Inventarisierung in der Kommune Worauf kommt es an?

1. Inventarisierung in der Kommune Worauf kommt es an? Marion BückersKommunales Rechenzentrum Niederrhein (KRZN) Matthias Breitenfelderhallobtf! gmbh Essen, 18. November 2010

2. Worüber wollen wir heute sprechen? Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an? • Inventarisierung und AnlagenbuchhaltungIst das nicht das gleiche? • Wir machen InventurWarum? Wie gehen wir vor? • Geschichten aus dem Leben eines KühlschrankWas passiert, wenn … ? • Software & TechnikWas muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten? Wer sind wir eigentlich?

3. Wer sind wir eigentlich? (1) • Marion Bückers • Diplom-Verwaltungs-Betriebswirtin (FH)Anwendungsbetreuerin beim KRZN • zuständig für • SAP-Investitionsmanagement und Anlagenbuchhaltung • Kommunale Inventarisierungslösung Kai • Das KRZN • IT-Dienstleister für 43 Kommunen mit insgesamt 1,4 Mio Einwohnern • 33 SAP-Kommunen, 7 KIRP-Kommunen34 Kai-Kommunen

4. Wer sind wir eigentlich? (2) • Matthias Breitenfelder • Diplom-MathematikerGeschäftsführer der hallobtf! gmbh • Die hallobtf! gmbh • Gründung 1992, Sitz Köln • 10 hochqualifizierte MitarbeiterBerater, Entwickler, Experten für das kommunale Finanzwesen • IT-Projekte in der kommunalen Verwaltung • Kommunale Inventarisierungslösung Kai(Kai kann alles inventarisieren ®) • Doppik al dente!®für den kommunalen Gesamtabschluss

5. Worüber wollen wir heute sprechen? Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an? • Inventarisierung und AnlagenbuchhaltungIst das nicht das gleiche? • Wir machen InventurWarum? Wie gehen wir vor? • Geschichten aus dem Leben eines KühlschranksWas passiert, wenn … ? • Software & TechnikWas muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?

6. Anlagen-Nachweis Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung (1) Ist das nicht das gleiche? BilanzStadt Musterstadt Anlagevermögen Eigenkapital • Sachanlagen • … • Maschinen, … • Betriebs-/Gesch. Ausst. Sonderposten Rückstellungen Verbindlichkeiten Der Anlagenbuchhalter Kämmerei Umlaufvermögen RAP RAP Fehlbetrag

7. Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung (2) Ist das nicht das gleiche? • Mobiliar: Tische & Stühle, Tafeln, … • Gegenstände in der Physiksammlung • Musikinstrumente • … mobilesVermögen Schule • …

8. Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung (3) Ist das nicht das gleiche? Musik-Instrumente? Haben wir denn genügend Musikinstrumente da? Ich Waldhorn! Ich will Geige lernen! Ich Querflöte! Schule Der Herr Musiklehrer

9. Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung (4) Ist das nicht das gleiche? Inventarverwaltung Anlagenbuch zur Bewirtschaftung für den Bilanz-Nachweis Jeder Gegenstand einzeln(mit Ausnahmen …) für GWG's: nur summarisch Gesamtheiten(Fest- und Gruppenwerte) auch Fremd-Eigentum(Leasing) nur Eigentum Erfassung bei Lieferung + Aktivierung nach Rg.-Eingang Durchführung von Inventuren Wichtig: Die Schnittstelle zwischen Inventarverwaltung und Anlagenbuch

10. Worüber wollen wir heute sprechen? Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an? • Inventarisierung und AnlagenbuchhaltungIst das nicht das gleiche? • Wir machen InventurWarum? Wie gehen wir vor? • Geschichten aus dem Leben eines KühlschranksWas passiert, wenn … ? • Software & TechnikWas muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?

11. Wir machen Inventur (1) Warum? GemHVO NRW §28 (1) In der Inventur zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres sind die im wirtschaftlichen Eigentum stehenden Vermögensgegenstände, die Schulden und Rechnungsabgrenzungsposten unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur vollständig aufzunehmen. Dabei ist der Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben (Inventar). Die Vermögensgegenstände sind mindestens alle drei Jahre durch eine körperliche Inventur aufzunehmen. (2) … (3) Das Verfahren und die Ergebnisse der Inventur sind so zu dokumentieren, dass diese für sachverständige Dritte nachvollziehbar sind. Die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister regelt das Nähere über die Durchführung der Inventur. …

12. Wir machen Inventur (2) Warum? GemHVO NRW §29 (1) Ein Inventar kann anhand vorhandener Verzeichnisse über Bestand, Art, Menge und Wert an Vermögensgegenständen aufgestellt werden (Buch- und Beleginventur), wenn gesichert ist, dass dadurch die tatsächlichen Verhältnisse zutreffend dargestellt werden. § 28 Abs. 1 Satz 3 findet Anwendung. (2) … mathematisch-statistische Methoden … Auf eine Erfassung der Vermögensgegenstände des Anlagevermögens, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten im Einzelnen wertmäßig den Betrag von 60 Euro ohne Umsatzsteuer nicht überschreiten, kann verzichtet werden. …

13. Wir machen Inventur (3) Welche Information brauche ich für die Inventur unbedingt?  Die Inventar-Nummer  Inventar-Muster  MandantBuchungskreis  Mengen-einheit  Typ, Untertyp  Org.-EinheitBereich Standort Gebäude, Etage, Raum Freifelder, Rubriken Die Schnittstelle zum Anlagenbuch

14. Wir machen Inventur (4) Wie gehen wir vor? relevant ? Ab 60 EUR oder was? • Eine Inventur ist eine stichprobenweise Aufnahme aller Vermögensgegenstände in der gesamten Verwaltung. • Eine Inventur ist eine vollständige Aufnahme aller relevanten Vermögensgegenstände in einem bestimmten abgrenzbaren Bereich der Verwaltung.

15. Wir machen Inventur (5) Wie gehen wir vor? Raum für Raum für Raum… • Bei einer Inventur gehen wir quer durchs ganze Haus und schauen, wo wir was finden. Wir gehen planmäßig Raum für Raum durch. • Jeden Raum nehmen wir vollständig auf. • Danach melden wir den Raum "fertig". Der Raum ist unsere "abhakbare Einheit", an der sich die Inventur orientiert.

16. Wir machen Inventur (6) Wie gehen wir vor? Vom IST zum SOLL ! • Bei einer Inventur stelle ich fest, ob alle Gegenstände aus meinem Sollbestand noch vorhanden sind. Ganz wichtig! • Wir gehen vom IST zum SOLL. • Es geht nicht darum, den angezeigten Soll-Bestand abzuarbeiten. • Wir nehmen das auf, was wir finden. Vollständig und ohne Rücksicht auf den Sollbestand. Dieser dient uns lediglich zur Orientierung.

17. Wir machen Inventur (7) Wie gehen wir vor? Inventur einrichten • Sachplan: • wo? • wessen Eigentum? • was? • Personal-/Zeit-/Ressourcenplan: • wer? • wann? • womit? • wohin?

18. Wir machen Inventur (8) Wie gehen wir vor? Zähllistedrucken Kugelschreiber Bleistift und Papier synchronisieren mobiles Erfassungsgerät Handscanner und Laptop zählen

19. Wir machen Inventur (9) Wie gehen wir vor? • zählen: • Raum betreten • Gegenstand vorhanden • Gegenstand nicht vorhanden (jedenfalls nicht hier) • Unerwarteter Gegenstand(mit Etikett) • Neuer Gegenstand (Neufund) • … • …

20. Wir machen Inventur (10) Wie gehen wir vor? synchronisieren

21. Wir machen Inventur (11) Wie gehen wir vor? • Differenzen bearbeiten: • nicht erfasst (Fehlbestand?) • Abweichung(Standort, Menge) • Fremdfund • Neufund Differenzen verbuchen

22. Wir machen Inventur (12) Wie gehen wir vor? Alles gut dokumentiert: Sachplan Personal-/Zeitplan Zählliste Zählergebnis-Liste (Nachweis) Inventur-Kontrollblatt Inventur-Ergebnisliste

23. Worüber wollen wir heute sprechen? Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an? • Inventarisierung und AnlagenbuchhaltungIst das nicht das gleiche? • Wir machen InventurWarum? Wie gehen wir vor? • Geschichten aus dem Leben eines KühlschranksWas passiert, wenn … ? • Software & TechnikWas muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?

24. Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (1) Was passiert, wenn … … die KITA einen Kühlschrank kauft? Lieferschein /Rechnung Anlagegut anlegen? • Etikettierung des Inventargegenstands • Erfassung in Kai • Statt Kontierungsbeleg:Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst Fachbereich

25. Lieferschein /Rechnung Anlagegut anlegen? • Etikettierung des Inventargegenstands • Erfassung in Kai • Statt Kontierungsbeleg:Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst Fachbereich Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (2) Was passiert, wenn … > 410 €: aus Kai heraus • Prüfung der Kontierung • Anlagenstamm anlegen "per Knopfdruck" > 410 € ? GWG: in Kai • Zuordnung zu Sammelanlagegut"GWG 2010" Finanzbereich

26. Lieferschein /Rechnung Anlagegut anlegen? • Etikettierung des Inventargegenstands • Erfassung in Kai • Statt Kontierungsbeleg:Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst Fachbereich Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (3) Was passiert, wenn … Im Finanzverfahren • Rechnung erfassen • Kontierung auf das Anlagegut("Direktaktivierung") • Buchung auf Kostensammler("Indirekte Aktivierung") > 410 €: aus Kai heraus • Prüfung der Kontierung • Anlagenstamm anlegen "per Knopfdruck" > 410 € ? Rechnung buchen GWG: in Kai • Zuordnung zu Sammelanlagegut"GWG 2010" Finanzbereich

27. Werteverzeichnis Anlagenbuch SAP FI-AA Bestandsverzeichnis Inventarisierungslösung Kai Operative Bestandsführung 1:1Einzel-Anlagegüter Nachweis für die Bilanz n:1Festwerte, Gruppenwerte 1:0Fremdeigentum Inventuren Abschreibungen ermitteln Einzelnachweis GWG‘s Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (4) Trennung von Bestands- und Werteverzeichnis Fachbereich Finanzbereich

28. Bestandsverzeichnis Inventarisierungslösung Kai Abgangsmeldungen Meldungen an denAnlagen-buchhalter Änderungsmeldungen Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (5) Was passiert, wenn … ... unser Kühlschrank ausgebucht werden muss? … sich die Kostenstelle ändert? … sich der Standort ändert?(Ist das eigentlich noch wichtig?) Änderungs-Report Fachbereich

29. Bestandsverzeichnis Inventarisierungslösung Kai Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (6) Ein fairer Deal • Der Fachbereich • nutzt Kai für die eigene Disposition und • gleichzeitig als "Meldesystem" zur Anlagenbuchhaltung • Der Anlagenbuchhalter • übernimmt aus Kai die Zugangs- und Änderungs-meldungen und • nutzt Kai als Einzelnachweis zum Anlagenbuch Fachbereich

30. Anlagenbestand SAP FI-AA (als Bestandsbuch) Inventursystem Kai (als reines Inventursystem) • Inventur • Planung • Standortbegehung • Nachbearbeitung • Abschluss • Nachweis Alle(drei) Jahre wieder … Neufunde autom. Überleitung Veränderungen Abgänge Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (7) Es geht allerdings auch rückwärts … Änderungs-Report

31. Anlagenbestand SAP FI-AA (als Bestandsbuch) Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (8) FI-AA als Ausgangspunkt für die Inventur • Drei Voraussetzungen • Verlässliche Standort-Angaben(als "abhakbare Einheiten") • VollständigkeitAlles, was gezählt werden muss, ist drin60-EUR-Grenze? • Keine GesamtheitenFestwerte, Gruppenwerte, GWG-Sammelpositionen • Interessante Frage:Wie mach ich's mit den Etiketten?

32. Worüber wollen wir heute sprechen? Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an? • Inventarisierung und AnlagenbuchhaltungIst das nicht das gleiche? • Wir machen InventurWarum? Wie gehen wir vor? • Geschichten aus dem Leben eines KühlschranksWas passiert, wenn … ? • Software & TechnikWas muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?

33. Software & Technik Zuerst ein Wort zur Technik • Barcode und Scanner sind zwar wichtige Hilfsmittel • Die "Musik" spielt aber nicht in der Technik, sondern in der Organisation Barcode-Etikett Kühlschrank Handscanner & Laptop(Netbook, Tablet-PC) mobiles Erfassungsgerät

34. Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten? Klasse! großartig! toll! • Dreierlei: • die Fachämter begeistern • den Anlagenbuchhalter begeistern • die Rechnungsprüfung begeistern

35. Software & Technik Die Fachämter begeistern (1) Im IT-Bereich hatten wir bisher unsere Bestände im Excel Mit Kai kann habe ich alles viel besser im Überblick …

36. Software & Technik Die Fachämter begeistern (2) Alle technischen Daten unserer IT-Ausrüstung kann ich in Kai speichern. Alle benötigten Datenfelder richte ich selbst ein. • Texte, Zahlen, Datumsangaben • … mit komfortabler Eingabe • … und Plausibilitätsprüfung

37. Software & Technik Die Fachämter begeistern (3) Ich kann Inventargüter schnell finden Alles ist sicher und nachvollziehbar

38. Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten? toll! • Dreierlei: • die Fachämter begeistern • den Anlagenbuchhalter begeistern

39. Anlagen-Nachweis Software & Technik Den Anlagenbuchhalter begeistern (1) Früher hatten wir jeden Kleinkram im Anlagenbuch Das war 'ne Menge Arbeit … ... und hat überhaupt nichts genützt ... weil die Fachbereiche nie was gemeldet haben … die hatten nämlich alle klammheimlich ihre eigene Bestandsführung ... im Excel Anlagenbuchhalter Kämmerei

40. Software & Technik Den Anlagenbuchhalter begeistern (2) Jetzt haben alle Kaiund zwar in der gesamten Verwaltung • Wir gehen mehr und mehr zu einem schlankeren Anlagenbuch über • Gruppenwerte, Festwerte,keine GWG's mehr • die Fachbereiche führen ihr komplettes mobiles Vermögen in Kai • was ich fürs Anlagenbuch wissen muss, das hole ich mir selbst aus Kai • Kai ist mein "Nebenbuch zum FI-AA" • Und den Neubeschaffungsprozess haben wir ebenfalls verschlankt Anlagenbuchhalter Kämmerei KaiÄnderungsReport

41. Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten? Klasse! toll! • Dreierlei: • die Fachämter begeistern • den Anlagenbuchhalter begeistern • die Rechnungsprüfung begeistern

42. Software & Technik Die Rechnungsprüfung begeistern (1) Erfüllt die Software die Anforderungen … … allgemeiner Art (betreffend Informationsdarstellung, Programminteraktion, Zugriffsschutz, Dokumentation …) … eines lückenlosen Veränderungsnachweises (Inventar-Historie) … der Grundsätze Ordnungsgemäßer Inventur und ermöglicht sie der Verwaltung, ihre Inventur so zu planen, zu strukturieren und zu dokumentieren, dass die GOI eingehalten werden? … eines in allen Phasen dokumentierten und nachvollziehbaren Inventurablaufs? Ist die Software zertifiziert?    

43. Software & Technik Die Rechnungsprüfung begeistern (2)

44. Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten? Klasse! großartig! toll! • Dreierlei: • die Fachämter begeistern • den Anlagenbuchhalter begeistern • die Rechnungsprüfung begeistern

45. Worüber wollen wir heute sprechen? Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an? • Inventarisierung und AnlagenbuchhaltungIst das nicht das gleiche? • Wir machen InventurWarum? Wie gehen wir vor? • Geschichten aus dem Leben eines KühlschranksWas passiert, wenn … ? • Software & TechnikWas muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?

46. Inventarisierung in der Kommune Ja, worauf kommt es an? • auf Sie! • Je sorgfältiger Sie den Inventarisierungs-Prozess organisieren, umso besser gelingt es Ihnen, • einen sinnvollen Informationsfluss aufzubauen, • die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Inventur zu erfüllen, • Mehrwert im Finanzbereich und in den Fachbereichen zu schaffen, • den Aufwand in Grenzen zu halten. • Eine gut durchdachte Software kann helfen.

47. Inventarisierung in der Kommune Worauf kommt es an? • Wen können Sie fragen? • marion.bueckers@krzn.de • btf@hallobtf.de • www.hallokai.de • bundesweit etwa 450 Kai-Verwaltungen(darunter 10 Großstädte) • Na dann … • viel Erfolg!