CURSO PARA SECRETARIAS Profesora: Lic. Myrtha Obregón Martín MSc. Relación Jefe - Secretaria

1. CURSO PARA SECRETARIAS Profesora: Lic. Myrtha Obregón Martín MSc. Relación Jefe - Secretaria

2. l. ATRIBUTOS DESEABLES DE UNA SECRETARIA. ØProfesionalidad ØDiscreción. ØAmabilidad. ØBuena información. ØLealtad. ØConfiabilidad. Ø     Respeto. ØProtección. ØDedicación. ØSonrisa fácil.

3. Relación Jefe/Secretaria • La Confianza Secretaria = Secreto = Persona de confianza Jefe= Persona que atiende asuntos confidenciales Por lo tanto: La relación tiene que ser: • Discreta • Colaboración eficaz • Lealtad

4. Relación Jefe/Secretaria J´ tiene que confiar: • En la capacidad de trabajo de la secretaria. • En la calidad del trabajo de la misma. • En su lealtad y responsabilidad, por lo tanto, esto implica además: • Que en su ausencia resuelva los problemas priorizando los urgentes.

5. Relación Jefe/Secretaria 2. La Comunicación, el diálogo es la mejor forma para: • Trabajar • Coordinar esfuerzos. • Cambiar actitudes contraproducentes. • Ser más eficiente • Estar bien informados

6. Relación Jefe/Secretaria • El respeto mutuo • El respeto mutuo = Sumisión • Ser servicial = Ser servil Hay que aprender a soportar el mal humor, el stress. Ser tolerante y compresiva

7. Relación Jefe/Secretaria • A cada uno su papel Esta relación está conformada por un pequeño equipo de dos personas: • Un superior o Jefe • Un subordinado o colaborador El primero emite orientaciones, órdenes El segundo auxilia, ayuda y lleva a cabo las tareas que el primero ordene.

8. Confiabilidad • La Comunicación • El respeto mutuo • A cada uno su papel Relación Jefe/Secretaria

9. BUEN CLIMA ENTRE LA SECRETARIA Y EL JEFE • No intente cambiarlo, adáptese a el aunque sugiera pequeñas cosas para mejorar. • Intente ponerse en su lugar, solidarícese con sus éxitos y fracasos. • Saber hasta dónde llega su cometido. • No contar chismes sobre asuntos privados del jefe. • No traspasar el umbral de lo profesional. (terreno pantanoso) • Adelantarse a sus órdenes

10. III ATENCION A VISITANTES. ØAmabilidad. ØInformación adecuada. ØBrindar una imagen positiva y de humildad de su jefe. ØCapacidad de reconocimiento de cuando es oportuno alertar al jefe de la importancia de una visita. Ø • Brindar una orientación que satisfaga. • Ø   No dar la impresión de que usted no está al • tanto de la persona que espera. • Ø  Evitar tratar problemas personales, de trabajo o • frivolidades delante de la visita.

11. NIVELES DE COMPETENCIA. ØSi la confianza del jefe con la secretaria está establecida, ella puede tomarse algunas atribuciones en determinadas situaciones en la que haya que decidir. ØEstas decisiones jamás estarán por encima del nivel de competencia que le ha fijado su jefe. ØSi usted conoce que ante situaciones generales el jefe acostumbra a tomar una decisión puede ser de ayuda que usted la asuma.

12. NIVELES DE COMPETENCIA. • Nunca tome una decisión que el jefe la realice de forma puntual. • Si se necesita una decisión urgente y no está dentro de su nivel de competencia, trasládela de inmediato a la persona que usted considere puede tener autoridad para asumirla. • El fracaso y la pérdidas de confianza entre el jefe y su secretaria en no poca ocasiones transita por tomarse esta, atribuciones indebidas.

13. VI. RELACIONES CON LA FAMILIA DEL JEFE. ØEstablezca una relación de confianza respetuosa. ØNo de jamás la impresión que le molesta las llamadas, aunque considere que son inoportunas o reiteradas.

14. ¿CÓMO ES SU JEFE? • Autoritario: No permite discrepancias con sus decisiones, escucha poco, subvalora los subalternos. Impide el desarrollo profesional y personal de su secretaria. • Déspota: Maltrata a los subordinados, siempre tiene una palabra ofensiva hacia los demás, no le gusta recibir y cuando lo hace pocas veces logra una comunicación adecuada. Impone a la secretaria que tenga la misma imagen de él.

15. ¿CÓMO ES SU JEFE? • Débil: Por lo regular les cuesta trabajo no complacer a todo el mundo, aunque esto lleve a decisiones contradictorias, cuando son conocedores de su debilidad le dan amplias facultades a las secretarias para que resuelvan. Pero ante un error no las respaldan, por lo regular embarcan a su secretaria. • Indeciso: Les cuesta trabajo tomar una decisión, todo lo consultan, por lo tanto se estancan la solución de los problemas. La secretaria nunca puede dar una respuesta adecuada, lo cual hace que la secretaria sea subvalorada por otros jefes o por las personas que asisten en la oficina.

16. ¿CÓMO ES SU JEFE? • Decidido: Toman decisiones con facilidad, son seguros de sí mismos, dan respuestas rápidas y por lo regular la secretaria se siente segura y respaldada. • Temeroso: Son pusilánimes, hacen todo lo que le ordenan aunque tenga argumentos para detener la decisión, se cuida demasiado yerra con frecuencia. Obliga a la secretaria a enfrentar los problemas,

17. ¿CÓMO ES SU JEFE? Vaselinoso: Le dice que si a todo el mundo y no resuelve nada, siempre anda escondido y mintiendo. Pone a la secretaria en situaciones difíciles, obligándola a mentir. Don Juanesco: Enamora a todo el mundo en la oficina, recibe muchas llamadas personales, sale mucho a tareas no concretas. La secretaria eficiente puede ser sacrificada por una de mejor presencia, en general son un asco de jefe.

18. G S A R A I C