OPTIMIZACIÓN DEL MODELO DE LOGISTICA Y DISTRIBUCIÓN DE MEDICAMENTOS DE LA CCSS

1. OPTIMIZACIÓN DEL MODELO DE LOGISTICA Y DISTRIBUCIÓN DE MEDICAMENTOS DE LA CCSS 19 de noviembre, 2012 JG GRUPO DE ASESORIA Economía, Finanzas y Proyectos

2. LA MOTIVACIÓN • En julio 2012 la CCSS realizó el taller titulado “Estrategias de Integración del Mercado a la Gestión de Abastecimiento Institucional”. • En dicho taller se acordó abrir un espacio para recibir propuestas por parte de la industrial nacional. • La industria nacional ha estado trabajando en una propuesta que permita optimizar el proceso de compra y distribución de medicamentos de la CCSS. • La propuesta debería contribuir con la reducción de los niveles de inventario y los costos de distribución de medicamentos, en una coyuntura donde la CCSS atraviesa importantes restricciones de presupuesto y flujo de caja. • La industria nacional quieren ser parte del proceso de mejoramiento de la gestión de compra de medicamentos de la CCSS y para ello plantean algunas mejoras al actual proceso de contratación. JG GRUPO DE ASESORIA Economía, Finanzas y Proyectos

3. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA PLANTEADA • Contribuir con el abaratamiento del proceso de compra y distribución de medicamentos de la CCSS. • Incrementar el valor agregado de la industria nacional a través de una participación más activa en la cadena de adquisición y distribución de medicamentos de la CCSS • Lograr mayor reconocimiento del esfuerzo que realiza la industria nacional para satisfacer las demandas de la CCSS. JG GRUPO DE ASESORIA Economía, Finanzas y Proyectos

4. ¿CUÁLES SON LAS INICIATIVAS PLANTEADAS? • Modificación del actual sistema de calificación de proveedores mediante cambio en las ponderaciones en los procesos de adjudicación de compras • Mejoras en la logística de entrega de los productos mediante reposición de inventarios en el ALDI y entrega en plaza. • Permitir la validación de los laboratorios de ensayo del proveedor bajo la supervisión de la CCSS. • Inspección de BPM por parte de entidades acreditadas para garantizar la calidad de los productos ofertados por los proveedores JG GRUPO DE ASESORIA Economía, Finanzas y Proyectos

5. LA PROPUESTA ES AVANZAR HACIA UN MODELO DE COMPETENCIAS DISTINTIVAS • CON PROVEEDORES VISIÓN SISTÉMICA DE LA CADENA DE SUMINISTRO JG GRUPO DE ASESORIA Economía, Finanzas y Proyectos

6. EL ACTUAL SISTEMA DE LA CCSS NECESITA SER OPTIMIZADO Fuente: CGR 2004 “Estudio sobre el sistema de administración de inventarios y suministros médicos de la CCSS”. JG GRUPO DE ASESORIA Economía, Finanzas y Proyectos

7. LA CCSS CONOCE LOS RIESGOS QUE • ASUME CON EL ACTUAL SISTEMA: • Matriz de riesgo de aprovisionamiento

8. LOS BENEFICIOS DIRECTOS DE LA PROPUESTA • SON EVIDENTES EN EL CASO DE LA CCSS JG GRUPO DE ASESORIA Economía, Finanzas y Proyectos

9. LA PROPUESTA ES UNA RELACIÓN • DEL TIPO GANAR GANAR • Bajo un enfoque sistémico de la cadena de suministros, • el esfuerzo de las partes debe ser retribuido. • No se trata de un juego de suma cero. • Inventarios y costos de distribución son piezas claves de la propuesta. Los costos y beneficios se comparten. JG GRUPO DE ASESORIA Economía, Finanzas y Proyectos

10. PARA QUE LA PROPUESTA FUNCIONE • SE REQUIERE DE UN MEJOR BALANCE La CCSS debe crear un clima apto para la cooperación JG GRUPO DE ASESORIA Economía, Finanzas y Proyectos

11. SE PROPONE MODIFICAR PONDERACIONES • Reducir la importancia relativa de la variable precio a un 60%, reservando un 40% para los factores no precio. • Para lograr un sistema de abasto eficiente, la CCSS requiere del concurso de los diferentes actores que conforman su cadena de suministro, especialmente de los fabricantes locales por proximidad, flexibilidad y disposición a la entrega en plaza (factores no precio). JG GRUPO DE ASESORIA Economía, Finanzas y Proyectos

12. EL CAMBIO EN LAS PONDERACIONES JG GRUPO DE ASESORIA Economía, Finanzas y Proyectos

13. ¿POR QUÉ MODIFICAR PONDERADORES? • “El objetivo primordial del procedimiento licitatorio se consolida como la posibilidad de conseguir mayores y mejores condiciones para cumplir con el fin público” • CCSS (2011). Informe de identificación de riesgos en contratación administrativa. • El sistema de méritos es un mecanismo que premia con puntos a los proveedores por sus acciones y apoyos a los intereses de la administración. Los deméritos son lo contrario, los castigos que se imponen por demoras o incumplimientos contractuales. • Las tendencias actuales obligan a la optimización de dichos sistemas de calificación, reconociendo las sinergias que la administración pretende fomentar • en pro de su interés público. JG GRUPO DE ASESORIA Economía, Finanzas y Proyectos

14. TENDENCIAS EN CADENAS DE SUMINISTRO Fuente: Elaboración propia con base en IBM Global Business Services (2008). “La cadena de suministro inteligente del futuro. Estudio global de la cadena de suministro” JG GRUPO DE ASESORIA Economía, Finanzas y Proyectos

15. LAS EMPRESAS ESTÁN ELIGIENDO • A SUS PROVEEDORES EN FUNCIÓN • DE SUS COSTES Fuente: IBM Global Business Services (2008). “La cadena de suministro inteligente del futuro. Estudio global de la cadena de suministro” JG GRUPO DE ASESORIA Economía, Finanzas y Proyectos

16. SE PROPONE REDUCIR LA PONDERACIÓN • DEL COMPONENTE ADMINISTRATIVO Representaría el 10% de los Factores No Precio JG GRUPO DE ASESORIA Economía, Finanzas y Proyectos

17. SE PROPONE AUMENTAR LA PONDERACIÓN • DEL COMPONENTE CALIDAD JG GRUPO DE ASESORIA Economía, Finanzas y Proyectos

18. SE PROPONE LA ENTREGA EN PLAZA • En una primera fase se contempla la entrega de producto al Departamento de Almacenamiento y Distribución de la CCSS mediante el sistema de reposición de inventarios. • Luego en una segunda fase, entrega en plaza para aquellos productos que requieran ser despachados directamente a los hospitales y principales clínicas del Gran Área Metropolitana. • Oferente debe contar con capacidad de distribución (cumpla con los requisitos establecidos por las Buenas Prácticas de Almacenamiento y Distribución) • Oferente debe contar con capacidad de logística de distribución en mejores condiciones que las actuales. JG GRUPO DE ASESORIA Economía, Finanzas y Proyectos

19. ¿POR QUÉ ENTREGAR EN PLAZA? • Menor cantidad de producto en inventario • Las buenas prácticas propician el cambio de los modelos tradicionales de compra de medicamentos hospitalarios en grandes volúmenes hacia mecanismos que garantizan el suministrocontra pedido a lo largo de un período, de manera que en los hospitales y centros de salud pueden manejarse inventarios de muy corto plazo, sin que exista peligro de escasez. • Menores inventarios evitan el deterioro y las pérdidas en bodega además incurrir en pérdidas por vencimiento, sustracción y otras limitaciones de almacenaje, errores de distribución y dispensación, y en general manejo inadecuado. • OMS y OPS (2001). Zerda, A. y otros. JG GRUPO DE ASESORIA Economía, Finanzas y Proyectos

20. ¿POR QUÉ ENTREGAR EN PLAZA? • Es la esencia del nuevo modelo de gestión: Las buenas prácticas en gerencia moderna documentan ahorros hasta de un 50% en los costos de logística y distribución. • Ejemplos de buenas prácticas: • listas específicas según las necesidades propias del hospital o centro de salud; • política de identificación de mejores proveedores mediante concurso; • garantía de presupuesto y flujos de pagos consistente con las necesidades de la unidad de salud; • manejo de un inventario muy reducido, relativo a las necesidades de un mes; • sistemas modernos de dispensación y distribución; • desarrollo de un módulo de información para la gerencia de medicamentos; y • procedimientos sólidos de seguimiento y evaluación de la • gerencia y del uso de medicamentos. • OMS y OPS (2001). Zerda, A. y otros • Gestión de inventarios en la proveeduría. JG GRUPO DE ASESORIA Economía, Finanzas y Proyectos

21. ¿POR QUÉ ENTREGAR EN PLAZA? • Programación ajustada a la demanda • Mantener una comunicación fluida y constante con el área de planificación • y la unidad usuaria del bien, con el fin de conocer los resultados en la gestión de distribución y custodia de los productos, la rotación del inventario, sobre existencias o bien faltantes. Tomar las medidas correspondientes con la finalidad de corregir situaciones de desabastecimiento, vencimiento, obsolescencia, etc. •  CCSS, sesión extraordinaria 02-2010 del Consejo de Gerencia en la • Gerencia de Logística, 13 de enero del 2010. • Buenas prácticas de almacenamiento a lo largo de la cadena • Garantizar la calidad del producto durante todo el periodo en el que éste se encuentre en manos del responsable de la distribución. JG GRUPO DE ASESORIA Economía, Finanzas y Proyectos

22. SE PROPONE EXIGIR BPM A TODOS LOS PROVEEDORES DE LA CCSS • Todo fabricante debe cumplir con las inspecciones de Buenas Prácticas de Manufactura del Ministerio de Salud de Costa Rica, FDA, EMA, OMS aplicables. JG GRUPO DE ASESORIA Economía, Finanzas y Proyectos

23. ¿POR QUÉ LA PROPUESTA DEMANDA QUE EL FABRICANTE CUMPLA CON LA INSPECCIONES? • La CCSS necesita un mayor nivel de seguridad en el sistema de gestión de calidad del proveedor. Dicho control, realizado por entidades reconocidas debería permitir un mayor criterio a la hora de valorar la calidad de los productos ofertados. SI LA CALIDAD SE DESCUIDA, EL MECANISMO DE COOPERACIÓN PROPUESTO NO SE SUSTENTA. JG GRUPO DE ASESORIA Economía, Finanzas y Proyectos

24. BMP TAMBIÉN DEBEN FOMENTARSE • La experiencia muestra que los organismos más exitosos y transparentes de vigilancia de la calidad de los medicamentos realizan, entre otras actividades, el control BPM: • vigilancia de los insumos, tanto importados como de producción nacional, mediante chequeos periódicos de calidad, realizados directamente por las autoridades reguladoras o con el apoyo de universidades o centros especializados; • vigilancia y desarrollo de los procesos de producción (BPM) en el país, con un enfoque más promocional que sancionatorio, mediante exigencias progresivas de inversión en infraestructura, equipos, entrenamiento, centros de control de calidad y procedimientos de control, con visitas regulares o sorpresivas para comprobar la adopción de las recomendaciones establecidas; • vigilancia de la calidad de los medicamentos en los puntos de venta al público, mediante controles por chequeo aleatorio, planes de optimización y un sistema muy efectivo de sanciones. • OMS y OPS (2001). Zerda, A. y otros. JG GRUPO DE ASESORIA Economía, Finanzas y Proyectos

25. SE PROPONE LA VALIDACIÓN DE LOS LABORATORIOS DE ENSAYO DEL PROVEEDOR • Mediante la validación de los resultados de los laboratorios de ensayo del proveedor, la CCSS no tendría que realizar todas las pruebas en sus laboratorios. • Se contempla inspección por parte de los funcionarios de la CCSS para la observancia de BPM en laboratorio; validación de métodos analíticos y ejecución de estudios inter-laboratoriales; así como la aprobación de producto con base en la revisión de los análisis elaborados en sitio. JG GRUPO DE ASESORIA Economía, Finanzas y Proyectos

26. SITUACIÓN ACTUAL CON LABORATORIOS DE ENSAYO DE LA CCSS De acuerdo con estudios de la CCSS, todos los medicamentos se someten a pruebas físicas y químicas de eficacia y seguridad, para lo cual la institución tiene previsto invertir este año 1,700 millones de colones. Dichos análisis pueden tomar entre 2 y 20 días, dependiendo del fármaco, las especificaciones de acción y la enfermedad que traten. Los resultados permiten concluir que un 4% de los fármacos reprueba el control de calidad de la CCSS, por no cumplir con los estándares de calidad internacional que la institución tiene establecidos. La Nación, 19 de setiembre 2012, Conferencia de prensa JG GRUPO DE ASESORIA Economía, Finanzas y Proyectos

27. ¿POR QUÉ PERMITIR LA ACREDITACIÓN DE LOS LABORATORIOS DE ENSAYO? El nuevo modelo de gestión de compras (reposición de inventarios y posteriormente entregas en plaza) sólo es posible mediante el establecimiento de una red de laboratorios de ensayo acreditados. La CCSS no podría aprovechar los beneficios de la entrega en plaza con un laboratorio de ensayo centralizado. El costo-beneficio de la propuesta no sólo se mide en términos de la cantidad de pruebas de laboratorio que la CCSS dejaría de realizar y de los ahorros que la institución tendría en consumo de reactivos, horas laboratorista y demás costos directos e indirectos. Éstos son apenas una parte de los beneficios asociados. JG GRUPO DE ASESORIA Economía, Finanzas y Proyectos

28. ¿POR QUÉ PERMITIR LA VALIDACIÓN DE LOS LABORATORIOS DE ENSAYO? El ahorro en días que un medicamento demora entre el momento que ingresa a la CCSS y el momento en que la institución lo pone al servicio de sus pacientes es apenas una parte de los beneficios de la propuesta. Los mayores beneficios tienen que ver con el costo-beneficio que significa pasar del actual sistema a uno de mayor eficiencia. La medición económica debe ser expresada en ahorros que van desde la programación de pedido y fabricación hasta la logística de distribución y entrega al cliente final. El nuevo modelo requiere fomentar la capacidad nacional para la acreditación de laboratorios por parte del ECA JG GRUPO DE ASESORIA Economía, Finanzas y Proyectos

29. OPTIMIZACIÓN DEL MODELO DE LOGISTICA Y DISTRIBUCIÓN DE MEDICAMENTOS DE LA CCSS jgeconomiayfinanza@racsa.co.cr JG GRUPO DE ASESORIA Economía, Finanzas y Proyectos