L’archiviazione ottica dei documenti fiscali e la fatturazione elettronica

1. L’archiviazione ottica dei documenti fiscaliela fatturazione elettronica Ragusa 18 gennaio 2008

2. La conservazione digitale dei documenti Decreto Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004 (G.U. n.27 del 3/2/04); provvedimento del CNIPA del 19 febbraio 2004 (G.U. n.57 del 9/3/04) : • Obblighi da osservare: • Documento statico non modificabile (formato pdf) • Apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica (firma con smart card e software tipo “dike”) • memorizzazione su qualsiasi supporto (hard disk, cd rom R o RW) • Esclusione: • Scritture e documenti rilevanti ai fini doganali, delle accise e delle imposte di consumo di competenza dell’agenzia delle dogane

3. La conservazione digitale dei documenti • Comunicazione alle agenzie fiscali: • Entro il mese successivo alla scadenza dei termini per la presentazione delle dichiarazioni relative a dichiarazione dei redditi, Irap ed Iva • Onere a carico del soggetto interessato, ovvero del responsabile della conservazione, ove designato • Trasmissione dell’impronta dell’archivio informatico alle competenti agenzie fiscali, con la relativa sottoscrizione elettronica e marca temporale • Le agenzie rendono disponibile per via telematica la ricevuta della comunicazione effettuata ed il relativo numero di protocollo • Esibizione delle scritture: • Il documento informatico rilevante ai fini tributari deve essere disponibile a richiesta su supporto cartaceo e informatico presso il luogo di conservazione delle scritture, in caso di verifiche, controlli o ispezioni, può essere esibito anche per via telematica, secondo le modalità stabilite con provvedimenti dei direttori delle competenti agenzie fiscali (problemi di coordinamento da risolvere)

4. La conservazione digitale dei documenti • Documenti analogici originali e ricorso al Notaio • Solo se sottoscritti • Documento analogico originale unico se non è possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione anche da parte di terzi • Riproduzione dei documenti e ricorso al Notaio: • Solo se sottoscritti • Esibizione dei documenti e ricorso al Notaio: • Solo se sottoscritti • Modalità di invio telematico da stabilire • Periodicità della conservazione: • Cadenza prevista dall’art.3, comma 2: • Almeno quindicinale per le fatture • Almeno annuale per I restanti documenti • Distruzione dei documenti analogici • Dopo il completamento della procedura di conservazione

5. La conservazione digitale dei documenti • Imposta di bollo • Assolvimento mediante modello F23: • € 14,62 ogni 2500 righe (100 pagine) • Comunicazione preventiva ed ed eventualmente consuntiva per il conguaglio all’agenzia delle entrate con estremi dei versamenti con F24 • Provvedimento del CNIPA del 19 febbraio 2004 (G.U. n.57 del 9/3/04): • Il processo di conservazione sostitutiva e quello di riversamento sostitutivo di documenti informatici, avviene con l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale del responsabile della conservazione: • Nel caso di documenti informatici sottoscritti è richiesta l’apposizione della firma digitale da parte di un pubblico uffciale (notaio) per attestare la conformità al documento d’origine • Rapporti con la normativa sulla privacy e con la sicurezza dei dati informatici in generale • D.Lgs. 30 giugno 2003 n.196 in vigore dall’ 1/1/2004 • Misure minime di sicurezza entro il 30/6/2005 (registro password, nomina dei responsabili, firewall, antivirus, backup, inventario degli archivi e dei documenti, D.P.S)

6. La fatturazione elettronica • D. Lgs. 20 febbraio 2004 n.52 ha riscritto l’art.21 del D.P.R. 633/72 • Per ciascuna operazione imponibile • Fattura cumulativa per giorno solare (comma 3) • Nel caso di fatturazione differita si possono raggruppare tutte le consegne effettuate nello stesso mese • Anche da parte del cessionario, o da un terzo, sotto la responsabilità del cedente • Emissione cartacea o elettronica • Anche da paese estero senza reciprocità, purchè preventiva comunicazione all’amministrazione finanziaria • Fattura emessa all’atto della consegna o spedizione, ovvero all’atto della sua trasmissione elettronica • Più fatture allo stesso destinatario • Unico lotto con indicazioni comuni a più fatture • Trasmissione elettronica • Previo accordo con il destinatario • Attestazione dell’autenticità e dell’integrità con l’apposizione della firma elettronica qualificata • Comunicazione preventiva all’amministrazione • Tenuta e conservazione di registri e documenti • Archiviazione nella stessa forma in cui sono generate (cartacea o elettronica) ma quelle spedite in forma cartacea possono essere archiviate in forma elettronica • Luogo di archiviazione anche in un altro stato a condizioni di reciproca assistenza con accesso automatizzato all’archivio

7. La fatturazione elettronica • Emissione, trasmissione ed archiviazione • Per ciascuna operazione imponibile • Anche da parte del cessionario, o da un terzo, sotto la responsabilità del cedente • Emissione cartacea o elettronica • Anche da paese estero senza reciprocità, purchè preventiva comunicazione all’amministrazione finanziaria • Fattura emessa all’atto della consegna o spedizione, ovvero all’atto della sua trasmissione elettronica • Emissione in duplice esemplare • Fatture in lingua straniera devono essere tradotte nella lingua nazionale • Gli importi possono espressi in qualsiasi valuta, purchè l’Iva sia espressa in euro • Soggetto emittente • Esclusione per I soggetti con meno di 5 anni di anzianità e quelli che abbiano ricevuto rilevi sostanziali negli ultimi 5 anni in materia di Iva • Contenuto della fattura • Uguale al precedente art.21 in più: • Imponibile ed imposta con arrotondamento al centesimo di euro • Numero di partita Iva del destinatario se debitore d’imposta in luogo del cedente, con relativa norma • Data di prima immatricolazione o iscrizione in pubblici registri, ore navigate o volate per cessione di mezzi di trasporto nuovi intracomunitarie • In caso di mancata indicazione dell’imposta riferimento alla norma, anche per regime del margine per beni ustati e agenzie di viaggio • Annotazione nel caso di compilazione da parte del cliente ovvero da un terzo per conto del cedente