Ocena działań informacyjnych i promocyjnych prowadzonych w ramach EFS oraz SPO RZL

1. Ocena działań informacyjnych i promocyjnych prowadzonych w ramach EFS oraz SPO RZL Prezentacja wyników badania oraz tabeli rekomendacji Departament Zarządzania EFS, MRR

2. Podstawowe informacje o badaniu Cel badania: ocena całokształtu działań informacyjnych i promocyjnych prowadzonych w ramach EFS i SPO RZL Zakres badania: • Poziom dokumentów • Perspektywa instytucjonalna • Perspektywa projektodawców • Perspektywa beneficjentów ostatecznych • Perspektywa społeczna Metodologia: • „Desk research” • Indywidualne wywiady pogłębione (IDI) • Case study, zogniskowany wywiad grupowy, ankieta internetowa (CAWI) • Badanie telefoniczne (CATI) • Ankieta papierowa (PAPI)

3. Perspektywa instytucjonalna • W opinii przedstawicieli IZ i IW działania informacyjno-promocyjne były dobrze zaplanowane, skuteczne oraz efektywne • Najbardziej skutecznym materiałem był podręcznik „Zarządzenie projektami miękkimi”, konkurs „Dobre Praktyki EFS” oraz „Ludzka twarz EFS”, infolinia EFS, konferencja o doświadczeniach z wdrażania SPO RZL, a także spotkania robocze dla projektodawców • Zjawiska i mechanizmy, które obniżały skuteczność i efektywność: • obowiązywanie ustawy „Prawo zamówieniach publicznych” • opóźnienia w przepływie środków finansowych • brak spójnej i całościowej strategii informacji i promocji • zachowawczość zwierzchników i osób odpowiedzialnych za finanse • opór przed zatrudnianiem zewnętrznych specjalistów • dublowanie działań informacyjno-promocyjnych realizowanych na tym samym terenie, a prowadzonych przez różne instytucje • zbyt duża rotacja osób zajmujących się informacją i promocją

4. Działania informacyjno-promocyjne SPO RZL w ocenie projektodawców • Zdecydowana większość projektodawców (86%) bardzo pozytywnie ocenia system działań informacyjno-promocyjnych EFS i SPO RZL Ocena wg. typu projektodawcy oraz Działania SPO RZL • Najwięcej pozytywnych ocen systemu informacji i promocji EFS i SPO RZL, pochodziło od szkół (93% z tej grupy ocenia system promocji dobrze/bardzo dobrze) oraz jednostek sektora finansów publicznych (89%) oraz wśród projektodawców w Działaniach 1.2 i 1.3 (PUP) (po 91%) • Według projektodawców działania informacyjno-promocyjne były widoczne/zauważalne (82%), użyteczne (80%), zachęcały potencjalnych beneficjentów ostatecznych do udziału w projektach (77%) oraz zachęcały do realizacji projektu (74%) • 91% badanych przyznało, że IW wyznaczyła im osobę do kontaktu w sprawach projektu. Współpracę z nią zdecydowana większość (86%) ocenia pozytywnie

5. Działania informacyjno-promocyjne SPO RZL w ocenie projektodawców Źródła wiedzy o możliwości realizacji projektu: • Internet (45%). • kontakt z Instytucją Wdrażającą (35%) • udział w konferencjach i szkoleniach (22%) Najczęściej wymieniane materiały informacyjno-promocyjne, z którymi projektodawcy się spotkali: - ulotki, broszury, plakaty, foldery, gadżety (71%) - podręczniki i poradniki (28%) - informacje zawarte w Internecie (23%) - konferencje i szkolenia (13%) - reklama w radiu i telewizji (12%) Projektodawcy zapytani o to, czy spotkali się z konkretnymi materiałami wymieniali najczęściej: - Podręcznik Beneficjenta (83%) - Biuletyn Informacyjny EFS (60%) - Konkurs „Dobre Praktyki EFS” (60%) -„Podręcznik zarządzania projektami miękkimi w kontekście EFS” (54%) Najlepiej oceniany (pod względem przydatności) był „Podręcznik zarządzania projektami miękkimi” (81% ocen pozytywnych).

6. Działania informacyjno-promocyjne SPO RZL projektodawców • Projektodawcy w większości przypadków rzetelnie wywiązywali się z wymogów dotyczących informacji i promocji. Zdecydowana większość badanych projektodawców już na etapie przygotowania wniosku przewidziała strategię (94%) i budżet (78%) na działania informacyjno-promocyjne • Większość działań realizowana była na etapie rekrutacji beneficjentów i w trakcie realizacji projektów (91% i 90% wskazań), natomiast rzadziej po zakończeniu projektu (60%) • Projektodawcy wykorzystywali najczęściej miejsca i media promocji projektu tj.: Internet (87%), prasa (80%), ulotka (74%)

7. Działania informacyjno-promocyjne SPO RZL w ocenie beneficjentów ostatecznych • 67% beneficjentów ostatecznych projektów SPO RZL nie pamiętało nazwy EFS. Jedynie 28% potrafiło ją prawidłowo przedstawić. Jednakże 68% z nich po przypomnieniu im nazwy EFS przyznało, że spotkało się z nią wcześniej • Jedynie 10% jest w stanie podać prawidłowe określenie programu operacyjnego w ramach którego projekt był realizowany • 44% beneficjentów ostatecznych uważa, że materiały informacyjno-promocyjne nie zachęcały do udziału w projekcie • Pozytywna ocena EFS: 93% beneficjentów ostatecznych odrzuciło stwierdzenie, że EFS to marnotrawstwo pieniędzy, 91% natomiast zgodziło się ze stwierdzeniem, że taki fundusz jest w Polsce potrzebny

8. Perspektywa społeczna – rozpoznawalność znaku EFS Czy kiedykolwiek widział(a) Pan(i) ten znak? (znak EFS)

9. Wnioski i rekomendacje dla Instytucji Zarządzającej oraz Instytucji Pośredniczących PO KL Rekomendacja Sposób wdrożenia Adresat Wyodrębnienie grup docelowych dla działań informacyjnych i promocyjnych EFS oraz dopasowywanie do nich odpowiednich narzędzi promocji (odpowiednie zapisy w strategii informacji i promocji PO KL) Powstaniebroszura (w której będą poruszone kwestie tj. m.in.: prawidłowe oznakowanie projektów, promocja dobrych praktyk, aktywne metody docierania z informacją etc.) IZ Stworzenie harmonogramu działań informacyjnych i promocyjnych Platforma internetowa (tzw. Baza Wiedzy) - baza konferencji i wydarzeń IZ Kontynuowanie narzędzi, metod i pomysłów, które okazały się skuteczne w poprzednim czasie lub modyfikowanie i dopasowywanie do nowych okoliczności Aktualizacja „Podręcznika zarządzania projektami miękkimi” Modyfikacja „Biuletynu Informacyjnego EFS” IZ

10. Wnioski i rekomendacje dla Instytucji Zarządzającej oraz Instytucji Pośredniczących PO KL Rekomendacja Sposób wdrożenia Adresat Niska skuteczność narzędzia jakim była strona internetowa EFS Monitoring jakości stron internetowych DIP, MRR • Powstanie nowej strony EFS • Monitorowanie jakości stron IP/IP2 IZ/IP • Powstanie tzw. system wizualizacji • Baza konkursów PO KL na nowej stronie EFS IZ Internetowa baza projektów realizowanych w ramach EFS, zawierająca podstawowe informacje o projekcie DIP, MRR • Szkolenia z PR dla projektodawców organizowane przez ROEFS • Szkolenia z PR na IGR dla pracowników IP i IP2 • Broszura dotycząca prowadzenia działań informacyjno-promocyjnych w ramach EFS IZ/IP/IP2 Upowszechnianie kreatywnych form promocji EFS

11. Wnioski i rekomendacje dla Instytucji Zarządzającej oraz Instytucji Pośredniczących PO KL Rekomendacja Sposób wdrożenia Adresat Nawiązanie stałej współpracy z mediami Uświadomienie IP i projektodawcą korzyści płynących z tej współpracy • Konkurs „Ludzka Twarz EFS” • Przygotowywanie materiałów na każdą konferencję prasową • Informacje prasowe • Broszura (upowszechnienie dobrych praktyk) MPiPS Stanowisko ds. Komunikacji Społecznej i Mediów, MRR IZ IZ • Profil pracownika zespołu ds. Informacji i Promocji PO KL • Ankieta monitorująca poziom wiedzy pracowników IP IZ/IP Zapewnienie odpowiednich kadr (pod względem liczebności i przygotowania)

12. Wnioski i rekomendacje dla Instytucji Zarządzającej oraz Instytucji Pośredniczących PO KL Sposób wdrożenia Rekomendacja Adresat Monitorowanie i ewaluowanie efektów podejmowanych działań (standardowy kwestionariusz oceny szkoleń i konferencji obowiązujący dla IZ i IP). • Badanie ewaluacyjne dotyczące działań informacyjnych prowadzonych w ramach EFS • Monitorowanie działań informacyjno-promocyjnych („Ankieta monitorująca”) oraz badania ewaluacyjne IP/IP2 • Ujednolicona ankieta oceniająca szkolenia i konferencje IZ IZ/IP/IP2 IZ IZ/IP/IP2 Ścisła współpraca pomiędzy instytucjami zajmującymi się działaniami informacyjno-promocyjnymi • Cykliczne spotkania IGR • Powstanie platforma internetowa (tzw. Bazy Wiedzy), na której znajdzie się aktualizowana na bieżąco baza konferencji i wydarzeń • Podział obowiązków w „Planie komunikacji PO KL” oraz „Rocznych planach działań informacyjnych i promocyjnych”

13. Wnioski i rekomendacje dla Instytucji Zarządzającej oraz Instytucji Pośredniczących PO KL Rekomendacja Sposób wdrożenia Adresat • IZ zwróci się do Instytucji Ogłaszających Konkursy (IOK) w ramach PO KL z prośbą o branie pod uwagę przy ocenie merytorycznej projektu konkursowego zaplanowanych działań informacyjno-promocyjnych Działania informacyjno-promocyjne powinny mieć jasno wydzielony budżet i określone zasady ich organizowania IZ IZ Publikacje typu „Dobre praktyki” powinny przedstawić projekty najciekawsze Przystępny język publikacji • Pracownik ds. informacji i promocji w IZ będzie wyrywkowo recenzować publikacje IP • Cykliczny monitoring publikacji

14. Dziękuję za uwagę Ministerstwo Rozwoju RegionalnegoUl. Wspólna 2/4www.mrr.gov.plwww.funduszestrukturalne.gov.pl