Manager and Information Organization

1. towards a structurational concepts of the information use environment of managers Rosebaum, H. (1996) Manager and Information Organization Speaker: Yi-Hsin, Lu Data: 2011/11/29

2. Table of Contents • Methodological approach • Methods of data collection • Strategies of data analysis • Conclusion

3. Introduction

4. Introduction(1/2) • 探討資訊使用環境(IUE)和管理人的資訊行為，透過分析與收集資料的方法及資料分析的策略，了解兩者間的關係。 • 多數研究著重於「管理者的資訊行為」，對於「IUE下管理者在組織中的資訊行為」卻鮮為人知。

5. Introduction(2/2) • 發展概念架構 • 發展建立在經驗基礎上的IUEs和資訊行為研究 • 描述管理者在特定組織環境下的IUE的資訊行為 • 比較對照現有公式化的概念和制訂關於IUEs的說明 • 從工作經驗著手 • 回答研究問題和示範概念架構

6. 研究目的 • 發展一個實證研究基礎，用以定義在資訊使用環境的概念下，描述管理者的經常行為，並透過訪談的方式來分析資料。 • 發展一個實證研究基礎，用以定義管理者的資訊行為，透過訪談者的描述以了解管理者日常進行組織管理的行徑各種資訊行為。 • 在理論基礎下，描述說明資訊使用環境和管理人員資訊行為之間的關係。 • 比較和對照定義下的資訊使用環境發展，與特定的資訊使用環境的差異。

7. 研究問題 • 什麼是資訊使用環境管理者? • 管理者進行日常組織管理的資訊行為範圍? • 管理者的資訊使用環境和資訊行為，如何互相牽連並如何運用在日常的管理中? • 管理者的資訊使用環境其主要特性為何?

8. 研究問題-公部門組織 • 公部門組織中管理者的資訊使用環境為何? • 在公部門組織中，管理者的資訊行為與平時的組織管理範圍? • 管理者的資訊使用環境及資訊行為如何相呼應，且如何應用致組織日常的管理中? • 公部門管理者的資訊使用環境特色為何?

9. Methodological Approach

10. Methodological Approach (1/2) • 提供基本理論方法架構，研究分析IUE和在特定組織的管理者資訊行為 • 描述「社會生活」，焦點放在範圍內發生的問題的意義、行動和詮釋，在「文化、社會和情境脈絡」上面

11. Methodological Approach(2/2) • 情境(contextualism)定義為 [一個社會科學的觀察辦法，考慮到環境，使觀測的事件發生] • 質性研究重於個人，一般認定為一般使用者，有一些權利和機構授權行動和互動 • 試圖不斷減輕一般和特殊之間的緊張關係

12. Methods of Data Collection Study domain Definition of key concepts Data collection The number of subject in this research Collecting data Pretest of the interview instrument The interview instrument The coding schemes

13. Study domain • 研究目的： • 在政府政策及法律的規範下，針對公部門組織進行研究， 以了解地方政府的組織「公共性 (publicness)」。 • 研究對象： • 地方政府資訊服務部門之主管。 (Information Services Department)

14. Study domain:Why study public sector managers? • 由文獻分析中發現，大部份的研究著重於對私營部門主管對組織的管理策略，對公部門主管的探討較缺乏。 • 資訊行為的管理上，公、私部門有何不同? • 若相同，私營部門的管理策略應適合公部門主管的資訊管理行為上。 • 若不同，則應對兩者間的管理性直抱持懷疑，並了解私部門的管理不應套用於公部門。

15. Study domain:Why study county government? • 職務的轉移：州政府→地方政府。 • 在組織變化與成長上有有較豐富的經驗，且能夠改善其作業及服務模式。 • 「領導與顧客」型態轉變為以品質與效益為基礎的服務供給組織，或保有舊有風氣與上級或同級的政府部門競爭與合作。 • 組織結構和運作流程上的變化，使得地方政府發展形成一種創新，以尋求自我管理。

16. Definition of key concepts • 本研究的核心概念： • 資訊使用環境 • 資訊使用行為 • 使用「敏感性概念(sensitizing concept)」來定義說明。 • 聯繫概念間的框架 • 數據收集與分析使用

17. Definition of key concepts:Defining the organizational information use environment (1/2) • 組織的資訊使用環境 • 組織結構的建構來自於政策及資源的組成，其影響了資訊在組織間的流動，同時在成員間保有資訊價值的潛在標準。 • A component of organizational structure composed of rules and resources which affect information flow in the organization and which hold potential criteria used by members to value information.

18. Definition of key concepts:Defining the organizational information use environment(2/2) • Rule • 為一般的程序或技術，可提供形式上的維持與終止，並可在不同的設定於時間中，重新建構資訊行為內容。 • Resource • 為社會或物質組成的元素，包含組織的設置，提供成員實行資訊行為的使用；資源允許對物件及過程（命令）進行指揮（成員）。

19. Definition of key concepts:Defining problematic situations(1/2) • 問題情境在於： • 工作環境的組成要素與不理想的方面相連接 • 根據本研究之目的，問題情境被定義為： • 管理者在經驗的「模糊範圍」間，部分經驗被注意與被忽略。當此種狀況發生時，該如何去注意並採取行動。 • 影響管理者的資訊需求與發展 • 問題的層面特點為：超越特定主題內容，而建立一個評斷相關資訊的標準基準。

20. Definition of key concepts:Defining problematic situations (2/2) • Problematic situation • 管理者的部分經驗被關注或被邊緣化，當情況發生時該如何因應與改善。 • Problem resolution • 採取一些較封閉的形式，使部分以前由管理者需要注意和可能採取的行動成為管理者的經驗。

21. Definition of key concepts:Defining information behaviors • 根據本研究之目的，資訊行為被定義為： • 個人進行執行資訊的行為，或由兩個或兩個以上的人在資訊系統上進行的資訊交換行為動作。 • 資訊行為處於資訊使用環境中，並隨著利用IUE的規則與資源時而發生的行為與互動。 • 這種在資訊使用環境中的行為與互動，是經常性的發生的過程。 • Managerial information behavior • 日常社會環境與周圍組織所產生的一種尋求、篩選、分享和使用資訊的相互作用

22. Data collection • 本節主要討論資料收集的型態及方法，並探討如何使用這些資料。 • 這當中的資料涉及主要和次要資料類型，透過兩種以上的資料蒐集方法，並由個案分析來取得資料。 • 訪談法 • 文件分析

23. Overview of the methodological strategy

24. Data collection:Types of data sought(1/2) • 收集相關IUE與管理者資訊行為的資料。 • 透過觀察與互動以了解管理者的工作及發展策略。 • 捕捉管理者的看法與組織情況。

25. Data collection:Types of data sought(2/2) • 透過原始資料的描述、價值與解釋以提供並反應出管理者在IUE的典型資訊行為。 • 尋求、評估、創造、處理、傳播形式、資訊使用 • 二手資料來自管理者所蒐集並提供的資料。 • 公部門組織中這些類型的資料，在IUE的管理及資訊行為的典型管理形式上，被發展出一套廣義和概括性的描述。

26. Data collection:Case study design • 本研究的整體研究框架為─個案分析 • 調查當代的生活情境現象 • 現況與事件背景的範圍並不明確 • 使用多個資料來源來證實 • 調查管理者在IUE中的原始的資訊行為 • 清楚表達真實生活的情境

27. Data collection:Interview(1/2) • 訪談為個案分析中一個重要的資料來源 • 可得到大量的資料。 • 問題闡述具彈性並可根據回應來深入探求資料。 • 訪談大綱的設計目的 • 收集管理者的IUE及資訊使用行為 • 加以描述、說明、詮釋那些在組織內部活動的管理工作與IUE及資訊行為的關係

28. Data collection:Interview(2/2) • 訪談大綱分為四個部份 • 了解受訪者的工作、任務、目標及組織文化與風氣，及受訪者的組織單位 • 藉由訪談資料來進行描述問題及問題情境現況 • 透過蒐集到的資料，來詢問受訪者一般對於資訊處理品質的看法 • 針對資訊行為進行提問，在工作場域的資料收集方法，藉以回答看法和較難進行的資訊行為 • 訪談時間 • 在60至75分鐘之間 • 最多不超過90分鐘

29. Data collection: The collection of documents • 二手資料 • 組織內部與外部文件、檔案資訊、報告、記錄和其他組織內部臨時的報刊或培訓文件。 • 文件提供一種組織觀點 • 用以定義內外部成員

30. The number of subjects in this research • 影響因素 • 有效性 (availability) • 飽和度 (saturation) • 有效性 • 兩位高階主管及七位中階主管接受訪談 • 另在部門主管同意下，再向底下的12個工作部門或較低階的管理者進行訪談，以了解中高階主管的管理模式。 • 飽和性 • 理論飽和 (theoretical saturation) 或資料飽和 (data saturation)。

31. Collecting Data • 訪談日期 • 1994年11月及1995年3月 • 當月中的五個工作日 • 訪談對象 • 1994年-九位部門管力者 • 1995年-十二位部門管理者 • 以信件或電話聯絡資訊部門 • 訪談地點 • 於管理者之辦公室，進行1-2小時的訪談

32. Pretest of the interview instrument • 訪談大綱的前測主要在了解地方政府資訊服務部門主管的資訊使用環境和管理者資訊行為。 • 於1994年9月9日到9月13日進行三位管理者的部門工作情況調查。 • 透過三次的前測，以了解管理者： • 是否可以採取理智的行動和互動 • 工作場所的資訊面和評估效用概念

33. The interview instrument (1/3) • 訪談大綱共由為五個面向組成 • 資訊背景 • 資訊問題 • 資訊行為 • 資訊的評估與使用 • 資訊重組

34. The interview instrument (2/3) • 管理者在組織資訊使用環境中的組成因素。 (藉以了解執行能力、評估、使用資訊。) • 組織中的身分地為對您資訊蒐集的能力有何影響? • 在您的工作場域中有哪些特點使您較容易取得資訊? • 在您的工作場域中有哪些特點使您較不易取得資訊? • 哪些類型與種類的資訊是日常工作中，您較常需要並進行資訊尋求的? • 您認為好/壞的資訊特點為何? • 您是否認為在您的工作中可獲得所有您所需要的資訊? • 如果是否定的，那麼哪種類型的資訊是您目前最迫切需要的? • 什麼樣類型的資訊是您目前最想要且不想失去的? • 在您的工作種，最主要的資料來源為何? • 在您的工作場域中，有哪些主要的途徑用於組織溝通上?

35. The interview instrument (3/3) • 請管理者描述他們資訊行為。 • 一般而言，您主要的資訊需求尋求方法為何？能否請您解釋一下這些方法？如何發現這些方法？ • 當您收集這些資訊遇到哪些困難？ • 如何解決困難？ • 請評估您大致花多時間收集資訊？ • 有哪些主要標準，用以評估這些資料能有助於解決工作上的問題? • 花多少時間評估這些資訊？ • 你如何使用這些資訊？ • 在這些資訊當中，哪些方法可幫助您解決問題? • 在這些資訊當中，哪些方法會阻礙您處理問題?

36. The coding schemes (1/2)

37. The coding schemes (2/2) • 編碼-敏感性概念(sensitizing concept) • 組織資訊使用環境 • 規則 • 來源 • 問題情境 • 解決問題 • 組織設置 • 管理資訊行為

38. Strategies of Data Analysis Content analysis and analytic induction Coding the data

39. Strategies of Data Analysis • 資料分析採用： • 內容分析 (content analysis) • 歸納分析 (analytic induction) • 數據分析上的四個目標 • 發展一套普遍的資料基準，用以描述公部門主管在資訊使用環境中及各種資訊行為的發展。 • 描述管理者在工作場域中與IUE和資訊行為的關係 • 描述實際比較的IUE環境中發展 • 印證文獻理論框架概念

40. Strategies of Data Analysis:content analysis and analytic induction • 內容分析和歸納分析用以整理、組織、編碼的資料，並在編碼中探討類別關係。 • 內容分析和歸納分析，透過具實際經驗的描述，用以了解公部門管力者在IUE和資訊行為。 • 並在組織中管理者與資訊的使用中，加以評估其架構及資訊加值作用。

41. Strategies of Data Analysis:coding the data • 本研究根據資訊使用環境及資訊行為的實證加以組成，共蒐集21份訪談稿及組織文件資料。 • 依據編碼表的設計方式，共分為規則、資源、問題/解決、資訊進行編碼，而每筆資料的編碼都有至少兩次的編碼編製。 • 透過階段性的分析，直到每筆資料編碼穩定及減少編碼發生錯誤。

42. The problem of quality in this research

43. The problem of quality in this research(1/3) • 分析質性研究的問題時，一般會將研究分為數個議題，本研究分為三個議題來探討： • 關注研究的完整性與嚴謹性，研究者需慎重地評估研究範圍。 • 關注研究的範圍及研究結果，延長或增加研究範圍的程度。 • 關注研究工具對資料蒐集的穩定性，分析研究策略並依據研究時間來推測研究結果。

44. The problem of quality in this research(2/3) • 本研究之研究過程評估，可分為： • 資料品質 • 適切地資料蒐集方法 • 基礎資料成果的範圍 • 適切的資料分析策略 • 研究結果中發現的高度抽象化資料的合理性

45. The problem of quality in this research(1/3) • 本研究之質性研究品質揭示表

46. Conclusion

47. Conclusion(1/2) • 本章描述整體研究的方法，為研究本身建立有效的研究步驟。 • 研究方法本身建立在一種文獻脈絡、參與人員及研究場域的情境中，為此加以討論： • 資料收集和策略分析的過程中，提出研究項目並討論其優缺點 • 透過研究問題的設置，運用訪談來得到適當的資料與答案，以達研究目的。 • 質性研究的問題可提出討論，並減少研究過程中的威脅，在可信性、可靠性、驗證和轉換方面，亦提供實際的資料家以佐證。

48. Thank You