekreft og Send’ 1 5 2 Ønsker du atalle skal behandle fakturaen: Da haker du ikke av for ’Kun en mottaker trenger å behandle’ 3 3 4

14. Sett fakturaen i ’Behandlingsmodus’ 1. Velg ’Grunnlagsdata’ - mappen2. Hak av for ’Sett i Behandlingsmodus’ - husk å Lagre!4. Fakturaen blir merket med en låsFor å få lagt til kommentarer på hvorfor du har trukket fakturaen ut fra sirkulasjon må du sende fakturaen på ’Informativ sirkulasjon’ til deg selv(se neste foil) Opphev behandlingsmodus: Ta vekk haken for ’Sett i behandlingsmodus’ 3 1 2

15. Send fakturaen på ’Informativ sirkulasjon’ 1. Velg ’ Angi informativ sirkulasjon’2. Velg ’Legg til’ for ’Velg neste mottaker’– bruk ’Favoritter’ el. alle BasWare- brukere i ’Bruker’. Du kan evt. sende til deg selv.3. Skriv kommentar i ’Legg til Kommentar’ 4. Velg ’Send’ 1 2 3 3 4

16. Send fakturakopi til noen utenfor BasWare 1. Legg musepekeren på fakturabildet -til du får frem en knapperad m/ 4 valg2. Velg tredje knapp – bilde av en konvolutt – ’Send this image in an e-mail’ 3. Velg størrelse på fakturabildet som legges som vedlegg på e-post4. Send e-post med vedlegg på vanlig måte 3 4 2 1

17. ’Be om annullering’ 1. Velg ’Be om annullering’ - knappen2. Velg ’Send til Regnskap/Master’ for ’Velg neste mottaker’3. Skriv ALLTID kommentar i ’Legg til Kommentar’ 5. Velg ’Bekreft og Send’ 1 4 2 3

18. ’Kontering’ av faktura 1. Velg ’Kontering’ - mappen2. Fyll inn kontostrengen og beløp– obligatoriske segment: firma, art og sted.Blank gir verdien ’000000’ el ’00’ automatiskBruk Tab for å flytte deg til neste felt. Ved å Dobbelklikke i feltet får du opp plukkliste for hvert av kontosegmentene. Legg evt. til i Favoritter 3. Hvis fradrag for mva – fyll inn ønsket mva-kode- hvis ikke la feltet være blank4. Velg Lagre når ferdig kontert - velg ’Legg til’ hvis du trenger flere konteringslinjer 1 4 3 2 2

19. ’Attester’ en faktura 1. Velg ’Attester’ - knappen2. Velg ’Legg til’ i ’Neste mottaker’– send til en eller flere anvisere. Bruk ’Favoritter’ el. alle BasWare- brukere i ’Bruker’. Husk - Haken hvis kun en skal behandle. 3. Skriv evt. kommentar i ’Legg til Kommentar’ 4. Velg ’Bekreft og Send’ 1 4 2 3

20. Anvis hver enkelt konteringslinje 1. Velg ’Mottatte fakturaer’ – her finner du alle fakturaer som ligger til behandling2. Velg ’Kontering’ – da vises fakturaens konteringslinje/-linjer 3. Anvis hver enkelt konteringslinje – hak av ved å klikke inn i felt foran konteringslinjen med musepekeren, eller bruk symbolene rett ovenfor4. Velg ’Anvis’ 4 1 2 3

21. ’Anvis’ og ’Send til Regnskap’ 1. Velg ’Send til Regnskap’ for ’Neste mottaker’ 2. Legg evt. ved Kommentarer; Skriv inn i feltet for ’Legg til Kommentar’ 3. Vedlegg kan også legges ved og vil følge fakturaen videre; Velg ’Vedlegg’4. Velg ’Bekreft & Send’ 4 3 1 2

22. Midlertidig ’Stedfortreder’ 1. Velg ’Brukerinnstillinger’ - mappen 2. Velg navn på midlertidig Stedfortreder, Startdato og Sluttdato ved å klikke på knappene til høyre, velg fra plukklistene 3. Velg ’ Angi backup-person’ 1 2 Backup-person kan både redigeres og slettes 3

23. Ditt personlige ’Arkiv’ 1. Velg ’Arkiv’ - mappen 2. Velg søkekriterier – ’siste 20 faktuaer’ eller alle (blank), leverandørnavn, fra/til på beløp og/eller tidsrom3. Velg ’Hent fakturaer’ Hver enkelt kolonne kan sorteres ved at du klikker en gang på overskriftene.Den enkelte faktura åpnes ved at du klikker på den 3 1 2 Klikk én gang:Kolonnene sorteres og fakturaen åpnes

24. Ferdigbehandlede fakturaer Ferdigbehandlede fakturaer - overføres til Oracle økonomisystem flere ganger daglig - blir postert i hovedbok neste morgen - data overføres rapportbasen neste natt - i Discovererrapportene 3. dag - betales ved forfall (som før) Når faktura er betalt blir remiteringsdatoen overført til BasWare Betalings- /remiteringsdato finner du i ’Kommentar’ - feltet i ’Fakturaloggen’

25. - og så gjentar vi oppfordringen: Skriv ’KOMMENTARENE’ dine i BasWare! E-post og telefon blir (langt på vei) unødvendig – kommentar og vedlegg følger fakturaen og blir synlig for alle

26. IT- sikkerhet …husk alltid å: • Logge deg ut– når du går for dagen • Låse skjermen- når du ikke sitter ved PC’en