FOCALIZACIÓN ESTRATÉGICA Variables Internas ETAPA TRES

1. FOCALIZACIÓN ESTRATÉGICA Variables Internas ETAPA TRES Marzo 16 de 2007

2. Focalización Estratégica Ubicación Estratégica. Recordar Variables externas La Focalización Estratégica es el complemento al análisis de variables que se hace en el proceso de Direccionamiento Estratégico. Recordemos que realizamos un análisis de las variables externas. Identificamos variables, luego seleccionamos las dos (tres) más importantes de cada contexto (10). Posteriormente, seleccionamos las que tienen un alto impacto positivo o negativo, lo cual da origen a los Escenarios Futuros de la Superintendencia de notariado y registro en el año 2011 Revisar las tendencias. La cadena de valor: Variables internas y externas

3. Focalización Estratégica Ubicación Estratégica. • Análisis de la ventaja competitiva: • Análisis de la cadena de valor: • Ya es mirar las actividades internas y externas de la SNR y su relación con las fuerzas competitivas. • 2. Análisis de las competencias nucleares: • Las competencias nucleares son aquellas que determinan de manera crucialla ventaja competitiva de una organización y son difíciles de imitar por la competencia. Son diferentes dependiendo de la posición de la empresa y de las estrategias que aplica. Ej.: El servicio personalizado al cliente, entrega a domicilio, apertura de otros horarios, etc.

4. Focalización Estratégica Ubicación Estratégica. • Análisis de la ventaja competitiva: • Análisis del liderazgo en costos, la diferenciación, la proximidad al cliente, la curva de experiencia y el enfoque. • La efectividad: Medida de valor que se puede crear con determinados recursos. • El conocimiento. • El benchmarking. • La comparación con los estándares del sector. • El análisis DOFA. • Identificación de los aspectos clave. FCE

5. Focalización Estratégica VariablesInternas Ahora veremos cómo analizar las variables internas de la SNR de forma que podamos identificar los Factores Críticos de Éxito (FCE) y los Factores Críticos Negativos (FCN). Recordemos que una variable es un elemento que se puede medir; es decir, que se puede verificar su estado (status) y que además puede cambiar en el tiempo. La Focalización Estratégica busca identificar aquellas variables que representan Fortalezas de la organización frente a su competencia y dentro de su sector y a la vez, identificar también aquellas variables que representan una Debilidad frente a la competencia dentro del sector en que opera la organización. Finalmente, la Focalización Estratégica nos debe mostrar en qué somos competitivos y en qué no lo somos actualmente y cómo el entorno afecta dichas variables.

6. Focalización Estratégica Veamos lo que es un FCE y un FCN: Factor Crítico de Éxito (FCE): Es una variable interna de la organización que se comporta de forma positiva. Es decir; tiene alto impacto positivo para la organización. Se identifica como una Fortaleza. Generalmente, un FCE es positivo porque ayuda o contribuye a crear “una posición estratégica única y sostenible” por uno o varios de los siguientes comportamientos: Liderazgo en costos, valor para el cliente, sostenible en el tiempo, difícil de imitar, ser mejor frente a la competencia, eliminación de restricciones, curva de experiencia, diferenciación, ganar más dinero que la competencia

7. Focalización Estratégica Factor Crítico de Éxito (FCE): Son aquellos componentes de la estrategia en los que la organización se destaca para superar a sus competidores. Están soportados por las competencias nucleares en las actividades específicas o en la gestión de los vínculos entre actividades Ejemplos de FCE:rapidez en la respuesta al cliente, capacidad de respuesta al cliente, productos adaptados a requerimientos del cliente, personal competente y de desempeño superior. Utilidad por acción, Participación en el mercado, relación pasivo capital. Si un FCE consiste en acelerar la introducción en el mercado de un nuevo producto, este factor puede venir determinado por las competencias centrales de la logística de la distribución física y por las habilidades de negociación con los clientes y proveedores.

8. Focalización Estratégica Factor Crítico Negativo (FCN): Es una variable interna de la organización que se comporta de forma negativa. Es decir, tiene alto impacto negativo para la organización. Se identifica como una Debilidad. Generalmente, un FCN, es negativo porque contribuye a destruir valor para la empresa por uno o varios de los siguientes comportamientos: Incrementar costos, destruir valor de cara al cliente, no ser sostenible en el tiempo, ser fácil de imitar, ser igual o de menor desempeño frente a la competencia, consumir recursos en exceso, restringir la operación, tener un talento humano desmotivado, entre otros. Ejemplos de FCN: clientes insatisfechos, baja rotación cartera, personal no competente (diferente a incompetente), incremento de las perdidas

9. Focalización Estratégica • Los FCE o Fortalezas y los FCN o Debilidades se pueden identificar a partir de varias fuentes de la operación de la SNR tales como: • Recursos: Capacidad Financiera, Talento Humano, Infraestructura Física/Tecnológica, Proveedores. Flujos esenciales de valor • Procesos: Métodos de Trabajo, Flexibilidad, Tiempo, Costos, Canales de distribución, Clientes, Eficiencia. • Resultado (Producto o Servicio): Calidad, Servicio al Cliente, Valor Agregado, Mercados en que opera, Eficacia, Efectividad.

10. Focalización Estratégica • Podemos tomar tres caminos para identificar los FCE y los FCN así: • Revisar la Cadena de Valor en sus Actividades Primarias y en las de Soporte: integralmente, es decir, el grupo de procesos como un todo. REVISAR EL MAPA DE PROCESOS • Revisar la Cadena de Valor en los procesos más críticos: aquellos que usan los recursos más importantes, usan los métodos de trabajo más críticos y le dan la cara al cliente. • Revisar la Cadena de Valor en cada uno de sus procesos constitutivos. • Finalmente, deberemos obtener un listado de los FCE y los FCN de toda la SNR a lo largo de toda su operación.

11. Focalización Estratégica • Cuatro pasos sencillos para definir Factores críticos de éxito: • Conozca las relaciones importantes o articulaciones de los procesos: Las interrelaciones de la cadena de valor: • Defina las áreas de éxito: Áreas de éxito definidas por la cadena de valor. Dar una visión general al cuadro de mando integral, mirar las cuatro perspectivas: Financiera, del cliente, de los procesos internos y de Aprendizaje. • Identificar los FCE-FCN por cada área de éxito: Hacer el listado de FCE- FCN. • Determinar el Status de los FCE- FCN: Reunir información. Hechos, registros, datos e información útil para cada Factor.

12. Focalización Estratégica Cuando se contrastan los FCE y los FCN con respecto de las variables externas(las de los Escenario del SNR 2011), debemos identificar el conjunto de elementos que al operacionalizarse posibilitan la competitividad de la organización, es decir, posibilitan que se logren resultados centrados y con valor agregado para el cliente, medibles y mejores que los de la competencia. En resumen, un Foco Estratégico es la confluencia de variables externas e internas que permiten el logro de la posición estrategica única y sostenible para la organización a través de acciones unificadas, dirigidas y de desempeño superior.

13. Focalización Estratégica En consecuencia, la Focalización Estratégicaes la combinación de los elementos que nos hacen/harán fuertes, con una calificación mayor y con una mayor aceptación frente a las alternativas que ofrecen los competidores. Con diferenciación y con unas competencias nucleares que frente a la competencia. Es la acción de orientar el conjunto de FCE para hacer más fuerte y vigorosa la organización, para el logro de lo que se propone en el término de un tiempo específico. Cuando tenemos todos los Focos podemos entonces definir el Mapa de Focos Estratégico, el cual no es más que la relación entre los diferentes focos. Es la esencia de la dirección estratégica, es la “estructura vital de lo que se hará y para qué lo hará la SNR”.

14. Focalización Estratégica ETAPA 3. APLICACIÓN PRÁCTICA FOCALIZACIÓN ESTRATÉGICA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO La Metodología para definir los Focos Estratégicos se realiza a través de 6 pasos principales así:

15. Focalización Estratégica • Paso 1. Revisar la Cadena de Valor e identificar los FCE y los FCN. Formato 1. • Tener en cuenta los criterios de selección: • a) FCE:Es una variable interna de la organización que se comporta de forma positiva. Tiene alto impacto positivo para la organización. Se identifica como una Fortaleza. FCN:Es una variable interna de la organización que se comporta de forma negativa. Es decir, tiene alto impacto negativo para la organización. Se identifica como una Debilidad. • Identificar para los procesos, los FCE y FCN: Revisar la cadena de valor • Los cuatro pasos para la identificación de los FCE:Conozca las relaciones importantes o articulaciones de los procesos. Definir las áreas de éxito-Procesos. Identificar los FCE-FCN por cada área de éxito. Determinar el Status de los FCE- FCN:

16. Paso 1. Revisar la Cadena de Valor e identificar los FCE y los FCN POR PROCESO. Formato 1.

17. Paso 1. Revisar la Cadena de Valor e identificar los FCE y los FCN POR PROCESO. Formato 1. Posteriormente se hizo ajustes a nombres de los procesos, quedando asís: Administración notarial. Orientación a notarios y cónsules. Gestión, peticiones, quejas y reclamos notarial. Procesos disciplinarios a notarios.

18. Paso 1. Revisar la Cadena de Valor e identificar los FCE y los FCN POR PROCESO. Formato 1.

19. Paso 1. Revisar la Cadena de Valor e identificar los FCE y los FCN POR PROCESO. Formato 1.

20. Paso 1. Revisar la Cadena de Valor e identificar los FCE y los FCN POR PROCESO. Formato 1.

21. Paso 1. Revisar la Cadena de Valor e identificar los FCE y los FCN POR PROCESO. Formato 1.

22. Paso 1. Revisar la Cadena de Valor e identificar los FCE y los FCN POR PROCESO. Formato 1.

23. Paso 1. Revisar la Cadena de Valor e identificar los FCE y los FCN POR PROCESO. Formato 1.

24. Focalización Estratégica Paso 2. Priorizar los FCN y FCE . Formato 2. La calificación se basa en si el FCE o FCN impacta o no otras variables internas. Se califica con 1 si impacta y con 0 si no lo hace. Al final se suman los impactos para obtener los puntajes de cada FCE / FCN y se escogen aproximadamente los 10 FCE y FCN de mayor puntaje. El impacto se define como un causante de cambios en la variable interna, sea éste positivo o negativo. Se priorizan 10 FCE y 10FCN

25. Focalización Estratégica – Formato 2 El Criterio para priorizar los FCE y los FCN se basa en el Impacto sobre las siguientes variables internas:

26. Calificar directamente en formato 1A Focalización Estratégica – Formato 2A

27. Calificado directamente en formato 1A Focalización Estratégica – Formato 2A

28. Paso 2. Selección de los 13 factores críticos de éxito negativos. Formato 2B. • Listado de los 13 FCE seleccionados: • Custodia y conservación de la tradición jurídica de la propiedad inmobiliaria. • Respuesta a las solicitudes del usuario (información registral) • Contribuir con la guarda de la fé pública en la transacción inmobiliaria • Presencia institucional de la SNR para ejercer orientación, inspección, vigilancia y control. • Utilización de medios de comunicación .para divulgar servicios • Línea de atención al ciudadano y página Web. • Existencia de infraestructura para el soporte tecnológico • Proyecto asistencia técnica administrativa con recursos • Mantenimiento al software de folio magnético / folio / ERP • Implementación SIR – SIN y otras tecnologías • Facilitar el pago del servicio al cliente • Exclusividad del servicio e infraestructura física y tecnológica • Se busca la certificación de servicios a partir del 2008

29. Paso 2. Selección de los 13 factores críticos de éxito negativos. Formato 2B. • Listado de los 13 FCN seleccionados: • Falta de conectividad interna y externa • Falta de tecnología para la prestación del servicio • Falta de control y seguimiento al proyecto de modernización • Alto porcentaje de transferencia al sector justicia • Insuficientes recursos para la ejecución de planes, programas y proyectos • Limitación de recursos presupuestales y políticas para proyectos plurianuales • Falta de mejoramiento continuo de procesos • Diversidad de sistemas de información, obsolescencia tecnológica y de infraestructura física • Carencia de cobertura nacional e insuficiente asignación de recursos • Carencia de guía del usuario y tecnología asociada al servicio • Falta de capacitación, políticas, compromiso, lineamientos, estrategias enfocadas en la cultura de servicio • Falta hacer mercadeo y seguimiento a la prestación de los servicios • Falta de presencia Institucional en algunas zonas del país

30. Paso 2. seleccionados los FCE Y FCN, se identifica el estatus y la meta . Formato 2C.

31. Paso 2. seleccionados los FCE Y FCN, se identifica el estatus y la meta . Formato 2C.

32. Paso 2. seleccionados los FCE Y FCN, se identifica el estatus y la meta . Formato 2C.

33. Paso 2. seleccionados los FCE Y FCN, se identifica el estatus y la meta . Formato 2C.

34. Focalización Estratégica Paso 3. Definir el impacto (si existe) de cada una de las variables externas (las tendencias de alto impacto de la SNR 2011 ) sobre los FCE y FCN (variables internas) priorizadas. Formato 3 La lógica para llenar este formato es: Primero:se analiza si la variable externa (las tendencias que se identificaron 14) impacta (positiva o negativamente) el FCE o el FCN, en caso tal se pone una X en la casilla respectiva. Segundo: se llena la casilla con lo que la empresa debería hacer para aprovechar la oportunidad (si el impacto es positivo) o para minimizar la amenaza (si el impacto es negativo).EJ. Inversión, mejoramiento, Tercero: las acciones que queden en las casillas pasarán a ser los FOCOS ESTRATEGICOS de la SNR

35. Definir el impacto (si existe) de cada una de las variables externas (las tendencias de alto impacto de la SNR 2011 ) sobre los FCE y FCN (variables internas) priorizadas. Formato 3 Tendencias 14 tendendecias: se hizo el ejercicio en equipo y se calificaron la automáticamente por el equipo

36. Construcción de Escenarios. Paso 9 Formato 10. Hacerlo en Word • Redacción de los escenarios futuros: • Para el período 2007-2011 la SNR, actualizó la normatividad, que contribuyó al mejoramiento en la prestación del servicio al ciudadano. • En el período 2007-2011 en la SNR, se realizaron los concursos de carrera notarial, dando cumplimiento a la normatividad vigente. • En el período 2007-2011 la SNR, desarrolló su gestión administrativa dando cumplimiento a la normatividad sin traumatismos y en acato a las normas legales aplicables a la entidad. • En el período 2007- 2011 en la SNR, se incrementaron sustancialmente los ingresos financieros y los salarios de los trabajadores. • Para el período 2007-2011 en la SNR, se modificaron e incrementaron las tarifas de los servicios prestados y se crearon nuevos servicios. • En el período 2007-2011, se presentó un crecimiento en las transacciones del sector inmobiliario, generando un incremento en los ingresos de la SNR

37. Construcción de Escenarios. Paso 9 Formato 10. Hacerlo en Word • Redacción de los escenarios futuros: • 7. En el período 2007-2011 la SNR, cumplió con los objetivos de orientación, inspección, vigilancia y control de los servicios registrales y notariales, inclusive, en las zonas de alto riesgo, como consecuencia del mejoramiento del orden público nacional. • 8. En el 2011 la SNR, cuenta con mayor posicionamiento e imagen institucional frente al ciudadano. • 9. En el período 2007-2011 la SNR, realizó las inversiones y las actualizaciones requeridas en tecnología e infraestructura física, obteniendo un sistema de información integral. • En el período 2007- 2011 la SNR, desarrolló su propio portal Web, brindándole una mayor accesibilidad de la información al ciudadano. • En el 2011 la SNR, cuenta con un sistema de control para el protocolo notarial y un sistema de archivo registral moderno.

38. Construcción de Escenarios. Paso 9 Formato 10. Hacerlo en Word Redacción de los escenarios futuros: 12. En el período 2007-2011 la SNR, elaboró y desarrolló los programas de higiene y seguridad (salud ocupacional) de conformidad con lo previsto en la ley, para mitigar el riesgo a que están sometidos los empleados y clientes. 13. En el período 2007-2011 la SNR, logró incrementar la cobertura nacional en la prestación del servicio publico registral y notarial. 14. En el 2011 la SNR, tiene estandarizados los procesos para una mejora continua en la prestación del servicio al ciudadano.

39. Focalización Estratégica Paso 4. Identificar los FOCOS ESTRATEGICOS de la SNR Formato 4A. Se toman las acciones que quedaron en las casillas del formato 3. Pasarán a ser los FOCOS ESTRATEGICOS de la SNR.

40. Focalización Estratégica – Focos estratégicos. Formato 4A

41. Focalización Estratégica – Formato 4 B Posterior a listar TODOS los Focos Estratégicos, se deben revisar de éstos cuáles incluyen a otros, cuáles conforman uno solo y cuáles son independientes. Así identificaremos los Focos Estratégicos definitivos. Se seleccionan 5,7,9 focos estratégicos.

42. Focalización Estratégica • FOCOS ESTRATEGICOS de la SNR • Inversión y recursos financieros para mejoramiento en tecnología e infraestructura física • Capacitación, profesionalización del talento humano y cultura del servicio. • Mejoramiento de procesos y sistema de gestión de la calidad para certificación ISO • Mercadeo para posicionamiento e imagen corporativa • Servicio al ciudadano. • Comunicación en servicios y tarifas. • Cobertura en la presencia institucional • Actualización de la normatividad existente. • Sistema integrado de información documental (archivistito) • Formulación y seguimiento de proyectos de inversión • Conectividad y sistema de información integrado • Convenios interadministrativos para la conectividad. • Venta de nuevos servicio y nuevas fuentes de financiación. • Proactividad normativa. • Proyectos plurianulaes.

43. Focalización Estratégica – Formato 4B Focalización Estratégica – Formato 4 C • Posterior a listar TODOS los Focos Estratégicos, se deben revisar de éstos cuáles incluyen a otros, cuáles conforman uno solo y cuáles son independientes. Así identificaremos los Focos Estratégicos definitivos: • 1 • 2 • 3 • 4 • 5 • 6 • 7 • 8

44. Focalización Estratégica Paso 5. Graficar los Focos y sus relaciones siguiendo las instrucciones del mismo. Formato 5 El siguiente paso es relacionar los Focos entre sí, de manera que podamos identificar cuáles impactan sobre otros y cuáles son impactados para definir aquellos de mayor impacto y los de menor impacto según sus relaciones. Se toma cada foco y se relaciona su impacto con los demás focos. Se toma el impacto de cada foco con un color distinto para identificar claramente el número de impactos.

45. Focalización Estratégica SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO • FOCOS ESTRATEGICOS de la SNR: • Capacitación y profesionalización del servidor público. • Inversión y asignación de recursos financieros para el mejoramiento de la tecnología, la infraestructura física y el desarrollo organizacional. • Cultura del servicio • Mejoramiento continuo de procesos, gestión de la calidad y certificación NTCGP:1000-20004 • Formulación y seguimiento de proyectos plurianuales de inversión • Proactividad y articulación normativa • Mercadeo, cobertura, comunicación e imagen institucional • Venta de nuevos servicios y actualización tarifaría • Sistema de información integrado para la conectividad y la gestión documental.

46. Focalización Estratégica Inversión 8 Capacitación 8 Cultura Servicio 8 Mejoramiento Procesos 8 Formulación y s. Proyecto 6 Proactividad 8 Mercadeo Cobertura Imagen 8 Sii y gestión Documental 8 Nuevos Servicios y Tarifas 8

47. Focos Estratégicos de la Superintendencia de Notariado y Registro Inversión y asignación de recursos financieros para el mejoramiento de la tecnología, la infraestructura física y el desarrollo Organizacional Capacitación y profesionalización del servidor público Cultura del Servicio. Mejoramiento continuo de procesos, gestión de la calidad y Certificación NTCGP:1000-2004. Proactividad y articulación Normativa Formulación y seguimiento de proyectos plurianuales de inversión Mercadeo, cobertura, comunicación e imagen institucional Sistema de Información Integrado para la conectividad y la gestión documental Venta de nuevos Servicios y actualización tarifaría

48. Focalización Estratégica Paso 6. Definir lo que cada FOCO significa y qué quiere la Superintendencia de notariado y registro Finalmente, terminaremos el ejercicio de Focalización Estratégica definiendo QUÉ SIGNIFICA cada Foco y QUÉ QUIERE la SNR en cada uno de éstos.

49. Focalización Estratégica – Formato 6

50. Focalización Estratégica – Formato 6