Selección del Proceso sometido a Benchmarking

1. El proceso a objeto de estudio es: La adquisición, registro, control y resguardo de la Documentación Normativa necesaria como herramienta de trabajo para todas las diferentes unidades organizativas de la empresa CVG Bauxilum. La documentación normativa es muy importante para: Sustentar normas y procedimientos internas, toma de decisiones desde los directivos hasta los niveles supervisorios, soportar procesos productivos, soportar el sistema de gestión de calidad, soportar el sistema de gestión ambiental. La competencia en el área de documentación normativa en la región de Guayana es el Centro de Información de Venalum, por las herramientas de distribución y divulgación que utilizan para llegar a los usuarios. Selección del Proceso sometido a Benchmarking Mejoramiento de sistemas. Producto Vs. Proceso. Importancia para las metas de la organización. validación de los requerimientos del consumidor. Áreas causantes de los mayores problemas. Presiones competitivas. De qué manera los procesos de trabajo son suficientemente entendidos. Cómo están definidas las formas de medición.  El producto a objeto de estudio es: La Documentación Normativa como apoyo fundamental para las diferentes unidades organizativas de la empresa CVG Bauxilum.

2. El Departamento Centro de Información de Venalum esta comprometido con las unidades organizativas de la empresa CVG Venalum, a satisfacer las necesidades de información en materia normativa. La unidad responsable y autorizada para adquirir documentación normativa en la empresa CVG Venalum, es el Dpto. Centro de Información. Los servicios de información del Dpto. Centro de Información de CVG Venalum, en materia de documentación normativa están publicados en la intranet de la empresa a través de una página Web de la empresa. El Dpto. Centro de Información, apoya el sistema de gestión de calidad y el sistema de gestión ambiental de la empresa CVG Venalum. Identificación de las organizaciones para comparación Negocios similares en su desarrollo. Productos comparables y características comunes. Determinación del competidor y amplitud de la industria. Enfoque en la innovación de productos y prácticas.  En materia de documentación normativa el mejor en su clase es el Departamento Centro de Información de la empresa CVG Venalum.

3. Determinación de la recolección de datos Peso específico de costos, tiempo y disponibilidad de datos. Precisar si la recolección de datos se hará interna y/o externamente. Quiénes son los expertos sobre el tema. Participación en redes de información especializada. Necesidad de investigaciones originales mediante exámenes, cuestionarios, etc.  Para determinar el mejor en su clase el estudio se limito en la Ciudad de Guayana tomando en cuenta a las empresas básicas: Se realizo una entrevista a los centros de documentación de Guayana, con la idea de observar debilidades y oportunidades de mejoras. Se pudo observar lo siguiente: Centro de Información Técnica Sidor: La documentación normativa que ellos manejan esta en formato papel y se satisface las necesidades de información a través de copias. Biblioteca CVG Alcasa: No manejan documentación normativa. Biblioteca CVG: No manejan documentación normativa. Centro de Información y Documentación CVG Edelca: Manejan documentación normativa en formato electrónico pero no controlan la distribución. Centro de Información de CVG Venalum: Maneja documentación normativa en formato electrónico bajo una aplicación con claves de acceso. Sala Técnica CVG Carbonorca: No manejan documentación normativa.

4. El producto que genera la Biblioteca Central de Bauxilum, son los servicios de información. El proceso esta comprendido en adquisición, procesos técnicos, salida a los usuarios para satisfacer necesidades de información. La información a objeto de estudio es la documentación normativa. La documentación normativa abarca las normas nacionales e internacionales que apoya los procesos dentro de la organización. La biblioteca central de CVG Bauxilum puede muy bien compararse con el Centro de Información de CVG Venalum, en los procesos administrativos. Identificación / actualización del ámbito competitivo Método de recolección de los datos pertinentes. Juicios cualitativos o subjetivos. ¿Es el ámbito positivo, negativo, o sólo una parte?. Puede "el mejor" identificarse a partir del análisis. ¿Puede la organización compararse con el mejor?  Los servicios de información repercuten positivamente en el proceso mediante el cual se satisfacen las necesidades de información. El usuario aprovecha la información para apoyar sus ideas y producir conocimientos.

5. La biblioteca Central de CVG Bauxilum, inicio operativamente sus procesos administrativos de registro y control de la documentación en el año 2002, con la accesoria del Centro de Información de CVG Venalum en todos y cada uno de los procesos. Con esta accesoria Biblioteca Central tiene un avance en sus procesos al lado del Centro de Información. Proyección de los niveles de desarrollo futuro (nuevas mesetas de desempeño) Basado en las 4 etapas anteriores de análisis, presentar la comparación de la empresa con "el mejor de su clase". Analizar la tendencia histórica de la organización con respecto a "el mejor". Actualizar ámbitos de desarrollo para la empresa. Proyectar tendencias futuras de productividad. Identificación de metas que deben de incluirse como parte de los ámbitos de desarrollo.  La biblioteca Central de CVG Bauxilum, como proyecto y tendencias futuras debe casarse con las Tecnologías de la Información y la Comunicación. De allí depende su avance en materia tecnológica que permitirá prestar mejor servicios de información, con efectividad, eficiencia, oportunidad y eficacia. Las metas para el desarrollo: Gestiones administrativas para centralizar el presupuesto para compra de materiales bibliográficos de toda la empresa. Adquirir las normas en formato electrónico y eliminar las suscripciones. Solicitar a soporte técnico diseñar una aplicación que permita ver documentos a texto completo. Solicitar a soporte técnica crear una página web para ofrecer los servicios de información.

6. Establecimiento de metas Metas basadas en los hallazgos derivados de los estudios de referencia ( datos actuales del Socio calificado como "el mejor de su clase"). Metas que deberán incluirse como parte del desarrollo a alcanzar.  El Centro de Información de CVG Venalum tiene un presupuesto centralizado, a nivel de la empresa es el único autorizado para adquirir material bibliográfico y no bibliográfico. Biblioteca Central debe justificar que el material bibliográfico y no bibliográfico es un activo de la empresa que tiene un costo para la empresa y para resguardar el patrimonio de la empresa todo material debe estar inventariado en la Biblioteca Central, de esta forma la biblioteca central cobrará importancia dentro de la organización. Hoy en día diferentes unidades solicitan presupuesto para la compra de material bibliográfico y se les aprueba, de esta forma la información puede extraviarse y no hay responsables. El Centro de Información de CVG Venalum lleva a cabo anualmente el proceso de “Detección de Necesidades de Información” a todas las unidades organizativas de la empresa con la finalidad de justificar el presupuesto solicitado. El presupuesto es ejecutado y no es desviado a otro fin. La Biblioteca Central en la empresa CVB Bauxilum, tiene que crear conciencia de la importancia de la documentación normativa para la toma de decisiones y para apoyar todos los procesos de la empresa.

7. Desarrollo de planes de acción Aplicación de experiencias a los nuevos planes de estudios de referencia. Determinar la eficiencia de la práctica de los estudios de referencia. Orientación de los Planes: Instrumentación de responsabilidades. Aproximaciones sucesivas. Resultados esperados. Requerimiento de recursos. Definición de tareas con su programación. Identificación formas de medición.  El personal que labora en la biblioteca central debe proponer los lineamientos para llevar a cabo el proceso de “Detección de Necesidades de Información en toda la empresa” adicionalmente promocionar los servicios de información que actualmente se prestan. Esta actividad debe realizarse los primeros 03 meses del año. Actualmente este proceso no se ha puesto en práctica. El jefe de la biblioteca central debe solicitar al Gerente de Proyectos e Ingeniería que solicite a la Gerencia de Planificación y Presupuesto la centralización de la Cuenta: Adquisición de libros, revistas, manuales y documentos. Actualmente esta cuenta es manejada por todas las Gerencias. El jefe de la biblioteca central debe realizar la propuesta para solicitar la aprobación del presupuesto justificando la adquisición del material para todas las unidades de empresa. Actualmente el presupuesto es solicitado para actualización de la colección y es desviado para otros fines, ya que no esta bien justificado. El jefe de la biblioteca central debe realizar el plan de compras tomando en cuenta las solicitudes del proceso de detección. Actualmente no se satisfacen necesidades de información por falta de presupuesto. El jefe de la biblioteca debe anular cualquier proceso de suscripción ya que las suscripciones generan un alto costo para la empresa. Actualmente el único proceso que podía ser justificable era la renovación de las suscripciones. En el caso de atender las solicitudes de documentación normativa deben ser adquiridas en formato electrónico.

8. Instrumentación de cursos específicos de acción Planes de acción para la conducción y acercamiento funcional. Niveles de responsabilidad en la administración de la instrumentación. Mecanismos de Fortalecimiento.  El personal de la Biblioteca Central debe trabajar en los planes de acción para: Definir lineamientos para llevar a cabo el “Proceso de Detección de Necesidades de Información” Tomando en cuenta las necesidades de información solicitar cotización a los proveedores y preparar el plan de compras. Solicitar a la unidad de Soporte Técnica realizar una página web informativa para promocionar los servicios de información de la Biblioteca Central. Adquirir la documentación normativa en formato electrónico para ponerla a disposición de los usuarios. Publicitar los servicios de información a través del correo electrónico, así no se tenga la página web lista ir promocionando los servicios y dar a conocer la existencia de la biblioteca central. Preparar una cartelera informativa bien llamativa que sirva de publicidad a los usuarios que no tienen correo electrónico. Solicitar a la unidad de Soporte Técnico realizar una aplicación que permita visualizar las normas a texto completo desde la página web de la biblioteca. Mientras no se ha creado la página web la aplicación puede estar local para visualización desde la Biblioteca Central.

9. Seguimiento de resultados / reportes de avance Comparación de los resultados actuales en relación con los esperados. Verificación del progreso de los planes con base en los indicadores establecidos.  La biblioteca central esta inmersa como una función dentro de la Gerencia Proyectos e Ingeniería, no tiene fuerza independiente. Se espera que pueda ser separada como unidad staff que tenga su descripción aparte porque las funciones de la Biblioteca son totalmente diferente a la función principal de la Gerencia de Proyectos e Ingeniería. La biblioteca central debe tener liberta de acción para ejecutar su presupuesto y no permitir que los recursos se desvíen para los proyectos de ingeniería como hasta ahora se ha hecho. Se ha solicitado en varias oportunidades a Soporte Técnico realizar la página web, se debe presionar o llamar a reunión al jefe de la unidad para lograr los resultados esperados. El presupuesto que era aprobado a la biblioteca, era solo para suscripciones las cuales generan un enorme gasto para la empresa y la documentación pertenece al proveedor, la relación es con una clave de acceso. Se espera que estas normas puedan ser adquiridas en formato electrónico y eliminar las suscripciones. Se espera que el Jefe de la biblioteca pueda tener libertad de acción y de decisiones para poder llevar a cabo las mejoras propuestas para la biblioteca. Se espera que la Biblioteca sea incorporado participativamente en el proceso de gestión de calidad que garantizar el mejoramiento continuo de su gente, procesos y productos.

10. Mejoramiento de los estudios de referencia Documentación de los estudios de referencia. Identificación de planes para verificar los resultados de los estudios de referencia. Determinación si la posición de liderazgo ha sido lograda. En el proceso de mejora para la adquisición, registro y control de la documentación normativa en la biblioteca central de CVG Bauxilum, se tomo en cuenta el modelo que utiliza el Centro de Información de CVG Venalum, para justificar la aprobación del presupuesto y la toma de decisiones. Sustentar y darle importancia a todas las actividades que realiza la Biblioteca Central. Posicionar a la Biblioteca Central dentro de la estructura organizativa como unidad de apoyo a todas las unidades y no solo es apoyar a la Gerencia de Proyectos e Ingeniería. Garantizar la satisfacción de los usuarios cumpliendo con las necesidades de información. Cumplir con los requisitos del sistema de gestión de calidad ISO-9000, control de los documentos. Promover los servicios de información y lograr mayor importancia dentro de la empresa. Obtener las mejores tecnologías para llegar hasta el usuario logrando prestar un servicio con eficiencia y oportunidad.