Etapy planowania

1. Etapy planowania

2. Stworzeniestruktury logicznej (matryca logiczna)

3. Matryca logiczna projektu: • wyznacza logikę interwencji projektu, • jest to narzędzie, które służy do zarządzania poszczególnymi fazami cyklu projektowego,

4. to „metanarzędzie”, które jest wykorzystywane do tworzenia innych narzędzi, np.: szczegółowy budżet, harmonogram wdrażania i plan monitoringu, • to narzędzie, które samo w sobie nie gwarantuje powodzenia realizacji projektu – sukces zależy od danych wejściowych, • jakość matrycy logicznej zależy od umiejętności zespołu projektowego, dostępnych informacji i wcześniejszych doświadczeń.

5. Matryca logiczna składa się z tabeli, która ma cztery kolumny (jest to najbardziej podstawowa forma) i cztery rzędy.

6. Opis projektu Obiektywne weryfikowalne wskaźniki Źródła weryfikacji Założenia Cel (e) szerszy (ogólny) Cele centralne (bezpośrednie) Wyniki/rezultaty Działania Środki Koszty Czas Warunki wstępne Rysunek 6. Ogólny szablon matrycy logicznej

7. Logika interwencji (projektu) Obiektywne weryfikowalne wskaźniki Źródła weryfikacji Założenia Cel(e) szerszy (ogólny) Jaki jest nadrzędny szerszy cel, do którego osiągnięcia przyczyni się projekt? Jakie są kluczowe wskaźniki związane z celem nadrzędnym? Skąd będą pochodzić informacje na temat wskaźników/mierników? Cele centralne (bezpośrednie) Jakie kluczowe problemy zostaną rozwiązane i jakie konkretne cele ma osiągnąć projekt? Jakimi miernikami będziemy mierzyć osiąganie celów bezpośrednich? Skąd będą pochodzić informacje na temat wskaźników/mierników? Analiza czynników krytycznych Jakie czynniki ryzyka należy wziąć pod uwagę?

8. Rezultaty/Wyniki Jakie są konkretne efekty? Co zostanie osiągnięte w wyniku realizacji projektu? Jakimi miernikami będziemy mierzyć osiąganie rezultatów? Skąd będą pochodzić informacje na temat wskaźników/mierników? Analiza czynników krytycznych Działania Poszczególne kroki, które przybliżają do osiągnięcia rezultatu Fizyczne i niefizyczne środki konieczne do podjęcia działań Określenie nakładów niezbędnych do realizacji działań Analiza czynników krytycznych Określenie warunków, które muszą być spełnione aby projekt uruchomić, np. uzyskanie zgody na …, itp. Warunki wstępne

9. ØPoziom celów

10. Cele wyższego rzędu Ogólne cele projektu - powinny wyjaśniać, dlaczego projekt jest ważny dla społeczeństwa, w kategoriach długoterminowych korzyści dla beneficjentów i szerszych korzyści dla innych grup. Powinny wyjaśniać również, w jaki sposób program pasuje do regionalnej (sektorowej polityki Unii Europejskiej oraz regionalnych rządów) organizacji, których dotyczy. Centralny cel projektu w formie trwałych korzyści dla grupy docelowej Cel Projektu (bezpośredni) - powinien odnosić się do kluczowego problemu i być definiowany w kategoriach korzyści otrzymywanych przez beneficjentów lub grupę docelową. Skutki podjętych działań Wyniki (rezultaty) - opis usług, które będą dostarczane założonym beneficjentom lub grupie docelowej. Wyniki (rezultaty) powinny dotyczyć głównych przyczyn problemów dotykających grupę docelową. Zadania realizowane jako część projektu w celu osiągnięcia wyników Działania - w jaki sposób dobra i usługi projektu będą dostarczane.

11. Rysunek 8. Przenoszenie celów do matrycy logicznej Źródło: Podręcznik - Zarządzanie Cyklem Projektu, Ministerstwo Gospodarki I Pracy, maj 2004.

12. ØObiektywnie Weryfikowalne Wskaźniki

13. „Obiektywnie weryfikowalne” oznacza, że różne osoby używające wskaźnika osiągną takie same pomiary.

14. Obiektywnie weryfikowalne wskaźniki: • łatwiejsze do ustalenia w przypadku ilościowych pomiarów, • opisują cele projektu w mierzalnych kategoriach, • zapewniają podstawy dla mierzenia wydajności • formułują bazę dla systemu monitorowania projektu. • zwykle przydatne jest stosowanie więcej niż jednego wskaźnika, w celu uzyskania lepszego obrazu spodziewanej zmiany (jednak unikać używania zbyt wielu wskaźników),

15. Wskaźnik powinien być rozwinięty z uwzględnieniem następujących szczegółów: • ilości, jakości i czasu (QQT – quantity, quality and time), • lokalizacji.

16. Przykład: Cel: Poprawa stanu zdrowia Wyznacz jakość (charakter wskaźnika): zredukowana śmiertelność Wyznacz grupy docelowe (kto): zredukowana śmiertelność niemowląt Wyznacz miejsce (gdzie): …w województwie północnozachodnim Wyznacz ilość (ile): ...od X do Y Wyznacz czas (kiedy): ...do roku 2007

17. ØŹródła weryfikacji

18. Źródła weryfikacji - określają źródło informacji i sposób zbierania danych. Należy określić: • format, w którym informacja powinna być udostępniania (np. raporty postępu, sprawozdania z projektu, ewidencję projektu, oficjalne statystyki itp.) • kto powinien dostarczać informacje • jak regularnie informacja powinna być dostarczana (np. w cyklu miesięcznym, kwartalnym, rocznym itp.).

19. Zwykle występuje bezpośredni związek pomiędzy złożonością weryfikacji wskaźników (np. łatwością zbierania i analizy danych) a kosztem ich pozyskania.

20. Rysunek 9. Związek pomiędzy kosztem a złożonością zbierania danych Źródło: Podręcznik - Zarządzanie Cyklem Projektu, Ministerstwo Gospodarki I Pracy, maj 2004.

21. Jeśli wskaźnik okazuje się zbyt drogi lub zbyt skomplikowany do zbierania, powinien zostać zastąpiony prostszym i tańszym.

22. ØZałożenia

23. Założenia: • to warunki, które muszą być spełnione jeśli projekt ma zakończyć się powodzeniem, zewnętrzne czynniki konieczne dla powodzenia projektu (czwarta kolumna matrycy), • Sam projekt nie jest w stanie osiągnąć wszystkich celów określonych w drzewie celów, • W momencie wyboru strategii, pewne cele pozostaną poza logiką interwencji (poza kontrolą projektu) – mają one jednak wpływ na wdrożenie projektu i jego długoterminową trwałość.

24. Rysunek 10. Założenia projektu Źródło: Podręcznik - Zarządzanie Cyklem Projektu, Ministerstwo Gospodarki I Pracy, maj 2004.

25. Warunki wstępne - muszą być spełnione przed rozpoczęciem projektu. Niektóre z nich będą krytyczne dla sukcesu projektu, inne będą miały marginalne znaczenie.

26. Matryca logiczna – Przykłady

27. Zadanie na zaliczenie – stworzyć drzewo problemów i celów oraz matrycę logiczną dla określonego, wybranego przez siebie problemu (projektu)

28. Stworzenieharmonogramu działań (wykres Gantt’a, CPM)

29. Harmonogram działań projektu - jest metodą która: • przedstawia poszczególne czynności projektu, • pozwala zidentyfikować logiczną sekwencję czynności projektu, • pozwala zidentyfikować wszelkie zależności które istnieją pomiędzy czynnościami projektu, • stanowi bazę do przydzielania odpowiedzialności za ukończenie każdego działania.

30. Przygotowany harmonogram stanowi podstawę do: • ustalania środków (zasobów) wykorzystywanych przez projekt, • harmonogramowania wydatków. Harmonogram projektu określa alokację zasobów ludzkich (kto?) i materialnych (co?) na cały czas trwania przedsięwzięcia i na jego poszczególne etapy.

31. Tworzenie harmonogramu wymaga określenia: • Kolejności poszczególnych etapów projektu, • Oszacowania czasu trwania poszczególnych etapów projektu.

32. Lista kontrolna do przygotowania harmonogramu działań - należy stosować podejście krok po kroku:

33. Krok 1 – zrób listę głównych działań - główne działania w matrycy logicznej są podsumowaniem tego, co musi być wykonane w ramach projektu aby osiągnąć jego cele - może to być użyte jako podstawa do przygotowania dokładnego harmonogramu działań na poziomie operacyjnym.

34. Krok 2 – podziel działania na zadania, którymi można zarządzać – podział działań na poddziałania lub zadania, które są łatwe do zorganizowania i zarządzania. Każde zadanie może być przydzielone jednostce i staje się jej celem krótkoterminowym.

35. Najczęściej popełnianym błędem jest zbyt szczegółowe rozdzielenie działań. Podział powinien zakończyć się w momencie, gdy osoba planująca projekt nie dysonuje już wystarczającymi szczegółami do oszacowania wymaganego czasu i środków lub brak jest wystarczających instrukcji na temat tego, co powinno być zrobione.

36. Krok 3 – ustal kolejność i zależności • kolejność – w jakim porządku powiązane ze sobą działania powinny być podejmowane? • zależności – czy działanie zależy od rozpoczęcia lub ukończenia jakiegokolwiek innego działania?

37. Krok 4 – oszacuj rozpoczęcie, czas trwania i zakończenie działań

38. Powszechnym błędem, który może prowadzić do niedoszacowania czasu, jest niedokładność powstająca na skutek: • pominięcia niezbędnych działań i zadań • zostawienia zbyt małej ilości czasu na zależności pomiędzy działaniami • dopuszczenia do konkurowania zasobów (wyznaczenie tej samej osoby lub sprzętu do wykonania dwóch lub więcej rzeczy jednocześnie) • chęci zaimponowania obietnicą szybkich rezultatów.

39. Krok 5 - Podsumuj wykaz głównych działań - wykonanie ogólnego podsumowania rozpoczęcia, czasu trwania oraz zakończenia samego głównego działania.

40. Krok 6 – zdefiniuj kamienie milowe – tokluczowe wydarzania, będące miernikiem postępu prac oraz celem, do którego dąży zespół projektowy, np. daty ukończenia każdego z działań

41. Krok 7 – zdefiniuj doświadczenie - sprawdzenie, czy plan jest możliwy do zrealizowania w ramach dostępnych zasobów ludzkich.

42. Krok 8 – przydziel zadania w ramach zespołu – składa się na nie: • określenie możliwości, umiejętności oraz doświadczenie każdego członka zespołu, • udzielenie informacji, kto co robi, • określenie odpowiedzialność za osiąganie kamieni milowych • określenie odpowiedzialności każdego członka zespołu wobec zarządzającego projektem i wobec innych jego członków.

43. Prezentacja harmonogramu działań Wszystkie informacje z harmonogramu działań mogą być zestawione w formacie graficznym za pomocą: • wykresu Gantta • Metody Ścieżki Krytycznej (CPM)

44. Wykres Gantta

45. Wykres Gantta – to tradycyjna technika zarządzania służąca do planowania projektów

46. Wykres tworzy się w prostokątnym układzie współrzędnych, gdzie: • na osi X zaznaczany jest czas • na osi Y nanoszone są poszczególne czynności (zadania)

47. Przykładowy wykres Gantta

48. Przykładowy wykres Gantta 2

49. Rysunek 10. Przykładowy wykres Gantta Źródło: Podręcznik - Zarządzanie Cyklem Projektu, Ministerstwo Gospodarki I Pracy, maj 2004.

50. Metoda CPM