Ledelse i praksis Om uddelegering, og det gode bestyrelsesmøde Sven Madsen

1. Ledelse i praksis Om uddelegering, og det gode bestyrelsesmødeSven Madsen

2. Grundlaget skal være i orden. VASA Bygget i 1628 af Kong Gustav II Adolf i Sverige Længde: 64 meter Højde: 52 meter fra køl til mastetop 64 kanoner på 2 dæk (ét ekstra ift normalen) Større end noget andet skib på det tidspunkt Sank på sin jomfrurejse – efter 1300 meters sejlads

3. Hvad gik galt? Konstruktionsfejl • For meget over vandlinjen • Manglede tilstrækkelig ballast i kølen Konsekvens: • Krængede dramatisk ved let brise • Tog vand ind gennem kanonportene • Sank – og adskillige druknede

4. Hvad kan vi lære af det? • Grundlaget skal være i orden. • Der skal være ballast nok i vores liv – og i vores ledelse • Det er ikke nok at have stafagen i orden, kunne ledelsesredskaberne m.v. – der skal være nok i ”kølen” til at kunne klare et ”blæsevejr” • ”Hvis ikke Herren bygger huset, arbejder bygmestrene forgæves” Sl 127,1

5. Uddelegering af opgaver Mine egne – dårlige – erfaringer LM’s bestyrelse i Odense – for mange år siden: Tog over efter tidligere formand • Nu skulle der ske noget! • Der var i den grad ”plads til forbedringer” ! • .. Men endte med, at jeg selv sad med alle opgaverne – og ikke magtede dem • Efter mig: En ny formand, der uddelegerede opgaverne til hele bestyrelsen – og folk udenfor bestyrelsen.

6. Uddelegering af opgaver Bibelske forbilleder: Moses og Jetros råd til ham: v13  Næste dag satte Moses sig og begyndte at holde rettergang for folket, og folk stod omkring Moses fra morgen til aften. v14  Da Moses' svigerfar så alt det arbejde, han havde med folket, sagde han: » Hvad er det dog for et arbejde, du har med folket! Hvorfor er du alene om at sidde til doms, mens hele folket står omkring dig fra morgen til aften?« v17  Moses' svigerfar sagde til ham: »Du bærer dig uklogt ad. v18  Både du og folket her hos dig bliver fuldstændig udmattet! Det er for stor en byrde for dig; du kan ikke være alene om det.

7. Uddelegering af opgaver v20  Du skal indskærpe dem forordningerne og lovene og kundgøre dem den vej, de skal følge, og hvad de skal gøre. v21  Men du skal se dig om i hele folket efter dygtige, gudfrygtige og pålidelige mænd, som er ubestikkelige. Dem skal du sætte over folket som førere for enheder på tusind, hundrede, halvtreds og ti. v22  Det er altid dem, der skal holde rettergang for folket. Enhver større sag skal de forelægge dig, men i alle mindre sager skal de selv dømme. Gør det lettere for dig selv, og lad dem bære byrden sammen med dig! v23  Hvis du gør sådan, vil Gud give dig myndighed; du kan holde ud, og hele dette folk kan gå tilfredse hjem.«

8. Uddelegering af opgaver Moses var ved at segne Han fik en klar melding fra svigerfar! • Uddeleger opgaverne – og lav en fornuftig organisationsstruktur • Disse råd gælder også i dag! • Formanden skal ikke lave det hele ! • Også folk udenfor bestyrelsen skal inddrages

9. Uddelegering af opgaver Nehemias • Fik et syn fra Gud: Skulle genopbygge muren omkring Jerusalem (Neh. 1-2) • Hvad gjorde han? • Inspiserede muren • Vurderede opgaven og dens omfang • Spredte visionen for arbejdet • Opsøgte fyrsterne og delte visionen med dem • Skabte fælles ejerskab til opgaven • Fik mange til at bære med på opgaven

10. Uddelegering af opgaver Hvad er lederens opgave ved uddelegering? Være visionsbærer: Give retning for arbejdet Være rammesætter for opgaven Finde de rigtige til at løse opgaven Følge med i opgaveløsningen

11. Uddelegering af opgaver Situationsbestemt ledelse Forskellige ledelsesstile: • Instruerende • Trænende • Støttende • Uddelegerende • Men altid med målet for øje • Husk feed-back

12. Uddelegering af opgaver Situationsbestemt ledelse • Man skal kunne flekse mellem disse ledelsesstile – afhængig af følgende forhold: • Personens engagement • Personens kompetencer

13. Uddelegering af opgaver Afrunding vedr. uddelegering af opgaver: • Du skyder dig selv i foden ved at ville løse alle opgaverne selv • Du får for meget at lave • Du brænder for hurtigt ud • Du få ikke oplært andre til at tage ansvar • Du får ikke sat andres nådegaver i spil • Så kom i gang: Få lavet en liste over opgaver, der lige så godt kunne lægge hos andre i LMU – og få opgaverne uddelegeret

14. Det gode bestyrelsesmøde Postulat: • Vi bruger alt for meget tid – på for mange møder – der ikke giver os det ønskede udbytte • For mange møder fungerer ikke godt nok

15. Det gode bestyrelsesmøde • Hvad skal der til for at skabe et godt bestyrelsesmøde? • En klar dagsorden • Relevante bilag • En god ordstyrer • Tidsrammen skal holdes • Et referat,der kan bruges til noget

16. En klar dagsorden • Ud i god tid – tid til forberedelse • Plads til åndeligt fællesskab • Indledning og fælles bøn • Evt bøn ved enkelte centrale punkter • Meningsfuld dagsordenstekst. • Hvad skal vi nå frem til i drøftelsen? • Relateret til vores mål • Relevant rækkefølge – det vigtigste først • Tidsangivelse på punkterne • Forskellige type punkter: orientering, drøftelse, beslutning

17. Relevante bilag • Korte, relevante bilag, hvis det er nødvendigt at vide mere for at kunne deltage i drøftelsen og træffe beslutninger • Introduktion til, hvad sagen handler om • Overvej også, at lade almindelig information vedlægge som bilag – og spar tid!

18. En god ordstyrer • Vælg den rigtige ordstyrer – behøver ikke at være formanden • Ordstyrerens ansvar: • Sikre at man kommer gennem punkterne på den afsatte tid • Sikre at der bliver konkluderet • Sikre at ansvar bliver placeret • Styre diskussionen i den rigtige retning • Sikre at man holder sig til sagen • Sikre at alle bliver hørt

19. Tidsrammen skal overholdes • Angiv et sluttidspunkt for mødet • Lav en tidsplan for mødet: Hvor lang tid må de enkelte punkter tage? • Hold løbende øje med om tiden skrider • Om nødvendigt: Udskyd punkter til næste gang, hvis tiden er gået

20. Et referat, der kan bruges til noget Beslutningsreferat – ikke et drøftelsesreferat • De vigtigste beslutninger • Hvem har ansvar for hvad i den videre proces? • Hvad skal der være sket/afklaret inden næste gang? • Husk: Træf beslutninger, der kan handles på • Vær med til at sikre fremdrift • Udsendes hurtigst muligt efter mødet • NB: Meget af det vigtige arbejde foregår mellem møderne!! Husk at følge op og få gjort det, der er aftalt.

21. Kreative processer på mødet Bliver møderne for ”tunge” og ensartede? Prøv med kreative processer på mødet ! • Gule sedler • Negativ brain-storm • Kortspil

22. Løbende evaluering af møder Stil skarpt på, om møderne fungerer Brug 5 min på slutningen af mødet til at drøfte • Om dagsordenen var i orden • Om vi nåede det, vi skulle • Om der var fremdrift i forhold til sidste møde • Om alle fik sagt det, de ville • Om prioriteringen af tid var rigtig • O.s.v. … for vi kan hele tiden udvikle os og blive bedre til at planlægge og gennemføre møder

23. Vil du vide mere? • At lede mennesker – om kristent lederskab Henrik Nymann Eriksen og Sven Madsen Credo forlag Om Blå Kors: www.blaakors.dk

24. Ledelse er en balanceakt – men øvelse gør mester!