1 / 26

Skansen - et skanneprosjekt

Skansen - et skanneprosjekt. -Oppstart av prosjektet -Utstyret -Produksjonsløypa -Utfordringer -Skannefabrikken etter 2013. Deltakerkommunene. Averøya Fræna Gjemnes Rindal Sunndal. Eide trakk seg Kristiansund og Tingvoll takket nei til å være med. Oppstart av prosjektet.

sadah
Download Presentation

Skansen - et skanneprosjekt

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Skansen - et skanneprosjekt -Oppstart av prosjektet -Utstyret -Produksjonsløypa -Utfordringer -Skannefabrikken etter 2013

  2. Deltakerkommunene • Averøya • Fræna • Gjemnes • Rindal • Sunndal Eide trakk seg Kristiansund og Tingvoll takket nei til å være med

  3. Oppstart av prosjektet -konkurranse mellom alle deltakerkommunene om lokalisering -2 kommuner deltok, Nesset og Aure -sommeren 2009 ble Aure valgt som vertskommune.

  4. Ansettelser Høsten 2009 ansettelser -driftsleder 100% -medarbeidere 200% Alle ansatte var på plass 15.02.2010

  5. Lagring lokalt -fellespunktet i Kristiansund En pålogging til sak/arkivsystemene Ephorte og Acos 2 sentrale krav

  6. Innkjøp av utstyr/programvarer -skannere -arbeidsstasjoner -programvare for: -indeksering -skanning -etterarbeid -gjenfinning -integrasjon mot ephorte, MinSide, Altinn

  7. Forsinkelser Innkjøp av utstyr: -utarbeidelse av konkurransegrunnlag *for lite og uformelt samarbeid med innkjøpskontoret *tok utgangspunkt i andre kommuner sine konkurransegrunnlag *usikkerhet ang størrelsen på innkjøpet .

  8. -ulikt syn på prosessen, innkjøpskontoret-faggruppen -sykdom -ting tar alltid lengre tid enn man først tror.

  9. Hva gjør vi med de ansatte Driftsleder fikk 50% i prosjektet -planlegging/administrasjon Medarbeiderne -50% ble holdt igjen på sørviskontoret Vi satte i gang med rydding for Aure kommune, senere for Nesset. Vi har gått ut med tilbud til alle kommunene om rydding og indeksering

  10. Utstyr Utstyret ankom Gullstein i januar 2011 -instalert i februar -prøveproduksjon fra midten av februar -godkjenningstest 20. mars -planlagt overtakelse 1. juni Systemet er ikke vanskelig, men det har vært usikkerhet rundt gjenfinningen. Finner vi dokumentene som er skannet, og finner vi de på riktig plass?

  11. Opplæring To dager med opplæring på Gullstein Systemet er oversiktlig og greit, logisk oppbygd. En fordel å være kjent med arkivet, oppbygning, dokumentkategoriene. Vi lærer sammen med leverandøren

  12. Ryddeprosedyre Hva skal skannes Hva skal kastes Hvordan skal arkivet systematiseres Hva gjør vi når: -det mangler dokumenter -saker ikke er avsluttet -saker i papirarkivet er lagt på feil GBN osv

  13. Indeksering Registrere nøkkelinfo -GBN -BID -bygningstype -dato -saksnr -tiltaksart -søknadstype -kommentarfelt Lagres i en unik strekkode som skrives ut, og senere skannes

  14. Etterarbeid BraFangst -sletting -snu papirretning -beskjære Readsoft -knytte sammen sider i et dokument -kategorisere -dokumentdato BraArkiv -dokumentene blir lagret i braArkiv -redigere arkivet seinere

  15. Utfordringer *oppfølging av kommunene *ha arbeid til en hver tid *få til et funksjonelt arkiv *lik arkivstruktur for alle kommunene *integrasjon mot ephorte/MinSide/Altinn *ta i bruk det digitale arkivet i den enkelte kommune, den enkelte saksbehandler *ajourhold

  16. Skannefabrikken etter 2013 -få skannefabrikken til å bli varig -skaffe nye jobber -næringsliv -frivillige lag og organisasjoner -staten, fylkene, kommunene -nye oppdrag i ORKidé -felles postmottak

More Related