ZASADY SPRAWOZDAWCZOŚCI Z REALIZACJI PROJEKTU

1. Regionalny Program Operacyjny dla Województwa Pomorskiego na lata 2007-2013 Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego ZASADY SPRAWOZDAWCZOŚCI Z REALIZACJI PROJEKTU RAFAŁ KLAJNERT KIEROWNIK REFERATU MONITORINGU DEPARTAMENTU PROGRAMÓW REGIONALNYCH Departament Programów Regionalnych ul. Augustyńskiego 2, 80-819 Gdańsk, tel. (058) 326 81 33; fax: (058) 326 81 34 e-mail: dpr@woj-pomorskie.pl

2. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego • PODSTAWY PRAWNE SPRAWOZDAWCZOŚCI: • Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. z późn. zm. • Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 roku o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (wraz z późniejszymi zmianami) • Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie sprawozdawczości (MRR/H/4(3)06/2009) z dnia 9 czerwca 2009 r., • Regionalny Program Operacyjny dla Województwa Pomorskiego na lata 2007-2013 • Uszczegółowienie Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata 2007-2013 • Przewodnik Beneficjenta RPO WP 2007-2013, • Umowa o dofinansowanie Projektu, • Wzór wniosku o płatność wraz z instrukcją – załącznik nr 9 do Przewodnika Beneficjenta RPO WP 2007-2013

3. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego • Podstawowe funkcje monitoringu: • dostarczanie danych, dzięki którym można ocenić, czy cele ustalone w programie zostały osiągnięte; • monitoring pozwala na pełne wykorzystanie środków dostępnych w ramach programu; • sprawowanie funkcji systemu wczesnego ostrzegania o nieprawidłowościach.

4. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego Podstawą budowy sprawnego i efektywnego systemu monitoringu jest zaangażowanie WSZYSTKICH podmiotów uczestniczących we wdrażaniu programu w system gromadzenia danych. Pierwszym i najniższym poziomem gromadzenia danych jest PROJEKT!!!

5. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego

6. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego Zgodnie z założeniami systemu sprawozdawczości na lata 2007-2013 zawartymi w Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie sprawozdawczości (MRR/H//4(3)06/2009 z dnia 9 czerwca 2009 r.) sprawozdanie z przebiegu realizacji projektu zostało połączone z wnioskiem o płatność!

7. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego Funkcję sprawozdania na poziomie beneficjenta spełnia część wniosku o płatność dotycząca przebiegu realizacji projektu (część C). Szczegółowy sposób wypełnienia części sprawozdawczej wniosku o płatność zawarty został w „Instrukcji wypełniania wniosku o płatność” stanowiącej załącznik nr 9 do Przewodnika Beneficjenta RPO WP 2007-2013

8. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego UWAGA!!! Brak wydatków w okresie sprawozdawczym po stronie beneficjenta NIE ZWALNIA z obowiązku przedkładania wniosku o płatność do IZ RPO WP z wypełnioną częścią dotyczącą przebiegu realizacji projektu!

9. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego Mogą zatem zaistnieć dwie sytuacje: • Beneficjent składa wniosek o płatność w celu refundacji poniesionych wydatków, a także spełnienia obowiązku sprawozdawczości (wypełnienie części finansowej i części dotyczącej przebiegu realizacji projektu), • Beneficjent składa wniosek o płatność jedyniew celu spełnienia obowiązku z zakresu sprawozdawczości (wypełnienie jedynie części dotyczącej przebiegu realizacji projektu – należy wybrać „TAK” w punkcie A.2 wniosku o płatność).

10. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego TERMINY SPRAWOZDAWCZOŚCI Beneficjent ma obowiązek składania do IZ RPO WP wniosku o płatność nie rzadziej niż raz na trzy miesiące, licząc od daty końcowej okresu, za który beneficjent złożył poprzedni wnioseko płatność, jednak nie częściej niż raz w danym miesiącu. W przypadku pierwszego wniosku o płatność termin ten liczy się od dnia podpisania umowy o dofinansowanie. Termin graniczny złożenia kolejnego wniosku o płatność zostanie wskazany przez IZ RPO WP w przesłanej do beneficjenta informacji o wynikach weryfikacji wniosku o płatność.

11. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego Przykład: Data podpisania umowy o dofinansowanie: 30 grudnia 2008r. Graniczna data złożenia pierwszego wniosku o płatność: 30 marzec 2009 r. (trzy miesiące od 30 grudnia 2009r.) Wniosek o płatność będzie obejmował okres sprawozdawczy od początku realizacji projektu do dnia wskazanego przez beneficjenta jako datę kończącą okres za jaki składany jest wniosek o płatność (np. od 30 grudnia 2008r. do 29 marzec 2009r.) Graniczna data złożenia kolejnego wniosku o płatność: 29 czerwiec 2009r. (trzy miesiące od 29 marca 2009r.) czyli daty kończącej okres, za jaki składany jest wniosek o płatność.

12. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego ZASADY PRZYGOTOWANIA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ

13. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego CZĘŚĆ OGÓLNA W części ogólnej (pkt. A.1-A.17) należy zawrzeć informacje dotyczące m.in. okresu, za jaki składany jest wniosek o płatność, danych beneficjenta oraz podstawowych danych o projekcie tj. Oś Priorytetowa, Działanie, Poddziałanie (wybierane z listy rozwijanej), tytuł projektu oraz numer wniosku o dofinansowanie.

14. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego CZĘŚĆ DOTYCZĄCA PRZEBIEGU REALIZACJI PROJEKTU W części dotyczącej przebiegu realizacji projektu należy podać informacje dotyczące: Pkt. C.1 – Stan realizacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego: W tabeli należy podać informacje na temat postępowań o udzielenie zamówień publicznych: - powyżej 14 000 EUR zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. nr 223, poz. 1655 z późn. zm.), przewidzianych w ramach danego projektu; - powyżej 14 000 EUR (dla beneficjentów niespełniających kryteriów podmiotowych określonych w art. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych) zgodnie z trybem przetargu, o którym mowa w art. 701 – 705 kodeksu cywilnego; - od 6 000 EUR do 14 000 EUR, zgodnie z „Wytycznymi dla beneficjentów w zakresie udzielania zamówień publicznych, których wartość jest wyższa od 6 000 EUR i nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 EUR”; - poniżej 6 000 EUR (liczy się kwota planowana bądź kwota z pierwotnej umowy), beneficjenci NIE WYKAZUJĄ informacji na temat postępowań o udzielenie zamówień publicznych.

15. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego Pkt. C.2 – Postęp rzeczowo – finansowy w realizacji projektu: należy podać w tabeli podstawowe informacje dotyczące postępu rzeczowo-finansowego realizacji projektu zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym stanowiącym załącznik nr 2 do umowy o dofinansowanie. W przypadku, gdy beneficjent nie poniósł wydatków w okresie sprawozdawczym w ramach poszczególnych zadań, należy wpisać wartość „0,00”. Wówczas stan realizacji należy określić jako „nierozpoczęte”! Pkt. C.3 – Wskaźniki produktu: określają materialne efekty, jakie powstały w wyniku wydatkowania pieniędzy publicznych w okresie realizacji projektu. Tabela dotycząca wskaźników produktu powinna zawierać informacje o wskaźnikach zgodnie z punktem D.2.1 wniosku o dofinansowanie i powinna być wypełniana dla każdego wniosku o płatność. Tabelę należy wypełniać za każdym razem bez względu na przyjętą częstotliwość pomiaru wskaźników produktu.

16. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego • Pkt. C.4 – Wskaźniki rezultatu: opisują zmiany w sytuacji projektodawcy, jego otoczeniu bądź ostatecznych odbiorców, jakie nastąpiły w wyniku zrealizowania projektu. Tabela dotycząca wskaźników rezultatu powinna być wypełniana wyłącznie dla wniosku o płatność końcową lub ostatniego wniosku o płatność składanego w ramach projektu realizowanego przez beneficjenta będącego państwową jednostką budżetową. Tabela dotycząca wskaźników rezultatu powinna być wypełniona zgodnie z punktem D.2.2 wniosku o dofinansowanie. • Pkt. C.5 – Informacja na temat problemów napotkanych w trakcie realizacji projektu: Należy przedstawić w kilku zdaniach informację o problemach napotkanych w trakcie realizacji projektu, dotyczących okresu sprawozdawczego objętego wnioskiem o płatność, zadaniach planowanych do realizacji a niezrealizowanych w tymże okresie, wraz z podaniem powodów odstąpienia przez beneficjenta od realizacji określonych zadań bądź wskazaniem przyczyn zewnętrznych, uniemożliwiających ich realizację.

17. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego Pkt. C.6 – Planowany przebieg realizacji projektu: Należy opisać w kilku zdaniach działania, jakie beneficjent planuje prowadzić w ramach realizowanego projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność. Pkt. C.7 – Harmonogram wydatków na kolejne miesiące: należy przedstawić informację o całkowitych wydatkach kwalifikowalnych, które będą wykazane we wnioskach o płatność składanych w kolejnych 12 miesiącach kalendarzowych realizacji projektu. W kolumnie „Wydatki kwalifikowalne w planowanych wnioskach o płatność” należy wskazać planowane kwoty wydatków kwalifikowalnych, które będą wykazane we wniosku o płatność planowanym do złożenia do IZ RPO WP w danym miesiącu. Jeżeli w danym miesiącu beneficjent nie planuje złożenia wniosku o płatność, należy wpisać „0,00”. Suma kwot planowanych oraz już wykazanych nie może przekroczyć całkowitych wydatków kwalifikowalnych.

18. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego Pkt. C.8 – Informacja o kontrolach projektu: należy podać informację na temat kontroli przeprowadzonych przez uprawnione instytucje, inne niż IZ RPO WP (np. Najwyższa Izba Kontroli, Urząd Kontroli Skarbowej, Regionalna Izba Obrachunkowa, Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, Komisja Europejska i inne). Pkt. C.9 – Wypełnianie obowiązków w zakresie informacji i promocji projektu: należy umieścić informację dotyczącą wypełniania obowiązków w zakresie informacji i promocji projektu zgodnie z punktem E.7 wniosku o dofinansowanie, a także wg „Wytycznych dotyczących promocji projektów UE dla beneficjentów”, które stanowią załącznik do Przewodnika Beneficjenta RPO WP 2007-2013. W przypadku, gdy beneficjent w celu informacji i promocji projektu wykorzystał instrument nieujęty w tabeli, należy opisać go w punkcie C.9.1 - „Inne instrumenty promocji”. Podane informacje powinny dotyczyć wyłącznie bieżącego okresu sprawozdawczego!

19. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego Pkt. C.10 – Zgodność realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych: należy umieścić informację o zgodności/niezgodości realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych zgodnie z punktami E.4. – E.6. wniosku o dofinansowanie. Pkt. C.11 – Opis niezgodności z zasadami polityk wspólnotowych: należy wypełnić w przypadku zaznaczenia w punkcie C.10 opcji „NIEZGODNY” w stosunku do którejś z wymienionych polityk. Pkt. C.12 – Oświadczenie beneficjenta:należy podać miejsce przechowywania dokumentacji związanej z projektem, podając dokładny adres i charakter miejsca (np. siedziba firmy). W przypadku, gdy dokumentacja przechowywana jest w kilku miejscach, należy podać wszystkie adresy wraz z określeniem zakresu znajdującej się tam dokumentacji.

20. Pkt. C.13 – Załączniki:wniosek o płatność powinien zostać złożony wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami. Załączniki powinny być opisane poprzez wskazanie numeru i tytułu projektu finansowanego w ramach z EFRR, którego dotyczą. Należy podać miejscowość i datę sporządzenia wniosku o płatność. Data powinna być tożsama (lub późniejsza) z datą „do…” podaną w punkcie A.1. W przypadku składania korekty do wniosku, data podana w tym punkcie powinna być aktualną datą sporządzenia korekty – nie ma to jednak wpływu na datę „do…” w komórce A.1! Wniosek musi być opatrzony podpisem i imienną pieczęcią przez przynajmniej jedną osobę upoważnioną do podpisania wniosku – zgodnie z kartą wzorów podpisów. każdy z załączników musi być parafowany na każdej ze stron oraz opatrzony pieczęcią imienną, o ile nie jest potwierdzony za zgodność z oryginałem.

21. Regionalny Program Operacyjny dla Województwa Pomorskiego na lata 2007-2013 Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego NIEPRAWIDŁOWOŚCI Departament Programów Regionalnych ul. Augustyńskiego 2, 80-819 Gdańsk, tel. (058) 326 81 33; fax: (058) 326 81 34 e-mail: dpr@woj-pomorskie.pl

22. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego • NIEPRAWIDŁOWOŚĆ • art. 2 pkt 7 Rozporządzenia Rady (WE) 1083/2006: • jakiekolwiek naruszenie przepisu prawa wspólnotowego • wynikające z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego, • które powoduje lub mogłoby spowodować szkodę w budżecie ogólnym Unii Europejskiej w drodze finansowania nieuzasadnionego wydatku z budżetu ogólnego;

23. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego Konsekwencja wykrycia nieprawidłowości: Zwrot środków dofinansowania, wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych, od dnia przekazania środków na rachunek beneficjenta.

24. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego UWAGA! Art. 207 Ustawy o finansach publicznych: Wykorzystanie środków niezgodnie z przeznaczeniem wyklucza prawo otrzymania dofinansowania ze środków UE na okres trzech lat od dnia dokonania zwrotu tych środków (nie dotyczy JST i PJB).

25. Regionalny Program Operacyjny dla Województwa Pomorskiego na lata 2007-2013 Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego Dziękuję za uwagę Departament Programów Regionalnych ul. Augustyńskiego 2, 80-819 Gdańsk, tel. (058) 326 81 33; fax: (058) 326 81 34 e-mail: dpr@woj-pomorskie.pl