1 / 18

Elektronisk dokumentbehandling Gamle rutiner i ny drakt eller helt nye tanker?

Elektronisk dokumentbehandling Gamle rutiner i ny drakt eller helt nye tanker?. Catherine Janson daVinci Consulting AS. Innhold. Gevinster Litt om innføring av IT-løsninger Elektronisk arkiv i en større sammenheng Målgrupper og utfordringer Noen erfaringer.

stash
Download Presentation

Elektronisk dokumentbehandling Gamle rutiner i ny drakt eller helt nye tanker?

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Elektronisk dokumentbehandlingGamle rutiner i ny drakt eller helt nye tanker? Catherine Janson daVinci Consulting AS

  2. Innhold • Gevinster • Litt om innføring av IT-løsninger • Elektronisk arkiv i en større sammenheng • Målgrupper og utfordringer • Noen erfaringer

  3. Første utfordring – tydelige og kvantifiserte mål

  4. Litt om gevinster • Service - publikumsopplevelser • Tilgjengelig kommune • Tidsgevinster • Elektronisk kommunikasjon • Gjenfinning av informasjon • Effektivisering – produsere raskere • Oppgaver som forsvinnner • Kronebesparelser • Applikasjonskostnader forsvinner • Fagsystemer kan erstattes • Kvalitetsgevinster • Alle jobber på samme måte • Gjenbruk

  5. Gevinstene kommer sent Prosjekt slutt • Lang overgangsperiode med aktive papirarkiv • Pågående saker trenger gamle dokumenter fra papirarkivet • Nye rutiner og arbeidsmåter • Alle skal lære “et nytt språk” • Optimalisering av rutiner og saksprosesser “by doing”

  6. Implementering av IT-systemer Kilde: ”IT i Praksis 2005” Rambøll Management og Den Norske Dataforeningen

  7. Elektronisk arkiv og saksbehandling eSak IKKE et IT-prosjekt, IKKE et arkiv-prosjekt, Men et organisasjonsutviklingsprosjekt med flere målgrupper; • Ledelse • Saksbehandlere • Arkivtjenesten • IT drift • Publikum

  8. Prosesskartlegging - skjenkesak

  9. Elektronisk Skjenkesak

  10. Arkivarenes endrede rolle PAPIR ELEKTRONISK Arkiv

  11. De store sammenhenger

  12. Flere sammenhenger Rutiner Rutiner Spesiell saksbehandling (for eksempel personal) BK kursdok . Elektronisk dialog Generell saksbehandling Acos kursdok . . Skriveregler Skriveregler Spesiell saksbehandling Arkivrutiner Generell saksbehandling Arkivplan Arkiv- system WebSak IT-kompetanse IT - kompetanse Arkivloven/ Noark , Noark 4 4 Offentlighetsloven Offentlighet, meroffentlighet, Forvaltningsloven forvaltning, Kommuneloven , personopplysninger

  13. 3 viktige målgrupper • Arkivarer • Saksbehandlere • Ledelsen

  14. Vanlige felles utfordringer • WebSak og integrasjon med Outlook og Word • Varierende endringsvillighet • Nytt språk – Noark 4 • Avlæring av gamle rutiner • Større behov for samhandling og forståelse for hverandres oppgaver • Publikumsorientering • Postfordeling og offentlighetsvurdering • Hente ut gevinster eller fortsette som før? • ”…Alt er systemets feil…” Egentlig vet man bare når man vet lite. Sammen med kunnskaper vokser tvilen. Johann Wolfgang von Goethe

  15. Utfordringer og muligheter - ledelsen • Forankring og forståelse i konkurranse med andre mer presserende oppgaver • Fokus på organisasjonsutvikling – ikke system • Postfordeling - stedfortrederfunksjon • Oppfølging av saksbehandlere • Kvalitetssikring av saker til politisk behandling • Godkjenning/signatur • Forståelse og oppfølging av gevinster • …men jeg er da ingen saksbehandler • Muligheter for å følge hele saksprosessen • Statistikk over saksbehandling

  16. Utfordringer - saksbehandlere • Varierende grad av standardiserte arbeidsprosesser • Mange ”lokale” arkiver • Helhetsforståelse av et komplisert system • Varierende arbeidsmiljø i forhold til kollektiv læring • Ansvar for tilpasning av system og rutiner

  17. Erfaringer jeg har samlet opp • Uten ledelsens ekte engasjement oppnås ikke suksess • Generelt fokuserer virksomheter for mye på “å kjøpe” samhandling i stedet for å fokusere på oppførselen/arbeidsmåten som den fremhever. Organisasjonens kultur må settes i fokus. • Få skjønner hva elektronisk arkiv innebærer og hva som skjer hvis den elektroniske kjeden brytes • Manglende fokus på de ulike brukergrupper – alle behandles likt • Opplæring er for mye fokusert på system og for lite på oppgaveforståelse og konsekvenser

  18. Spørsmål og svar

More Related