As Jornadas de Trabalho

1. As Jornadas de Trabalho

2. A moderna gestão empresarial exige não só um acompanhamento constante da evolução tecnológica como uma actuação dinâmica e integrada no sistema económico-financeiro nacional e internacional.

3. Tipos e Espécies As jornadas de trabalho podem ser tipos e espécies muito variadas: internas ou externas, restritas (de departamento, sector ou grupo) ou alargadas (a públicos diversificados ou ao público em geral), nacionais ou internacionais, constituídas por uma única sessão ou alongando-se por alguns dias, etc.

4. Seminários Estes designam-se por um local destinado a qualquer tipo de reunião de carácter profissional destinada a facultar a actualização de conhecimentos e permitir o confronto de ideias, métodos e sistemas, sendo normalmente seguidas de debates e podem incluir workshops, conferências, palestras ou colóquios.

5. Congressos Estes são basicamente reuniões alargadas, de nível nacional ou internacional, e de realização anual ou bi-anual, que reúnem delegados, especialistas e/ou representantes de organismos, empresas com o objectivo de analisar e tratar assuntos de interesse comum, criar um espírito de colaboração e fomentar relações humanas e empresariais.

6. Convenções Estas são utilizadas na linguagem corrente para referir um contrato, ajuste ou combinação, ou ainda um conjunto de normas de procedimentos geralmente adoptadas ou tacitamente aceites nas relações sociais, constituindo um meio excelente de criar e dar voz a entidades.

7. Salões, Feiras e Exposições Os salões, feiras e exposições têm como principal objectivo dar a conhecer produtos/serviços, marcas ou empresas/organismos, criar, manter ou reforçar a sua imagem.

8. Níveis de Participação A empresa pode participar: • Como entidade promotora, organizadora ou interventora; • Como patrocinadora; • Como fornecedora de serviços (recepção, catering, segurança, etc,); • Como participante normal, com um ou vários representantes; • Como convidade.

9. Planeamento e Organização As tarefas a realizar são: • Estabelecimento de contactos e reuniões com entidades/empresas de prestígio/fornecedores de serviços; • Elaboração dos programas provisório e definitivo, bem como das circunstâncias e condições de participação; • Divulgação da realização da jornada; • Organização material concreta;

10. Acompanhamento e controlo do decurso da jornada; • Recepção/atendimento de VIP’s e representantes oficiais; • Comparência nos convívios e actividades sociais complementares; • Providenciação, após a jornada, dos pagamentos, agradecimentos e ecos da iniciativa nos Média.

11. Reuniões Preparatórias Estas destinam-se: • A decidir sobre a realização da jornada e as suas características fundamentais: data, duração, âmbito, temas de base, interventores a convidar, número e tipo de sessões de trabalho a realizar e requisitos de participação; • A elaborar o programa provisório; • A estabelecer contactos com organismos oficiais.

12. Programa Provisório Este é apenas um esboço do programa definitivo, da sua elaboração é essencial porque representa o ponto de partida da concretização da iniciativa. Deve ser feito a partir dos seguintes elementos: • Datas e duração da jornada; • Participações/intervenções já propostas e aceites; • Sessões de inauguração e encerramento; • Temas essenciais a tratar; • Períodos de trabalho e pausas...

13. Contactos a estabelecer • Com organismos oficiais e equivalentes – para obtenção de licenças, autorizações, representações oficiais, eventual cedência de salas, toldos ou equipamentos, etc.; • Com organismos particulares ou empresas de relevo – para assegurar patrocínios, ofertas, apoios, intervenções, delegações de tarefas, publicidades, etc.; • Com técnicos/firmas especializadas – para contratação de serviços de apoio (divulgação, decoração, recepção, tradução...).

14. Programa Definitivo Neste devem constar: • Datas, horas e locais das sessões - abertura e encerramento; - exposições de carácter geral; - reuniões de trabalho de grupo; - reuniões de locais. • Temas e oradores/moderadores • Patrocínios e representações oficiais

15. Condições de Participação Neste devem constar: • Requisitos exigidos ; • Preços; • Possibilidade de reservas, marcação de hotéis, rent-a-car, etc.

16. Divulgação A divulgação é feita de forma faseada, com incidência no período dos dois meses que antecedem a realização, e em que é já possível dar a conhecer o programa definitivo e as condições de participação.

17. Tipos de Divulgação • Divulgação Interna; • Anúncios na Imprensa; • Outdoors; • Circulares e Cartas-Circulares com Boletins de Inscrição.

18. Boletins de Inscrição As cartas-circulares são frequentemente acompanhadas de boletins de inscrição, destacáveis ou não, normalmente em forma de postal e contendo no verso a direcção da organização promotora e com RSF (Resposta Sem Franquia).

19. Em qualquer dos casos convém organizar listagens: • Dos envios de documentação; • Das confirmações; • Dos pagamentos.

20. Convites Os convites podem ser feitos através de: • Cartões impressos no exterior ou processados em computador; • Cartas ou cartas-circulares personalizadas; • Anúncios nos Média (sobretudo no caso de feiras ou exposições); • Contactos pessoais directos, seguidos normalmente de envio de cartão-convite ou livre-trânsito.

21. Execução do Programa A execução do programa só pode ser levada a cabo depois de reunidas as condições mínimas necessárias: • Inscrição de participantes em número suficiente; • Confirmação; • Luz verde dos organizadores e disponibilização das verbas necessárias á realização da jornada.

22. Confirmação • Da presença dos principais oradores/ orientadores/conferencistas/representantes de organismos e organizações; • Da obtenção das licenças e autorizações exigidas; • Da concessão de patrocínios.

23. Actuação durante a Jornada • A recepção de participantes VIP - protocolo a observar (apresentações, precedências, etc.); - acompanhamento nos intervalos e durante os eventos sociais (jantares, visitas guiadas, etc.).

24. Atendimento - distribuição de programas, folhetos, catálogos, pastas, brindes, etc.; - comunicações telefónicas; - serviço de fax; - …

25. Resolução de problemas pontuais - ausências/atrasos de VIP's, oradores ou de intérpretes; - processamento e reprografia de textos de última hora; - falta ou inadequação de equipamento; - avarias nos equipamentos ou no sistema eléctrico; - …

26. Relatório Final e Dossier Documentativo O relatório final e o dossier documentativo podem ser feitos e apresentados a nível interno e/ou externo, devendo seguir-se na sua elaboração as normas e procedimentos.

27. Identificação da Jornada • Datas/Locais/Sessões; • Assuntos/Temas; • Convívios/Actividades sociais.

28. Participantes • Organizadores; • Orientadores; • Convidados – VIP's, patrocinadores e representantes de organismos oficiais; • Participantes regulares.

29. Programa • Programa prevista; • Alterações, modificações – atrasos, cortes, adições, substituições; • Programa realizado.

30. FIM Trabalho realizado por: Sara Gonçalves n.º16; Susana Carneiro n.º18.