Avis d’attribution de subvention et de disponibilité des fonds

1. Avis d’attribution de subvention et de disponibilité des fonds Della Brown White, PhD Eunice Kennedy Shriver National Institute of Child Health and Human Development

2. SOMMAIRE • Qu’est-ce qu’un avis d’attribution de subvention (NoA)? • Où se trouve-t-il? • Composants de l’avis d’attribution de subvention (NoA) et comment le déchiffrer • Acceptation signifiée des termes de l’avis d’attribution de subvention • Ce qui peut retarder la communication de l’avis d’attribution • Comment et quand sont déboursées les fonds • Gestion de la subvention

3. Où se trouve l’avis d’attribution de subvention (NoA)? • eRA Commons • Statut • Section d’étude et affectation au Centre Institutionnel* • Score de priorité* • Compte rendu du processus de révision de la demande (SummaryStatement)* • Avis d’attribution de subvention (NoA) • * Il s’agit du seul lieu d’accès aux informations pour les chercheursprincipaux.

4. eRA Commons • Les Chercheurs principaux sont tenus de conserver des informations actualisées dans leur Profile personnel et devront donc les mettre à jour régulièrement • Données du profile utilisées pour d’autres processus électroniques (par ex. pour les abrégés de projet, les avis par voie électronique) • Diplômes • Postes • Adresses - courriel & courrier poste

5. Que contient l’avis d’attribution de subvention (NoA)? • Document juridiquement contraignant qui stipule: • Numéro de la subvention • Chercheur principal et institution bénéficiaire • Titre du projet • Exercices du budget et du projet • Réglementation fédérale • Termes and Conditions • Détails du financement • Sites Internet utiles • Contacts NIH

6. Qu’est-ce que l’avis d’attribution de subvention (NoA)? • Avis qui informe le bénéficiaire qu’une attribution de fonds a été prévue en sa faveur. • Outre l’avis par courriel, il existe une fonction d’interrogation à eRA Commons (http://era.nih.gov/commons/quick_queries/NIH_issued-NGAs.cfm) permettant de générer une liste des attributions annoncées pour une organisation au cours d’une durée de temps spécifiée. Le numéro de profile de l’institution (IPF) doit être connu pour se servir de la fonction d’interrogation. • Avis annoncé pour chaque année du projet • Avis annoncé pour l’exercice du budget (12 mois) • Avis présenté sous forme de lettre • Avis adressé au responsable commercial du bénéficiaire • Avis disponible à eRA Commons

7. Quels sont les composants de l’avis d’attribution? • Accusé de réception du bénéficiaire de l’attribution • Montant • Nom de Institution • Ce que signifie l’acceptation du bénéficiaire • Termes de l’acceptation

8. Sections I & II • Détails de l’attribution • Information concernant le budget de l’année courante et des années ultérieures • Solde non dépensé • Versements/ Assistance prioritaire • Lien vers la page des conditions et renseignements relatifs à la subvention [Award Conditions and Information for Grants] du site web du bureau de recherche extramuros [OER - Office of Extramural Research

9. Section II

10. Section II • http://grants.nih.gov/grants/policy/awardconditions.htm • Année courante de la loi portant sur l’affectation des crédits • Code de réglementation fédérale [45 CFR 74 ou 45 CFR 92] • Déclarations relatives à la réglementation des subventions • Législation récente et politique applicable aux subventions • Information concernant les versements aux instituts non-fédéraux nationaux ainsi qu’aux instituts fédéraux et aux instituts à l’étranger • Fournit des informations au bureau de l’inspecteur général du département des services de la santé et des ressources humaines (OIG - HHS)

11. Section III • Termes et Conditions • Termes et conditions normalisés • Législation des subventions • Restriction en raison de la loi portant sur l’affectation des crédits • Réglementation des subventions NIH • Report- automatique ou autorisation préalable • Processus rationalisé de subvention non-concurrentielle (SNAP - Streamlined Noncompeting Award Process) • Programme fédéral de partenariat (FDP - Federal Demonstration Partnership) • Revenus du programme

12. (Suite) Section III • Essai clinique en Phase III • Référence (PubMed) relative à la réglementation de l’accès public • Système de gestion des subvention (SAM - System for Award Management) antérieurement désigné CCR https://www.sam.gov/portal/public/SAM/ • Sous-attribution et rémunération de la direction selon les dispositions de la loi portant sur la transparence des activités • Clôture des comptes • Financement associé (le cas échéant) • Nom de l’institut co-concédant

13. Section IV • Termes et conditions spéciales concernant la Gestion des subventions • Termes relatifs aux subventions • Révisions • Restrictions • Sujets humains • Reports • Consortia • etc…

14. Section V • Contacts NIH • Coordonnées du Spécialiste chargé des subvention (GMS) et du responsable du programme (PO) • Rôles du système de gestion des subventions (GMS) et du responsable du programme (PO) • Nom • Institut • Tél. et facsimile • Courriel • Page d’accueil de l’institut

15. Ce qui peut retarder la communication de l’avis d’attribution • Réponse lente ou absence de réponse aux demandes de renseignements • Documentation incomplète/ imprécise • Soumission en retard des documents exigés (par ex. JAT – autres documents - actualisation du support, sujets humains, animaux) • Justifications inadéquates • Assurances

16. Versements des fonds

17. Acceptation signifiée du bénéficiare • Le bénéficiaire signifie son acceptation de l’avis d’attribution de subvention (NoA), ainsi que ses termes et conditions associés, dès lors que sont prélevés des fonds de la subvention.

18. Versements des fonds

19. Versements des fonds • Avis de modification de la réglementation et des procédures pour l’année fiscale 2013 par rapport aux subventions NIH pour les institutions à l’étranger • Avis No.: NOT-OD-12-139 • http://grants.nih.gov/grants/guide/notice-files/NOT-OD-12-139.html • Date de mise en circulation: le 17 août 2012 • Avis de modification des procédures d’inscription au Système de gestion des paiements pour les bénéficiaires NIH à l’étranger. • Avis No.: NOT-OD-13-019 • http://grants.nih.gov/grants/guide/notice-files/NOT-OD-13-019.html • Date de mise en circulation: le 9 janvier 2013

20. Versements des fonds • Modification de la méthode de versement des fonds pour tous les bénéficiaires de subventions à l’étranger attribuées après le 1er octobre 2012. • À l’heure actuelle le bureau NIH de gestion financière paye les bénéficiaires à l’étranger directement moyennant versements trimestriels fixes par chèque de la trésorerie des États-Unis ou par transfert bancaire. • Entre le 1er octobre 2012 et le 30 septembre 2013, NIH assurera la transition des paiements de tous les bénéficiaires à l’étranger vers le système de gestion des versements (PMS – Payment Management System), un système centralisé de paiement des subventions et de gestion des actifs, sous la direction de la division de gestion des paiements du département des services de santé et des ressources humaines (HHS) des États-Unis

21. Versements des fonds • Pour toutes les subventions nouvelles, et en cours, attribuées à des institutions étrangères après le 1er octobre 2012 (financement de l’année fiscale 2013 et ultérieurement), les paiements effectueront par l’intermédiaire du système de gestion des paiements PMS. • Le PMS ouvrira des sous-comptes en se servant du compte (B) pour chaque subvention NIH à l’étranger, attribuée le 1er octobre 2012 ou ultérieurement. Il est impératif que tous les bénéficiaires à l’étranger s’inscrivent au système PMS dès la publication de l’avis d’attribution de subvention pour l’année fiscale 2013. • Pour les subventions d’un an de continuation, non concurrentielles, pour l’année fiscale 2013, NIH se servira d’un processus technique permettant de transférer le financement de l’année fiscale 2013 vers le système PMS en attribuant tout le financement non concurrentiel des subventions de continuation, sous forme de subventions de Type 4 (financement des subventions d’extension). • (Remarque: Y compris pour les subventions à l’étranger)

22. Versements des fonds • Modification concernant le Rapport annuel fédéral du bilan financier (FFR – Federal Financial Report) pour les subventions à l’étranger sous régime rationalisé des subventions non-concurrentielles, attribuées après le 1er octobre 2012 • À l’heure actuelle, les bénéficiaires à l’étranger sont tenus de déclarer leurs dépenses annuellement par voie électronique par l’intermédiaire du formulaire FFR à eRA Commons, même lorsque la subvention a été attribuée sous le processus rationalisé de subvention non concurrentielle (SNAP - Streamlined Non-CompetingAwardProcess)   • Pour toutes les subventions SNAP initiales attribuées à des institutions à l’étranger après le 1er octobre 2012, les bénéficiaires à l’étranger ne seront pas obligés de déclarer leur dépenses annuelles via le formulaire de bilan financier FFR. NIH surveillera les aspects financiers de ces subventions par l’intermédiaire des données de transaction du système PMS. Pour ces subventions, les dépenses inscrites au formulaire FFR ne devront être rapportées qu’en fin d’exercice concurrentiel. • Pour les subventions à l’étranger qui ne sont pas attribuées sous régime SNAP, il conviendra de continuer à déclarer les dépenses annuellement via le formulaire de bilan financier FFR à eRA Commons.

23. Versements des fonds • Modification de la réglementation concernant l’utilisation des taux de changes pour la préparation des déclarations de bilan financier des dépenses de subventions attribuées après le 1er octobre, 2012 • La réglementation courante exige que les bénéficiaires utilisent le taux de change en vigueur lors de la préparation des données du bilan financier FFR.    • Pour les subventions initiales attribuées après le 1er octobre (pour l’année fiscale 2013), lors de la préparation du bilan financier FFR, les bénéficiaires seront tenus d’utiliser les taux de changes en vigueur au moment où les fonds ont été prélevés du système de paiement PMS.

24. Versements des fonds • Modification concernant les reports de fonds pour toutes les subventions à l’étranger attribuées pendant l’année fiscale 2013 (du 1er octobre 2012 au 30 septembre, 2013) • Le changement de méthode de paiement de l’ancien système de comptabilité vers le système PMS a des répercussion sur les reports de ces subventions quels que soient les reports autorisés à la Section III de l’avis d’attribution de subvention (NoA). • Par conséquent, le report d’un solde non dépensé d’une subvention attribuée avant le 1er octobre 2012 vers une subvention attribuée après cette date devra s’effectuer avec le concours NIH. • Afin de reporter un solde non dépensé d’une subvention attribuée à une institution à l’étranger avant le 1er octobre 2012 vers une subvention attribuée après cette date, le bénéficiaire devra rendre le solde non dépensé à NIH lors de la soumission du bilan financier FFR.

25. Versements des fonds • Le bilan financier final FFR devra inclure une mention qui indique que des fonds sont rendus en précisant si le bénéficiaire demande que soit reporté ce montant.. • Le solde non dépensé devra être rendu par chèque à: National Institutes of Health Office of Financial Management Government Accounting Branch Attention: Alan Whatley 2115 East Jefferson Street, Suite 4B432 Rockville, Maryland 20852 U.S.A. • Les fonds rendus doivent être accompagnés d’une indication du numéro de la subvention, et du nom de l’organisation bénéficiaire. • Inclure le nom et les coordonnées du contact pour le programme qui se trouvent indiqués dans le dossier d’avis rapide (ENS – Early Notification System).

26. Versements des fonds • Si la subvention a été attribuée avec report automatique, le bureau de la comptabilité OFM autorisera automatiquement le reporta dans le système PMS à hauteur du montant rendu par le bénéficiaire. • Si la subvention n’a pas été attribuée avec report automatique, le solde du montant non dépensé doit être rendu au bureau de la compatibilité (OFM) lors de la soumission annuelle du bilan financier (FFR), et le bénéficiaire pourra faire la demande d’un report au centre institutionnel concédant. • Si la demande de report est approuvée, un Avis d’attribution de subvention (NoA) rectifié avec mention du report approuvé sera annoncé, et le montant autorisé sera affiché dans le système PMS. • À défaut de rendre le solde non dépensé en temps opportun, il y a risque de répercussions sur tout financement à l’avenir.

27. Versements des fonds • Le solde des fonds non dépensés doit être rendu par chèque à l’attention d’Alan Whatlet, Bureau de la gestion financière (PFM – Office of Financial Management) (voir l’adresse ci-dessous). Les fonds rendus doivent être accompagnés du numéro de la subvention et du nom de l’organisation bénéficiaire. • Les chèques correspondant au montant non-dépensé des fonds attribués avant le 1er octobre 2012 (année fiscale 2012) devront être adressés à: National Institutes of Health Office of Financial Management Government Accounting Branch Attention: Alan Whatley 2115 East Jefferson Street, Suite 4B432 Rockville, Maryland 20852 U.S.A.

28. Versements-Nouveautés** • Processus d’inscription au système PMS pour tous les bénéficiaires à l’étranger qui seront payés par le système de gestion des paiements (PMS - Payment Management System) • Les bénéficiaires à l’étranger déposent les formulaires exigés par le système PMS une fois la subvention attribuée. • Formulaires exigés • 1 formulaire PMS/FFR pour chaque utilisateur du système PMS [Uniquement pour les bénéficiaires internationaux NIH], • 1 formulaire de renseignements bancaires du bénéficiaire pour chaque organisation [Uniquement pour les bénéficiaires internationaux HHS]

29. Versements-Nouveautés** • Tous les bénéficiaires doivent remplir la Lettre de Banque Internationale, qu’ils soient en possession d’un compte en banque international ou d’un compte en banque US. • Instructions pour remplir les formulaires et l’adresse pour renvoyer les formulaires remplis et signés • http://grants.nih.gov/grants/guide/notice-files/NOT-OD-13-019.html • http://www.dpm.psc.gov/grant_recipient/grantee_forms.aspx?explorer.event=true • PMS enverra une lettre à l’attention des nouveaux bénéficiaires par courriel • Numéro de compte de l’organisation bénéficiaire (PAN - PayeeAccountNumber), instructions pour l’utilisation du système PMS • Nom d’utilisateur et mot de passe temporaire de l’individu

30. Versements des fonds • Les fonds sont sollicités par voie électronique via PMS à http://www.dpm.psc.gov • Les fonds sont versés via transfert de fonds par voie électronique (EFT - ElectronicFunds Transfer) • Les versements peuvent être sollicités aussi souvent que nécessaire, mais doivent uniquement couvrir les besoins immédiats

31. Versements des fonds • Rappel concernant les exigences toujours en vigueur: • Les bénéficiaires à l’étranger sont vivement encouragés à utiliser les banques des États-Unis ou des banques avec filiales aux États-Unis (afin d’assurer que les versements arrivent à temps). • L’obligation de conserver les fonds dans un compte à intérêt demeure inchangée. Reportez-vous aux déclarations de réglementation NIH Section 6.3 concernant l’intérêt accumulé sur les fonds de subventions avancés. • Les intérêts accumulés qui dépassent 250$ par an, par rapport au plafond des avances de fonds fédéraux, doivent être rendus en USD par chèque bancaire.

32. Versements des fonds • S’il s’agit d’intérêts accumulés sur les fonds de subvention attribuée avant le 1er octobre 2012 (Année fiscal 2013), le bénéficiaire devra envoyer un chèque au Bureau de la gestion financière NIH à l’adresse indiquée ci-dessous: National Institutes of Health Office of Financial Management Government Accounting Branch Attention: Alan Whatley 2115 East Jefferson Street, Suite 4B432 Rockville, Maryland 20852 U.S.A.

33. Versements des fonds • Inclure le nom et les coordonnées du contact pour le programme indiqués dans le dossier d’avis rapide (ENS – Early Notification System). • Une fois les comptes PMS ouverts, il est conseillé que les bénéficiaires versent les intérêts par voie électronique. • Si les intérêts sont accumulés sur des fonds attribués le 1er octobre 2012 ou après (Année fiscale 2013), il est conseillé que les bénéficiaires versent les intérêts par voie électronique. La procédure pour nous rendre des fonds se trouve expliquée à: http://www.dpm.psc.gov/grant_recipient/funding_requests/returning_funds.aspx

34. Versements des fonds • Le bénéficiaire peut autrement régler l’intérêt accumulé par chèque. • Payable au « Department of Health and Human Services » et en l’expédiant à la « Division of Payment Management » à l’adresse indiquée ci-dessous: • Le numéro de compte de l’organisation bénéficiare(PMS PAN) devra être inclus ainsi qu’une explication concernant le chèque (par ex. Intérêt accumulé).

35. Sites Internet utiles • Réglementation en matière d’accès au public http://publicaccess.nih.gov/ • Déclarations concernant la réglementation des subventions http://grants.nih.gov/grants/policy/nihgps_2010/index.htm • Conditions d’attribution d’une subvention http://grants.nih.gov/grants/policy/awardconditions.htm • Bureau de l’inspecteur général http://www.oig.hhs.gov/hotline.html

36. Remerciements • Personnel chargé de la gestion des subventions au NICHD • Bryan Clark • Mario Martinez • Bonnie Jackson