Varför arkiv?

1. Varför arkiv? • Arkiv bevarar vårt gemensamma minne. Genom arkiven värnas rätten till demokratisk insyn och den enskildes rättssäkerhet samt skapar vägar till kunskap om vår framtid och vårt förflutna.

2. Arkiv är inget nytt påfund Inledningen till den första Behistuninskriften. Fornpersisk kilskrift. Behistuninskriften är en samling kilinskrifter och skulpturarbeten på en klippvägg i byn Behistun, nära staden Kermanshah i västra Iran. Den är för kilskriften vad Rosettastenen är för de egyptiska hieroglyferna.

3. Öppenhet i det allmänna är en del av vår kultur och kallas för offentlighetsprincipen • Offentlighetsprincipen är av hög ålder • Består av fyra delar • Förhandlingsoffentlighet – från järnåldern, kanske äldre • Innebär att beslutande församlingars möten är öppna. • Handlingsoffentlighet - 1766 • Allmänna handlingar är som regel offentliga • Yttrandefrihet. • Vi får framföra våra åsikter utan förhandsgranskning av staten. • Meddelarskyddet • Som anställd i det offentliga har vi möjlighet att vända oss till massmedia för att berätta om saker, även i vissa fall hemliga saker, utan att myndigheten får efterforska vem som yttrat sig.

4. Handlingsoffentlighet • Regleras i en grundlag: • Tryckfrihetsförordningen (TF) 1949:105 • 2 kapitlet ”Om allmänna handlingars offentlighet”

5. Vad är en handling • 3 § Definierar vad en handling är för något • Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel.

6. Allmän handling • Kriterier när en handling är allmän • Förvarad 3 § ”Råder” • Inkommen 6 § Avskiljts för myndighetens räkning eller kommit till behörig tjänsteman tillhanda • Upprättad 7 § Expedierad, Justerad = ärende. Inget ärende… då man lyfter pennan vid sista punkten • Arkiverad 9 § Det som kommer till registrator efter handläggningen… En allmän handling kan sedan vara offentlig eller hemlig. Grundregeln är dock offentlig. För att en handling ska kunna vara hemlig måste det finns stöd i lag.

7. E-post • E-post anses av en del som ersättning för telefonsamtal. Men enligt grundlagen TF så är det en handling. • Behandla därför alltid e-posten på samma sätt som traditionella handlingar. • Det finns massor med dold information i många av de bilagor man brukar sända med e-post. Allt är inte av godo. • Skapa ett nytt dokument, gärna pdf för att ta bort versioner och onödig metadata.

8. Handling ? NEJ Förvarad ? Ej allmän handling JA Inkommen NEJ NEJ Upprättad Ej allmän handling JA JA JA Sekretess ? Skaderekvisit NEJ Allmän offentlig handling Rakt Omvänt Absolut Skall lämnas ut HEMLIG HEMLIG HEMLIG

9. Skaderekvisiten • Rakt (Offentlighet huvudregel) • om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till den enskilde lider men och eller skada om uppgiften röjs • Omvänt (Sekretess huvudregel) • om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den som uppgiften rör eller någon närstående till honom eller henne lider men eller skada • Absolut sekretess • Saknar skaderekvisit

10. Utlämnande av handling • Ska ske skyndsamt. I regel innebär detta omedelbart. • Den som begär ut handlingen har rätt att vara anonym. Så fråga inte onödvändigtvis vem personen är. • Efterforska inte heller syftet med begäran. • Då och då prövas detta av massmedia och studenter • Vid sekretess får man dock i viss mån efterforska syfte och identitet, men ej särskilt långtgående.

11. Vägran? • Vid vägran att lämna ut en handling ska ni berätta varför. • Inte allmän handling. • Sekretess råder. Ange vilket lagrum! • Upplys om att frågan kan hänskjutas till myndigheten för beslut. • Frågan prövas av myndigheten. • Vid nekande kan myndighetens beslut prövas av kammarrätten och slutligen av regeringsrätten. Känner ni er osäkra tag kontakt med er närmaste chef eller med mig.

12. Diarieföring - registrering? • Varför registrera handlingar? • Veta att de existerar – Skallkrav för hemliga handlingar • Se vem som har handlingen (ärendet) • Se sammanhang. • Allmänheten, Myndigheten, Tillsynsmyndigheter

13. Registrering • Ej registrering • Reklam • Cirkulär • Protokoll – egen serie • Av ringa betydelse • Registrering • Handlingar som inkommer eller expedieras i ärenden • Hemliga handlingar/ärenden

14. Var ska registreringen ske? • Arkivbildningen ska ske där verksamheten finns. • Därmed ska registreringen ske ute i verksamheten. På varje sektion finns en eller flera som arbetar som registrator.

15. Forskningsprojekt • Diarieförs och arkiveras där verksamheten är. • Allt ska inte diarieföras i forskningen men väl hållas ordnad så att handlingarna kan återfinnas utan bekymmer. • Externa intressenter kan genomföra revisioner. • Handlingarna tillhör myndigheten!  • Flyttar forskaren så ska handlingarna lämnas kvar på BTH • Resultatet av forskningen tillhör forskarna! 

16. Frågor?

17. Grupparbete • Nytt häfte • Samma upplägg… • Lite repetition (upprepning är kunskapens moder) • Lite nytt • Överkurshäfte för dem som redan kan allt

18. Äntligen var det slut! Eller nästan… redovisningen/genomgången kvarstår…