COMPTABILITE ANALYTIQUE

1. COMPTABILITE ANALYTIQUE Mise en place de la CAH dans le cadre d’un accompagnement MEAH Retour d’expérience Centre de la Tour de Gassies juin 2009

2. Présentation synthétique • établissement de l’UGECAM Aquitaine • 160 lits de SSR (Hospitalisation complète, de semaine et HTP) • 25 lits et 25 places de psychiatrie • 96 places de reconversion professionnelle • 80 lits d’USLD

3. Contexte de la candidature • Les axes d’amélioration prioritaires • Mettre en place une démarche analytique pour se préparer à l’arrivée de la T2A et maîtriser le pilotage • Identifier les coûts par activité • Accompagner les acteurs terrain pour s’approprier la démarche • Les atouts • Intérêts des médecins dans la démarche • Dialogue de gestion déjà initié en interne entre la Direction et les services médicaux • Les freins • Forte culture de la qualité de la prise en charge dans l’établissement pouvant créer des réticences au changement de la part du personnel avec l’arrivée de la T2A • Disponibilité des ressources avec la certification compte CNAMTS concomitante au chantier MEAH

4. PLAN GENERAL • Déroulement de l’accompagnement • Réalisations de la Tour de Gassies • Retour d’expérience

5. ACCOMPAGENEMENT MEAH • Réalisation d’un diagnostic • Caractéristiques de l’établissement • Attentes initiales de l’établissement • Définition du plan d’action • Acteurs et groupes • Feuille de route • Détail des actions proposées • Gestion de projet • Planning consolidé des actions proposées • Gestion des temps • Tableau de bord • Formations – consultants

6. Accompagnement Diagnostic Périmètre / interventions • Le périmètre d’intervention sera la partie Sanitaire du Centre La Tour de Gassies. • Les méthodes et outils mis en place devront être adaptables aux autres établissements de l’UGECAM Aquitaine • Les natures d’intervention conformes à la feuille de route seront: • La formalisation des règles d’imputation • La fiabilisation et la communication autour des méthodologies de répartition des dépenses et des recettes • L’accompagnement des utilisateurs à l’usage de ces outils de pilotage ainsi que leur implication dans la gestion de l’établissement

7. Accompagnement Diagnostic Evolutions prévisibles • Financières Identification de la structure de coûts de l’établissement afin de rationaliser l’allocation des ressources • Organisationnelles • Concrétiser le dialogue de gestion pour permettre aux services de gestions et aux services médicaux de s’impliquer activement dans la gestion de l’établissement. • Modification du périmètre avec l’ouverture de l’HAD MPR expérimentale et du service de pédiatrie • Mise en place de l’organisation par pôle

8. Accompagnement Diagnostic Pistes d’amélioration • Mettre en place un véritable dialogue de gestion • Préparer sereinement la venue de la T2A avec la mise en place d’outils maîtrisés par tous • Renforcer les solidarités et les compréhensions « inter-métiers » et inter-services

9. Fonction Groupe projet Comité de validation réunion lancement Participation Formation Accompagnement Plan d’action DAF X X X X Contrôleur de gestion X X X X TIM X X X Cadre Comptable X X X Directrice TDG X X D RH X X Directeur de soins X X Cadre admissions X Médecins responsables de pôle X Médecin, Président CME X X Acteurs de la démarche

10. Accompagnement Plan d’action Feuille de route

11. Accompagnement Plan d’action Exemple fiche action

12. Accompagnement Plan d’action Synthèse du plan d’action Action 1 Action 2 Action 4 Action 3 Forte Action 6 Contribution à l’objectif Action 5 Faible Facile Difficile Facilité de mise en œuvre (technique / comportemental)

13. Accompagnement Gestion projet Gestion de projet • Pour chaque sous action d’une action, définition des acteurs et de leur temps d’intervention • Synthèse des temps par actions et par acteurs • Positionnement global du temps dans un calendrier • Par action • Par acteur • Vérification de la faisabilité du projet

14. Accompagnement Gestion projet Plan de charge Nombre de jours retenus par la MEAH = 7 jours

15. Accompagnement Gestion projet Planification par action

16. Accompagnement Gestion projet Extrait du plan de charge par acteur Cette partie doit être étudiée avec le plus grand soin car elle conditionne la réussite du projet. Une charge trop forte et/ou irréaliste sur un acteur aura des conséquences négatives sur l’ensemble de l’équipe.

17. Accompagnement Gestion projet Tableau de bord Suivi mensuel de l’avancement du projet transmis aux consultants et à la MEAH

18. Accompagnement formation Formation – Consultants • Une journée de lancement nationale avec l’ensemble des établissements retenus • Trois jours de formation des équipes projet • gestion de projet appliquée au chantier CAH • techniques de compta ana (FICOM, élaboration CREA et TCCM, exercices d’analyse de gestion, etc.) • Une journée de lancement dans l’établissement avec les consultants • Présentation du projet, du déroulement • Sensibilisation à l’importance stratégique • Mobilisation du maximum de personnes lors de cette journée

19. Réalisations Réalisation de la Tour de Gassies • Plan de communication • Découpage analytique et FICOM • Rédaction des Guides • Production des CREA

20. Réalisations Plan de communication • Objectif général • Contribuer à la mise en place d’une démarche analytique pour se préparer à l’arrivée de la T2A. • Objectifs spécifiques • Partager l’information avec les acteurs de terrain pour la rendre plus transparente • Contribuer à l’accompagnement des professionnels de terrain pour qu’ils deviennent acteurs dans la démarche • Communiquer autour des méthodologies de répartition des dépense et des recettes

21. Etapes calendrier Réalisations Validation du plan d’action avec la MEAH Déc 08 / Janv 09 Schéma de la mise en place de la comptabilité analytique à Gassies Avril 09 Découpage UO Responsables UF Outils de collecte Juin 09 TDB + indicateurs Octobre 09 Définition des objectifs en lien avec la comptabilité analytique Juin 10 Plan de communication Etapes du projet donnant lieu à une action decommunication

22. Réalisations Découpage analytique et FICOM • Reprise du découpage analytique de l’établissement • Pertinence de l’existence de l’UF • Analyse du choix entre les guides méthodologiques existants (CAH et ENC SSR) et le besoin de l’établissement • Validation comité de pilotage • Mise en place du FICOM • Rencontre avec tous les cadres et médecins (et certains services) pour présentation de la CAH • Étude et validation avec eux des meilleures UO, clés de répartition et outils de collecte, du responsable • Paramétrage de l’ensemble des applicatifs

23. Réalisations Extraits du FICOM

24. Réalisations Exemple de logigramme

25. Réalisations Rédaction des guides • Guide d’imputation du personnel • Guide d’imputation comptable • Guide de gestion du FICOM • Guide des UO et outils de collecte • Guide de réalisation des CREA Ces guides s’adressent à l’ensemble des intervenants dans la production d’information analytique. Ils doivent donc être validés par eux avant diffusion. L’ensemble des nouvelles procédures et documents de collecte mis en place sont annexés à ces guides.

26. Réalisations Les CREA • Présentation d’un CREA synthétique par pôle avec possibilité de lecture détaillée directe • Valorisation des recettes selon deux méthodes: • Prix de journées • Points IVA pour évaluer les impacts du modèle intermédiaire de la T2A

27. Réalisations CREA détaillé

28. Réalisations CREA synthétique en prix de journée

29. Réalisations CREA synthétique en en points IVA

30. Expérience Retour d’expérience • Apports des consultants • Position des non financiers • L’envers du décor • Le système d’information • Conclusion et avenir

31. Expérience Apport de la MEAH et des consultants • Communication régulière de la MEAH de notes et travaux réalisés par les autres établissements (tous champs confondus) • Cabinets de consultants habitués à l’univers hospitalier et forte expérience de la CAH • Au travers du tableau de bord et des journées de travail, motivation de l’équipe projet qui a des objectifs clairs à respecter

32. Expérience Consultants • Attention, les consultants ne font pas le travail à notre place (7 jours d’assistance sur le projet). • Ils apportent leur expérience de la mise en place des CAH ainsi que des propositions de solutions sur des points de blocages • Ils soutiennent l’équipe projet dans les phases de validation

33. Expérience Avis des cadres et médecins(version positive) • La CAH est un mal nécessaire dans la gestion médico-économique de l’établissement. • Apprécient la simplicité des UO retenues et des outils de collecte. Crainte d’avoir à gérer des suivis complexes et chronophages. • Ont la possibilité de connaître leurs coûts et leur décomposition, et donc les axes de progrès potentiels. • Pour les pôles, permet d’engager le dialogue de gestion sur l’intégralité de la prise en charge. • Frustration positive de ne pas avoir dès maintenant les coûts par séjour et par pathologies. Mais tout n’est pas positif….

34. Expérience L’envers du décor • Les idées reçues sur la notion de CAH = outil de surveillance de la productivité des agents (forte crispation possible de certains responsables et agents) • Fortes craintes exprimées que les résultats incite la direction à stopper des prises en charges « déficitaires » au profit d’activité plus rémunératrices, que l’on oublie notre statut PSPH. • Dialogue de gestion potentiellement plus compliqué du fait de l’existence de pôles déficitaires et bénéficiaires. • Peur d’un basculement d’une gestion médicale à une gestion purement financière Il faut communiquer et rassurer en permanence les différents interlocuteurs

35. Expérience L’envers du décor • Chantier fortement chronophage • Nécessite une équipe projet suffisamment étoffée pour que les plannings soient respectés • Identification claire d’un responsable de projet qui coordonne ce dossier. Selon le degré d’occupation normale de cette personne, il peut être souhaitable d’affecter un adjoint en appui • Formalisation indispensable au fur et à mesure (produire et écrire et non pas produire, on écrira quand on aura le temps) • Système d’information non facilitant

36. Expérience Système d’information • Constat au moins pour la Tour de Gassies de la non communicabilité des différents applicatifs • Volonté de ne pas attendre l’éventuel développement ad' hoc pour lancer le chantier • Pas les moyens financiers de constituer de toute façon un véritable info centre DONC…

37. Expérience Recours indispensable à • ACCESS et EXCEL • LE STAGIAIRE

38. Et demain • Les CREA ont été produits en 6 mois • Nous sommes en train de décliner les tableaux de bords et d’initier le dialogue de gestion avec les pôles • La prochaine étape est le TCCM (sous réserve de la publication de l’ENC SSR) mais de toute façon calcul des coûts par séjours

39. En conclusion • L’accompagnement MEAH est très important pour un établissement de petite ou moyenne taille • Fixe un cadre précis du projet • Fixe un calendrier à respecter • Apporte le savoir faire de consultants • La mise en place d’une CAH est primordiale en SSR aujourd’hui car nous avons la chance d’avoir trois ans pour anticiper l’arrivée de la T2A