Wohin mit den Altbelegen?

1. Wohin mit den Altbelegen? Wir machen Papierarchive fit für die digitale Welt

2. Papierarchive bewahren oder auflösen? • Klassische Probleme mit Altbelegen • Digitalisierung, ja oder nein? / wegwerfen? • Wirtschaftliche Fragestellungen • Rechtliche Rahmenbedingungen • Technische Umsetzung

3. Probleme klassischer Aktenarchive • Es vergeht zu viel Zeit bei der Suche nach Dokumentenund Archivraum ist teuer. Bsp.: Im Schnitt benötigt ein Mitarbeiter ca. 15 Minuten Arbeitszeit für die manuelle Beschaffung eines Dokuments aus einem Papierarchiv im selben Gebäude (inklusive Gang zum um Archivraum, suchen, selber einscannen od. kopieren, Wiederablage) • Unübersichtlichkeit: brauch ich das noch? Was darf ich wegwerfen und was muss ich wie lange aufbewahren? • Falsch behandelte oder verlorene Schriftstücke verursachen teils erhebliche Schäden. • Häufige Doppelablageverursacht Personalkosten, verbraucht Raum- und materielle Ressourcen. • Aufwendige Verwaltung, Ablagesysteme, falls vorhanden sind oft unlogisch und schwer nachvollziehbar. • bis zu 30 % der Dokumentenzugriffe sind erfolglos, weil die Dokumente falsch abgelegt, verschwunden oder in Bearbeitung sind. • Durchschnittlich wird jedes Dokument 2–3 mal kopiert. Das Belegvolumen wächst und wächst ...

4. Wirtschaftliche Fragestellungen Raumnutzung • individuelle Platzsituation: Raumkosten, zukünftige Bedarfsplanung , Nutzung für „sinnvollere Zwecke“ Dokumentennutzungshäufigkeit • Zugriffshäufigkeit auf Dokumente, oder bestimmte Dokumenttypen, zentral oder dezentral • wie oft pro Zeiteinheit muss auf bestimmte Dokumente zugegriffen werden • Ist das elektronische Versenden von Belegen erforderlich? Dokumentenzustand • Verlustgefahr durch weiter Lagerung oder Alterung • Problem: verblassende Schriften, oder Papiertypen die sich zersetzten, Thermodrucke, Coupons, … • Temperatur/Feuchtigkeitsprobleme in Lagerräumen • Hier kann eine rechtzeitige Digitalisierung aus Datenrettungsgründen geboten sein

5. Rechtliche Rahmenbedingungen Digitalisierung von Altbelegen • Gesetzliche Grundlagen • „Revisionssichere“ Archivierung • Scannen und Originale wegwerfen? Darf ich das?

6. Rechtliche Rahmenbedingungen Gesetzliche Grundlagen und Erläuterungen Die wichtigsten Normen welche die Archivierung steuerrelevanter Akten im Original wie auch in digitaler Form betreffen, sind die einschlägigen Bestimmungen aus Steuerrecht und Handelsrecht • AO(§§146,147) und • HGB (§257 Aufbewahrung von Unterlagen und Aufbewahrungsfristen) sowie deren praxisbezogenen Erläuterungen durch das Bundesfinanzministerium (BMF): GoBS(Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme, 1995 ) folgende Kriterien müssen bei der elektronischen Erfassung bzw. Ablage berücksichtigt werden: • Übersichtlichkeit • Vollständigkeit • Nachprüfbarkeit • Ordnung • Richtigkeit

7. Rechtliche Rahmenbedingungen GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, 2001) regelt u.a. • Kontrolle der Dokumenteninhalte auf ihre Korrektheit • fordert Gewährleistung der Unveränderbarkeitder Daten (Datenträger* oder Speicherverfahren darf nachträgliche Veränderungen nicht mehr zulassen) • fordert Protokollierungvon Weiterverarbeitungen (bei Datenmigration, -konvertierung oder Verschlüsselung müssen die Daten zusätzlich auch in ihrem Ursprungsformat vorgehalten werden) • verlangt interne Ablaufbeschreibung durch Verfahrensdokumentation Die „revisionssichere Archivierung“ • es gibt keine Archivsysteme oder -techniken, die für sich alleine genommen „revisionssicher“ sind betrachtet werden muss immer das Zusammenspiel der technischen Lösungen und ihre organisatorische Einbindungen und Anwendung vor Ort (z.B. durch Verfahrensdokumentationen, QM-Systeme, dokumentierte Verantwortlichkeiten) * der Gesetzgeber schreibt keine bestimmte Speichertechnik vor

8. Rechtliche Rahmenbedingungen für Aktenarchive Vorgaben nach Handels- und Steuerrecht, sowie BGB Aufbewahrungsfristen gelten entsprechend für digtalisierte Belege Im Handelsgesetzbuch (§ 238 HGB und § 257 HGB) und in der Abgabenordnung (§ 147AO) ist geregelt, wie lange kaufmännische Dokumente aufbewahrt werden müssen: • Sechs Jahre: empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben (Kopien, Durchschriften) abgesandter Handelsbriefe, Aktenvermerke, Kassenzettel, Lieferscheine, Angebote … „Alles, was zu Streitigkeiten führen könnte, wird sechs Jahre aufbewahrt“. • Zehn Jahre : Jahresabschlüsse, Inventare, Handelsbücher, Rechnungen, Urkunden, Hypotheken, Bankbelege…. „Alles, was gebucht wird, wird zehn Jahre aufbewahrt.“ • Dauerwert: Gerichtsurteile und Baupläne Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt worden ist und endet am letzten Tag des Schlussjahres.

9. Rechtliche Rahmenbedingungen Was darf nach dem Scannen nicht vernichtet werden? Dokumente, die generell im Original aufzubewahren sind darunter fallen beispielsweise alle Verträge, Urkunden und notariell beglaubigte Dokumente. Auch Policen müssen im Original aufbewahrt werden. Es wäre fatal im Schadensfall der Versicherung mitteilen zu müssen, dass die Originalpolice vernichtet wurde. Das Gleiche gilt auch für die folgenden Dokumente: • Bescheide (z.B. Steuerbescheide) • Zollpapiere • Bilanzen • vorläufige Steuerfestsetzungen • Gerichtsurteile Sofern die zu archivierenden Dokumente Vorgänge betreffen, für die ein gesetzliches Schriftformerfordernis besteht (§ 126 BGB, eigenhändige Unterschrift), sollten die Papierdokumente aufbewahrt werden, da durch sie die Formwirksamkeit der Erklärung am besten nachgewiesen werden kann. Dies betrifft etwa Quittungen, Abtretungserklärungen und insb. Bürgschaftserklärungen , Schuldversprechen Für Dokumente, die als Beweis in einem Zivilprozess dienen könnten, ist eine Vernichtung nicht zu empfehlen. Im Zivilprozess unterliegt eine digitalisierte (und dann ausgedruckte) Rechnung der freien Beweiswürdigung des Richters, § 286 ZPO. Die Faustregel lautet hier demnach: Risikobetrachtung

10. Rechtliche Rahmenbedingungen …und der Rest? •  „Werden Unterlagen, die das Unternehmen originär in Papierform erhalten hat, aus betrieblichen Gründen digitalisiert, sind diese in dieser digitalen Form (z. B. in Bildformaten wie pdf oder tiff) vorzuhalten. Soweit das Verfahren und die Prozesse den GoB/GoBS entsprechen und nicht nach anderen Rechtsvorschriften die Aufbewahrung im Original vorgeschrieben ist, ist auch die anschließende Vernichtung der Originaldokumente zulässig.“ • [Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung, BMF, Stand Stand: 22. Januar 2009]

11. Rechtliche Rahmenbedingungen Vorsicht: steuerrechtlich relevante Daten die originär in maschinell auswertbarer Form vorgelegen haben, dürfen zur Archivierung nicht in graphische Formate (tif, pdf) überführt werden, weil hier der vom Gesetzgeber geforderte wahlfreie Zugriff nicht mehr möglich ist (ab 31.12.2001 erzeugte Daten). Dies gilt auch dann, wenn die Daten mit OCR-Verfahren ausgelesen wurden und z.B. als „Volltexte“ zur Verfügung stehen z.B. Maschinell auswertbare Daten bedeutet in diesem Kontext • „strukturierbare oder filterbare“ Datensätze (keine Dateien aus Textverarbeitungssystemen)

12. Technische Umsetzung Rationelle Methode bei der Massendigitalisierung: bei Scanning in 300 dpi-Auflösung im s/w-Modus finden bis zu 150 Aktenordner oder 20 Regalmeter auf einer normalen DVD-RAM platz. (ca. 500 Seiten pro Ordner ergeben 30MB pro Datei als Multipage-PDF. Aktenordnerinhalte in OCR-Volltexterfassung mit durchsuchbarem Gesamtindex auf selbsttragender Archiv-DVD)

13. Technische Umsetzung • Grundsätzliche Fragen bzgl. Datenhaltung und Einbindung: • externe Datenträger wie DVD* oder Festplatte, lokal • Einfacher Netzwerkzugriff, dezentral • Einbindung in vorhandenes Dokumentenmanagementsystem • (Anforderungen an Datenformate, Indexierung, vorhandene Schnittstellen?) • Systemstandort im Unternehmen oder „Cloud-Lösung“? *DVD-RAM ist der am besten geeignete „kleine Datenträger“ für Archivzwecke mit einer Haltbarkeit von ca. 30 Jahren. Die spezielle Sektorierung bietet höhere Datensicherheit.

14. Die Leistungen von Doculogis Intelligentes Archivmanagement • Beratung bzgl. Aktenerschließung, Klassifizierung, Indexierung Aufbewahrungsfristen und Aktenvernichtung • Digitalisierung von Beleggut jeder Art auch Karten und Pläne bis DIN A0, s/w oder farbig • Datenkonvertierung und Belegbearbeitung wie z.B. OCR-Erfassung oder Dokumentindexierungen • Rationelle automatisierte oder manuelle Datenerfassung

15. Vielen Dank! Haben Sie noch Fragen? Für individuelle Beratung und Informationen stehen wir gerne zur Verfügung www.dokufactory.com Dipl. Inf. Wiss. Tilmann Bartz Am Haag 664823 Groß-Umstadt • Telefon: +49 (0)6078 789674 • E-Mail: bartz@dokufactory.de 04.2012

16. Zusatznutzen: elektronische Archivierung für mehr Sicherheit am Arbeitsplatz