Job Analysis Method (2)

1. Job Analysis Method (2) Eko Ruddy Cahyadi

2. Worker Oriented Method • Metode berfokus pada atribut atau karakteristik orang yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan sukses • Penggunaan utama dari informasi seperti ini adalah untuk mempekerjakan orang yang qualified • Metode ini merupakan metode yang paling memperhatikan aspek psikologis. Psikologi datang dari usaha untuk menentukan apa yang diperlukan untuk menjadikan pekerjaan selesai dengan baik. Kita sering kagum tentang betapa baiknya kinerja manusia yang terlatih.

3. Worker Oriented Method • Job Element Method (JEM) • Position Analysis Quisionnaire (PAQ) • Threshold Traits Analysis System • Cognitive Task Analysis

4. Job Element Method (JEM) • Pendekatan ini dikembangkan tahun 50 an oleh Ernest Primoff di US Civil Service Commission (sekarang US Office of Personel Management). • JEM adalah pendekatan Worker Oriented Method yang paling mirip dengan Work Oriented Method. JEM berfokus pada perilaku kerja dan hasil perilaku ini daripada mengabstraksikan ciri. • Elemen dalam JEM adalah kombinasi dari perilaku dan bukti-bukti yang terasosiasi. Elemen meliputi ranah perilaku yang mencakup aspek kognitif, psikomotor, dan kebiasaan kerja. • Elemen kognitif seperti penguasaan statistik atau alat bantu lainnya. Elemen psikomotor seperti keterampilan menggunakan bor listrik, solder, atau lainnya. Kebiasaan kerja merupakan himpunan perilaku yang mencerminkan kareakteristik yang lebih motivasional. Kebiasaan kerja seperti kemauan untuk melakukan kerja ekstra atau kemauan untuk memastikan pekerjaan dilakukan dengan sempurna tanpa kesalahan.

5. JEM • JEM biasanya dilakukan oleh analis profesional yang bertindak sebagai project leader dan tim ahli pokok yang biasanya adalah pemilik pekerjaan dan supervisornya. • Dalam memperoleh informasi, terdapat dua sesi yang masing-masing membutuhkan 3 – 5 jam. Pada Sesi I, tim ahli pokok menyusun daftar elemen yang akan dikompilasi oleh analis. Hasil sesi ini adalah daftar elemen pekerjaan dan ratingnya. Analis akan kembali pada tim ahli pokok pada sesi II, dimana hasil pada Sesi I akan diletakkan ke dalam beberapa tujuan khusus, seperti pengembangan test, pengukuran kinerja, atau program pelatihan. • Contoh: ahli listrik (elemen: memahami teori dan instrumen, subelemen: memahami ammeter, ohmmeter, volt meter)

6. Rating JEM • Analis mengkompilasi serangkaian pernyataan (elemen) yang merinci apa yang dibutuhkan pekerja dalam melaksanakan pekerjaannya. (pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dll) • Menghimpun rating kedalam empat skala rating, yakni: Barely Acceptable (B), Superior (S), Trouble Likely If not Considered (T), dan Practical (P). Seluruh skala menggunakan tiga kategori respon, yakni 0 (bila skala memiliki nilai minimal), √ (bila skala menerapkan sesuatu), dan + (bila item sangat tinggi diterapkan)

7. Rating JEM • Bareley Accepteble (hampir tidak bisa diterima): elemen yang harus dikuasai pekerja untuk melaksanakan pekerjaan. Para pekerja yang “hampir tidak bisa diterima” harus menguasai keterampilan paling dasar, yang bila ditidak dipenuhi, mereka tidak akan diterima. • Superior; menggambarkan betapa bermanfaatnya elemen ini untuk membedakan pekerja yang superior dari pekerja rata-rata. (0 artinya tidak bermanfaat, √ artinya bernilai, dan + artinya sangat penting) • Trouble Likely if Not Considered; menggambarkan masalah yang mungkin terjadi bila elemen ini tidak dimasukkan dalam ujian untuk karyawab baru (0, artinya OKuntuk diabaikan, √ artinya bermasalah, + artinya mendatangkan banyak masalah) • Practical; para pelamar kerja lebih suka menguasai elemen ini. Jika kita menseleksi elemen, berapa banyak peluang pekerjaan yang dapat kita isi.(0 bila hampir tidak terbuka, √bila terbuka, dan + bila seluruhnya terbuka. • Skala tersebut diderivasi dalam Total Value (TV). TV mengacu pada nilai elemen dalam perbedaan kemampuan pelamar untuk pekerjaan)

8. Position Analysis Questionnaire (PAQ) • PAQ dikembangkan pada th 60 an oleh Ernest McCormick • Dirancang dengan pengetahuan yang baik tentang formula perilaku SOR, dimana organism (O) menerima Stimulus (S) dan membuat Response (R). • PAQ juga mencatat bahwa lingkungan dan sosial memainkan peran dalam kinerja jabatan. • Tidak seperti JEM, PAQ didesain dengan elemen yang sama untuk seluruh pekerjaan. Istilah elemen memiliki makna yang berbeda dalam dua teknik ini. • PAQ terdiri dari 194 item atau elemen. 187 item pertama berkaitan dengan atribut manusia (ex: persepsi warna) atau aspek persyaratan akomodasi manusia yang dibutuhkan dalam pekerjaan (pekerjaan membuat informasi tertulis menuntut pengalaman menulis, dll). 7 item terakhir konsen pada kompensasi pekerjaan. • Item-item ini dihimpun kedalam 6 divisi utama, yakni: input informasi, proses mediasi (mental), output kerja, aktivitas interpersonal, Situasi kerja dan job context, aspek macam-macam.

9. Struktur PAQ

10. PAQ • PAQ didesain untuk memenuhi dua tujuan primer, yakni: (1) Mengembangkan pendekatan yang terstandarisasi dalam mengidentifikasi persyaratan pekerjaan, dan mengeliminasi kebutuhan kajian validasi uji yang memakan biaya tinggi, (2) membantu organisasi dengan evaluasi jabatan untuk menentukan kompensasinya. • Hasil PAQ diskorkan menggunakan komputer. PAQ juga menyediakan informasi lebih rinci tentang masing-masing item (elemen) dalam survei yang menunjukan bagaimana jabatan saat ini dibandingkan dengan jabatan lain dalam database PAQ

11. Treshold Traits Analysis System (TTAS) • TTAS dikembangkan pada 1970 oleh Felix Lopez untuk menyediakan analisis jabatan yang berorientasi ciri, multitujuan, dan dapat dipertahankan secara legal. TTAS berisi beberapa alat yang berbeda. Sebagian didesain untuk menggambarkan ciri-ciri untuk seleksi, sebagian lain untuk pelatihan, dan lainnya untuk deskripsi jabatan. • Inti dari sistem ini adalah analisis ciri yang didasarkan atas 33 ciri yang distandarisasi. Ciri-ciri ini diklasifikasi ke dalam dua seksi, yakni: “Can Do” (dapat melakukan) dan “Will Do” (akan melakukan). • Ciri “Can Do” menggambarkan kemampuan dan berisi ciri fisik, mental, dan pembelajaran. Contoh ciri fisik berupa kekuatan dan stamina, seperti: kemampuan mengangkat, mendorong atau menarik obyek. • Ciri “Will Do” menggambarkan sikap dan .berisi ciri motivasional dan sosial. Contoh ciri motivasional: adaptasi untuk berubah, ketergantungan. Contoh ciri sosial: toleransi, kerja sama, pengaruh.

12. Cognitive Task Analysis (CTA) • CTA adalah metode terbaru yang dikembangkan dalam analisis jabatan (mulai 90 an). • CTA memiliki akar dalam psikologi koginitif dan ilmu pengetahuan kognitif. • CTA tidak mengacu pada serangkaian ciri atau elemen spesifik yang digunakan untuk memahami kemampuan manusia yang disyaratkan sebuah pekerjaan.. CTA mengacu pada himpunan pendekatan atau metode yang berbeda yang berkaitan dengan sasaran bersama untuk memahami aktivitas mental yang digunakan para ahli dalam menyelesaikan pekerjaan. • CTA biasanya dimulai dengan penyelesaian metode work oriented yang mendeskripsikan kewajiban dan tugas secara rinci. Dari daftar tigas itu, beberapa tugas dipilih untuk dikaji lebih lanjut dengan CTA. CTA sering sangat mahal, menghabiskan waktu, dan sulit diaplikasikan. • CTA menyediakan informasi tentang proses mental yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan

13. Work Oriented Menekankan perilaku Menganalisi target kinerja Mengevcaluasi pengetahuan untuk masing-masing tugas secara terpisah Segmentasi tugas menurut perilaku yang disyaratkan Keterampilan yang representatif tidak dituju Menjelaskan hanya ada satu jalan untuk bekerja Cogintive Task Analysis Menekankan pengamatan Menganalisis kepakaran dan pembelajaran Mengevaluasi saling ketergantungan diantara pengetahuan elemen. segmentasi tugas menutut syarat keterampilan pengamatan Keterampilan yang representatif dituju Mempertimbangkan perbedaan-perbedaan individu Perbandingan Work Oriented Task Analysis dan Cognitive Task Analysis

14. Analisis kognitif membedakan antara pengetahuan dan keterampilan. Menurut Seamster et al, 1997 pengetahuan mengacu pada informasi yang harus dikuasai oleh pemangku jabatan, sedangkan keterampilan mengacu pada proses menggunakan informasi. • Terdapat 3 jenis keterampilan: • Automated skill; keterampilan proses mental yang cepat dan tanpa upaya • Representational skill; penggunaan model mental pada beberapa alat, proses atau sistem. Misal;keterampilan membayangkan sejumlah tipe mobil yang representatif dan cara bekerjanya masing-masing. Sangat penting untuk pekerjaan yang melibatkan penggunaan alat-alat mekanik • Decision making skill; teknik berupa aturan, simulasi mental atau proses lain yang memungkinkan para ahli untuk membuat keputusan yang sesuai dengan cepat dan akurat

15. Hybdrid Method • Metode yang menggunakan berbagai jenis data dalam desainnya. Metode ini disebut hibrid karena biasanya dikembangkan menuju kombinasi dua atau lebih fitur metode analisis jabatan. • Terdiri dari: • Combination Job Analysis Method (C-JAM) • Multimethod Job design Questionnaire • O*NET (Occupational Information Network)

16. Combination Job Analysis Method (C-JAM) • C-JAM meminjam dari metode yang berfokus pada tugas, seperti: Functional Job Analysis dan Task Inventory. C-JAM memberi informasi tentang apa dan bagaiman sebuah pekerjaan dilakukan, dimana informasi ini esensial untuk aspek hukum. • C-JAM juga meminjam dari metode job element dalam hal informasi tentang atribut manusia yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas. Informasi atribut manusia sangat esensial untuk tujuan seleksi personil. • Dalam C-JAM, pernyataan tugas dikembangkan dan tingkat kepentingannya dirangking. Selanjutnya pengetahuan, keterampilan, kemampuan dan karakteristik lainnya yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas dirangking menurut tingkat kepentingan kinerjanya.

17. Pernyataan Tugas • Mencantumkan subyek dari kalimat tugas, nama, pekerja, karyawan atau manajer. • Terdapat kata kerja yang menjelaskan fungsi karyawan dalam bekerja • Obyek kata kerja dapat berupa data, orang, mesin, peralatan, tujuan kerja, atau perangkat lainnya. • Terdapat frase yang dimulai dari kata “untuk” atau “agar” yang menjelaskan tujuan aktivitas pekerja. • Contoh: • Spesialis personnel testing • Menulis item ujian pilihan ganda dalam pekerjaan tertentu untuk mengevaluasi kualifikasi pelamar • Memberi/ menjawab pertanyaan dan menyediakan informasi bagi pelamar untuk menjelaskan nilai ujian

18. The Task Rating Meeting • 5-7 ahli jabatan melakukan pertemuan di tempat nyaman yang terpisah dari pekerjaan reguler. Pemimpin tim mejelaskan tujuan pertemuan. Masing2 pakar memberi draft daftar tugas. Pemimpin akan meminta seluruh anggota membaca seluruh draft. • Skala peringkat mencakup: Task difficulty (tingkat kesulitan tugas) dan Criticality (tingkat kekritisan) • Task difficulty: Kesulian menjalankan tugas bersifat relatif diantara seluruh tugas dalam sebuah jabatan/ pekerjaan tunggal. Memiliki skala 1 (paling mudah diantara seluruh tugas) hingga 7 (paling sulit diantara tugas) • Criticality; tingkat dimana kinerja yang tidak benar akan menghasilkan konsekuensi negatif. Memiliki skala berkisar dari 1 (konsekuensi kesalahan yang tidak penting) sampai 7 (konsekuensi yang ekstrim penting)

19. Analisis Task Importance • Task Impotance Value: Difficulty (kesulitan) + Criticallity • Nilai kepentingan tugas dihitung untuk masing-masing bagian dan rata-rata nilai kepentingan tugas dihitung atas semua bagian untuk memberi informasi nilai kepentingan tugas secara menyeluruh. • Nilai satu item berkisar dari 2 – 14

20. Multimethod Job Design Questionnaire (MJDQ) • Tujuan MJDQ adalah memperoleh informasi yang dapat digunakan untuk mendesain/ merancang pekerjaan. • Sebagian besar informasi yang diperoleh MJDQ lebih konsen pada pekerjaan daripada atribut pekerjanya • Campion dan Thayer (1985) mengembangkan struktur MJDQ. Prinsip desain pekerjaan dikelompokkan kedalam 4 kategori: • Motivational • Mechanistic • Biological • Perceptual/ motor

21. Motivational • Ide dasarnya adalah karyawan menginginkan pekerjaan yang bermakna. Karyawan mendapatkan pekerjaannya bermakna ketika mereka merasa pekerjaannya signifikan dan ketika pekerjaannya memungkinkan pengembangan pengetahuan dan keterampilan. • Pekerjaan seharusnya didesain untuk membutuhkan multiple skill dan memberi tanggung jawab atas hasil kerjanya. • Item skala motivational, antara lain: • Autonomy, responsibility, vertical loading • Intrinsic job feed back • Extinsic job feed back • Social interaction • Task/ goal clarity • Task variety/ horizonal loading • Task significance • Growth, learning, advancing responsibility • Promotion • Achievement • Participation • Communication • Pay adequacy • Job security

22. Mechanistic • Ide utamanya adalah efisiensi. Pekerjaan dianalisis untuk mendapatkan jalan paling efisien untuk melakukannya, dan setiap orang diminta untuk menempuh jalan itu. • Item skala Mechanistic • Task fractionalization/ specialization • Specialization of materials, tools, procedure • Task simplification • Skill simplification • Repetition • Idle time/ capacity • Motion economy – material handling • Motion economy – prepositioning of materials, tools • Motion economy – eye and head movement • Motion economy – muscle movement style • Mechanization

23. Biological • Berasal dari kajian tubuh manusia. Ide dasarnya adalah untuk mendesain perangkat dan konteks pekerjaan yang dibangun secara fisik. • Misal: seseorang dapat mengerjakan lebih dari pekerjaan hariannya bila ia memiliki waktu istrirahat daripada tidak diberi cukup waktu istirahat. • Item skala biological: • Seating • Tool design • Static effort • Strength • Lifting • Posture • Muscular Adequacy • Stress Concentration • Vibration • Noise • Climate • Atmosphere • Work breaks • Shift work

24. Perceptual/ Motor • Ide dasarnya adalah mendesain kerja dan tujuan kerja yang memperhitungkan cara karyawan merasa dan memproses informasi. • Item skala perceptual, diantaranya: • workplace lighting – general • Workplace lighting – glare/ contrast • Control and display identification • Display visibility/ legibility • Display information content • control/ display movement relationship • Contol accidental activation • Control – motion economy • Warning devices • Printed Job Material • Panel lay out • Input requirement • Output requirement.

25. Occupational Information Network (O*NET) • The Dictionary of Occupational Titles (DOT) yang dibuat oleh US Department of Labor, merupakan sumber ensiklopedi deskripsi pekerjaan, mencakup lebih dari 9000 pekerjaan. • DOT digunakan baik oleh pemerintah maupun sektor swasta untuk mencocokkan orang dengan pekerjaannya dan sebagai sumber informasi dalam melakukan analisis pekerjaan/ jabatan. • O*NET diharapkan untuk menggantikan DOT. O*NET dibuat untuk memenuhi kebutuhan akses data yang cepat dan menghimpun data dengan cara dan biaya yang efektif dan efisien. • ONET: • Memiliki deskriptor yang komprehensif • Penggunaan internet • Mencoba untuk up to date dan memiliki administrasi arsitektur sistem yang baik .

26. Model O*NET • Terdapat 6 Deskriptor: • Worker Requirement • Experience Requirement • Worker Characteristic • Occupational Requirement • Occupation-specific Requirement • Occupation Characteristic