PGI – Progiciel de gestion intégrée

1. PGI – Progiciel de gestion intégrée Tournée facultaire 2009

2. Contenu • L’UdeM et le Progiciel de gestion intégré • Les modules PeopleSoft • La portée du projet • Le calendrier de réalisation • La structure du projet et les équipes • La gouvernance et le contrôle • La démarche proposée • Les défis

3. L’UdeM et le Progiciel de gestion intégré • L’Université de Montréal amorce cet automne un virage technologique d’envergure qui lui permettra « d’offrir à nos étudiants, professeurs, chargés de cours et chercheurs ainsi qu’au personnel de soutien et d’administration des systèmes d’information et des technologies fiables, accessibles et conviviales. » (Livre Blanc, Orientation VII, Objectif 3) • D’ici 2012, elle aura renouvelé du tout au tout ses plateformes informatiques et ses systèmes administratifs centraux et procédé à une mise à niveau complète de son réseau. • Le PGI (Progiciel de Gestion Intégré) est une composante clé de ce virage technologique. • Les systèmes actuels sont d’une fragilité extrême et ne rendent pas les niveaux de service minimaux. • La concurrence a à sa disposition des systèmes intégrés de gestion ayant pour effet de la rendre plus concurrentielle.

4. Qu’est-ce qu’un PGI? Le Progiciel de Gestion Intégré (PGI) permettra l’intégration de l’ensemble de processus administratifs sur une seule plate-forme. • Il constituera une source unique d’information pour l’ensemble des activités administratives de l’Université. • Le PGI sélectionné par l’Université comprend la suite de logiciels PeopleSoft pour: • L’académique • les systèmes financiers • les ressources humaines • la recherche

5. Pourquoi l’UdeM se dote-t-elle d’un PGI maintenant ? • L’Université de Montréal accuse un retard en matière de systèmes d’information par rapport aux autres universités canadiennes et nord-américaines : • 78 % des dix-sept universités canadiennes comparables à l’UdeM; • 70 % des universités nord-américaines. • Nos applications sont désuètes et d’une efficacité souvent douteuse, créant: • Des pertes de productivité. • Le mécontentement des membres de notre communauté. • Une exposition à des pannes majeures.

6. Universités canadiennes utilisant un PGI • Université McGill • HEC Montréal • Université Laval • Université Concordia • University of British Columbia • University of Alberta • University of Calgary • University of Western Ontario • University of Waterloo • Queen’s University • Université d’Ottawa • Dalhousie University • York University

7. Les bénéfices attendus du PGI • L’implantation de ce progiciel transformera tous les volets de l’activité universitaire. Ce progiciel permettra: • L’accès à l’information instantané; • L’amélioration du rendement de processus clés, tels l’admission et la gestion des projets de recherche; • Un meilleur suivi de la gestion financière et des ressources humaines; • Un meilleur soutien à la rétention et à la réussite de nos étudiants; • L’optimisation de la productivité de nos opérations administratives; • Un meilleur soutien à nos gestionnaires, tant pour la gestion courante que pour la planification; • La standardisation des plateformes technologiques qui supportent nos systèmes administratifs.

8. Modules PeopleSoft sélectionnés par l’Université – Gestion académique • Gestion académique Recrutement et admission Aide financière Communauté campus Orientation universitaire Dossiers étudiants Gestion financière des étudiants Campus libre service Libre service Intelligence d’affaires

9. Modules PeopleSoft sélectionnés par l’Université – Finances et approvisionnements Gestion des actifs Facturation Gestion monétaire Gestion des achats Gestion financière Grand livre Comptes recevables Déboursés Comptes payables Inventaire Gestion de l’approvision-nement Gestion des contrats avec fournisseurs Gestion des fournisseurs et Gestion de la chaîne d’approvisionnement eFacturation eAchats Intelligence d’affaires

10. Modules PeopleSoft sélectionnés par l’Université – Ressources humaines et paie Recrutement Accueil des candidats ePerformance eCompensation Gestion du recrutement Profil bureau de travail eCompensation eProfil eDéveloppement ePaie Libre service eAvantages sociaux Paie globale Temps et efforts Gestion des avantages sociaux Gestion de la main d’oeuvre Intelligence d’affaires

11. Modules PeopleSoft sélectionnés par l’Université – Gestion de la recherche Gestion de la recherche Contrats Coûts de projets Subventions Intelligence d’affaires

12. Modules PeopleSoft sélectionnés par l’Université – Gestion de la relation client/étudiant Solution Recrutement et Soutien aux étudiants Recrutement Recrutement enligne Recrutement par téléphone Soutien enligne Support libre service client Libre service Portail Gestion de la relation client/étudiant Gestion des communications (courriels et clavardage) Intelligence d’affaires

13. Paramétrer un PGI – Qu’est-ce que c’est? • Le paramétrage c’est le processus d’adaptation et de configuration du logiciel dans son cadre de référence afin qu’il réponde aux besoins spécifiques de l’Université. • Le paramétrage n'est pas de la programmation informatique. • Le PGI sera configuré pour répondre aux besoins de l’Université. • Il y aura des choix à faire afin d’harmoniser le plus possible les processus et d’intégrer les données. • = • Exemples de paramétrage : • Configuration des dates limites d’inscription aux cours et d’abandon sans échec. • Gestion des horaires. • Personnalisation d’une maison. Paramétrage Établissement des règles d’affaires

14. Actuel :Programme - Cours Actuel : Admission Actuel : Offre de cours Actuel : Inscription Actuel : Octroi du grade (diplômation) Portée du projet – Gestion académique

15. Portée du projetFutur : Gestion académique

16. Calendrier de réalisation Mise en opération

17. Structure du projet Gouvernance du programme Parrain du projet Jacques Frémont Guy Breton Jacques Frémont Éric Filteau Jacques Gresset Joseph Hubert Monique Kirouac Irène Cinq-Mars Ghilaine Roquet Jean-Claude Lebrun Serge Fortier (LGS/IBM) Danielle Branchaud (LGS/IBM) Comité directeur Comité d’implantation PGI Dominique Bérubé Pascale Carrier Alexandre Chabot Pierre Chénard Irène Cinq-Mars A-I Cojocaru Éric Filteau Raymond Lalande J-C Lebrun Matthew Nowakowski Jacques Pelletier Ghilaine Roquet Michel Steben Danielle Branchaud (LGS/IBM) Équipe de gestion du programme Directeur du programme UdeM Directeur du programme (LGS/IBM) Conseiller stratégique Contrôleur de projet Coord. de l’administration Chefs de projet

18. Structure du projet Implantation du programme Direction du programme Chefs de projet Technologie Chefs de projet Fonctionnels Chefs de projet Gestion du changement Chefs de projet Formation Chef de projet Infrastructures Conseillers en gestion du changement Admin. de systèmes Concepteurs principaux Analystes fonctionnels Formateurs Admin. de bases de données Concepteurs en développement informatique Analystes en développement informatique Gest. de produits Concepteurs Rôles et permissions Experts de domaine – Agents de changement – Super-utilisateurs

19. Gouvernance – Tableau de bord • Les indicateurs de projet sont: • Échéancier: Respect des jalons clés du projet • Budget: Respect du cadre budgétaire, tant au niveau monétaire que des efforts. • Biens livrables: Qualité des biens livrables et respect des délais d’approbation. • Ressources: Affectation des compétences et expertises requises au sein du projet. • Gestion du changement: Soutien aux parties prenantes clés. • Les indicateurs sont rapportés par domaine et consolidés au niveau de l’ensemble du Programme.

20. Gouvernance – Tableau de bord • Les sept clés du succès sont: • Le niveau de préoccupation des parties prenantes clés, • La réalisation des bénéfices attendus, • La planification des travaux et du calendrier, • Le niveau de performance de l’équipe, • La gestion de la portée, • La gestion du risque, • Les avantages pour l’organisation.

21. Crans d’arrêt • Rapports hebdomadaires comprenant au besoin des mesures de contingences • Tableau de bord mensuel au Comité directeur du projet • Personne spécialisée au Bureau de la vérification interne dans le domaine de l’informatique disponible pour répondre aux mandats ad hoc du comité de la vérification • Tableau de bord trimestriel au Comité de vérification du Conseil • Facturation et paiement de l’intégrateur sur une base mensuelle

22. La démarche proposée pour les Facultés Démarrage Familiarisation et processus Intégration du PGI Amélioration continue mars 2009 mars-octobre 2009 novembre 2009 – février 2012 mars 2012 - Communications et Gouvernance du Projet PGI Parties Prenantes Clés: Doyens, Vice-Doyens, Adjoints aux vice-doyens, Responsables de programmes, Professeurs, Étudiants, Directeurs et adjoints Administratifs, TGDE, TCTB, TA, etc. Principes directeurs: Emphase sur les bénéfices du changement du point de vue de chaque clientèle, accompagnement graduel, démarche orientée sur les processus, maximiser les interactions.

23. Les parties prenantes clés seront impliquées tout au long de la démarche • Besoin de la connaissance des processus et des systèmes d’information dans le but : • D’influencer la définition de la solution. • De s’assurer que la solution répondra aux besoins de chaque Faculté. • Besoin que la conduite du changement se fasse au sein de la Faculté. • Mise en place d’un réseau clarifiant les rôles et responsabilités de chaque partie prenante. • Ces parties prenantes clés comprennent les experts de domaine qui seront impliqués tout au long du projet. Il y aura des moments dans le cycle du projet où une implication accrue sera nécessaire. Parties Prenantes Clés: Doyens, Vice-Doyens, Adjoints aux vice-doyens, Responsables de programmes, Professeurs, Étudiants, Directeurs et adjoints Administratifs, TGDE, TCTB, TA, etc.

24. Défis Le PGI: plus qu’un changement de logiciel • Le déploiement d’un progiciel de gestion intégré requiert une analyse complète des processus. • Ces changements sont cruciaux au déploiement réussi du PGI. Vieux processus Nouvelle technologie Vieux processus qui coûtent cher + =

25. Courbe d’apprentissage Déploiement Amélioration Performance des ressources de l’Université Engagement Période d’adaptation Vallée du désespoir Temps • Votre leadership dans la gestion du changement permettra un passage moins profond et plus rapide dans la “vallée du désespoir” et facilitera la période d’adaptation.

26. Conclusion • L’implantation du PGI ne sera pas facile mais elle est essentielle à l’atteinte de nos objectifs. • L’équipe de projet mettra l’emphase sur la gestion du changement et l’accompagnement de vos ressources. • En bout de ligne, nous en sortirons tous gagnants.

27. Questions