Hvordan lykkes med overgangen fra papir til fullelektronisk arkiv og saksbehandling

1. Hvordan lykkes med overgangen fra papir til fullelektronisk arkiv og saksbehandling Hvorforerdettesåvanskeligoghvordankan vi gjøreovergangensmidigere? Karin HabbestadInformation Manager Statkraft Energi AS

2. Hvem er jeg? Karin Habbestad Utdannet bibliotekar ved Statens Bibliotek- og informasjonshøgskole 1992 Kværner Engineering 1992-1998 Nestleder Infosenteret / Support på store prosjekter Statkraft AS:1998–mai 2005 Avdelingsleder Informasjonsforvaltning Juni 2005 – mars 2008 Intranettredaktør 1. Mars 2008 – Information Manager i PG (Power Generation) Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

3. Innhold • Statkraftkonsernet – en kort orientering • Flere forsøk på innføring av elektronisk arkiv i Statkraft • Hva er viktig å konsentrere seg om • Veien fra papir til elektronisk dokumenthåndtering • Arkivarens nye roller • Mange nye ord og hva betyr de egentlig? • Nytt regelverk og ISO 15489 Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

4. Statkraftkonsernet • Størst i Europa innen fornybar energi • Produserer og utvikler vannkraft, vindkraft, gasskraft, solkraft, biokraft og fjernvarme • 277 kraft- og fjernvarmeverk med en samlet installert effekt på rundt 15 800 MW • Vannkraftverkene har en samlet produksjonsevne på litt i overkant av 50 TWh årlig  • Satser på innovasjon og utvikler marin energi, saltkraft og andre nye energiløsninger • Betydelig aktør på de europeiske energibørsene og har spisskompetanse innen fysisk og finansiell krafthandel Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

5. Statkraftkonsernet forts • Leverer strøm og varme til om lag 600 000 kunder i Norge og Sverige • Eier 67 % av overføringskabelen BalticCable mellom Sverige og Tyskland • Bygger ut vannkraft i vekstmarkeder utenfor Europa gjennom selskapet SN Power • Over 100 års erfaring som leverandør av ren energi • Heleid av den norske stat • Konsernet hadde i 2009 en omsetning på 26 milliarder kroner • 3400 medarbeidere og virksomhet i over 20 land Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

6. Statkraft som arkivskaper • Statkraft er 100% eid av staten, men drives 100% etter forretningsmessige prinsipper • Ingen krav i forhold til Arkivloven • Må ikke følge NOARK eller Offentlighetsloven • Det er ingen spesielle lover eller regler som gjelder spesielt for kraftsektoren når det gjelder fagområdet dokumenthåndtering. • Det gis krav til dokumenthåndtering i bl.a. aksjeselskapsloven, arbeidsmiljøloven, bokførings- og regnskapslovgivningen, hvitvaskingsloven og personopplysningsloven • ISO 15489 gir overordnede føringer Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

7. Arkiv- og dokumenthåndtering i Statkraft • 1 arkivar (Statkraft AS) med ansvar for Sakarkiv • 1 Information Manager (Statkraft Energi AS) • Arkiv-/dokumenthåndteringsansvarlige i hver region • 4 regioner i Norge, 1 i Sverige og 1 i Tyskland/UK • Information manager har fagansvar for regionsansvarlige Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

8. HvaharskjeddiStatkraft? • 1992Statkraftverkene deles og det blir opprettet to statsforetak. Kraftproduksjonen legges til Statkraft SF, overføringsnettet til Statnett SF. • Stort papirarkiv som blir delt • Første forsøk på å innføre elektronisk arkiv • 2004 1. oktober blir Statkrafts virksomhet omorganisert fra statsforetak til aksjeselskap og konsernet Statkraft AS etableres. Staten eneeier • Andre, tredje og fjerde forsøk på å innføre elektronisk arkiv Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

9. En liten kuriositet • Informasjonseksplosjonen er kraftig. Faglig og vitenskapelig informasjon vokser eksponentielt og fordobles hvert femte år. Denne utviklingen kan illustreres slik: • De 10 bud bestod av 297 ord • Den amerikanske uavhengighetserklæringen bestod av 300 ord • Et EU-direktiv vedr. eksport av egg består av 30 000 ord Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

10. Elektronisk dokumenthåndtering – hvorfor er dette et slit å få til? • Ikke sterk nok fokus fra ledelsens side • Ikke tydelig nok i bedriftens overordnete strategier • Manglende visjoner og målsetting • Personlig vegring • Jeg vil ikke (les: orker ikke lære noe nytt, jeg vil jobbe som jeg alltid har gjort) • Jeg vil ikke at alle skal se mine dokumenter (les: jeg er litt usikker) • Det er ikke min jobb å arkivere (les: jeg har viktigere ting å gjøre) • Og mange andre vikarierende argumenter Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

11. . • Ikke helt på skinner med forretningsprosessene • Systemtekniske feil • Begrensninger i systemet Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

12. 1. forsøk på innføring av elektronisk arkiv Hvordan gikk det? • Ganske dårlig Fordi: • Ble bestilt av innkjøpsavdelingen. Hyllevare. ”Vi kjøper systemet først, så får brukerne lære seg å bruke det” • Hver region sin database – ikke innsyn på tvers av organisasjonen Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

13. 2. forsøk på innføring av elektronisk arkiv Hvordan gikk det? • Veldig dårlig – prosjektet ble terminert og delt opp i 4 mindre prosjekter Hvorfor? • Prosjektet vokste utover alle grenser • Altfor mange involverte med liten kompetanse på fagområdet (men som selvsagt mener å inneha denne kompetansen) • For dårlig forankring i ledelse og organisasjon Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

14. 3. forsøk på innføring av elektronisk arkiv Hvordan gikk det? • Bedre enn de to andre gangene Hvorfor? Liten prosjektgruppe med riktig sammensatt kompetanse Tett samarbeid med leverandør Større vilje og forståelse i organisasjonen – spesielt i Produksjonsdivisjonen Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

15. 4. forsøk på innføring av elektronisk arkiv Pågår nå • Vi er spent på hvordan dette går Hva har vi lært av tidligere prosjekter? Vi må ha: • Forankring – forankring - forankring • Klar visjon og målsetting • Klare avgrensninger • Tydelige hovedstrategier Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

16. 4. forsøk påinnføringavelektroniskarkiv • Handler ikkeom system men • 90% organisasjonsutvikling • 10 % system • Opplæringiinformasjonsforståelse • Hvorfor • Hvordan • For hvem • osv Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

17. Hvordan bør dette gjøres? • Overordnet forankring • Deltakelse i strategimøter med ledelsen (i det minste få komme med innspill) • Strategien skal plassere arkivtjenesten som et av flere strategiske virkemidler for konsernet til å oppnå sine strategiske mål • Strategien knyttes direkte opp mot konsernets overordnede mål • Arkivstrategien må eies av konsernledelsen og forvaltes av Arkivtjenesten. • Utarbeide klar visjon / målsetting Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

18. forts • Klare avgrensninger • Eks. ikke regnskapsdokumentasjon og annen informasjon som konsernet finner mer hensiktsmessig lagres i fagsystemer Forbered organisasjonen • Foreta prosess- og behovsanalyser • Involvér folket – informér og lytt Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

19. Arkivtekniske forberedelser Sakarkiv (all forretningskritisk dokumentasjon) • Vurdere • skarpt periodeskille på saksarkivet • registrere alle eksisterende saker med henvisning til det fysiske • hvorvidt man skal skanne inn alt eller kun skanning ved forespørsel Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

20. forts. arkivtekniske forberedelser Dokumentarkivet – alt det andre… • Utarbeid enkle kjøreregler • Definér hva som skal forventes å gjenfinnes i dokumentarkivet, eks. møtereferat hvor beslutninger er tatt • Opptil den enkelte å vurdere hvorvidt en del dokumentasjon skal lagres sentralt Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

21. Systemet • Brukervennlighet må stå i høysetet • Integrerte maler • Metadata eks. • Tittel, Emneord , Type, Prosjektnr., Arkivnøkkel? +++ • Roller må defineres • Enkle tilgangskontrollmatriser • Mailintegrasjon • Integrasjon med andre fagsystemer Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

22. Eksempler på en arkivars mange roller i en elektroniskhverdag • Kvalitetssikring (av lov- og regelverk, rutiner og saksbehandling) • Nettredaktør/Informasjonsarkitekt • Utvikleogstrukturerenettsider • Informasjonsspesialist • Rådgiver/Konsulent • Formidleegenkompetanse • Opplæringsansvarlig Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

23. Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

24. Hva er viktig – hvor ta tak? • Forstå forretningsprosessene • Sett deg inn i hvordan folk jobber, knytt kontakter • Bruk forretningsforståelsen til å sette opp systemene riktig • Skap en enklere hverdag for folket • Compliance - Følge lover, regler og standarder • Sett deg inn hva som gjelder og bruk det for hva det er verdt! Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

25. Compliance - Hva er nå det? ”Compliance” betyr egentlig etterlevelse eller overholdelse av regler Mye av grunnlaget for å være ”compliant” er at organisasjonen kan redegjøre for hvem som tok hvilke beslutninger på hvilket tidspunkt og samtidig kan dokumentere hvorfor man tok beslutningen. Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

26. Hva er viktig forts. • Lag en enklere hverdag for deg og andre som jobber med/drifter systemet/ene • Du må forstå kompleksiteten i systemintegrasjonen, dvs. mest mulig oppdateringer av felles grunnlagsdata på et sted • Få folk til å dra nytte av systemet • Lær folk enkle nyttige triks for lagring og gjenfinning – bruk systemet! • Fornøyde brukere • Det får du ved å opptre profesjonelt og sikkert (driv gjerne en aktiv ”pp-tjeneste”) • Få folk til å forstå at dokumenthåndtering er en prosess i prosessen Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

27. .. • Lær deg å utarbeide kravspesifikasjoner • Bidra med faglig kunnskap inn der hvor beslutninger skal fattes • Trykk på med compliance - det du kan om SOX, Eurosox, NOARK, Moreq, Offentlighetsloven +++ • Skaff deg et nettverk utenfor egen bedrift som du kan utveksle erfaringer med – sug til deg kunnskap! • Vær løsningsorientert, ikke problemorientert - Ikke syt og klag – bidra! Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

28. Hva er viktig fokus? • Hva ønsker vi å gjøre, å arbeide med ? • KLARGJØREforståelsen og betydningen av dokumenthåndtering/informasjonshåndtering • SIKREbedriftens virksomhetshukommelse • FORBEDREinformasjonskvaliteten • ØKEtopp- og bunnlinje med flere % Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

29. Ny rolle • Bidragsyter til etatens/virksomhetens suksess. • Pådrivertilenhetliginformasjonsbehandling. • Medspiller til informasjonsgjennfinning • Bistand til saksbehandlere / brukere • Kommissærer for beste praksis • Ikke lenger overvåker av saksbehandler / brukere (restanser mm), men veileder og kvalitetssikrer Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

30. Ny rolle forts. • Arkivarene eier de nye søkemotorene ! • Arkivaren er ansvarlig for hovedintegratoren i virksomheten! • Arkivaren er en av fler som ser etter muligheter for gevinst! Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

31. ”Vill ni se en stjärna, se på mej” !(Zarah Leander) • Vis hvem du er og hva du kan! • Heng deg på i alle sammenhenger der det er snakk om elektronisk dokumenthåndtering! • Opparbeid deg god IT-kunnskap og bli spesialist på EDM! • Lær deg ”butikken” • Lær deg enkle triks innenfor pedagogikk og psykologi • Vær hyggelig og blid • Få deg alliansepartnere Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

32. Fra kvantitet til kvalitet Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

33. MÅL! Mange skjær i sjøen mot målet ! Integra-sjoner mot andre systemer Strategi, styrende dokumenter Nyeversjoner, systemutvikling Opplæringog informasjon Drift og vedlikehold Samhandlinginternt og eksternt Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

34. Ligger svarene i noen av begrepene nedenfor? • Records Management • Document Management • Content Management • Enterprise Content Management • Knowledge Management • Information Management • Business Intelligence Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

35. Information Management = forvaltning av intern/ekstern informasjon Knowledge Management = både strukturert (eksplisitt) og human (taus) kapital i organisasjonen Enterprise Content Management = innholdshåndtering for hele virksomheten Content Management = innholdshåndtering Document Management = dokumenthåndtering Records Management = arkivdanning RM DM CM KM IM Teknisk infrastruktur, hardware og drift av systemer Overordneteforretningsstrategierog-mål Business Intelligence BI = beslutningsstøtte Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

36. Kort og oppsummert om trendordene • Document Management = Dokumenthåndtering, behandling av alle typer dokumenter, både arbeidsdokumenter og arkivdokumenter • Content Management = Innholdshåndtering, behandling av all type innhold (dokumenter og data) i en organisasjon • Knowledge Management = Kompetanseledelse, bevisst utvalg og forvaltning av eksplisitt informasjon og human kapital • Information Management = Innformasjonsstyring, styring av virksomhetens interne informasjon og kontakt utad (Internett, tilgang til ekstern informasjon) • Records Management = Arkivbehandling, håndtering av arkivverdig dokumentasjon • Business Intelligence = Anvendelse av firma/markedsinformasjon, som underlag for viktige forretningsvurderinger og beslutninger Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

37. Aktuelt regelverk for privat sektor • SOX (Sarbanes-OxleyAct) • EuroSox - EUs 4., 7. og 8. direktiv • ISO 15489 Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

38. SOX • SOX (underskrevet av Bush 30. juli 2002) oppstod i kjølvannet etter ENRON og Arthur Andersen skandalene i USA • Gjelder for børsnoterte selskaper i USA • Eksempelvis er Telenor børsnotert i USA (skal ha kostet dem 6-700 millioner å rette seg etter SOX) Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

39. SOX SOX består av 11 seksjoner og omfatter bl.a. • Krav til styresammensetning og kompetanse • Nye standarder for bokføring, finansiell auditering og revisjon • Krav til styremedlemmers og ledelsens troverdighet • Krav til revisorers uavhengighet • Krav til kommunikasjon • Etiske standarder • Etablering av Public Company AccountingOversightBoard (PCAOB) for å sikre at revisorbransjen overholder lovgivningen og standardene utvikles og tilpasses Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

40. EUs 4, 7 og 8 direktiv (EuroSOX) • Den europeiske varianten av SOX • Omfattende regelverk for god risiko- og virksomhetsstyring • Omhandler • Regnskapsloven • Revisjonsloven • Aksje-/bokføringsloven • Høringen er gjennomført, men ligger fortsatt i Finansdepartementet Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

41. ISO 15489 – Information and documentation – Recordsmanagement • Den første internasjonale standarden som setter opp et sett med ”universelle” krav til en forsvarlig arkivdanning • Den identifiserer de overordnede kravene til det organisatoriske rammeverket en forsvarlig arkivtjeneste skal virke under • Helt overordnede krav til et elektronisk arkiv og til viktige elementer som må oppfylles for at man skal ha en forsvarlig arkivtjeneste Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

42. Viktig å vite I et hierarki er forholdene mellom kravene følgende Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

43. . Takk for oppmerksomheten Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010