SEMİNER : Ali KOCAGÜMÜŞ HAZIRLAYAN : Hakan İNAL

1. BİR İŞYERİNDE ETKİLİ İLETİŞİM SEMİNER : Ali KOCAGÜMÜŞ HAZIRLAYAN : Hakan İNAL 2001

2. İletişim kısaca mesaj alış verişidir. Etkili iletişim ise, mesajın etkili olmasıdır. Etkileşimde , başlangıçta üç ana unsur vardır. Bunlar; mesajı veren, mesajı alan ve ortamdır. Bunların ne anlama geldiğini kısaca açıklayalım.

3. ORTAM Mesajı Veren Mesajı Alan

4. Bu üç unsurdan biri olmazsa iletişim olmaz. Etkili iletişimde bu üç faktörü ana hatlarıyla inceleyelim. Öncelikle şunu belirtmekte fayda vardır ki, etkileşimde varolan elemanlar birbirinden bağımsız kesin çizgilerle ayrılmış değildirler. Aksine iç içe girmiş girift bir halleri vardır. A) MESAJI VEREN Mesajı veren kişinin, mesajı alana karşı statü olarak üç farklı durumu vardır. Bunlar;

5. Mesajı Veren Alanın Üstündeyse; Bu durumda etkileşim genellikle mesajı verenin denetimi altındadır. Mesaj, sözlü veya sözsüz ( beden dili ) olabilir. Burada mesajı veren otoritedir. Mesajı veren ortamı seçebilir, bunu kullanabilir. Örneğin; çok lüks ve donanımlı yönetici odaları hem karşısındakine güven vermek hem de kontrol altında tutmak için kullanılır. Memleketimizde böyle lüks bürolar açıp, vatandaşın parasını alıp dolandıranlar gazete manşetlerine taşınmıştır. Bankerzedeler bunun en çarpıcı örneklerinden biridir. Ayrıca kullanılan sözlü ifadeler ve vücut duruşu da statü farkını çok rahat yansıtabilir. Örneğin; statü olarak yüksek bireyler, statü olarak düşük bireylerin yanında daha rahat dururlar. Alttaki bireyler daha çok eli önünde veya hazır ol vaziyetine yakın haldedir. Örneğin; okuyucu aşağıdaki ifadelerden hangisini statü olarak karşısındakinden daha yüksek birinden söylenmiş olabileceğini çok rahat anlayabilirler.

6. 1) Yarın saat 15:00 te seni alayım. 2) Yarın saat kaçta sizi almamı düşünürsünüz?3) Yarın saat 15:00 te seni alacağım.

7. Görüldüğü gibi; 1. İfade statü olarak denk bireylerin, 2. İfade de mesajı verenin statüsü mesajı alandan daha düşük, 3. İfade de ise mesajı verenin statüsü mesajı alandan daha yüksektir. Genelde statüsü yüksek olan insanlar, statüsü düşük olan bireylerden bilgi almak için etkileşimde bulunurlar. Örneğin; bir Bakan’ın Vali’den aldığı brifing bu şekilde bir iletişimdir. Fakat unutulmamalıdır ki etkili iletişimde hedef amaca yönelik verimin arttırılmasıdır. Bu da daha çok mesajı verenin elindedir. Ve bu bir süreçtir. Hemen aklımıza şu soru gelebilir. Birinci durum özelliğini taşıyan bireyler etkileşimde verimliliği nasıl arttıracaklardır? Çünkü etkili iletişim; mesajı alan bireyin bu mesajı aldığında göstereceği tavırla ilgilidir. Bir işyerinde etkileşim iki yönde gelişir. Bunlar; formal ve informal ilişkidir. Bu ilişki yukarıda bahsedilen her durum için geçerlidir. Bu iki ilişkinin kordineli olarak yüksek tutulması da bazı şartlara bağlıdır. Bunlar nelerdir sırasıyla inceleyelim.

8. A ) Formal İlişki ; ilişki düzeyinin resmi olmasıdır. Burada insanlar birer çalışandır. Ve sadece yapılan işe bakılır. Sadece iş akışının sürekliliği esastır. Verimin arttırılması için hizmet içi eğitim çalışmaları yapılır. Bu ilişkide ifadeler resmidir. Örneğin; Hakan Bey, Emine Hanım, Ömer Efendi, Yaşar Usta . . . gibi B ) İnformal İlişki ; bu tür ilişkiler resmi olmayan ilişkilerdir. İş ortamının havası ile ilgilidir. Bu ilişkide çalışanın moral durumunun yükseltilmesi amaçtır. İlişkide başarılı olmak için, yöneticilerin bazı özelliklere sahip olması gerekir. Çalışanın işinde başarılı olması için, öncelikle yaptığı işi içselleştirmesi ve “Benim işim” olarak görmesi ve benimsemesi gerekiyor. Bunu sağlamak ta yöneticinin vazifesidir. Örneğin bir işyerinde ekonomik kriz yaşanıyor. Kriz, takriben 4 ay sürecek ve bu arada çalışanlara sadece en temel ihtiyaçlarını karşılayacak kadar para verilecek. Çalışanların başka bir yerde çok daha iyi imkanlarla iş bulma olanağı da var. Acaba işyerinde 4 ay kaç kişi bu şartlarda çalışabilir? Buna verilecek cevap o işletmede çalışanların işletmeyi ne kadar içselleştirdiğini gösterir. Bunu gerçekleştirmek için neler yapmak gerekir? Öncelikle yöneticinin iletişimin akış biçimini iyi değerlendirmesi ve bunu iyi okumasını bilmesi gerekir. Aşağıya doğru iletişimde önemli olan amacın benimsetilmesidir. Bir kurumda kurum amaçlarının benimsenmesi o kuruma bağlılık verimli ve etkili çalışma için yüksek motivenin olması demektir.

9. Kurum çalışanları neyi neden yaptıklarını biliyorlarsa o kurumun amaçlarını benimsetmek te kolaylaşır. Ayrıca yöneticinin aşağıdan yukarıya doğru iletişime de imkan tanıması gerekir. Çünkü bu iletişimle; • Yöneticiye karar verme sürecinde değerli bilgiler sağlar. • Astların bilgilenmeye hazır olma zamanları ve üstten gelenleri ne ölçüde algıladıkları hakkında fikir verir. • Sıkıntı ve tıkanıklıkların yüzeye çıkmasına imkan tanır. Yönetici, çalışanları neyin sıkıntıya soktuğunu bilmesini sağlar. • Yukarı doğru iletişim çalışanlara öneri ve düşünceleriyle kuruma katkıda bulunma şansı vererek durumdan hoşlanmaları ve kendilerini kuruma yakın hissetmelerini sağlar. • Bu tür iletişim çalışanların problemleri ile başa çıkmalarına yardımcı olur. Kuruma katılımlarını güçlendirir.

10. İLETİŞİMİ GELİŞTİRME YÖNTEMLERİ • Kendinizi Tanıyın: Psikolojik özelliklerinizi bilin. (sinirli, alıngan,içine atan vs.) Unutmayın ki iletişim kurduğunuz insanlar dünyayı sizin gözünüzden değil kendi gözlerinden bakarlar. • Farklılığı Kabul Edin: Başka insanların farklılığını bilmekle kalmayın bunu önlenemez doğal bir gerçek olduğunu kabul edin. • Başkalarını Dinleyin • Geri Bildirim Alın • Kendinizin En Katı Eleştiricisi Olun: Sürekli kendi eksikliklerinizi arayın. • Görselleştirin Ve Canlandırın: Özellikle önemli noktalarda görsel ve işitsel araçlar kullanın. (şema,grafik,slayt)

11. Heyecanınızı Saklamayın: Çünkü heyecan bulaşıcıdır. • Dinleyicilerin Özelliklerini Bilin: Açık şeyleri açıklamak çoğunlukla insanları sinirlendirir. • Konuşurken Bir Kişiye Takılıp Kalmayın • Sorulara Yanıt Vermede Yada Saldırılara Karşı Savunmaya Geçmede Acele Etmeyin • Eleştirileri Dikkatle Dinleyin: • _Eksikliklerinizi görürsünüz. • _Eleştiri yapan haksızsa zaten orada sizi savunan olur. • Grubun Dikkatini Çekeceğiniz Uzlaşma Noktaları Arayın • Eğer İtirazlarla Karşı Karşıya İseniz Başkalarından Yardım Alın • Sağlamaya Çalıştığınız Görüş Hakkında Gerçekçi Olun • Bir Öneri Yada Karara İlişkin Yapılması Gerekenleri öne Sürmekten Kaçınmayın

12. İletişimi Bozan Davranışlar • Konuşan birinin sözünü kesmek • Konu üzerinde yoğunlaşma ;önemli olan ne söylediğidir neden söylediği değil. • Dinlememek • Yargılayıcı konuşmak

13. ETKİLİ İLETİŞİMİN ENGELLERİ • Kişisel özelliler • Örgütün havası;bireyler arası güven, itimat,benimseme • Olumsuz sözsüz iletişim , vücut dili,jest ve mimikler

14. GÖRÜŞME Yöneticinin kurumda etkili olabilmesi için görüşme tesirli bir araçtır. Görüşmenin Planlanması • Görüşme zamanı katılımcılar için uygun bir zaman olmalı • Görüşme uygun bir zamanda yapılmalı (ses. , ısı, ışık) • Görüşmeye zamanında ve hazırlıklı gelinmeli Görüşme Tekniği Görüşmeyi somutlaştırılarak yürütülmesi ile ilgilidir. Dört aşaması vardır • Dostça bir uyum. • Bilgi toplama ve paylaşma • Bir eylem planına karar verme • Görüşmeyi bitirme

15. ETKİLİ KARAR VERME İÇİN ÖNERİLER • Kararı bir yatırım olarak görün • Amacı gözden kaçırmayın • Fırsatlar arayın; alınan kararların uygulanması bireyleri yaklaştırır. • Önceki kararların verilerini gözden geçirin • Genellemeleri dikkatli yapın • Yeniliğe önem verin • Personeli katın • Başarının onurunu paylaşın • Kararın dolaylı etkilerini önceden hesaplayın • Soruna soğukkanlı yaklaşın • Doğru zamanı seçin • Önemli olanı önce yapın 13) Söyleyin ve benimsetin;söylemek benimsetmek değildir. Benimsetmek personelin içten doyumu ile ilgilidir. Doyum düzeyi yüksek olduğu zaman işler yürür.

16. 14) Kolaylaştırıcı koşullar hazırlayın 15) Yaptığınız işten zevk alın 16) Parçayı dikkatli harcayın

17. PLANLAMA Yapılacak olan faaliyetin stratejisini hesaplamadır. Bir planlama yaparken şu önerilere dikkat etmemiz yararlı olur; • Planınıza bir ad verin. Böylece projemiz bir kimlik kazanır. • Planınızda yer alan kişileri belirleyin. • Kullanabileceğiniz kaynakları kontrol edin. • Yöntemler geliştirin. • Maliyeti tahmin edin. • Bir kontrol süreci işletin. • Bulguları değerlendirin; planınız uygulandıkça ortaya çıkan sonuçları değerlendirmeye tabi tutun.

18. Bir yedek plan geliştirin • Bütçe yapın. • Sürekliliği sağlayın.

19. İSTİŞAREYİ (TOPLANTIYI) YÜRÜTME • Üzerinde konuşulacak tüm konuları , tüm katılanlarca anlaşılacak şekilde tanımlayın. • Seçenekleri geliştirin. • Tartışmayı tavında tutun: Tüm üyelerin problemi çözmek için katkıda bulunmasını sağlayın konunun dağılmasına müsaade etmeyin. • Özetleyin. • Üyelerin sorumluluklarını kontrol edin. • Üyeler arası görüş birliğini sağlayın. • Gündemi dikkate alın: çoğu zaman bir toplantının başarısı açıkça söylenenler değil, toplantıya katılanların doğrudan gözlenemeyen tutumlarıyla ilişkilidir.

20. Toplantılarda yöneticinin yapmaması gerekenler: • Belirsiz gündem. • Sorunun yanlış konması. • Bireylere ilişkin sorunları toplantıya getirmek. • Uygun olmayan kişilerin katılımı; bir sorunu çözmek istiyorsanız, toplantıya katılacakları, statülerine göre değil sorunla ilgilerine ve uzmanlıklarına göre seçin. • Suçu birine yıkmak. • Yanıltıcı bilgi vermek.

21. DİNLEYENLERİN DİKKATİNİ UYANIK TUTMA • Fısıldaşanları keskin bakışlarla uyarma. • Konuşmayı kesme. • Konuşanlara soru yöneltme. • Toplantıyı zamanında bitirme. • Tartışmaları dikkate alın, toplantı bitiş saatini yemek, dinlenme. . v. b saatlere denk getirin. • Bir zaman uyarıcısı kullanın. • Olumluyu vurgulayın: problemi getiren üyenin, çözüm önerisini de beraberinde getirmesini sağlayın.

22. TOPLANTIDA KAÇINILMASI GEREKEN İKİ TEMEL KURAL • Demokratik olayım derken kontrolü elden kaçırmak. • KATILIK: Toplantıda çıkan kararın sizin tarafınızdan alınması değil, gruba mal edilmesi önemlidir. Çünkü gurup üyeleri benimsetilmemiş bir karara uzaktan bakabilirler.

23. Grubun sayısı yükseldikçe bireysel katılım düşer !. .

24. Etkileşimde meydana gelebilecek olan sıkıntılar: • Soru aptalca bile görünse ciddi bir biçimde yanıtlayın. • Bu tip soru tekerrür ederse tekrar cevaplayın. • Hem bireyi hem de grubu dikkate alın. • Yanıtlarınızı özetleyin. • Konuyu dağıtmayın: konuyla alakalı olmayan soru sorulduğunda kibarca ama net biçimde reddedin. • Bilmediğinizi kabul edin.

25. TOPLANTIDA ETKİLİ İLETİŞİM • Yalnızca gerekli olduğu zaman toplantı yapın. • Kişisel ilişkilerinizi geliştirin. • Geniş tür hazırlık süresi sağlayın. • Toplantıya katılanların hazırlanmasına yardım edin. • Toplantıları işbirliği yaparak planlayın. (madde toplantısı olamasın. ) • Toplantıya zamanında başlayın. • Gündem hazırlayın • Gündemi açık tutun. • Yapılacak görevin tüm üyelerce kavranmasını sağlayın. • Konuya bağlı kalın. • Sunumları kısa tutun. • Toplantı ortamının tümünü kontrol edin. • Toplantı odasını toplantı için hazırlayın. (fiziki ortam )

26. Rahatlık sağlayan tüm faktörlere dikkat edin. • Uygun mobilyalar seçin. • Oturma düzenini esnek bırakın. • Araçları kullananları kontrol edin. • Bozucu etkenleri ayıklayın; telefonların kapalı olması. . . • Kişiler arası etkileşimi kolaylaştırın. • Küçük ikramlarda bulunun. • Belirsizlikten sakının. • Sessizliği okumayı öğrenin • Dosdoğru konuşun: alay, iğneleme, bozuk şive, uygunsuz söz, sahte gösteriş, cinsel çağrışım, konu dışı yergi etkileşimi olumsuz etkiler. • Farklılıklara saygı duyun. • Güvenirliliği güçlendirin.

27. İletişim becerilerinizi sürekli olarak geliştirin. Okuma, yazma, konuşma, dinleme. . .gibi. • Kabul edilen kararları yazın. • Katılanlara dönük vermeye çalışın. • Kullanışsız uygulamaları eleyin.

28. TEŞEKKÜR EDERİZ