Comunicazione Livello Base

1. Comunicazione Livello Base This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

2. REVEAL Corso Comunicazione Base Livello: Base Tema: Comunicazione Modulo 1: Parlare in pubblico DU 1.1  Cosa fare e cosa evitare quando si parla in pubblico da volontario

3. Ralph Waldo Emerson ha detto: “La parola è potere, la parola deve persuadere, convertire, obbligare”. L’agitazione è naturale e non solo è prevedibile, ma del tutto necessaria, come persino i più grandi oratori della storia attesteranno. L’agitazione, o “le farfalle nello stomaco”, sono l’effetto secondario dell’adrenalina, della quale si ha bisogno per pronunciare il proprio discorso con passione.  La chiave per conquistare le vostre paure e controllare l’agitazione non risiede in famosi trucchetti come immaginare il vostro pubblico nudo (tecnica di Winston Churchill) o la goccia di whisky prima di alzarvi in piedi (ancora una volta Churchill). REVEAL Corso Comunicazione Base Modulo 1: Parlare in pubblico

4. Le migliori opzioni sono invece:  Essere preparati ed essere padroni dell’argomento Conoscere se stessi. Conoscere il proprio materiale. Conoscere i propri obiettivi.  Conoscere la stanza. Conoscere il contesto.  Conoscere l’uditorio e stabilire una connessione con esso. REVEAL Corso Comunicazione Base Modulo 1: Parlare in pubblico

5. Le migliori opzioni sono invece:  Siate positivi.  Lavorare partendo dal proprio marchio personale.  Usate supporti visivi pertinenti all’argomento trattato. Visualizzarsi durante il proprio discorso. Concentrarsi sul messaggio – non sul mezzo. Focalizzarsi sull’uditorio, non su se stessi.  Iniziate con un genuino contatto oculare con più individui tra il pubblico Ricordatevi che il pubblico vuole che riusciate in quel che fate e vi ascolterà ben disposto.  REVEAL Corso Comunicazione Base Modulo 1: Parlare in pubblico

6. Le migliori opzioni sono invece:  Non attirate l’attenzione sulla vostra agitazione parlandone Non chiedere scusa. Aprire la postura e le braccia: il vostro pubblico si rilasserà vedendovi sicuri, motivandovi e facendovi sentire meglio Rilassarsi e sorridere.  Trasformare l’agitazione in energia positiva.  Acquisire esperienza e pratica.  Esercitarsi più volte con il proprio discorso o presentazione prima di tenerli. REVEAL Corso Comunicazione Base Modulo 1: Parlare in pubblico

7. REVEAL Corso Comunicazione Base Livello: Base Tema: Comunicazione Modulo 2: Comunicazione verso l’esterno DU 2.1 L’ABC della comunicazione esterna per i volontari

8. Quando studiamo le “regole della comunicazione” sentiamo gente parlare di mittenti, riceventi, messaggi e stili comunicativi, ma a volte ci si dimentica delle persone. In realtà è impossibile per le esseri umani non comunicare. Noi comunichiamo sempre qualcosa, attraverso la voce e il silenzio, l’azione o l’inerzia.  Il nostro scopo di base, nella comunicazione, è quello di creare cooperazione e sostegno per divulgare le nostre attività.  Ecco perché la comunicazione con l’esterno è vitale per le nostre attività di volontariato e dovrebbe basarsi su interessi comuni.  Possiamo definire la comunicazione esterna come “il processo di pianificazione ed esecuzione dell’ideazione di un’attività (prodotto, servizio, idea), portato avanti cercando delle strategie per promuoverne la disseminazione e creando sinergie che soddisfino gli obiettivi della nostra organizzazione e dei destinatari della suddetta attività, che saranno coinvolti nell’intero processo”.  REVEAL Corso Comunicazione Base Modulo 2: Comunicazione verso l’esterno

9. La comunicazione esterna si occupa, dunque, di quattro aspetti complementari:     L’idea o azione: Cosa vogliamo comunicare?  Il valore: Quanto è importante quest’idea per la nostra associazione e per coloro a cui si rivolge? Perché è importante comunicare quell’idea o azione?  Il mezzo: Come diffonderemo l’informazione e raggiungeremo il nostro pubblico d’arrivo? Quali canali e sistemi dobbiamo usare? Come abbiamo raggiunto altre persone?   Lo scambio: Come stabiliamo il legame tra il nostro pubblico e il “prodotto” che offriamo? Come possono i nostri interlocutori utilizzarlo? L’uditorio è costituito da partecipanti, clienti, destinatari, beneficiari? È compatibile con ciò che volevamo?   Quando avviene lo scambio, ha luogo la comunicazione esterna.  REVEAL Corso Comunicazione Base Modulo 2: Comunicazione verso l’esterno

10. Vi sono alcuni aspetti che dobbiamo tenere in conto nel comunicare con l’esterno, ovvero: “in quale contesto agisce la mia organizzazione”, “cosa diciamo agli altri”, “come lo diciamo”, “cosa vogliamo ottenere con il nostro messaggio”, “a chi stiamo parlando”, “cosa tratterranno davvero”, “quali sono i risultati di questo scambio comunicativo”, “come reagiamo a quei risultati”. REVEAL Corso Comunicazione Base Modulo 2: Comunicazione verso l’esterno

11. Di seguito riportiamo alcune linee guide che potrebbero esservi utili per una efficace comunicazione verso l’esterno:  Conoscere la propria missione e visione e i propri obiettivi. Adattarsi al pubblico di arrivo. Complementarietà: L’idea di fondo è che tutti abbiamo delle esigenze, quindi esprimete il vostro bisogno di creare sinergie che sfocino in un partenariato e la vostra volontà di collaborare e ascoltare.  La comunicazione dovrebbe basarsi sulla reciprocità.   Stabilire rapporti cooperativi. Adattare i messaggi alle diverse tipologie di media. Comprendere i media. Rispettare i mezzi di comunicazione. Essere reattivi, dinamici e disposti allo scambio. Selezionare le informazioni e seguirne gli sviluppi futuri. REVEAL Corso Comunicazione Base Modulo 2: Comunicazione verso l’esterno

12. REVEAL Corso Comunicazione Base Livello: Base Tema: Comunicazione Modulo 3: Nozioni base di tecnologia informatica per la comunicazione DU 3.1   Come creare un database multiuso per le attività di volontariato

13. L’e-mail è diventata uno strumento essenziale per molte organizzazioni non-profit che hanno bisogno di raggiungere donatori e sostenitori dando un taglio alle spese. Considerato il costo crescente delle newsletter in formato cartaceo e di altri materiali correlati, l’e-mail rappresenta un veicolo di comunicazione efficace che, allo stesso tempo, consente di ridurre i costi e di proteggere l’ambiente.  In aggiunta all’ingente spesa di stampa iniziale, molte organizzazioni non-profit registrano un’ulteriore perdita quando il loro materiale cartaceo diventa datato e viene di conseguenza scartato.  Le e-mail offrono la possibilità di inviare newsletter digitali mirate, appelli per raccolte fondi e altri aggiornamenti direttamente alla casella postale di uno specifico sostenitore. Ciò consente di eliminare ampiamente le spese di stampa, i problemi relativi all’immagazzinamento fisico dei materiali e il loro invecchiamento. Ma avrete bisogno di un buon database multiuso per raggiungere i vostri obiettivi comunicativi.  Nella vostra quotidiana attività di volontari vi interfacciate con moltissime persone e buoni contatti che potrebbero risultare utili per le vostre attività future, quindi assicuratevi di salvarli e schedarli in modo sistematico, dal momento che ciascuno di essi può essere utilizzato per ragioni differenti (beneficiari, decisori politici/legislatori, sponsor, mezzi di comunicazione)!  REVEAL Corso Comunicazione Base Modulo 3: Nozioni base di tecnologia informatica per la comunicazione

14.  Un “database” può essere tante cose, ma la maggior parte delle persone lo utilizza con funzione di rubrica (lista contatti) includendo nomi, cognomi, indirizzi e-mail, numeri telefonici e altre informazioni di rilievo su volontari, beneficiari o contatti d’affari. Microsoft Excel è l’deale per creare un database di questo tipo, anche se tecnicamente si tratta di un “foglio di calcolo elettronico”.   Iniziate digitando le intestazioni nella prima riga, ad esempio Nome, Cognome e via dicendo.   Usate File > Salva con Nome per nominare il foglio di lavoro e sarete pronti per compilare le varie colonne sotto le intestazioni con i dati di cui disponete.   Uno dei primi passaggi per creare un database efficace alla luce degli obiettivi del volontariato è ottenere il nome dell’organizzatore di un evento o di persone in esso coinvolto, dell’organizzazione o media e – ove disponibile – qualsiasi altra informazione che potrebbe risultare utile in futuro.   Potete anche raccogliere contatti dal vostro sito web o canale Facebook, da social network, blog, forum, mailing list, elenchi di destinatari di newsletter o di firmatari di specifiche liste, raccolte fondi o qualsiasi altro evento da voi organizzato.  REVEAL Corso Comunicazione Base Modulo 3: Nozioni base di tecnologia informatica per la comunicazione

15. Il vostro database dovrebbe essere diviso per tipologie di contatti classificati secondo apposite categorie, in modo da permettervi di selezionare solo quelli di cui avete bisogno, di volta in volta.   Assicuratevi di personalizzare i contatti aggiungendo quelli di un referente, il suo ruolonell’organizzazione e il campo in cui opera quest’ultima, perché potreste avere bisogno di controllare se hanno effettivamente ricevuto le informazioni inviate o se sono interessati a collaborare con voi ed è sempre bello stabilire questo tipo di contatto chiamando le persone per nome.  Assicuratevi di tenere sempre aggiornate le informazioni di cui disponete, dal momento che i risultati della vostra organizzazione dipendono dalla eficacia e validità dei vostri contatti. In tal senso è consigliabile inviare periódicamente una newsletter, in modo da verificare se i contatti sono ancora validi.  REVEAL Corso Comunicazione Base Modulo 3: Nozioni base di tecnologia informatica per la comunicazione

16. Riassumendo: il vostro database dovrebbe contenere le seguenti informazioni:  Nome, Cognome, indirizzo e-mail, numero telefonico (casa e lavoro), numero di cellulare, indirizzo, città, codice di avviamento postale, stato, paese, disponibilitàrelativa a possibili contatti/collaborazioni, organizzazione (NB: un’organizzazione potrebbe usare un consulente, avere più di un indirizzo fisico, avere più di un referente; in tal caso avrà più di una tipologia ad essa associato), ruolo nell’organizzazione, area d’interesse, tipo di contatto (volontari, media, beneficiari, decisori politici/legislatori, istituzioni, donatori, clienti, fornitori, sostenitori…), priorità(si tratta principalmente di un aspetto interno, ma vi fornisce una classifica dei contatti più efficaci), sviluppi (questo può essere un campo da marcare con un “sì” o un “no” o semplicemente aperto) e consenso (se il vostro contatto vi ha fornito il consenso per la privacy).   Prima o poi sarebbe consigliabile ordinare (alfabeticamente) le informazioni, probabilmente per Cognome. Cliccate sul pulsante per ordinare alfabeticamente in corrispondenza di Cognome per evidenziare la colonna. Poi cliccate su Dati>Ordina. Vi si chiederà se volete estendere la selezione per sincronizzare anche le altre colonne. Cliccate su “Sì” e poi selezionate “Il mio Intervallo dati contiene una riga di intestazione" ovvero Intervallo criteri: Inserire qui l´intervallo di celle contenente i dati per il filtraggio.  Inoltre, potreste essere utile filtrare i contatti per tipologia, area di interesse, stato, città o addirittura priorità, per essere sicuri che in tal modo il vostro database “filtrato” si adatti nel miglior modo possibile al vostro scopo. REVEAL Corso Comunicazione Base Modulo 3: Nozioni base di tecnologia informatica per la comunicazione

17. Grazie! This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.