Schüleraustausch: Zertifizierung durch RI Inhalt - 1 -

1. Schüleraustausch:Zertifizierung durch RIInhalt - 1 - • Zertifizierung – Warum? • Status Zertifizierung • Grundlagen • Organisation • Grundlegende Anforderungen von RI • Haftpflichtversicherung • Körperschaft öffentlichen Rechts: Rotary Jugenddienst e.V • Schutz der Programmteilnehmer

2. Schüleraustausch:Zertifizierung durch RIInhalt - 2 - • Pflichten des Clubs • Überblick • Auswahl der Beteiligten • Ausbildung und Qualifikation • Sonstige Pflichten • Dokumentation – die Austauschtabelle • Pflichten des Distrikts • Rotary International

3. Schüleraustausch:Zertifizierung durch RIWarum? • Arbeitserleichterung • Qualitätssicherung • Standardisierung • Imagefaktor • Wir sind dabei, weil es Sinn macht.

4. Schüleraustausch:Zertifizierung durch RIWarum? Papier ist geduldig. Zertifizierung leben! Streben nach Qualität ist ein stetiger Prozess. 1. Handeln 2. Kontrollieren 3. Verbessern 4. Besser und bewußter Handeln… Das Bewusstsein aller Beteiligten ist entscheidend für die Qualität.

5. Schüleraustausch:Zertifizierung durch RIStatus weltweit 454 Distrikte sind zertifiziert 76 Distrikte sind nicht zertifiziert Alle deutschen Distrikte sind zertifiziert. Nicht zertifizierte Distrikte und Clubs scheiden aus dem Austausch aus.

6. Schüleraustausch:Zertifizierung durch RIStatus Distrikt 1900 • Seit 30.Juni 2006 ist Distrikt 1900 zertifiziert. • 62 (von 77) Clubs im Distrikt 1900 sind zertifiziert. • Die Zertifizierung jedes Clubs erlischt automatisch am 31.10 jeden Jahres, wenn sie nicht zuvor erneuert wurde. • nicht zertifizierte Clubs verlieren den Zugang zur Datenbank von RJD • Zugang mit Identifikation + Passwort ist Eintrittskarte zum Erstellen von Bewerbungen

7. Schüleraustausch:Zertifizierung durch RIGrundlagen • Grundlagen: • YEX Handbook 746 EN • (Herausgeber: Rotary International = RI) • Deutsches Programmhandbuch YEX • (Herausgeber: Rotary Jugenddienst Deutschland) • Siehe • www.rotary1900.de/schueleraustausch • Info für - Jugenddienst - Programmhandbuch

8. Schüleraustausch:Zertifizierung durch RIOrganisation RI Rotary Jugenddienst Deutschland e.V. =RJD Ausländischer Trägerverein Ausländischer Multidistrikt Deutscher Multidistrikt Gast-Distrikt Sponsor-Distrikt Sponsor-Club Gast-Club Bewerber

9. Schüleraustausch:Zertifizierung durch RIGrundlegende Anforderungen • Haftpflichtversicherung muss alle Aktiven schützen • Körperschaft öffentlichen Rechts muss • Austauschprogramme durchführen • Rotary Codes of Policies 2.110 und 41.080 zum Schutz der Programmteilnehmer müssen installiert sein Programm-Handbuch A, Anlage 1

10. Grundlegende Anforderungen von RIHaftpflichtversicherung von RJDfür alle Amtsträger • Umfang und Bedingungen siehe www.rotary1900.de/schueleraustausch - Info für – Jugenddienst – Versicherung – • Versicherung für Amtsträger und • Versicherungsschein LVM • Knackpunkt: Die Versicherung schützt nur, wenn der betroffene Verantwortliche die Regeln eingehalten hat.

11. Grundlegende Anforderungen von RIUnsere Körperschaft des öffentlichen Rechts ist:Rotary Jugenddienst e.V. • Vereinszweck: • Durchführung aller Austauschprogramme • Versicherung der Amtsträger • Öffentlichkeitsarbeit auf nationaler Ebene • Programme, Richtlinien, Handbücher ausarbeiten und verteilen

12. Grundlegende Anforderungen von RIUnsere Körperschaft des öffentlichen Rechts ist:Rotary Jugenddienst e.V.Struktur Vorstand: 3 Personen Amtszeit 3 Jahre Wiederwahl max. 1 mal Beirat: 3 Personen Aus dem Governorrat Mitgliederversammlung: Stimmrecht hat Clubpräsident (übertragbar)

13. Grundlegende Anforderungen von RIUnsere Körperschaft des öffentlichen Rechts ist:Rotary Jugenddienst e.V.Struktur • Gesamtvorstand: • 1 Vorsitzender + 1 Stellvertreter • 1 Schatzmeister • 14 Distrikt-Jugenddienstbeauftragte • 1 Beauftragter des Deutschen • Governorrates für Jugenddienst • 18 Personen

14. Grundlegende Anforderungen von RIUnsere Körperschaft des öffentlichen Rechts ist:Rotary Jugenddienst e.V.Mitglieder • Mitglieder werden auf • Wunsch durch Beitritt: • jeder Rotary Club in Deutschland • Jeder deutsche Rotarier • Beitrittsformulare hier oder siehe www.rotary1900.de/schueleraustausch/06_infos/FormBeitrittVereinJD.pdf

15. Grundlegende Anforderungen von RIUnsere Körperschaft des öffentlichen Rechts ist:Rotary Jugenddienst e.V.Mitglieder • Der Verein ist alleiniger • Austauschträger. • Gehen Sie voran. • Machen Sie mit als • Persönliches Mitglied!

16. Grundlegende Anforderungen von RIUnsere Körperschaft des öffentlichen Rechts ist:Rotary Jugenddienst e.V.Mitglieder Ihre Beitritterklärung heute: Ein PIN Rotary D1900 für Sie!

17. Grundlegende Anforderungen von RI Schutz der ProgrammteilnehmerInbounds • Folgende Ansprechpartner müssen jederzeit • telefonisch erreichbar sein: • Counselor • Jugenddienst • Clubpräsident • Distrikt-Inboundbeauftragter und • Mindestens 1 weiblicher und 1 männlicher Berater außerhalb von Rotary Programm-Handbuch A, Anlage 1

18. Jeder Verantwortliche (Counselor, Jugenddienst, Club-präsident, Distrikt-Inboundbeauftragter) muss kennen: • Organisationsstruktur • Risikomanagement • Notfallprozeduren • Verantwortlichkeiten • Zuständigkeiten • Kommunikationsregeln • Termine Grundlegende Anforderungen von RI Schutz der ProgrammteilnehmerInbounds Programm-Handbuch A, Anlage 3

19. Grundlegende Anforderungen von RI Schutz der ProgrammteilnehmerInbounds • Jeder Inbound braucht exklusiv für sich • 1 eigenen qualifizierten Counselor. • Der Counselor darf für seinen Inbound zu keiner Zeit eine der folgenden Funktionen ausüben: Gastvater/Gastmutter, Jugenddienstleiter, Präsident oder Lehrer • Jeder Counselor muss vor Beginn seiner Tätigkeit ein Counselor-Seminar des Distrikts besucht haben. Das Zertifikat erlischt 3 Jahre nach Besuch des Seminars, wenn es nicht zuvor erneuert wurde.

20. Grundlegende Anforderungen von RI Schutz der ProgrammteilnehmerInbounds • Genügend Counselors • Jeder Club kann maximal nur so viele Outbounds nominieren, wie er über Counselors verfügt. • Deren Zertifikate müssen bis zur Abreise des Ihnen anvertrauten Inbound gültig sein. • Eine Kopie des zugehörigen Counselor-Zertifikates ist jeder Bewerbung beizufügen. • Mehr Info siehe www.rotary1900.de/schueleraustausch - Info für - Counselor • Leitfaden Counselor • Inboundbetreuungund • Risikomanagement

21. Pflichten des ClubsÜberblickVerpflichtungserklärungRotary Clubs D1900 • www.rotary1900.de/schueleraustausch - Info für Jugenddienst – Bewerbungsverfahren – „Verpflichtungserklärung Rotary Clubs D1900“ • Komplett ausgefüllt und unterschrieben von 4 Vertretern des Clubs ist sie Bestandteil jeder Bewerbung

22. Pflichten des ClubsÜberblick Rolle des Clubjugenddienstes Rotex 1900 Club Präsident Schatzmeister Vortragswart Distrikt Schule Direktor Klassenlehrer Patenschlüler Clubjugenddienst Kranken- versicherung Gast- familie 2 Counselor 2 Gast- familie 1 Gast- familie 3 Counselor 1 Counselor 3 Inbound 2 Inbound 1 Inbound 3

23. Pflichten des ClubsÜberblick Grundsätzliches • Sorgfältige Auswahl der Outbounds • Intensive Interviews der Gastfamilien mit allen Familienangehörigen durch zwei Rotarier • Betreuung und Vernetzung der Inbounds mit Club, Schule, Gastfamilien und Counselors • Melden von schwerem Unfall, Abbruch oder sexuellem Missbrauch sofort an Distrikt. • Meldung muss nach 72 Stunden bei RI sein.

24. Pflichten des ClubsAuswahl der BeteiligtenKommunikation mit den Distrikt • Die Clubsekretäre sollen ihre neuen Amtsträger bis Januar dem Distrikt über ROCAS mitgeteilt haben, damit der Distrikt Einladungen zustellen kann. • Außerplanmäßige Wechsel von Jugenddienst, • Counselors oder Gastfamilien sind sofort • dem Distrikt mitzuteilen. • Alle Anforderungen zur Qualifizierung gelten für • eingesprungene Aktive uneingeschränkt.

25. Pflichten des ClubsAuswahl der BeteiligtenGastfamilien • Jeder Inbound braucht 3 Gastfamilien • 2 Rotarier besuchen jede Gastfamilie in deren Wohnung und sprechen mit allen Mitgliedern der Familie • für jede Gastfamilie werden der Fragebogen Gastfamilieunddie daraus erstellten Interview-Protokolle bereits mit der Bewerbung des Outbound im Oktober eingereicht, • ebenso die von den Gasteltern erstellten Informationsbogen Gasteltern = Seite 15 + 16 der Bewerbung

26. Pflichten des ClubsAuswahl der BeteiligtenDokumentation • Mit der Nominierung eines Outbound sendet der Club dem Distrikt bis 31. Oktober zeitgleich die Bewerbung mit • 3 Gastfamilienbögen + Interviewprotokollen • Verpflichtungserklärung auf Zertifizierung (= „Verpflichtungserklärung Rotary Club“) • Komplette Austauschtabelle (siehe unten) • Unvollständige Bewerbungen können vom Distrikt nicht bearbeitet werden.

27. Pflichten des ClubsAusbildung der BeteiligtenJugenddienst • Jeder neue Jugenddienstleiter muss • vor Beginn seiner Tätigkeit am 1. Juli an einem • Seminar für neue Jugenddienstleiter teilnehmen. • Diese finden stets im Frühjahr statt. Siehe • www.rotary1900.de/schueleraustausch - Termine • Die Dauer beträgt mindestens 6 Stunden. • Eine Vertretung durch andere ist für neue Jugenddienstleiter nicht möglich.

28. Pflichten des ClubsAusbildung der BeteiligtenJugenddienst Alternative Erfüllung der Präsenzpflicht für erfahrene Jugenddienstleiter: Der Jugenddienstleiter kann sich beim Jugenddienst-Seminar von einem/r Freund/in aus dem eigenen Club vertreten Lassen, wenn er bereits länger als 3 Jahre amtiert.

29. Pflichten des ClubsAusbildung der BeteiligtenAlle Beteiligten • 1 Seminar in jedem Kalenderjahrfür alle Aktiven vor dem 31.10. ist Pflicht für: • Distriktbeauftragte • alle Club -Jugenddienstleiter • alle Gasteltern • alle Rotex-Mitglieder • alle Betreuer • (Ersatztermin in anderem Distrikt ist möglich)

30. Pflichten des ClubsAusbildung der BeteiligtenAlle Beteiligten 10 Seminare jährlich – ein reiches Angebot An vielen Orten im Distrikt siehe www.rotary1900.de/schueleraustausch - Termine 4 für Outbounds 3 für Jugenddienst 2 für Counselors 1 für Inbounds

31. Pflichten des ClubsSonstige Pflichten • Aufnahmegarantie der Schule für den Inbound (= Schulvereinbarung) wird schon im Oktober Bestandteil der Bewerbung des Outbound • 85,- € / Monat Taschengeld garantiert der Club • jedem Inbound • Archivieren der Unterlagen mindestens 5 Jahre nach Austauschende (z.B. Bewerbungen, Interview-Protokolle, Austauschtabellen, Schriftverkehr) • PR mit Distrikt abstimmen

32. Pflichten des ClubsDokumentationDie Austauschtabelle • Anwendungen • Orientierung für den Inbound • Clubinterne Organisation • Kommunikation Club-Distrikt • Distriktarbeit • Dokumentation • Archiv - 5 Jahre nach Ende des Austauschs aufbewahren

33. Pflichten des ClubsDokumentationDie Austauschtabelle

34. Pflichten des ClubsDokumentationDie Austauschtabelle • Technische Voraussetzungen • Software MS Excel: • E-Mail-Programm • Speichern als EXCEL 2003 Dokument“ • mit Clubname, Austauschjahr und • Dateiendung .xls z.B. „Hamm-2011-12.xls“

35. Pflichten des ClubsDokumentationDie AustauschtabelleZiele 1 • Nachweis, dass Ihr Club die Aufnahme und Betreuung des/der Inbounds im Voraus umfassend organisiert hat und damit die Anforderungen der Zertifizierung erfüllt • Vorbedingung dafür, dass Bewerbungen von Outbounds bearbeitet werden können. • Basis der neuen Austauschtabelle des Folgejahres, da viele Angaben unverändert bleiben werden

36. Pflichten des ClubsDokumentationDie AustauschtabelleZiele 2 • Die effektive Kommunikationsplattform für • alle Beteiligten im Austausch • Ihr Adressbuch • Ihr Telefonregister • Ihr E-Mail-Verteiler für die Kommunikation • innerhalb des Clubs • Über die Homepages Anbindung der Inbounds an Club, Distrikt und Rotex

37. Pflichten des ClubsDokumentationDie AustauschtabelleZiele 3 • Hilfe bei der PR-und Pressearbeit • Organisationsplan für die perfekte Betreuung Ihrer Inbounds • Umzugs- bzw. Belegungsplan für Ihre Gastfamilien und • Nachweis der vorgeschriebenen Ansprechpartner innerhalb und außerhalb von Rotary

38. Pflichten des ClubsDokumentationDie Austauschtabelle • verwaltet der Jugenddienstleiter • Sofort verfügbar auf dem Desktop seines PC, Laptop und/oder Smartphone • bei Änderungen stets aktualisiert • verteilt aktualisierte Fassungen umgehend per Rundmail mittels der Adressen aus der Austauschtabelle selbst an alle in Club und Distrikt als E-Mail-Anhang

39. Pflichten des DistriktsUmsetzung der Anforderungen der Zertifizierung in den Clubs • Vorstellung der Programme in Clubs • Koordination der Öffentlichkeitsarbeit • Unterstützung der Clubs • Anforderungen von RI in Clubs umsetzen • Organisation der Seminare • Berichte an RI: Statistik einmal jährlich • Abbrüche und Missbrauch sofort melden

40. Pflichten des DistriktsErneuerungsantrag für Zertifizierung • Jährlicher Nachweis der Voraussetzungen • Jährlich neuer Antrag des Distriktes an RI mit Unterschriften des Governors und des YEX-Chairman siehe www.rotary1900.de/schueleraustausch - Info für - Jugenddienst – Zertifizierung – Zertifizierungsantrag…

41. Pflichten des DistriktsLeitlinien der Organisationim Distrikt 1900 Unser Weg: Eigenverantwortung und Eigeninitiative der Clubs Selbstauskunft Gastfamilienbogen Interne Zertifizierung mit Eigenanalyse Bei uns nicht üblich:Zentralistische Organisation Kontrolle Pol. Führungszeugnis Externe Zertifizierung mit Auditierung

42. Rotary InternationalFunktionen • Zentrale Datenerfassung • Information aller Distrikte (Preconvention, Rundschreiben, Adressverzeichnisse usw.) • Richtlinienkompetenz (z.B. Bewerbungsformulare, Regelwerke, Handbücher) • Überwachung der Aktivitäten der Distrikte • Zertifizierung

43. Rotary InternationalSanktionen • RI verbietet Austausch mit nicht zertifizierten Distrikten • Zuwiderhandlung wird von RI durch Entzug der Zertifizierung geahndet. • Analoges gilt für Clubs.