Mutualisation des systèmes d’information Orléans Métropole

1. Mutualisation des systèmes d’informationOrléans Métropole Présentation Coter Numérique du 13 mars 2019

2. Un passage du statut de Communauté d’Agglomération en Métropole très rapide La Métropole regroupe 22 communes du territoire représentant une population de 283 000 habitants. (Ville centre 115 000 habitants)

3. Un peu d’histoire Une démarche de mutualisation qui a débuté bien avant 2015 puisqu’il y avait déjà des synergies entre Orléans et l’AgglO Intégrer images en arrière plan organigramme commun pour les deux collectivités = la création de la DSI mutualisée par l’agrégation des personnels des 2 collectivités élaboration et adoption du schéma de mutualisation Prise en charge des SI de 7 communes et intégration des agents des DSI des communes prise en charge et intégration des agents d’une commune supplémentaire prise en charge d’une commune supplémentaire 2017 2018 2019 2015 2016 1

4. Périmètre géographique de mutualisation Cercles de Mutualisation de la Métropole Chanteau Marigny les Usages Saran Ormes Fleury les Aubrais Boigny sur Bionne Semoy Saint Jean de la Ruelle Ingré Saint Jean de Braye Orléans Chécy La Chapelle Saint Mesmin Combleux Saint Jean le Blanc Saint Pryvé Saint Mesmin Cercle Violet (Informatique mutualisée) Mardié Saint Denis en Val Bou Cercle Vert (Utilisation des Biens Partagés) Saint Hilaire Saint Mesmin Olivet Cercle Rouge (Adhésion de principe au Réseau Communautaire) Saint Cyr en Val Cercle Blanc (Pas de Raccordement)

5. Quelques chiffres • Un parc géré de 4500 postes • Une équipe de 29 agents • Plus un infogérant pour le parc avec une équipe de 8 personnes • Un parc applicatif de 220 applications • 180 Serveurs • 50 TO de stockage • 230 Sites reliés Intégrer images en arrière plan 1

6. Schéma de mutualisation • La proposition faite aux collectivités = Adhésion par bloc de services sur les fonctions ressources. Sur le périmètre DSI : • Réseau privé communautaire • Mise en œuvre de l’infrastructure permettant de relier chaque commune au réseau communautaire • Coût du premier lien à la charge de la commune, le reste à la charge de la Métropole • Adhésion au dispositif des biens partagés pour les logiciels • 2 logiciels maximum, pour une même fonction • Investissement à la charge de la Métropole • Partage des coûts de fonctionnement au prorata d’unités d’œuvre • Remboursement au réel des prestations payés par la Métropole propres à chaque commune • Service mutualisé des systèmes d’information • Paiement de la prestation au prorata du parc de PC, tarif dégressif selon taille de la commune (solidarité territoriale) Intégrer images en arrière plan 1

7. Le réseau communautaire Schéma de mutualisation Intégrer images en arrière plan 1

8. La gouvernance du dispositif • Nécessité de définir conjointement les orientations et les modalités de gouvernance • Recours à un prestataire pour élaborer un Schéma directeur de systèmes d’information intercommunal adopté en 2017 : • 1 volet SDSI classique faisant état de la stratégie en matière de développement des systèmes d’information • 1 volet établissant les règles de gouvernance • 1 Réunion des DGS par trimestre • pour traiter les actions nécessitant un arbitrage • pour évaluer régulièrement la démarche • 1 Réunion annuelle de la Conférence des Maires ou du COMEX • pour présenter le bilan des actions passées • pour valider la feuille de route à mettre en œuvre l’année N+1 • avec la possibilité de réunir, à tout moment, si nécessaire, les instances concernées. Intégrer images en arrière plan 1

9. Le dispositif des biens partagés • Les principes appliqués : • Contrats avec les prestataires portés par la Métropole • Adhésion des communes au règlement des biens partagés (révision annuelle de la liste des biens partagés) si elles souhaitent bénéficier du dispositif • Maxi 2 logiciels pour une même fonction (exemple 2 GF selon les tailles des collectivités) • Investissements supportés par la Métropole • Coûts de fonctionnement répartis selon unité d’œuvre (exemple Jalios : le nombre d’agents de la collectivité) • Prestations spécifiques à chaque commune, remboursées au réel • La Métropole peut mettre à disposition des logiciels qu’elle n’utilise pas pour ses propres besoins (exemple : prestations aux familles) Intégrer images en arrière plan 1

10. Le dispositif des biens partagés • La méthode varie selon les situations : • Nouveau projet d’informatisation : • Appel à candidature pour participer au groupe de travail • Désignation d’un pilote • Elaboration du dossier de consultation par groupe travail • Mise en œuvre : synergie à trouver entre chef de projet informatique, chef de projet fonctionnel et communes • Choix d’un logiciel en présence de logiciels concurrents • Analyse des forces et faiblesses des logiciels en place en regard des objectifs à atteindre au travers d’ateliers • Une fois le choix arbitré (en l’absence de consensus au niveau du groupe de travail, arbitrage en groupe DGS), démarrage du projet de migration • Projet de migration mené comme un projet de remplacement d’outil en globalité • Cas Jalios : refonte complète de l’intranet (graphique, rubriques,…) avec ajout de nouvelles fonctionnalités (organigramme dynamique) et renforcement de l’usage des communautés afin de susciter adhésion Intégrer images en arrière plan 1

11. Refonte de l’Intranet Intégrer images en arrière plan 1

12. Intégration organigramme Intégration de l’organigramme dynamique avec fiches synthétiques individuelles Intégrer images en arrière plan Alimentation par les données issues du SIRH, rafraichissement quotidien 1

13. Utilisation des communautés Intégrer images en arrière plan 1

14. Biens Partagés Intégrer images en arrière plan

15. Les difficultés • L’hétérogénéité des usages, des besoins et des attentes • L’importance du pilotage fonctionnel • Les problématiques de gouvernance au quotidien • Les difficultés de planification • Pas d’uniformisation du statut des agents mutualisés (gestion du temps, rémunération….) Intégrer images en arrière plan 1

16. Les bénéfices • Rationalisation et économies d’échelle • Réduction du nombre de logiciels gérés • Partage des coûts • Mise à disposition et partage de l’ingénierie • Emergence de Synergies et homogénéisation des pratiques • Simplification pour les utilisateurs • 37 biens partagés, 117 utilisations de bien partagés Intégrer images en arrière plan 1

17. Les conditions de réussite • Partager le projet, communiquer et susciter l’adhésion (il y a eu un portage politique) • Associer les parties prenantes par une démarche participative • Création d’une « charte de mutualisation » (conventions et règlements) • Humilité : OM n’impose pas sa vision des choses, instaurer une relation de confiance (y compris dans l’intégration des agents = chacun retrouve une place) • Nécessité de planifier, rationaliser et unifier… pour réussir Intégrer images en arrière plan 1