METODOLOGIA PARA ARMAZENAMENTO E PESQUISA DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES

1. METODOLOGIA PARA ARMAZENAMENTO E PESQUISA DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES

2. Quem Somos A empresa Skybox  está localizada na região metropolitana de São Paulo, com fácil acesso as principais vias do estado. Iniciamos nossas  atividades prestando serviços de guarda e digitalização, hoje   fornecemos  ferramentas completas e diferenciadas em Gestão de Documentos. Somos especialistas  em serviços de: organização e classificação, higienização e restauração, guarda de documentos, digitalização, microfilmagem, informatização e administração de arquivos empresariais. Nossos serviços são personalizados  e, dependendo da sua necessidade, se integram em uma solução única, facilitando e agilizando a gestão integrada destes documentos e informações. Premissas Sócio Ambientais Além de fazer a separação de todos os tipos de lixo, destina-los de maneira correta e procurar diminuir os impactos ambientais ocasionados nas atividades cotidianas. A Skybox adota como medida socioambiental a parceria com cooperativas regionais, que através da reciclagem de materiais, geram renda à várias famílias, e uma oportunidade de aperfeiçoamento profissional.

3. Solução Integrada OBJETIVO Os serviços de Consultoria da Skybox tem como principal objetivo entender o panorama em que as INFORMAÇÕES são trabalhadas dentro da Contratante, indicar metodologia para armazenamento, recuperação e uso de tecnologia/software adequado para armazenamento e localização de documentos e informações. SOLUÇÃO INTEGRADA GUARDA DE VOLUMES TECNOLOGIA CONSULTORIA ESPECIALIZADA

4. Consultoria Especializada METODOLOGIA • Os serviços de Consultoria são conduzidos da seguinte forma: • Identificação do Organograma da Organização / Grupo no que diz respeito a seus departamentos/unidades. • Mapeamento dos departamentos/unidades com o objetivo de desenhar o “ciclo de vida dos documentos”. O MAPEAMENTO é aderente às exigências das Normas de Qualidade ISO 9000 e dá as seguintes informações com relação ao documento: • IDENTIFICAÇÃO (nome do documento). • TIPO (se o documento é individual ou composto por um jogo de documentos) • ANEXOS (caso o documento seja composto por jogo, identifica-se quais documentos compõe este jogo). • RECUPERAÇÃO (com que índices os documentos devem ser armazenados para posterior recuperação/acesso e em que sistemas ficarão disponíveis). • ORIGEM (onde o documento é gerado). • FORMATO (identificação do formato em que o documento é gerado: físico e/ou eletrônico). • COMPARTILHAMENTO (que departamentos / unidades devem ter acesso ao documento). • PROTEÇÃO (que mecanismos são utilizados para proteger o documento). • DISPOSIÇÃO (destino do documento após a digitalização, caso a mesma ocorra) • RETENÇÃO (aplicar a temporalidade no documento, considerando sua validade legal, ou seja, necessidade de armazenamento do físico do documento conforme legislação vigente (a legislação é mencionada). • Identificação dos pontos de captura para digitalização dos documentos físicos (captura centralizada ou descentralizada). • Identificação e avaliação dos arquivos existentes com relação a seu volume, estado de conservação, conteúdo e identificação(considerando se os índices para consulta são apropriados ou não).

5. Consultoria Especializada RESULTADOS ESPERADOS • Identificação de como a informação é gerada, armazenada e compartilhada, “por quem”, “de que forma” e através “de que meios”. • Criação de Tabelas de Temporalidade (indicando a validade legal dos documentos e sua respectiva legislação). • Apontamento de índices de consulta eficientes para a fácil localização da informação (tanto em arquivos físicos quanto em arquivos eletrônicos utilizados em software GED/ECM). • Avaliação do arquivo físico existente. • Identificação dos gargalos de impressão, cópias e duplicidades (com relação aos documentos físicos). • Apontamento das tecnologias/softwares adequados às necessidades identificadas. • Apontamento de Serviços de Guarda de Volumes (se necessário), considerando a logística de transporte dos documentos. • Treinamento de usuários e equipes para manusear, preparar e digitalizar arquivos físicos. • . Diminuir o tempo paralocalização de documentos; • . Personificação do controle - propor controles corporativos.

6. Processos sob controle. Informações acessíveis. Economia. CONCEITO SOFTWARE ORGANIZER O Organizer é um software GED/ECM, que tem como objetivo prover a gestão da informação de forma dinâmica e colaborativa através de seus MÓDULOS. Trata-se de uma aplicação web, que pode ser acessada pelos usuários através de qualquer browser via internet.

7. Software GED|ECM MÓDULO IMAGE (arquivo eletrônico): Armazenamento da *informação em base única , de maneira organizada e colaborativa.

8. Software GED|ECM MÓDULO BOX (gestão de acervo físico): Localização de arquivo físico (caixas box e documentos), aderente às tecnologias RFID (TAG CHIP)

9. Guarda de Volumes OFERTA COMPLEMENTAR • A Skybox tem diversas ofertas voltadas à Guarda e Manuseio de arquivos físicos. Dentre elas destacamos: • Guarda de Documentos SIMPLES - as caixas são armazenadas em um dos Galpões da Skybox sem prévia catalogação dos documentos e sem indexação. • Guarda de Documentos GERENCIADA – controle, catalogação e digitalização (se for o caso) de todas as caixas , disponibilizando o acesso aos documentos através de Software GED/ECM (ORGANIZER). • Guarda de Documentos GERENCIADA POR TAG CHIP – envolve todo o processo de Guarda Gerenciada mais a colagem de Microchip, que permite a localização física das caixas e documentos. • Digitalização de Documentos - trata-se da conversão do documento físico em digital (seja em imagem ou PDF, entre outros), por intermédio de um scanner e um software de digitalização. A Skybox trabalha com scanners de alta resolução e desempenho, que torna esse processo mais rápido e pratico. • Microfilmagem - Os filmes utilizados em microfilmagem tem como característica possuírem um grande poder de definição, resistência ao fogo, estabilidade dimensional e serem de alto contraste. A microfilmagem garante a Validade Legal dos documentos, sendo que na maioria dos casos, o mesmos podem ser descartados fisicamente após este processo. • Preparação de Documentos - éo processo de pré-digitalização dos documentos. Consiste na extração dos grampos, identificação da gramatura do papel, clipes, fissuras, dobras, encadernações e outras imperfeições que prejudiquem a boa execução do serviço e, quando necessária, a organização das páginas dos documentos com a inserção de folhas de rosto e definição de lotes  bem como identificação da necessidade de recomposição do documento.

10. Guarda de Volumes OFERTA COMPLEMENTAR • Organização de Documentos - aorganização consiste na triagem dos documentos, considerando técnicas especificas para seu manuseio, pesquisa e guarda. Os documentos são separados por departamento, tipo de documentos, ano e data de validade, utilizamos a TTD (tabela de temporalidade), alocados em caixa Container, identificadas com etiquetas código de barras e QRcold. Após a triagem os documentos são catalogados, com nomenclaturas acordadas junto ao cliente, posteriormente inseridas no sistema ORGANIZER, possibilitando a busca do mesmo, com precisão e facilidade. • Higienização – Corresponde á limpeza de superfícies, ou seja, a retirada de poeira e outros resíduos estranhos nos documentos. São utilizados produtos especializados e necessários para limpeza dos mesmos.. • Armazenagem – Através de Ordem de Serviço gerada no sistema Organizer, as caixas são guardadas em estantes identificadas, facilitando o manuseio e distribuição das mesmas. • Restauração de Documentos - A celulose é um material suscetível à degradação devido a diversos fatores, entre eles a acidificação, má conservação e contaminação do ambiente. A Skybox conta com profissionais qualificados e formados, que desenvolvem técnicas próprias, capazes de restaurar documentos históricos.

11. ALGUNS CLIENTES

12. Contato SKYBOX – GUARDA DE DOCUMENTOS Av. Lourenço Zácaro, 386, Jd. São Silvestre, Barueri (SP) fone: 11 43824361 site: www.skybox.eco.br e-mail: comercial@skybox.eco.br