Il DPS: cos’è e come si aggiorna a cura dell’Avvocato Marco Maglio

1. Il DPS: cos’è e come si aggiornaa cura dell’Avvocato Marco Maglio LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI

2. Introduzione Questo corso ha un contenuto operativo e spiega cos’è e come si aggiorna il Documento Programmatico sulla Sicurezza (DPS). L’incontro ha una durata di circa 60 minuti ed è prevista una pausa intermedia di cinque minuti. Alla fine potrete formulare domande che formeranno oggetto di risposta in un’apposita sezione di FAQ.

3. Contenuti del corso Tratteremo questi argomenti: • il documento programmatico sulla sicurezza: funzioni, struttura e contenuti • come verificare il grado di aggiornamento del DPS • le risposte alle domande classiche - l’aggiornamento è sempre necessario? • quali notizie fornire nell’aggiornamento? • l’aggiornamento deve avere data certa? • come redigere l’aggiornamento del DPS • come comunicare l’avvenuto aggiornamento del DPS • a chi comunicare l’avvenuto aggiornamento • cosa fare e cosa non fare dopo l’aggiornamento • consigli per pianificare i futuri aggiornamenti

4. Live Meeting Poll Introduzione Avete redatto il DPS l’anno precedente? • Sì • No • Ho predisposto una bozza • Sto procedendo all'aggiornamento periodico Changes directly made to this slide will not be displayed in Live Meeting. Edit this slide by selecting Properties in the Live Meeting Presentation menu.

5. Cosa è il documento programmatico sulla sicurezza Il documento programmatico è una delle misure minime di sicurezza prescritte dalla normativa per gestire correttamente i rischi connessi al trattamento dei dati personali. Le misure di sicurezza hanno lo scopo di prevenire i rischi di distruzione, intrusione o uso improprio dei dati personali. Alle precauzioni già previste nella normativa fin dal 1999 (password, codici identificativi, utilizzo di antivirus aggiornati) con l’adozione del Codice in materia di protezione dei dati personali, dopo il 31 marzo 2006, sono state aggiunte anche forme di autenticazione informatica, sistemi di cifratura, procedure per il ripristino dei dati da adottare a seconda della sensibilità e del livello di rischio legato al trattamento dei dati. Nel caso in cui il titolare ometta l’adozione delle misure minime è prevista la pena dell’arresto sino a due anni o, alternativamente, l’ammenda da euro 10.000 a 50.000.

6. Live Meeting Poll Cosa è il documento programmatico sulla sicurezza Avete già partecipato ai precedenti webcast Microsoft sul trattamento dei dati personali • Sì • No Changes directly made to this slide will not be displayed in Live Meeting. Edit this slide by selecting Properties in the Live Meeting Presentation menu.

7. L’aggiornamento annuale del DPS Il 31 marzo di ogni anno scade il termine per l’aggiornamento obbligatorio del Documento Programmatico sulla sicurezza. L’aggiornamento non è una mera formalità, ma deve dimostrare che l’azienda ha tenuto costantemente sotto controllo le attività di trattamento dei dati. In un quadro di evoluzione tecnologica costante, il DPS va aggiornato almeno una volta all’anno, entro il 31 marzo, da parte del Titolare, anche avvalendosi dei responsabili eventualmente designati. In pratica entro il 31 marzo di ogni anno il Titolare del trattamento è tenuto a verificare se nel corso dell’anno appena trascorso sono intervenute variazioni rispetto a quanto indicato l’anno precedente. Dell’avvenuta redazione va data notizia nella relazione accompagnatoria al Bilancio. Ai sensi della regola 26 dell’allegato B al D.lgs 196/2003, “il titolare, nella relazione accompagnatoria del bilancio d'esercizio, se dovuta, riferisce dell'avvenuta redazione o aggiornamento del documento programmatico sulla sicurezza.”

8. Il DPS è obbligatorio per chiunque? Secondo l’allegato B del D.lgs. 196/2003 il documento è obbligatorio solo per i soggetti che trattano dati sensibili e giudiziari, ma la sua adozione è essenziale per l’adeguata analisi e prevenzione dei rischi legati all’illecito trattamento dei dati. Non redigere il DPS determina l’automatico innalzamento dei rischi connessi al trattamento. Per questo motivo la sua redazione, anche se non rigorosamente obbligatoria, è da considerarsi una necessaria cautela da adottare per la corretta organizzazione.

9. Live Meeting Poll Il DPS è obbligatorio per chiunque? Avete munito di data certa il vostro DPS? • Sì • No • Ne ho sentito parlare ma non l’ho fatto Changes directly made to this slide will not be displayed in Live Meeting. Edit this slide by selecting Properties in the Live Meeting Presentation menu.

10. Il Documento Programmatico deve avere data certa? Non esiste nessuna disposizione che preveda un obbligo di data certa per il DPS. Questo vale anche per l’aggiornamento annuale. La diffusione di una “leggenda metropolitana” a questo proposito deriva da una frettolosa lettura della normativa. L’unico riferimento alla data certa riguarda l’ipotesi (oggi superata) di usufruire di un maggior termine per l’adozione delle misure di sicurezza. Ai sensi dell’Art. 180 del D.lgs. 196/2003 “Il titolare che alla data di entrata in vigore del presente codice dispone di strumenti elettronici che, per obiettive ragioni tecniche, non consentono in tutto o in parte l'immediata applicazione delle misure minime di cui all'articolo 34 e delle corrispondenti modalità tecniche di cui all'allegato B, descrive le medesime ragioni in un documento a data certa da conservare presso la propria struttura.”

11. Qual è il contenuto del DPS? Il DPS deve fornire idonee informazioni riguardo a : a) l’elenco dei trattamenti di dati personali; b) la distribuzione dei compiti e delle responsabilità in relazione al trattamento dei dati; c) l’analisi dei rischi; d) le misure da adottare per garantire l’integrità e la disponibilità dei dati, nonché le disposizioni per la protezione dei locali destinati alla custodia; e) la descrizione dei criteri e delle modalità per il ripristino della disponibilità dei dati in seguito a distruzione o danneggiamento;

12. Qual è il contenuto del DPS? f) la previsione di interventi formativi a favore degli incaricati del trattamento; g) la descrizione dei criteri da adottare per garantire l’adozione delle misure minime di sicurezza in caso di trattamenti di dati personali affidati, in conformità al codice, all’esterno della struttura del titolare; h) l’individuazione dei criteri da adottare per la cifratura o per la separazione dei dati relativi alla salute ed alla vita sessuale dagli altri dati personali dell’interessato. Questo punto riguarda peraltro quasi esclusivamente gli organismi sanitari e i professionisti del settore medico.

13. Quali sono gli elementi da aggiornare nel DPS? Riesaminiamo nel dettaglio questi contenuti del Documento Programmatico sulla Sicurezza, utilizzando come riferimento lo schema descritto dal punto 19 dell’allegato B. Potremo così mettere in evidenza i punti che eventualmente richiedono un aggiornamento.

14. Elenco dei trattamenti di dati personaliregola 19.1 Contenuti In questa sezione sono individuati i trattamenti effettuati dal titolare, direttamente o attraverso collaborazioni esterne, con l’indicazione della natura dei dati e della struttura (ufficio, funzione, ecc.) interna od esterna operativamente preposta, nonché degli strumenti elettronici impiegati. Nella redazione della lista si può tener conto anche delle informazioni contenute nelle notificazioni eventualmente inviate al Garante anche in passato.

15. Elenco dei trattamenti di dati personaliregola 19.1 Informazioni essenziali Per ciascun trattamento vanno indicate le seguenti informazioni: Descrizione sintetica: menzionare il trattamento dei dati personali attraverso l’indicazione della finalità perseguita o dell’attività svolta (fornitura di beni o servizi, gestione del personale, ecc.) e delle categorie di persone cui i dati si riferiscono (clienti o utenti, dipendenti e/o collaboratori, fornitori, ecc.). Natura dei dati trattati: indicare se, tra i dati personali, sono presenti dati sensibili o giudiziari.

16. Elenco dei trattamenti di dati personaliregola 19.1 Struttura di riferimento: indicare la struttura (ufficio, funzione, ecc.) all’interno della quale viene effettuato il trattamento. In caso di strutture complesse, è possibile indicare la macro-struttura (direzione, dipartimento o servizio del personale), oppure gli uffici specifici all’interno della stessa (ufficio contratti, sviluppo risorse, controversie sindacali, amministrazione-contabilità). Altre strutture che concorrono al trattamento: nel caso in cui un trattamento, per essere completato, comporta l’attività di diverse strutture è opportuno indicare, oltre quella che cura primariamente l’attività, le altre principali strutture che concorrono al trattamento anche dall’esterno. Descrizione degli strumenti elettronici utilizzati: va indicata la tipologia di strumenti elettronici impiegati (elaboratori o p.c. anche portatili, collegati o meno in una rete locale, geografica o Internet; sistemi informativi più complessi).

17. Elenco dei trattamenti di dati personaliregola 19.1 Banca dati: indicare eventualmente la banca dati (ovvero il data base o l’archivio informatico), con le relative applicazioni, in cui sono contenuti i dati. Uno stesso trattamento può richiedere l’utilizzo di dati che risiedono in più di una banca dati. In tal caso le banche dati potranno essere elencate. Luogo di custodia dei supporti di memorizzazione: indicare il luogo in cui risiedono fisicamente i dati, ovvero dove si trovano (in quale sede, centrale o periferica, o presso quale fornitore di servizi, ecc.) gli elaboratori sui cui dischi sono memorizzati i dati, i luoghi di conservazione dei supporti magnetici utilizzati per le copie di sicurezza (nastri, CD, ecc.) ed ogni altro supporto rimovibile. Il punto può essere approfondito in occasione di aggiornamenti successivi.

18. Elenco dei trattamenti di dati personaliregola 19.1 Tipologia di dispositivi di accesso: elenco e descrizione sintetica degli strumenti utilizzati dagli incaricati per effettuare il trattamento (pc, terminale non intelligente, palmare, telefonino, ecc.). Tipologia di interconnessione: descrizione sintetica e qualitativa della rete che collega i dispositivi d’accesso ai dati utilizzati dagli incaricati (rete locale, geografica, Internet, ecc.). Tutte queste informazioni possono essere completate o sostituite da schemi, tabelle, disegni di architettura del sistema informativo o da altri documenti aziendali già compilati e idonei a fornire in altro modo le informazioni medesime.

19. Distribuzione dei compiti e delle responsabilità regola 19.2 Contenuti In questa sezione occorre descrivere sinteticamente l’organizzazione della struttura di riferimento, i compiti e le relative responsabilità, in relazione ai trattamenti effettuati. Si possono utilizzare anche documenti già predisposti (provvedimenti, ordini di servizio, regolamenti interni, circolari), indicando le precise modalità per reperirli.

20. Distribuzione dei compiti e delle responsabilità regola 19.2 Informazioni essenziali Struttura: riportare le indicazioni delle strutture già menzionate nella precedente sezione. Trattamenti effettuati dalla struttura: indicare i trattamenti di competenza di ciascuna struttura. Compiti e responsabilità della struttura: descrivere sinteticamente i compiti e le responsabilità della struttura rispetto ai trattamenti di competenza. Ad esempio: acquisizione e caricamento dei dati, consultazione, comunicazione a terzi, manutenzione tecnica dei programmi, gestione tecnica operativa della base dati (salvataggi, ripristini, ecc.). Anche in questo caso è possibile utilizzare, nei termini predetti, altri documenti già predisposti.

21. Live Meeting Poll Analisi dei rischi che incombono sui dati Avete effettuato l'analisi dei rischi rispetto al trattamento dei dati personali? • Sì • No • Non so Changes directly made to this slide will not be displayed in Live Meeting. Edit this slide by selecting Properties in the Live Meeting Presentation menu.

22. Analisi dei rischi che incombono sui dati regola 19.3 Contenuti In questa sezione occorre descrivere i principali eventi potenzialmente dannosi per la sicurezza dei dati, e valutarne le possibili conseguenze e la gravità in relazione al contesto fisico – ambientale di riferimento e agli strumenti elettronici utilizzati.

23. Analisi dei rischi che incombono sui dati regola 19.3 Informazioni essenziali Elenco degli eventi: individuare ed elencare gli eventi che possono generare danni e che comportano, quindi, rischi per la sicurezza dei dati personali. In particolare, si può prendere in considerazione la lista esemplificativa dei seguenti eventi: • comportamenti degli operatori: • sottrazione di credenziali di autenticazione • carenza di consapevolezza, disattenzione o incuria • comportamenti sleali o fraudolenti • errore materiale

24. Analisi dei rischi che incombono sui dati regola 19.3 • eventi relativi agli strumenti: • azione di virus informatici o di programmi suscettibili di recare danno • spamming o tecniche di sabotaggio • malfunzionamento, indisponibilità o degrado degli strumenti • accessi esterni non autorizzati • intercettazione di informazioni in rete

25. Analisi dei rischi che incombono sui dati regola 19.3 • eventi relativi al contesto fisico – ambientale: • ingressi non autorizzati a locali/aree ad accesso ristretto • sottrazione di strumenti contenenti dati • eventi distruttivi, naturali o artificiali (movimenti tellurici, scariche atmosferiche, incendi, allagamenti, condizioni ambientali, ecc.), nonché dolosi, accidentali o dovuti ad incuria • guasto a sistemi complementari (impianto elettrico, climatizzazione, ecc.) • errori umani nella gestione della sicurezza fisica È possibile, per ulteriori dettagli, rinviare a documenti analoghi già redatti in tema di piani di sicurezza e gestione del rischio, come Business Continuity Plan, Disaster Recovery Plan, ecc. (si tenga però presente che le analisi alla base di questi altri documenti possono avere una natura ben diversa).

26. Analisi dei rischi che incombono sui dati regola 19.3 Impatto sulla sicurezza: descrivere le principali conseguenze individuate per la sicurezza dei dati, in relazione a ciascun evento, e valutare la loro gravità anche in relazione alla rilevanza e alla probabilità stimata dell’evento (anche in termini sintetici: ad es. alta/media/bassa). In questo modo è possibile formulare un primo indicatore omogeneo per i diversi rischi da contrastare. L’analisi dei rischi può essere condotta utilizzando metodi di complessità diversa: l’approccio qui descritto è volto solo a consentire una prima riflessione in contesti che per dimensioni ridotte o per altre analoghe ragioni, non ritengano di dover procedere ad una analisi più strutturata.

27. Pausa IL CORSO RIPRENDERA’ TRA CINQUE MINUTI

28. Misure in essere e da adottareregola 19.4 Contenuti In questa sezione vanno riportate, in forma sintetica, le misure in essere e da adottare per contrastare i rischi individuati. Per misura si intende lo specifico intervento tecnico od organizzativo posto in essere (per prevenire, contrastare o ridurre gli effetti relativi ad una specifica minaccia), come pure quelle attività di verifica e controllo nel tempo, essenziali per assicurarne l’efficacia. Le misure da adottare possono essere inserite in una sezione dedicata ai programmi per migliorare la sicurezza.

29. Misure in essere e da adottareregola 19.4 Informazioni essenziali Misure: descrivere sinteticamente le misure adottate (seguendo anche le indicazioni contenute nelle altre regole dell’allegato B del Codice). Descrizione dei rischi: per ciascuna misura indicare sinteticamente i rischi che si intende contrastare (anche qui, si possono utilizzare le indicazioni fornite dall’allegato B). Trattamenti interessati: indicare i trattamenti interessati per ciascuna delle misure adottate. Struttura o persone addette all’adozione: indicare la struttura o la persona responsabili o preposte all’adozione delle misure indicate.

30. Misure in essere e da adottareregola 19.4 Determinate misure possono non essere riconducibili a specifici trattamenti o banche dati (ad esempio, con riferimento alle misure per la protezione delle aree e dei locali). Occorre specificare se la misura è già in essere o da adottare, con eventuale indicazione, in tale ultimo caso, dei tempi previsti per la sua messa in opera. Oltre alle informazioni sopra riportate può essere opportuno compilare, per ciascuna misura, una scheda analitica contenente un maggior numero di informazioni, utili nella gestione operativa della sicurezza e, in particolare, nelle attività di verifica e controllo.

31. Misure in essere e da adottareregola 19.4 A puro titolo di esempio, possono essere inserite informazioni relative a: • la minaccia che si intende contrastare • la tipologia della misura (preventiva, di contrasto, di contenimento degli effetti ecc.) • le informazioni relative alla responsabilità dell’attuazione e della gestione della misura • i tempi di validità delle scelte (contratti esterni, aggiornamento di prodotti, ecc.) • gli ambiti cui si applica (ambiti fisici: un reparto, un edificio, ecc.– o logici: una procedura, un’applicazione, ecc.)

32. Criteri e modalità di ripristino della disponibilità dei datiregola 19.5 Contenuti In questa sezione sono descritti i criteri e le procedure adottati per il ripristino dei dati in caso di loro danneggiamento o di inaffidabilità della base dati. L’importanza di queste attività deriva dall’eccezionalità delle situazioni in cui il ripristino ha luogo: è essenziale che, quando sono necessarie, le copie dei dati siano disponibili e che le procedure di reinstallazione siano efficaci. Pertanto, è opportuno descrivere sinteticamente anche i criteri e le procedure adottate per il salvataggio dei dati al fine di una corretta esecuzione del loro ripristino.

33. Criteri e modalità di ripristino della disponibilità dei datiregola 19.5 Informazioni essenziali Per quanto riguarda il ripristino, le informazioni essenziali sono: Banca dati/Data base/Archivio: indicare la banca dati, il data base o l’archivio interessati. Criteri e procedure per il salvataggio e il ripristino dei dati: descrivere sinteticamente le procedure e i criteri individuati per il salvataggio e il ripristino dei dati, con eventuale rinvio ad un’ulteriore scheda operativa o a documentazioni analoghe. Pianificazione delle prove di ripristino: indicare i tempi previsti per effettuare i test di efficacia delle procedure adottate per il salvataggio/ripristino dei dati.

34. Criteri e modalità di ripristino della disponibilità dei datiregola 19.5 Ecco ulteriori elementi per specificare i criteri e le procedure per il salvataggio e il ripristino dei dati. Data base: identificare la banca, la base o l’archivio elettronico di dati interessati. Criteri e procedure per il salvataggio dei dati: descrivere sinteticamente la tipologia di salvataggio e la frequenza con cui viene effettuato. Modalità di custodia delle copie: indicare il luogo fisico in cui sono custodite le copie dei dati salvate. Struttura o persona incaricata del salvataggio: indicare la struttura o le persone incaricate di effettuare il salvataggio e/o di controllarne l’esito.

35. Pianificazione degli interventi formativi previstiregola 19.6 Contenuti In questa sezione sono riportate le informazioni necessarie per individuare il quadro sintetico degli interventi formativi che si prevede di svolgere.

36. Pianificazione degli interventi formativi previstiregola 19.6 Informazioni essenziali Descrizione sintetica degli interventi formativi: descrivere sinteticamente gli obiettivi e le modalità dell’intervento formativo, in relazione a quanto previsto dalla regola 19.6 (ingresso in servizio o cambiamento di mansioni degli incaricati, introduzione di nuovi elaboratori, programmi o sistemi informatici, ecc.). Classi di incarico o tipologie di incaricati interessati: individuare le classi omogenee di incarico a cui l’intervento è destinato e/o le tipologie di incaricati interessati, anche in riferimento alle strutture di appartenenza. Tempi previsti: indicare i tempi previsti per lo svolgimento degli interventi formativi.

37. Trattamenti affidati all’esternoregola 19.7 Contenuti Redigere un quadro sintetico delle attività affidate a terzi che comportano il trattamento di dati, con l’indicazione sintetica del quadro giuridico o contrattuale (nonché organizzativo e tecnico) in cui tale trasferimento si inserisce, in riferimento agli impegni assunti, anche all’esterno, per garantire la protezione dei dati stessi.

38. Trattamenti affidati all’esternoregola 19.7 Informazioni essenziali Descrizione dell’attività “esternalizzata”: indicare sinteticamente l’attività affidata all’esterno. Trattamenti di dati interessati: indicare i trattamenti di dati, sensibili o giudiziari, effettuati nell’ambito della predetta attività. Soggetto esterno: indicare la società, l’ente o il consulente cui è stata affidata l’attività, e il ruolo ricoperto agli effetti della disciplina sulla protezione dei dati personali (titolare o responsabile del trattamento).

39. Trattamenti affidati all’esternoregola 19.7 Descrizione dei criteri: perché sia garantito un adeguato trattamento dei dati è necessario che la società a cui viene affidato il trattamento rilasci specifiche dichiarazioni o documenti, oppure assuma alcuni impegni anche su base contrattuale, con particolare riferimento, ad esempio, a: • il trattamento di dati ai soli fini dell’espletamento dell’incarico ricevuto; • l’adempimento degli obblighi previsti dal Codice per la protezione dei dati personali; • il rispetto delle istruzioni specifiche eventualmente ricevute per il trattamento dei dati personali o integrazione delle procedure già in essere; • l’impegno a relazionare periodicamente sulle misure di sicurezza adottate, anche mediante eventuali questionari e liste di controllo, e ad informare immediatamente il titolare del trattamento in caso di situazioni anomale o di emergenze.

40. Live Meeting Poll Cifratura dei dati o separazione dei dati identificativi La vostra organizzazione tratta dati sanitari o giudiziari? • Sì • No • Saltuariamente Changes directly made to this slide will not be displayed in Live Meeting. Edit this slide by selecting Properties in the Live Meeting Presentation menu.

41. Cifratura dei dati o separazione dei dati identificativiregola 19.8 Contenuti In questa sezione vanno rappresentate le modalità di protezione adottate in relazione ai dati per cui è richiesta la cifratura – o la separazione fra dati identificativi e dati sensibili – nonché i criteri e le modalità con cui viene assicurata la sicurezza di tali trattamenti. Questo punto riguarda solo gli organismi sanitari e i professionisti del settore medico.

42. I cambiamenti più comuni I cambiamenti più frequenti sono quelli che riguardano questi aspetti: I cambiamenti di sedi dove avviene il trattamento dei dati; la variazione nei permessi di accesso ai dati da parte degli incaricati;La variazione della struttura del sito Internet aziendale;La creazione di nuove banche dati;Le modifiche dei responsabili e degli incaricati del trattamento;l’adozione di nuovi fornitori nominati responsabili esterni del trattamento dei dati; I cambiamenti alla rete aziendale, acquisto o dismissione di nuovi computers, nuovi sistemi di elaborazione, ecc.);L’installazione di dotazioni (armadi, scaffali o altri arredi dove vengono conservati i dati);L’analisi dei rischi (adozione di nuove misure di sicurezza tecnico-informatiche, organizzative e logistico-procedurali);Il trasferimento di dati all’estero.

43. Alcuni suggerimenti pratici Prima di tutto va tenuto presente che per aggiornare il DPS, non sarà necessario adottarne uno completamente diverso rispetto al precedente, ma basterà integrarlo in alcune parti, secondo le proprie necessità, ovvero si potrà sostituirlo integralmente con un documento diverso. Quanto alla struttura del DPS: sul piano pratico un buon suggerimento può essere quello di adottare un modello di DPS composto di una parte descrittiva (da lasciare generalmente immutata) e da una serie di allegati, costituenti la parte dinamica, che riporterà le modifiche, le revisioni, gli aggiornamenti e le integrazioni ritenute necessarie. A chi comunicare il DPS: il DPS è un atto interno del Titolare. Va tenuto agli Atti ed esibito a richiesta delle autorità. Quindi il DPS non deve in nessun modo essere inviato a uffici pubblici o autorità. Va solo data notizia della redazione e dell’aggiornamento nella relazione che accompagna il bilancio.

44. Alcuni suggerimenti pratici A proposito della data certa: la legge non la impone ma se volete potete fare ricorso alla cosiddetta «autoprestazione», presso gli uffici postali con apposizione del timbro direttamente sul documento, anziché sull’involucro che lo contiene. Meglio far adottare una delibera dal consiglio di amministrazione della società di cui sia certa la data in base alla concreta disciplina della formazione e trascrizione del verbale sul libro sociale. La tecnologia aiuta: ricordate che sul documento informatico può essere apposta la cosiddetta «marca temporale». Questa dovrebbe essere coincidente con la versione stampata che andrà in ogni caso firmata.

45. Alcuni suggerimenti pratici Aproposito dei tempi di revisione: al di là dell'obbligo di legge di procedere ad un aggiornamento del documento entro il 31 marzo di ogni anno, è opportuno stampare una nuova revisione del documento ogni volta che qualche elemento contenuto nel DPS varia (anche più volte l'anno, se opportuno), ossia, quando vi siano innovazioni tecnologiche o modificazioni di processi organizzativi aziendali. Ricordate che il documento deve essere mirare a programmare interventi futuri per la protezione dei dati e dei sistemi informatici e fisici adottati per la protezione delle informazioni. Proprio per questo si deve verificare se nel corso dell'anno sono stati evidenziati rischi o minacce (ripetendo l'analisi dei rischi), in modo da prevedere interventi e protezioni.

46. Alcuni suggerimenti pratici Cosa fare per impostare correttamente l’aggiornamento: la scelta operativa migliore consiste nel programmare per tempo gli interventi: a settembre si può iniziare a lavorare al documento preventivo e a marzo, sulla base delle previsioni, si può aggiornare il DPS. In questo modo l’aggiornamento annuale obbligatorio si effettua un semestre dopo le previsioni dell'anno precedente, e un semestre prima di quelle per l'anno successivo ed in prossimità del bilancio consuntivo Cosa non fare: Ristampare il DPS, anno dopo anno, cambiando solo la data di redazione. L’aggiornamento non è formale. Ricordate che la sicurezza non è un dato di fatto statico ; è un processo dinamico che deve evolversi. Possibile che in anno non sia cambiato nulla? Neanche un allegato? E comunque tenete presente che non basta dare un nome diverso a una cosa vecchia, per poter sostenere di aver creato qualcosa di nuovo!

47. Conclusioni Grazie e buon lavoro. Per informazioni potete scrivere a: Avvocato Marco Maglio avv.maglio@tin.it Ulteriori materiali di approfondimento e informazioni sui corsi di formazione saranno disponibili a partire da maggio sul sitowww.nonsoloprivacy.it.

48. Bibliografia • Marco Maglio – Le misure minime di sicurezza informatica: verso la redazione del documento programmatico di sicurezza –PMI n. 4/2004 • Marco Maglio – L’uso degli strumenti informatici da parte dei lavoratori alla ricerca dell’equilibrio tra diritto alla riservatezza e dovere di controllo –PMI n. 5/2004 • Garante per la Protezione dei dati personali – Prime riflessioni sui criteri di redazione del documento programmatico sulla sicurezza – 13 maggio 2004 • Garante per la Protezione dei dati personali – Guida operativa per redigere il Documento programmatico sulla sicurezza (DPS) – 2004 • a cura di Juri Monducci Giovanni Sartor – Il codice in materia di protezione dei dati personali: commentario sistematico al D.Lgs. 30 giugno 2003 n. 196 – CEDAM 2004  • a cura di Giuseppe Cassano e Stefano Fadda – Codice in materia di protezione dei dati personali: commento articolo per articolo al testo unico sulla privacy D.Lgs. 30 giugno 2003. n. 196 – IPSOA 2004 • Francesco Cardarelli, Salvatore Sica e Vincenzo Zeno-Zencovich – Il codice dei dati personali:Temi e Problemi – Giuffrè Editore 2004.