Nääs Fabriker 2011-05-19

Information om NEKK FENIGS Nääs Fabriker2011-05-19 Louise Ekdahl Britt Ahlberg Frida Sundberg

Innehåll • Bakgrund, nuläge • Tid- och projektredovisning • Upphandling • Höstens projektarbete och införandeplan • Dialog – hur realiserar vi nyttoeffekter? • Summering NEKK | Information FENIGS | 2011-05-19 | nekk@stadshuset.goteborg.se

Projektorganisation, Etapp 2, våren 2011 Representation från fack- förvaltningarna MARIE (UBF) Beslutsforum MARIA (SK) HÅKAN (SK) STYRGRUPP BRITT (SK) MASOUMEH (LF) FREDRIK, SUSANNE (SBK) MARITA (GV) OLLE (FK) LENA (FK) HARRIET (TK) LISELOTTE (GV) OLA (SK) PROJEKTGRUPP KEN (SK) PÄR (SK) LOUISE (LF) Fördjupningsgrupper Lokalt NEKK-ansvariga Krav & Upphandling AR KR PR Krav Upph. DELPROJEKT EKONOMI DELPROJEKT BUPA DELPROJEKT IT/IS MARTIN (SK) HARRIET (SK) ANGELICA (IS) LARS (IS) BRITT-MARIE (UBF) STEFAN (SK) Referensgrupp Referensgrupp HANS (MF) TOMAS (GV) NEKK | Information FENIGS | 2011-05-19 | nekk@stadshuset.goteborg.se 4

Gränssnittet mellan Rappet och NEKK Budget- och uppföljningsprocessen NEKK Finansiell budget, prognos och uppföljning Rappet Verksamhetsplanering och uppföljning Användaren ska kunna ta ut data (ekonomisk samt viss verksamhets- och personaldata) från NEKK för att använda i Rappet. NEKK | Information FENIGS | 2011-05-19 | nekk@stadshuset.goteborg.se 6

Innehåll • Bakgrund, nuläge • Tid- och projektredovisning • Upphandling • Höstens projektarbete • Dialog – hur realiserar vi nyttoeffekter? • Summering NEKK | Information FENIGS | 2011-05-19 | nekk@stadshuset.goteborg.se

Tid- och projektredovisningsgruppens uppdrag • Syftet med uppdraget: Att ha definierat och dokumenterat modeller, processer och funktions-krav som ska utgöra underlag för den kravspecifikation som upprättas för upphandling av ekonomisystem och systemlösning för budget, uppföljning, prognos och analys. • Steg 1:Ambitionsnivå och systemkarta • feb-april 2011Fördjupningsgruppen fick i uppdrag att belysa och dokumentera ett antal frågeställningar avseende behov och dagens systemkarta för att beslut skulle kunna tas om hur tid och projekt skall hanteras ur upphandlingssynpunkt vad gäller ambitionsnivå och integration med övriga system. • Steg 2 Kravställning • april-augusti 2011 Beroende på beslut i steg 1 fortsätter arbetet i steg 2 med att definiera och dokumentera process, modell och funktionskrav för projekt-redovisningsmodul och tidredovisningsmodul enligt samma upplägg och tidplan som för övriga delar av ekonomisystem. NEKK | Information FENIGS | 2011-05-19 | nekk@stadshuset.goteborg.se

Styrgruppens inriktningsbeslut (1 av 2) • Utgångspunkt • Kravställning av den nya projektmodulen ska fokusera på gemensamma önskemål, det vill säga fokusera på projektredovisning och finansiell uppföljning samt tidredovisning. Den ska vara ett väl integrerat komplement till redan befintliga eller framtida projektstyrningsverktyg. • I det fall det visar sig att den upphandlade NEKK-lösningen inte kan erbjuda alla funktioner som önskas kan berörda förvaltningar kunna utreda möjlighet till egen upphandling. NEKK | Information FENIGS | 2011-05-19 | nekk@stadshuset.goteborg.se

Styrgruppens inriktningsbeslut (2 av 2) • Ingående delar • Vid kravställande/upphandling av projektmodulen som en del av det framtida ekonomi-systemet skall inriktningen vara på gemensamma önskemål med fokus på finansiell planering och uppföljning av projekt samt tidredovisning, det vill säga: • Registrering av kalkyl, budget, prognos och utfall på projekt • Hantering av investeringsprojekt och driftprojekt • Vidarefakturering (försäljning) från projekt • Hantering av flerårsprojekt • Tidredovisning på projekt som skall kunna samordnas med övrig tid/frånvaroredovisning • Uttag av utdata och flexibla rapporter på olika nivåer • Projektmodulen ska kunna integreras med redan befintliga eller framtida projektstyrningsverktyg. NEKK | Information FENIGS | 2011-05-19 | nekk@stadshuset.goteborg.se

Tidredovisning • Stor efterfrågan • Så lite manuell hantering som möjligt • Koppling till Personec för att undvika dubbel rapportering • Skulle kunna användas för ytterligare funktioner, ex. andra resurser än personal • EU-projekt kräver mer detaljeringsgrad NEKK | Information FENIGS | 2011-05-19 | nekk@stadshuset.goteborg.se

Gränssnitt BUPA • Motsvarande funktionalitet som dagens investeringsmodul • Viktigt med integration mellan projektmodul/BUPA • Utdata ska finnas tillgängligt i såväl projektmodul som BUPA NEKK | Information FENIGS | 2011-05-19 | nekk@stadshuset.goteborg.se

Första delen av BUPA-upphandlingen är publicerad • Bilaga 1 – Bakgrund till projektet Nytt Ekonomikoncept • Bilaga 2a – Beskrivning av systemlösning • Bilaga 2b – Införandeplan Fas 1 • Bilaga 3 – IT/IS plattform • Bilaga 4 – Organisation och volymuppgifter • Bilaga 5 – Göteborgs Stads riktlinjer för resande • Kvalificerande krav leverantör • Sanningsförsäkran • Förutsättningar • Finansiell ställning • Teknisk förmåga och kapacitet • Miljöledning • Kvalitetsledning • Kvalificerande krav upphandlingsobjekt • Systemlösning • Tjänst ! Enligt plan sker selektering av max sex (6) ansökningar under vecka 23-27. NEKK | Information FENIGS | 2011-05-19 | nekk@stadshuset.goteborg.se

A R B E T S M A T E R I A L Upphandling BUPA i höst Arbetet bedrivs i ett särskilt delprojekt under hösten med en intensiv period under steg 2-3. NEKK | Information FENIGS | 2011-05-19 | nekk@stadshuset.goteborg.se

Projektorganisation, Etapp 3 (hösten 2011) STYRGRUPP Beslutsforum PROJEKTGRUPP Koordinering, planering, kommunikation Referensgrupp uppdrag Delprojekt Delprojekt Delprojekt Delprojekt EKONOMI UPPHANDLING BUPA INFÖRANDE BUPA MOTTAGAR-ORGANISATION Delprojektledare Delprojektledare Delprojektledare Delprojektledare Ansvarig Teknik-grupp Fördjupnings-grupper Krav- och upphandlings-grupp Team Modell- & Processgrupp Teman 1 2 3 4 exempel Lokalt NEKK-ansvariga KODPL INKÖP ca x pers Ansvarig ca x pers BR IH Koncern-redovisning Centralprocessledning EX PR NEKK | Information FENIGS | 2011-05-19 | nekk@stadshuset.goteborg.se 17

Informationstillgång i NEKK under införandet FAS 1 (2012) Datainsamling och presentation Urval målgrupper FAS 2 (2013) Utvecklade modeller och workflow Bredare målgrupp FAS 3 (2014 och senare) Utfall (2011 och 2012) – hämtas från Horisonten Utfall (2013) – hämtas från Horisonten Utfall – hämtas från nytt ekonomisystem Budget (2012) – hämtas från Horisonten Budget (2014) – skapas enbart i NEKK Budget FINANSIELL INFORMATION Prognos (2012)* – skapas i NEKK Prognos (2013) – skapas enbart i NEKK Prognos Budget (2013)* – skapas i NEKK Lönekostnader per individ Övrig personalinformation & nyckeltal (t.ex. sjukfrånvaro) Årsarbetare/arbetad tid PERSONAL- INFORMATION Annan Kompassinformation (t.ex. semesterlöneskuldslista, retrolista) Anställningsinformation för budget och prognosmodul Förberedande arbete att definieraoch kvalitetssäkra de mått som ska ingå Ett urval avverksamhetsmått VERKSAMHETS- INFORMATION * Skapas i BUPA-verktyget i takt med att förvaltningarna ansluts enligt en övergångs-strategi där Horisonten är officiell källa för central rapportering under hela 2012. NEKK | Information FENIGS | 2011-05-19 | nekk@stadshuset.goteborg.se

Syftet med dialogen • Att tillsammans börja tänka kring hur vi kan förebreda oss och lägga upparbetet med införandet av BUPA för att vi ska kunna realisera NEKK:s förväntade nyttoeffekter. NEKK | Information FENIGS | 2011-05-19 | nekk@stadshuset.goteborg.se

Vad innebär NEKK? MänniskorKompetenserKulturOrganisation Roller • Ett koncept betyder • helhetssyn Strukturer &modeller Processer & arbetssätt System &teknik NEKK | Information FENIGS | 2011-05-19 | nekk@stadshuset.goteborg.se

Förväntad nytta med NEKK • Vilket ställer krav på att vi… • Har en god förståelse för helheten • Har rätt ambitionsnivå • Arbeta med gemensamma modeller • Har en bra dialog mellan projekt/centralt/förvaltningar NEKK | Information FENIGS | 2011-05-19 | nekk@stadshuset.goteborg.se

Frågeställningar • Inom vilka områden skulle vi kunna bli mer samordnade? • Inom vilka områden är det angeläget att behålla lokal frihet? • Hur ska vi involvera er i förberedelsearbetet för att lyckas med införandet av BUPA? NEKK | Information FENIGS | 2011-05-19 | nekk@stadshuset.goteborg.se

Dokumentation dialogen • Fråga 1 - samordna • Redovisningsprinciper (för hela Göteborgs Stad) • Internhandel • Lagerhantering • Samordning inför införandet – att utbyta erfarenheter kring hur vi förbereder oss på de olika förvaltningarna. Träffas i FENIGS för att prata bara om NEKK? • Stadsplaneringsprocessen/samordnade investeringar när verktyget är på plats • Fler centrala redovisningskonsulter/ administratörer som stöd till flera små förvaltningar (jfr lön Personec…) • Arbetssätt – uppmuntra till erfarenhetsutbyte och arena för diskussion direkt efter införandet • Om enhetscheferna i staden börjar använda verktyget skulle man kunna uppnå samordningseffekter. • Fråga 2 - lokal frihet • Enhetscheferna jobbar olika. • Frihet att göra som man vill avseende organisation och fördelning av det ”administrativa” arbetet. • Tid- och projektmodulen • Resultaträkningar, balansräkning • Lagstiftning m.m. ger vissa lokala behov • Nivåer att budgetera på • Fråga 3 - Hur ska vi involvera er • Behöver bli påmind om NEKK • Minifilmserie om NEKK som komplement till nyhetsbrev • Personlig kontakt på respektive förvaltning – en lite mer kontrollerande roll • Övriga reflektioner • Ger större medvetenhet kring budget/prognos hos enhetscheferna en nyttoeffekt i och med högre kvalitet i den information, prognoser etc. som finns? Hur läser man i så fall av de nyttoeffekterna? På vilken nivå ska enhetscheferna vara? • Viktigt att träna/utbilda chefer för att de ska lägga sig på rätt nivå. NEKK | Information FENIGS | 2011-05-19 | nekk@stadshuset.goteborg.se

Några punkter att inte glömma bort…På gång i projektet • Förstärkning till delprojekten upphandling och införande i höst • Workshop angående tid- och projektredovisning • Möte lokala NEKK-ansvariga 25 maj • Stormöte den 15 juni NEKK | Information FENIGS | 2011-05-19 | nekk@stadshuset.goteborg.se

Tack för idag! Kontakt louise.ekdahl@lf.goteborg.se britt.ahlberg@stadskansliet.goteborg.se nekk@stadshuset.goteborg.se NEKK | Information FENIGS | 2011-05-19 | nekk@stadshuset.goteborg.se

Nääs Fabriker 2011-05-19