C.M.O.D. C ontrôle M otivé et O ptimisé de la D épense

1. Délégation Aquitaine-Limousin C.M.O.D.Contrôle Motivé et Optimisé de la Dépense S.F.C. Réunions des : 05/01/2006 à Bordeaux 06/01/2006 à Pau 13/01/2006 à Limoges Temps de présentation : 2 heures

2. La modernisation des chaînesde la dépense 2006-2007 Une étape majeure dans la réforme de la gestion de l’Etat et de ses établissements publics (LOLF).Parallèlement le CNRS met en œuvre sa nouvelle stratégie scientifique.BFC mise en production effective au 1er janvier 2007.

3. Une fonction financière et comptable modernisée La modernisation de la chaîne de la dépense passe par : • une simplification • un développement de certaines pratiques • une nouvelle organisation

4. La simplification des circuits etdes procédures • Un directeur d’unité qui devient un véritable gestionnaire responsable des moyens qui lui sont alloués : signature du directeur d’unité respect de la réglementation en cours • Un délégué régional garant de l’ensemble

5. Le développement de nouvelles pratiques (1) • Généralisation des moyens monétiques : carte bancaire pour achat à distance notamment pour les droits d’inscriptionaux colloques carte affaire → réduction des avances  carte achats pour les dépenses de faible enjeu, simplification de la chaîne commande/facture

6. Le développement de nouvelles pratiques (2) • Comité National  codes 90, 91 100 euros maximum • ANR 130 euros ou 114 euros • UPSACA  marchés publics de transport et par optiond’hébergement Attention à la conservation des pièces (législation URSSAF)

7. Une nouvelle organisation du contrôle financier et comptable : le C.M.O.D.(Contrôle Motivé et Optimisé de la Dépense) • Changement de philosophie • Le contrôle des procédures se substitue au contrôle de l’acte • Le contrôle financier et comptable sort de la chaîne de production de la dépense publique pour se transformer en contrôle de la qualité et de la fiabilité de la dépense publique • Charte de partenariat DR/DU • Plan de contrôle du SFC en cours de validation par l’Agent Comptable Principal et le Délégué Régional

8. C.M.O.D. • Un outil informatique FACCMOD permet de trier les factures selon 3 critères cumulatifs validés par l’expérimentation de Montpellier : • savoir-faire du laboratoire en matière de gestion • seuil de 400 euros HT • existence d’un contrat de service • Deux objectifs : supprimer les contrôles redondants limiter le contrôle approfondi de factures à faible enjeu • Conséquences : une organisation adaptée du SFC

9. Labo à du savoir-faire en gestion ? o/n non FACCMOD Type « E » oui Montant facture H.T < « 400 » € ? o/n non FACCMOD Type « E » oui Zone marché  « 8F » ? o/n oui FACCMOD Type « M » non FACCMOD Type « E » C.M.O.D. Etat des factures « E » pour contrôle Exhaustif à vérifier Etat des factures « M » pour contrôle à Minima mandatement automatique

10. C.M.O.D. • Domaine des listes «M» et « E » par unité • Liste « E » • Toutes les factures, en attente de traitement, ne remplissant pas cumulativement les 3 critères • Marchés publics formalisés (équipements, travaux, …) • MAPA formalisés • Subventions • … • Liste « M » • Toutes les factures, en attente de traitement, remplissant cumulativement les 3 critères • Marchés publics formalisés à bon de commande sans acompte ni avance (téléphone, gaz, transport, …) • MAPA non formalisés

11. C.M.O.D. • L’enjeu de la facture induit la nature du contrôle par un contrôle quotidien contrôle à minima « M » contrôle exhaustif « E »  par un contrôle mensuel et trimestriel Plan de contrôle • Cet enjeu dépend des caractéristiques de la dépense :- nature - environnement dans lequel elle est gérée - montant - modalités d’achat - …

12. C.M.O.D. • Le contrôle à Minima des factures présentes sur la liste « M » porte sur les éléments suivants : - informations pré-renseignées dans Xlab (date facture, numéro facture fournisseur, montant HT, …) - date de réception facture papier en délégation - déchéance quadriennale - choix du fournisseur (raison sociale,SIRET,RIB,…) - indication du marché - imputation comptable - montants TVA et TTC ☻ Le tampon de saisie est supprimé (suppression tâche sans valeur ajoutée)

13. C.M.O.D. • Les factures issues des listes à contrôle à Minima ainsi que celles de liquidation de missions et d’intérêts moratoires ne sont plus contrôlées par la cellule Visa.Elles sont dirigées vers un fichier informatique FACCMOD de Type « M » en vue d’un mandatement automatisé. Le contrôle caissier est alors pratiqué avant règlement.Trimestriellement, un contrôle à posteriori sera effectué sur un échantillon de factures (fréquence à confirmer).

14. C.M.O.D. • Le contrôle Exhaustif des factures présentes sur la liste « E  » porte sur les éléments suivants : - tous les éléments du contrôle à minima - libellé de facturation (mention CNRS) - conformité de la facture (original,indication contrat,…) - production des pièces justificatives nécessaires (bon de commande, devis, statuts, certificats, …) - numéro d’inventaire - signature de l’ordonnateur sur le bon de commande ☻ Le tampon de saisie est supprimé (suppression tâche sans valeur ajoutée)

15. C.M.O.D. • Les factures issues des listes à contrôle Exhaustif ainsi que celles de vacation et de changement de résidence sont dirigées vers un fichier informatique FACCMOD de Type « E ». Elles sont contrôlées par la cellule Visa qui lance manuellement le mandatement.Le contrôle caissier est alors pratiqué avant règlement.Semestriellement, un contrôle à posteriori sera effectué sur un échantillon de factures (fréquence à confirmer).

16. OBSFAC • Pour arriver à la mise en application de FACCMOD, un outil OBSFAC est en application depuis novembre 2005. • C’est un outil de suivi et de formalisation du contrôle des dépenses.

17. OBSFAC • 2 fonctions : 1) codifier les observations 2) analyser les observations : - pour tous les labos confondus pourcentage des observations patrimoniales et non patrimoniales - niveau du savoir-faire du labo - formation et information nécessaire

18. C.M.O.D.Contrôle Motivé et Optimisé de la Dépense FIN

19. Contrats de Service :3 catégories 1) Contrats écrits numérotés CNRS : 2) Contrats écrits non numérotés CNRS : 3) Pas de contrat :