Pri sim inim ui

1. Prisiminimui • Kokie ištekliai yra svarbiausi. Kokie personalo išteklių ypatumai? • Kaip atliekamas išteklių poreikio įvertinimas? • Kas yra personalo užimtumo histogramos, ką jos parodo? Kaip gali būti sprendžiami personalo išteklių poreikio konfliktai? • Kas yra atsakomybės paskirstymo matrica? • Kas yra projekto tiesioginės ir netiesioginės (pridėtinės) sąnaudos? Kuo skiriasi projekto ir organizacijos pridėtinės sąnaudos? Kas yra piniginiai srautai, kas yra „S“ kreivė? • Kas yra planinė ir sukurtoji vertė, ką jos reiškia ir kaip jos apskaičiuojamos? Kas yra sąnaudų ir grafiko indeksai bei kritinis koeficientas?

2. 6. PROJEKTO RIZIKOS IR KOKYBĖS VALDYMO ASPEKTAI.PROJEKTO KOMUNIKACIJOS IR APRŪPINIMO VALDYMAS

3. GALIMYBĖS SUMAŽINTI PADIDINTI RIZIKA

4. NELINKĘS RIZIKUOTI SIEKIANTIS RIZIKUOTI NEVENGIANTIS RIZIKUOTI TOLERANCIJA RIZIKAI TOLERANCIJA RIZIKAI TOLERANCIJA RIZIKAI RIZIKOS LAIPSNIS RIZIKOS LAIPSNIS RIZIKOS LAIPSNIS Požiūris į riziką

5. Su projektu susieti rizikos veiksniai • Techniniai • naujos, nepatikrintos technologijos; • nerealūs kokybės uždaviniai; • sudėtingumas; • patikimumas. • Projektų valdymo • netinkamas išteklių paskirstymas; • nekokybiškas tvarkaraštis; • nevykdoma darbų atlikimo kontrolė; • nepakankama komunikacija. • Organizaciniai • nesuderinti trukmės, sąnaudų ir aprėpties tikslai; • nepakankamas ar netolygus finansavimas; • konfliktai su kitais projektais.

6. Išoriniai rizikos veiksniai • Teisinės aplinkos pokyčiai; • Rangovai ir tiekėjai; • Rinkos pokyčiai; • Visuomeniniai – politiniai pokyčiai; • Užsakovo pageidavimų kaita; • Netinkamos meteorologinės sąlygos; • Užsakovo pasikeitimas; • Force majeure.

7. Projekto rizikos valdymo veiksmai • Rizikos valdymo planavimas; • Rizikos identifikavimas; • Rizikos analizė: • Kokybinė: • Tikimybės įvertinimas; • Padarinių nustatymas; • Kiekybinė: • Modeliavimas (PERT, Monte Karlo ir kt. metodai); • Sprendimų medžiai; • Rizikos atsako priemonių planavimas: • Veiksmų planavimas; • Atsakomybės paskirstymas; • Rizikos stebėsena ir kontrolė.

8. Projekto rizikos valdymo planas • Rizikos valdymo metodologija; • Rizikos šaltinių ir galimų įvykių analizė; • Projekto komandos narių vaidmenys ir atsakomybė rizikos valdyme; • Rizikos valdymo priemonių grafikas; • Rizikos valdymo sąmata; • Rizikos valdymo ribiniai kriterijai; • Ataskaitų ir rizikos įvykių aprašų formatai.

9. Projekto uždaviniai Labai maža rizikos tikimybė 0,05 Maža rizikos tikimybė 0,1 Vidutinė rizikos tikimybė 0,2 Didelė rizikos tikimybė 0,4 Labai didelė rizikos tikimybė 0,8 Sąnaudos Nežymus sąnaudų padidėjimas Sąnaudų padidėjimas iki 5% Sąnaudų padidėjimas 5-10% Sąnaudų padidėjimas 10-20% Sąnaudų padidėjimas >20% Grafikas Nežymus atsilikimas nuo grafiko Atsilikimas nuo grafiko iki 5% Atsilikimas nuo grafiko 5-10% Atsilikimas nuo grafiko 10-20% Atsilikimas nuo grafiko >20% Aprėptis Nežymus nukrypimas nuo aprėpties Nedideli aprėpties neatitikimai Dideli aprėpties neatitikimai Žymūs aprėpties neatikimimai nepriimtini užsakovui Projekto rezultatai nesėkmingi Kokybė Nežymus kokybės sumažėjimas Pastebimas nedidelis kokybės sumažėjimas Kokybės sumažėjimas reikalauja užsakovo pritarimo Kokybės sumažėjimas nepriimtinas užsakovui Projekto rezultatai nepanaudo-jami Kokybinė rizikos analizėRizikos poveikis projekto uždaviniams

10. Tikimybė Poveikio reikšmingumas Mažas Vidutinis Didelis Didelė Vidutinis Didelis Esminis Vidutinė Mažas Vidutinis Didelis Maža Nežymus Mažas Vidutinis Įvykių rizikos laipsnis Tikimybė x poveikio reikšmingumas

11. Tikimybės ir poveikio matrica • Tikimybės ir poveikio matrica padeda nustatyti atskirų įvykių rizikos laipsnį. • Kiekvienam rizikos įvykiui nustatoma tikimybė ir poveikis atskiriems projekto uždaviniams.

12. Rizikos atsako tipai • Rizikos mažinimas – įvykio tikimybės arba poveikio mažinimas: • Rizikos vengimas; • Rizikos perkėlimas; • Rizikos atidėjimas; • Rizikos priėmimas: • Sudaromas veiksmų planas.

13. Įvykis Poveikis Poveikis tikslui Tikimybė Rizikos laipsnis Veiksmai Liūtys Užlies griovius Trukmė, sąnaudos V D D Draudimas, žemsiurbė Piketai Sustabdys darbus Trukmė D D E Sutartis su užsakovu Archeologiniai radiniai Pasikeis projektas Aprėptis, sąnaudos V V V Sutartis su užsakovu Silpni pamatai Papildomi darbai Trukmė, sąnaudos D V D Išankstiniai tyrimai Vėluoja medžiagų tiekimas Prastovos Trukmė D M V Kitas tiekėjas Įstaigų protestai Reikalauja laikinų šaligatvių Sąnaudos V V V Įtraukti į sąmatą Rizikos atsako planas

14. Įvykis Poveikis tikslui Tiki-mybė Rizikos laipsnis Veiksmai Sąnaudos Liūtys Trukmė, sąnaudos V D 0,7 D Draudimas, žemsiurbė 6000 Piketai Trukmė D D 0,7 E Sutartis su užsakovu Archeologi-niai radiniai Aprėptis, sąnaudos V V 0,4 V Sutartis su užsakovu Silpni pamatai Trukmė, sąnaudos D V 0,5 D Išankstiniai tyrimai 12000 Vėluoja medžiagų tiekimas Trukmė D M 0,2 V Kitas tiekėjas Įstaigų protestai Sąnaudos V V 0,5 V Įtraukti į sąmatą Nenumatytos (rizikos valdymo) sąnaudos: 6.000 x 0,7 + 12.000 x 0,5 = 10.200 Rizikos valdymo(nenumatytų išlaidų) sąmata

15. Projekto užsakovo ir rangovo finansinė rizika Finansinė rizika   Užsakovo   Rangovo Fiksuota kaina Padengiant sąnaudas

16. Kokybė • Produkto kokybė – tai tiksliai, aiškiai ir objektyviai išmatuotų rodiklių rinkinys, kuris atspindiprodukto savybes. • Kokybė vartotojui – tai produkto atitikimas vartotojo lūkesčiams ir reikalavimams. • Kokybė gamyboje – tai gamybos proceso atitikimas susikurtiems ir patvirtintiems arba visuotinai pripažintiems standartams (procedūroms, techninėms sąlygoms, specifikacijoms ir pan. dokumentacijai). • Kokybė vertės požiūriu – tai produkto kainos arba sąnaudų atitikimas produkto charakteristikoms. • Pagal suinteresuotų šalių poreikius apibrėžiami projekto tikslai, o pagal pastaruosiussuformuluojami projekto reikalavimai. • Projekto reikalavimai apibrėžiami pagal trilypį tikslą – aprėptį, trukmę ir sąnaudas bei galutinio rezultato specifikaciją.

17. Projektų valdymo kokybės standartai • Projektų kokybės valdymo klausimai apibrėžiami tarptautiniame standarte ISO 10006:2003. Quality management systems. Guidelines for quality management in projects. • Projektų rezultatų (produktų) kokybės valdymo klausimai apibrėžiami tarptautiniuose standartuose ISO 9001/ ISO 9004.

18. Kokybės valdymo kryptys projektuose Suinteresuotų šalių poreikiai KOKYBĖ Projekto tikslai Reikalavimai projektui Reikalavimai rezultatui Projekto valdymo procesai Projekto rezultato gavimo procesai Projekto pasiekimai Projekto rezultatas

19. Projekto kokybės valdymo procesai • Kokybės planavimas: tinkamų kokybės standartų ir tvarkos kaip jų laikytis numatymas; • Kokybės užtikrinimas: projekto įgyvendinimo proceso įvertinimas, užtikrinant nustatytų standartų laikymosi; • Kokybės kontrolė: projekto rezultatų stebėsena, užtikrinant jų atitikimą nustatytiems kokybės standartams ir siekiant bendros kokybės gerinimo.

20. VALDYMO PRIEMONĖS IR IŠTEKLIAI TRANSFORMAVIMAS (vertės pridėjimas) REZULTATAS GAVINYS REZULTATAS = GAVINYS + PRIDĖTOJI VERTĖ Procesu laikoma veikla, kai ją atliekant gavinys paverčiamas rezultatu, pridedant jam vertę

21. Procesų sistema Procesas C Procesas A Procesas D Procesas B Gaviniai  Rezultatai  Valdymo priemonės, ištekliai 

22. Proceso valdymas ir tobulinimas Koregavimo veiksmas Analizė: kodėl? Reikalavimai rezultatui Valdymo priemonės, ištekliai Neatitinka Tikrinimas Procesas Gavinys Rezultatas Atitinka Tikrinimo priemonės ir metodai

23. Kokybės užtikrinimo sistema • organizacinė valdymo struktūra; • atsakomybės, pareigų ir įgaliojimų paskirstymas; • administracinės ir technologinės procedūros; • valdymo ir technologiniai procesai; • valdymo ištekliai.

24. Kokybės kontrolė Tai specifinių projekto rezultatų stebėsena ir nustatymas ar jie tenkina nustatytus kokybės standartus bei priežasčių dėl kurių gaunami nepatenkinami rezultatai nustatymas ir pašalinimas • Prevencija ir apžiūros; • Bandinių ėmimas ir kintamųjų atranka; • Specialios ir įprastos sąlygos; • Tolerancijos ir kontrolės ribiniai rodikliai.

25. Vilfredo Pareto taisyklė (20/80) teigia, kad 20 % pastangų duoda 80 % rezultatų, o likę 80 % pastangų – tik 20 % rezultatų.

26. Priežasčių-pasekmių diagramosKaoru Ishikawa

27. Šalia formalaus kokybės valdymo svarbu • Siekti klientų pasitenkinimo; • Geriau vykdyti prevenciją nei tikrinimus; • Ugdyti ir užtikrinti valdymo atsakomybę; • Nuolatos tobulėti.

28. Projektų komunikacijos valdymas turi užtikrinti projekto vykdymui reikalingos informacijos efektyvų rinkimą, paskirstymą, saugojimą ir naudojimą. Projektų komunikacijos valdymą sudaro 4 procesai: • Komunikacijos planavimas. • Informacijos paskirstymas. • Projekto rezultatų ataskaitos. • Suinteresuotų šalių valdymas.

29. Reikalavimai komunikacijai • Projekto organizacinė struktūra ir projekto dalyvių atsakomybių sąryšiai, jų poreikiai informacijai. • Projekto darbų specifika, įtraukti padaliniai ir pan. • Logistika - kiek žmonių bus įtraukta į projektą ir kur jie fiziškai dirbs. • Išorinės komunikacijos poreikiai (bendravimas su media ir pan.).

30. Komunikacijos planą sudaro: • Informacijos surinkimo, saugojimo ir paskirstymo sistema, nurodant metodus kaip tai atliekama. • Kokia informacija, ką turi pasiekti, kada ir kaip. • Pateikiamos informacijos formatas, turinys, detalumo lygis. • Informacijos keitimosi būdai tarp nustatyto grafike informacijos pateikimo. • Suinteresuotų šalių valdymo planas. • Informacijos atnaujinimo metodai.

31. Žmonių ir komunikacijos kanalų skaičius

32. Perduodama prasmė Triukšmas Suvokiama prasmė Kodavimas simboliais Simbolių siuntimas Simbolių gavimas Simbolių dekodavimas Grįžtamas ryšys Grįžtamo ryšio siuntimas Informacijos siuntimo ir atsako gavimo procesas Siuntėjas Gavėjas

34. Kiek matėte kvadratų?

36. Projekto vykdymo ataskaitos Ataskaitos leidžia projekto dalyviams susipažinti, kaip vyksta projekto įgyvendinimas ir yra naudojami ištekliai projekto tikslams pasiekti: • Projekto būklės ataskaitose (status report)pateikiama, kokioje būklėje projektas yra nagrinėjamu metu • Projekto eigos ataskaitose (progress report)pateikiama, ką projekto komanda pasiekė per ataskaitinį laikotarpį • Projekto prognozės (forecast)numato projekto eigą ir progresą remiantis turima praeities informacija ir patirtimi • Projekto būklės apžvalgose (status review)plačiau aptariami projekto vykdymo klausimai, dalyvaujant vadovybei ir svarbiausioms suinteresuotoms šalims

37. Priklausomai nuo SŠ pozicijos projekto atžvilgiu, priimamas sprendimas dėl SŠ valdymo Neutrali pozicija 5 Aktyvi Parama 8-10 Aktyvi opozicija 0 - 2 Pasyvi opozicija 3 - 4 Pasyvi Parama 6 - 7 Suinteresuo- tos šalies AAA E S ABC ES BBA E S ACB ES E – esama pozicija; S – siekiama pozicija

38. ProjektuSŠ valdymo strategijos 10 Įtraukimas Bendradarbiavimas Palankumas ir potencija bendradar- biauti 0 Stebėsena Gynyba - 10 0 10 Įtaka projektui (Savage et al., 1991)

39. Projektu SŠ valdymo priemonių planas • Remiantis SŠ registru ir įvertinant SŠ valdymo strategiją rengiamas SŠ valdymo/komunikacijos priemonių paketas • Priklausomai nuo atskirų SŠ pozicijų, įtakos ir sąmoningumo rodiklių parenkamos atitinkamos valdymo/komunikacijos priemonės, kurios atitinkamai įtraukiamos į DIS ir grafikus, išteklių planus ir biudžetą bei rizikos ir kokybės planinius dokumentus. • Įvertinus projekto eigos specifiką yra numatoma kaip ir kada vykdomi pakartotiniai SŠ įvertinimai ir atitinkamai SŠ valdymo priemonių atnaujinimai

40. Projekto aprūpinimas • paslaugomis; • medžiagomis; • prekėmis (įranga); • rangos darbais; t.y. pirkimas iš išorinių šaltinių

41. Aprūpinimo planavimas • Ar reikia pirkti? • Ką pirkti? • Kiek pirkti? • Kada pirkti? Kada pirkti? • Projekto pradžioje? • Projekto viduryje? • Projekto pabaigoje? • Vieną kartą? • Keletą kartų? Bet ar tikrai reikia pirkti? • Alternatyvos: • pirkti • pasigaminti • nuomoti • Kriterijai: • kaina • laikas • kokybė • gebėjimai • ištekliai

42. Teisės aktai • LR “Viešųjų pirkimų įstatymas” (taikomas tik perkančiosioms organizacijoms). • ES struktūrinių fondų finansuojamuose projektuose – įgyvendinančios institucijos nustatyta pirkimų tvarka.

43. Pirkimų tvarka Pirkimų tvarkoje paprastai nustatoma: • Pirkimų procedūros (laikas, pirkimų vertė, gautų pasiūlymų kiekis ir pan.). • Reikalavimai konkurso dokumentams ir vertinimo ataskaitoms. • Išlygos (kada konkursas laikomas neįvykusiu, ką tada daryti). • VPT tinklapyje biudžetinės ir VšĮ privalo skelbti apie vykdomus viešuosius pirkimus.

44. Pirkimų būdas Pirkimas iš vieno šaltinio • Kai rinkoje yra tik vienas tinkamas tiekėjas (rangovas); • Kai pirkėjas pageidauja pirkti būtent iš to tiekėjo (rangovo) Apklausa • Apklausiami pasirinkti tiekėjai (rangovai) – dažniausiai faksu arba el. paštu Konkursas • Uždaras (konkurso dokumentai siunčiami tik pasirinktiems tiekėjams (rangovams); • Atviras (konkursas skelbiamas viešai)

45. Konkursas • Konkursas laikomas įvykusiu, kai pateikti ne mažiau kaip 3 konkurso dokumentuose nustatytus reikalavimus atitinkantys pasiūlymai; • Jeigu konkurso būdu perkamų prekių, paslaugų ar darbų konkursas neįvyksta 2 kartus iš eilės, jis gali būti laikomas įvykusiu, jeigu yra pateiktas nors 1 konkurso reikalavimus atitinkantis pasiūlymas; • Atviras konkursas laikomas įvykusiu, jei pateiktas bent 1 nustatytus reikalavimus atitinkantis pasiūlymas.

46. Konkurso dokumentų sudėtis • Nurodymai pasiūlymų teikėjams (konkurso sąlygos). • Techninė specifikacija (prekių/įrangos ir rangos darbų konkursams). • Darbo užduotis (paslaugų konkursams). • Kainų lentelė (prekių/įrangos konkursams) arba kiekių sąrašai (rangos darbų konkursams).

47. Prekių (įrangos) ir rangos darbų pasiūlymų vertinimo kriterijai • Atitikimas techninei specifikacijai (TAIP/NE). • Konkurso dalyvių kvalifikacija ir patirtis (vertinama balais arba TAIP/NE). • Kaina. • Laimi pigiausias pasiūlymas, atitikęs visus techninius kriterijus.

48. PROJEKTŲ INTEGRACIJOS VALDYMAS [K. Schwalbe]

49. Valdymo integracijos procesai • Projekto įteisinimo dokumento parengimas. • Projekto valdymo plano parengimas. • Vadovavimas projekto įgyvendinimui. • Projekto įgyvendinimo stebėsena ir kontrolė. • Pokyčių valdymas. • Projekto ir jo etapų užbaigimas.

50. Projekto valdymo plano parengimas • Projekto plano dokumentas apima visus projekto planavimo dokumentus. • Projekto plano tikslas – užtikrinti nuoseklų ir suderintą projekto įgyvendinimą. • Projekto planas padeda projekto vadovui vadovauti komandos veiksmams ir įvertinti projekto būklę. • Projekto įvykdymas vertinamas pagal aktualų planą (baseline) su visais atliktais ir suderintais pakeitimais.