Opintohallinnon kehittämispolku 2014-2017 <Organisaatio> X.X.201X

1. Opintohallinnon kehittämispolku 2014-2017<Organisaatio>X.X.201X

2. Kehittämispolun sisältö • Kehittämisen lähtökohdat • Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri kehittämisen pohjana • Lähtötilanne pähkinänkuoressa • Kansallisen yhteentoimivuuden arvio • Strategiset tavoitteet • Keskeiset kehittämistarpeet • Tavoitetila • Opintohallinnon ja sen välineiden tavoitevisio • Kehittämispolun yleiskuva • Kehittämisen askeleet ja teemat • Kehittämisen läpivienti • Vaiheistus ja kärkihankekortit, tuotokset • Kehittämisen organisointi ja vastuutus • Kehittämisen resursointi ja kustannusarvio • Kehittämisen mittarit

3. Kehittämisen lähtökohdat

4. Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri kehittämisen pohjana

5. Tausta: Oppijan palvelukokonaisuus • Oppijan palvelukokonaisuus on yksi SADe-ohjelman hankkeista. • Hankkeesta vastaa opetus- ja kulttuuriministeriö • Hankkeen tavoitteena on jäsentää ja kehittää oppimisen sähköisiä palveluita • Ylimmät vaikuttavuustavoitteet: • Kansalainen pystyy kehittämään itseään ja osaamistaan tavoitteidensa mukaisesti • Kansalainen pystyy osallistumaan ja vaikuttamaan oman oppimisensa toteutuksen suunnitteluun aikaisempaa paremmin • Opetuksen ja koulutuksen järjestäjien toiminnan tuottavuuden lisääminen • Työmarkkinoiden tarvitseman työvoimantarjonnan ja laadun turvaaminen • Opintohallintotoiminnan ja sen välineistön yleisen tason tavoitetila on kuvattu kansallisessa opintohallinnon viitearkkitehtuurissa

6. Opetustoimen sähköisiä palveluita keskitetään ja yhdenmukaistetaan hallitusti oppijan näkökulmasta SADe-hankkeessatoteutettavatpalvelut • Keskitettyjä, kansallisia oppijan palveluita • Koulutustiedon verkkopalvelu • Opiskelumahdollisuuksia koskevan tarjonnan palvelut • Opintoihin haun kansallinen palvelu • Opiskelijavalintojen laskenta- ja tukipalvelut • Ajantasaiset tiedot opiskeluoikeuksista • Opiskelijoiden läsnäolotietopalvelu (lähinnä lukuvuositasoinen läsnäolo – onko aktiivinen opiskelija) • Koodistopalvelu sisältäen kansallisen oppijanumeron • Todennetun osaamisen rekisteri sisältäen tunnustetut tutkinnot • Tutkintorakenteiden hallintapalvelu – väline, jota käytetään sekä keskitetysti että hajautetusti • Todennetun osaamisen rekisteri sisältäen osatutkinto- ja suoritustiedot • Hakeutuminen opintojaksoihin ja opintojaksototeutuksiin • Työelämäyhteistyön palvelut • Opiskelun vuorovaikutuksen hallinnan palvelut • Laajennetut koulutusjärjestelmän tieto- ja tilastopalvelut • Koodistopalvelun laajennukset • Hajautettuja, paikallisia oppijan palveluita • Koulutuksen järjestäjän itsenäisesti toteuttamiksi palveluiksi jäävät lähinnä opintojen käytännön läpivientiin ja koulutuksen järjestäjän ja oppijan väliseen kommunikointiin tarkoitetut verkkopalvelut. Myöhemmin mahdollisestitoteutettavaksisuunnitellutpalvelut Näistä ei ole vielä päätöksiä

7. Kansalliset opintohallinnon arkkitehtuuriperiaatteet

8. Perusmallin muutos - oppijakeskeisyys Tutkinto • Viitearkkitehtuurin pohjana on erityisesti strateginen tavoite joustavien opintopolkujen mahdollistamisesta • Tämä edellyttää kattavaa koulutuksen järjestäjien yhteentoimivuutta sekä tietojen vaihdossa että prosesseissa • Joustavan opintopolun tietojen keskeinen solmupiste on kansallinen TOR ja hakeutujan palvelukokonaisuus • Muutos toteutetaan hallitusti ja vaiheittain Oppilaitos 1 Oppilaitos 2 Oppilaitos 3 Tutkinto Oppilaitos 1 Oppilaitos 2 Oppilaitos 3

9. Opintohallinnon pääprosessi elinkaarinäkökulmasta Opintohallinnon pääprosessi Koulutuksen suunnittelu Koulutus- tarjonnan hallinta Opiskelija-haku javalinta Opetuksen toteutuksen suunnittelu Opintojen suunnittelu Toteutusten hallinta Opetus jaopiskelu Arviointi ja suoritusten hyväksyminen Tilastointi ja raportointi • Koulutuksen ja opetuksen strateginen suunnittelu • Koulutuksen yleissuunnittelu • Opetussuunnitelmien hallinta • Koulutustarjon-nan määrittely • Valintaperus-teiden suunnittelu • Koulutuspaik-kojen tarjoaminen haettavaksi • Suoritettavien tutkintojen suunnittelu • Rahoitus-suunnittelu • Viestintä / markkinointi • Opiskelijahaku • Opiskelijavalinnat • Hakeutumis-vaiheen henkilö-kohtaistaminen • Neuvontapalvelut • Opintojakso-toteutusten suunnittelu • Resurssi-suunnittelu: Tilojen, välineiden ja opetus-henkilöstön hallinta • Lukujärjestys-suunnittelu • Toteutusten julkaisu haettavaksi • Tutkinto-tilaisuuksien suunnittelu • Henkilökohtaistaminen • Opintojakso-toteutuksiin ilmoittautuminen • Läsnäolo-ilmoittautuminen • Opintojakso-toteutuksiin sijoittelu • Logistiikka, koulukuljetukset, muu tarkennettu resurssien hallinta • Opiskelijan tietojen hallinta • Tarkennettu toteutus-suunnittelu • Opinto-ohjaus • Opetuksen toteuttaminen • Pedagogisten välineiden hyödyntäminen • Opiskelijan ja huoltajien vuorovaikutuksen hallinta • TET ja työssä-oppimisjaksojen & harjoittelun hallinta • Poissaolojen hallinta • Oppilashuolto • Opinto-ohjaus • Keskeyttämis-tilanteiden hall. • Palautteen kokoaminen • Oppimisen ja osaamisen arviointi ja hall. • Opiskelija- ja huoltaja-palautteen kokoaminen • Tutkintojen myöntäminen • Todistusten tuottaminen • Yleisesti: tuloksellisuuden arviointi • Tilastojen tuottaminen • Mittarien arviointi • Raportointi Kelalle, OKM:ään ja Tilasto-keskukseen • OPH:n arvioinnin käsittely • Yhteistyö entisten opiskelijoiden kanssa Työelämäyhteistyö (työssäoppiminen, harjoittelu) Sekä toiminnan suunnittelun ja ohjauksen että tietojärjestelmien tulee tukea tätä prosessia systemaattisesti. Ura- ja rekrytointipalvelut Johtaminen, seuranta Tukiprosessit: talous-, henkilöstö- ja tietohallinto tms.

10. Tietovirrat paikallisen ja kansallisen ympäristön välillä Koulutuksen järjestäjän paikallinen opintohallinto Koulutuksen suunnittelu Koulutus- tarjonnan hallinta Opiskelijahaku javalinta Opetuksen toteutuksen suunnittelu Opintojen suunnittelu Toteutusten hallinta Opetus ja opiskelu Arviointi ja suoritusten hyväksyminen Tilastointi ja raportointi 1: tutkintorakenne, kansllinen eOPS 0: Koodistot 2: Koulutustarjonta, valintaperusteet 1b: paikallinen OPS 8: OJT-haku/ilmoittautuminen, opiskelijatunnus 3: Valintaesityslista, kansallinen opiskelijatunnus 4: Opiskelijavalintatiedot 5: Lukuvuosi-ilmoittautumistieto 7: HOPS 9: OJT-valintatiedot 10: Läsnäolotiedot 11: Opintosuoritukset 12: Osatutkintosuoritukset 13: Tutkintosuoritukset 14: Tilastotiedot 6: OJT-tarjontatiedot 4b: Paikan vastaanotto Kansalliset OKM/OPH:n palvelut ja rekisterit: esim. TOR, Hakeutujan palvelut, Kotve

11. Yhteenveto Vaikutustoiminnalle • Paikallinen opintohallinto tulee kytkeä kansallisiin prosesseihin • Tarjontatiedon julkaisu, hakeutuminen, opinto- ja tutkintosuoritusten toimittaminen ja hyödyntäminen • Toiminnan roolit tulee sovittaa kansallisesti määritettyihin opintohallinnon rooleihin • Toiminnassa käytetään OKSA-sanaston mukaisia käsitteitä • Koulutuksen suunnittelussa tulee ottaa huomioon kansallinen tutkintorakenne sekä joustavat opintopolut – suunnittelu muuttuu hiljalleen dynaamisemmaksi • Muualla suoritettujen opintojen päätietolähteenä käytetään aina TORia Vaikutustietojärjestelmä-kehittäjille • Tietojärjestelmien tietomallin tulee olla yhtenevä päätietojen jäsennyksen ja OKSA-sanaston kanssa • Paikallinen opintohallintojärjestelmäympäristö tulee kytkeä OPH:n määrittelevän rajapintastandardin mukaisesti kansallisiin oppijan palveluihin • Paikallinen järjestelmäkokonaisuus suositellaan toteutettavan SOA-periaattein perustuen palvelurajapinnoin kytkettyihin tietojärjestelmäpalveluihin • Opintohallintojärjestelmien tietovarannot on hyvä suunnitella loogisiin kokonaisuuksiin, tässä viitearkkitehtuurissa kuvattuihin loogisiin tietovarantoihin tulee päästä käsiksi dokumentoitujen ja avoimien palvelurajapintojen kautta

12. Lähtötilanne omassa organisaatiossa

13. Opintohallinnon lähtötilanne pähkinänkuoressa • <Tiivistelmä opintohallinnon lähtötilanteesta. Käyttäkää hyödyksi lähtötilannekuvausta ja sen tuloksia> • Lähtötilanne on kuvattu tarkemmin omaan dokumenttiinsa <lähtötilanne>

14. Lähtötilanteen yhteentoimivuus kansallisiin linjauksiin ja palveluihin nähden • Yleinen analyysi • <sanallinen kuvaus> • Johtopäätös • <kuvaus>

15. Keskeiset strategiset tavoitteet • <Organisaation strategiasta poimitut keskeiset tavoitteet tähän. Muotoilkaa vastaavasti, kuin itse strategiassa>

16. Keskeisimmät tunnistetut kehittämiskohteet • Toiminta, prosessit • ? • ? • ? • ? • Tiedot • ? • ? • ? • ? • Järjestelmät, välineet • ? • ? • ? • ?

17. Tavoitetila

18. Tavoitevisio 2017 <Kirjoita tiiviisti opintohallinnon ja sen välineistön visio 2017 tähän laatikkoon> • <tarvittaessa joku selitys visiosta>

19. Tavoitemalli Kuva Alla esimerkki, korvatkaa omalla tavoitetilavisualisoinnilla

20. 2016 2015 2014 Kehittämisen askeleet 2017 • <Otsikko> • <Kuvaus tavoitteista ja tuloksista> • <Kuvaus tavoitteista ja tuloksista> • <Kuvaus tavoitteista ja tuloksista> • <Otsikko> • <Kuvaus tavoitteista ja tuloksista> • <Kuvaus tavoitteista ja tuloksista> • <Kuvaus tavoitteista ja tuloksista> • <Otsikko> • <Kuvaus tavoitteista ja tuloksista> • <Kuvaus tavoitteista ja tuloksista> • <Kuvaus tavoitteista ja tuloksista> • <Otsikko> • <Kuvaus tavoitteista ja tuloksista> • <Kuvaus tavoitteista ja tuloksista> • <Kuvaus tavoitteista ja tuloksista>

21. Opintohallinnon kehittämispolku pähkinänkuoressa • 3. päävaihe: Tulosten varmistaminen • <Tehtävä> • <Tehtävä> • <Tehtävä> 2016 -2017 Pitkäjänteinen ja tavoitteel-linen kehittäminen • 2. päävaihe: Kehittäminen • <Tehtävä> • <Tehtävä> • <Tehtävä> 2014-2015 • 1. päävaihe: Kehittämisen käynnistys • <Tehtävä> • <Tehtävä> • <Tehtävä> 2013 - 2014 Organisointi Rehtori / vararehtori, tietohallintojohto, ?, ?

22. Kehittämisen keskeiset teemat

23. Kehittämisen keskeiset teemat

24. Kehittämisen läpivienti

25. Vaiheistus ja aikataulutus Korvatkaa ns. gantt-kartalla, tähän on yksinkertainen excel-pohja tarvittaessa

26. Kehittämisen kärkihankekortit

27. Kehittämisen kärkihankekortit

28. Kehittämisen kärkihankekortit

29. Kehittämisen kärkihankekortit

30. Kehittämisen kärkihankekortit

31. Kehittämisen yleinen roolitus • Organisaation johto ja toiminnan avainhenkilöt • Toiminnan keskeisten tarpeiden ja toimintamallien hyväksyminen sekä kehittämishankkeiden priorisointi • Toiminnan eri osa-alueiden yhteentoimivuuden (prosessit, prosessien kehittäminen, strategiset tavoitteet) varmistaminen, vastaa tietotekniikan hyödyntämisestä pedagogisesti • Varmistaa, että organisaatio on yhteentoimiva kansallisten oppijan palvelujen kanssa • Varmistaa, että kokonaisarkkitehtuurimenetelmää käytetään organisaatiossa • Tietopalvelut / tietotuotanto • Ydintietojen (yhteiskäyttöisten tietojen) tunnistaminen, tietojen luokittelu, tietojen omistajuuden määrittäminen, tietojen jalostaminen jäsennetyistä lähdetiedoista luotettavaan raporttitietoon • Yhteentoimivuus kansallisen Opetus- ja koulutussanaston kanssa • Tietohallinto • Vastaa tietojärjestelmien ja välineiden kehittämisestä sekä näiden palvelujen ja ratkaisujen järjestämisestä • Vastaa eri kokonaisarkkitehtuurinäkökulmien yhteentoimivuudesta, järjestelmä- ja integraatioarkkitehtuurin kokonaiskuva • IT-palveluntuottaja (voi olla osa organisaation omaa ICT-toimintoa) • Operatiiviset ICT-palvelut

32. Kehittämisen organisointi

33. Resursointi • Kehittämiseen varattavat omat henkilöresurssit • <kuvaus resurssitarpeista> • Kärkihankkeiden resurssit tarkennetaan organisaation talousarviomallin ja projektinhallintamallin mukaisesti • Kehittämiseen tarvittavat ostopalvelut • Tietojärjestelmien kehittäminen ja muutokset: ? € • Muut ostopalvelut (<mitkä>): ? € • Hankinnat sovitetaan vuositason talousarvioon organisaation taloussuunnitteluprosessin mukaisesti

34. Kehittämispolun seuranta • Kehittämisen ohjausryhmä arvioi kehittämisen mittarit vuosittain edellä kuvatun aikataulun mukaisesti • Kehittämispolkua ja sen resursointia tarkistetaan tarpeen mukaan • Kehittämishankkeita ohjataan niiden aikana organisaation normaalien hankeohjausmallien mukaisesti

35. Kehittämispolun mittarit • Mittari 1: <nimi> • Kuvaus mittarista • Tavoitetaso: <kuvaus mittarin tavoitetasosta> • Mittari 2: <nimi> • Kuvaus mittarista • Tavoitetaso: <kuvaus mittarin tavoitetasosta> • Mittari 3: <nimi> • Kuvaus mittarista • Tavoitetaso: <kuvaus mittarin tavoitetasosta> • Mittari 4: <nimi> • Kuvaus mittarista • Tavoitetaso: <kuvaus mittarin tavoitetasosta> • Mittari 5: <nimi> • Kuvaus mittarista • Tavoitetaso: <kuvaus mittarin tavoitetasosta>