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Support SAP pour les assistantes

Support SAP pour les assistantes. Sommaire. I : SAP II : Processus des dépenses : 1) Flux de dépenses 2) Liquidation 3) Mandatement III : Enregistrement sous SAP : 1) Formulaires 2) Engagement de fonds a) Création engagement de fonds b) Suivi engagement de fonds

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Support SAP pour les assistantes

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Presentation Transcript

  1. Support SAP pour les assistantes

  2. Sommaire • I : SAP • II : Processus des dépenses : 1) Flux de dépenses 2) Liquidation 3) Mandatement • III : Enregistrement sous SAP : 1) Formulaires 2) Engagement de fonds a) Création engagement de fonds b) Suivi engagement de fonds c) Suppression engagement de fonds d) DIRF 3) Commande a) Création commande b) Suivi commande C) Suppression commande d) investissement • IV: Contrôles des disponibilités: a) Centre de coûts b) Eotp

  3. I :SAP

  4. POURQUOI SAP ? • Développement du pilotage • Mettre à disposition une comptabilité analytique de manière uniforme dans le réseau. • Outiller l’analyse des coûts et le pilotage. • =>Une maîtrise budgétaire et analytique généralisée et adaptable à chaque organisation • Mutualisation des moyens administratifs • Faire l’acquisition d’un outil partagé par l’ensemble du réseau afin d’optimiser les moyens de chaque établissement tout en répondant de manière efficace aux exigences fonctionnelles liées aux processus de comptabilité et de gestion. • Convergence de pratiques et règles • Mettre à disposition des référentiels communs, • Homogénéiser les processus • . 1

  5. Organisation 2

  6. II : PROCESSUS DES DEPENSES

  7. 1) Flux des dépenses

  8. 1 : Flux des dépenses Facturation / Liquidation Mandatement Formulaires des Dépenses Validation des flux Saisie sur SAP Paiement/ Rapprochement bancaire • 1- L’assistante remplit le formulaire (commande, déplacement, réunion) • 2- Envoi des formulaires et des pièces jointes aux Assistantes qui utilise SAP, saisie commande ou engagement de fonds. • 3- Processus de validation de la commande ou l’engagement de fonds • R1 : responsable budgétaire • CG : contrôleur de gestion • DG : Directeur général • PR : Président (>90000 €) • 4- Dès que la commande ou engagement de fonds a terminé le circuit de validation, l’assistante envoi le bon de commande. A réception du matériel ou suite à l’exécution de la prestation l’assistante sur SAP effectue une transaction, qui permettra à la comptabilité d’enregistrer la facture reçue. 3

  9. 1. Organisation du flux de dépenses  Circuit Saisie sur SAP par une assistante Formulaire de commande ou engagement de fonds Alerte de validation Edition commande Validation Directeur ou responsable Président (si > 90.000€) Directeur général Contrôleur de gestion 4

  10. 2) Liquidation

  11. 2 : Liquidation Une fois que la dépense est enregistrée en comptabilité, la liquidation est le processus qui remplace le « Bon à Payer » de l’ancien circuit. Le processus de liquidation est le suivant : 1- R1 : Responsable Budgétaire 2- DG : Directeur Général 5

  12. 2. Organisation du flux de liquidation Services : vérification du service fait Directeur ou Responsable Réception de facture (1) Comptabilité (2) Validation sur SAP (Bon à payer) Directeur ou responsable Directeur général 6

  13. 3) Mandatement

  14. 3 : Mandatement Le processus de mandatement permet d’effectuer le paiement de la dépense. Le système de mandatement est le suivant : 1- PR : Président 2- TR: Trésorier 7

  15. 3. Organisation du flux de mandatement Directeur ou responsable Directeur général Validation sur SAP (Bon à payer) Comptabilité : mandatement 8

  16. III : ENREGISTREMENT SOUS SAP

  17. 1) Formulaires

  18. 1 : Formulaires • Avant d’engager une demande de dépense, la première étape du processus de dépense, est de remplir le bon formulaire.( Pour certain éléments du formulaires annexes : Société + Groupe de lancement ) • Au préalable suivant l’analytique dont vous disposez, il est important de renseigner le service, la date, le montant global ainsi que le centre de coûts ou EOTP. • De ce fait vous disposez de trois formulaires : • 1- Commande : il permet d’enregistrer les dépenses liées à une demande d’achat comme par exemple, une commande de brochures, une prestation intellectuelle, annonce radiophonique, fournitures, matériel informatique … • 2- Frais de déplacement : ceci concerne l’enregistrement des dépenses d’une personne de l’APCMA à l’extérieur de l’administration. • Déplacement : Billets d’avions, Trains, Taxi, transports en commun, indemnité élus, forfait social … • Mission: hébergement, repas pour une 1 personne • Réception : repas >1 personne • 3- Frais de réunion : ils correspondent aux dépenses liés aux organisations d’événements par l’APCMA, commissions, comité de pilotage, réunion de travail … • Pour les frais de réunion, il existe plusieurs types de dépenses : déplacement, Mission, Réception, indemnités, forfait social. Formulaire Réunion Engagement de fonds Formulaire Déplacement Engagement de dépense 9 Commande Formulaire commande

  19. 1 : Formulaires 10

  20. 1 : Formulaires 11

  21. 1 : Formulaires Les avoirs de Selectour doivent être fournis directement à la comptabilité avec le numéro d’engagement de fonds référent 12

  22. 1 : Formulaires Traitement des avoirs :ils doivent être fournis directement à la comptabilité avec le numéro d’engagement de fonds ou de commande référent, il ne doit pas être déduit sur le montant initial. Afin d’assurer un suivi, il faut joindre l’avoir comme pièce dans la commande ou engagement. 13

  23. 2) Engagement de fonds

  24. 2.a: Création Engagement de fonds L’engagement de fonds permet de saisir toutes les dépenses liés aux notes de frais, déplacements, mission, réceptions, indemnités, forfait social participation et cas particuliers pour certaines dépenses ou vous serez informé. La transaction à utiliser est : FMZ1 Renseignement des informations Renseigner le type de pièce : toujours Z1 Renseigner la devise Cliquer sur pour passer à l’écran suivant. 1 3 1 2 2 3 14

  25. 2.a: Création Engagement de fonds Transaction : FMZ1 Renseignement des données de base • Renseigner le montant global • Renseigner le compte général • Renseigner le centre de coûts ou • l’élément d’OTP (eOTP) • Appuyer sur la touche « entrée » • Les champs suivants s’affichent: • Compte budgétaire • Centre financier • Renseigner le groupe de lancement (chapeau) • Contrôler le budget (balance) • Cliquer sur enregistrer. • Le message suivant s’affiche: 1 7 6 2 3 4 5 1 5 3 2 6 7 8 15

  26. 2.a: Création Engagement de fonds Création d’une pièce jointe: Une fois l’engagement de fonds enregistré, vous devez ajouter une pièce jointe, pour cela il faut utiliser la transaction est : FMZ2 Renseigner le numéro de pièce de l’engagement de fonds à modifier. Cliquer sur pour passer à l’écran suivant. 1 2 2 1 16

  27. 2.a: Création Engagement de fonds Transaction : FMZ2 Création d’une pièce jointe 1 Dans la barre en haut de l’écran cliquer sur [Environnement] puis sur [Liaisons]. Vous verrez une nouvelle barre apparaitre sur l’écran Cliquer sur le bouton comme indiqué puis sur [Créer pièce jointe]. Vous verrez une fenêtre s’ouvrir. Dans cette fenêtre aller sélectionner votre pièce à joindre après quoi vous verrez ce message apparaitre: La pièce jointe de l’engagement de fonds a été créée, la création de l’engagement de fonds est terminée ! 1 2 2 3 3 17

  28. 2.b : Suivi engagement de fonds Il est important d’assurer un suivi quotidien afin de s’assurer qu’il est bien validé par le R1, CG et DG, pour cela il faut utiliser la transaction ZSUIVI1. S’il y a un refus, vous devez vous renseigner sur l’erreur afin d’annuler l’engagement de fonds, pour libérer le montant et établir un nouvel engagement de fonds avec les modifications à apportées. 1 Cliquer sur le bouton des variantes 1 Choisissez le statut des engagements recherchés 2 2 18

  29. 2.b : Suivi engagement de fonds Transaction : ZSUIVI1 Renseigner l’engagement 1 Renseigner le poste 2 1 2 Renseigner la date 3 3 4 5 Renseigner le créateur * 4 6 Renseigner le centre de coût 5 7 8 Renseigner l’éOTP 6 Renseigner la société 7 9 Renseigner le groupe de lancement 8 Renseigner l’ordre interne (OI) 9 * Il est usuel d’utiliser comme filtre le numéro 4 car il permet de voir tous les engagements saisis par une personne. Ex : 400nomagent 19

  30. 2.b : Suivi engagement de fonds Transaction : ZSUIVI1 2 1 Engagements recherchés avec les détails Icône permettant de faire un export sur Excel 2 1 20

  31. 2.c : Suppression Engagement de fonds Transaction : FMZ2 4 3 2 1 Double click sur le montant global Mettre à 0 le montant global dans nouvelle fenêtre Cliquez sur poste traité Enregistrez la modification, quand il y a plusieurs ligne de dépense, il faut effectuer l’opération autant de fois que le nombre de ligne à annuler. 1 2 3 21 4

  32. 2.d : Traitement du DIRF Pour procéder à une demande d’indemnisation et de remboursement de frais, il faut remplir le formulaire de DIRF, vous trouverez en annexe des informations pour compléter le document. 21

  33. 2.d : Traitement du DIRF Ensuite, il faut remplir le formulaire Frais de réunion, et procéder à la saisie de dépense sous SAP via un engagement de fonds FMZ1 : 21

  34. 2.d : Traitement du DIRF Transaction : FMZ1 Voici un aperçu du traitement de formulaire de réunion sur SAP lié à un DIRF d’un Président Hors Bureau (HB400) Ne pas oublier d’insérer le groupe de lancement, contrôler la disponibilité de fonds, enregistrer et insérer les formulaires en guise de pièces jointes. 21

  35. 3) Commande

  36. 3.a : Création commande La commande permet d’enregistrer les dépenses liées à une demande d’achat, la transaction est ME21N. Toutes les commandes sont rattachés à un marché, il existe le marché simple ou nous devons choisir un marché générique, auquel doit être rattaché trois devis par commande. Nous trouvons également sur SAP des marchés forfaitaires correspondant à un appel d’offres. Nous distinguons deux types de commande : Commande Marché simple : ceci concerne toutes les commandes concernant les achats quantifiables, par exemple l’organisation d’un cocktail, un abonnement, une brochure, fournitures, matériel informatique… Pour les marchés simples une fois que tout est validé, il faut effectuer une MIGO, avant que la comptabilité le prenne en charge. Commande Marché sans service fait : il s’agit des dépenses ou n’ont pas lieu de livraison, nous pouvons prendre en compte les honoraires d’investissement, la maintenance, abonnements, affranchissements (attention pour cette action, il faut décocher dans le poste du bas, onglet livraison : Entrée march. et EM non valoris.) 22

  37. 3.a : Création commande Transaction : ME21N 2 1 Sélectionner un fournisseur Choisir le type de document 3 Numéro de marché 23

  38. 3.a : Création commande Transaction : ME21N Sélectionner : -l’organisation d’achat (entité juridique :400 APCMA) -le Groupe d’acheteurs correspondant au service: x1, XF …. ( fichier groupe de lancement) -la société (4019, 4060, 4064…). 1 2 • « texte en-tête » : N°devis, N°facture, objet de la dépense • « Personne à contacter » : contact du référent de la dépense, mail + ligne téléphonique directe 1 2 24

  39. 3 : Commande 3.a : Création commande Transaction : ME21N Saisie commande Imputation Quantité commandée Date de livraison Prix HT du poste Division Code Article (fichier Excel) 25

  40. 3.a : Création commande Transaction : ME21N Imputation : 1 Compte général (remonté automatiquement) 1 1 1 : correspondent à des achats hors action (hors projet) pédagogique ou non pédagogique Ils nécessitent de sélectionner un centre de coût ou EOTP, . 26

  41. 3.a : Création commande Transaction : ME21N TVA : 1 1 Code de TVA (remonte automatiquement mais peut être modifié si nécessaire)  procédure modification TVA (ZTVA)» à contrôler avec le domaine d’activité dans l’onglet imputation. Une fois que ceci est contrôlé vous pouvez enregistrer la commande ceci génère un numéro de commande. 27

  42. 3.a : Création commande Transaction : ME22N CREATION PIECE JOINTE : 1 Onglet pour ajouter une pièce jointe 1 28

  43. 3.a : Création commande Transaction : ME22N Cliquer sur Créer / Créer pièce jointe Sélectionner le document à insérer en tant que pièce jointe Note : la visualisation de la PJ se fait en modification. Note II : Bien s’assurer que le document à joindre soit fermé au préalable. La création de la pièce jointe et la saisie de la commande sont terminés. 29

  44. 3.b : Suivi commande Il est important d’assurer un suivi quotidien afin de s’assurer qu’il est bien validé par le R1, CG et DG, pour cela il faut utiliser la transaction ZSUIVI2. S’il y a un refus, vous devez vous renseigner sur l’erreur afin d’annuler la commande, pour libérer le montant et établir une nouvelle commabde avec les modifications à apportées. Cliquer sur le bouton des variantes 1 1 Choisissez le statut des commandes recherchées 2 2 30

  45. 3.b : Suivi commande Transaction : ZSUIVI2 Renseigner la ou les commandes recherchées 1 Renseigner l’organisation d’achat 2 1 2 Renseigner la société 3 3 4 5 Renseigner type de document d’achat 4 6 Zone définie par la variante 5 Renseigner le fournisseur 6 31

  46. 3.b : Suivi commande Transaction : ZSUIVI2 2 1 Commandes recherchées avec les détails Barre de menu pour faire un export sur Excel 2 1 32

  47. 3.c : Suppression commande Transaction : ME22N Entrer en modification sur la commande Sélectionner le poste et cliquer sur supprimer 33

  48. IV: Contrôles des disponibilités

  49. a) Centre de coûts Transaction : ZDISPO La transaction spécifique ZDISPO, nous permet de visualiser la disponibilité de fonds des centres de coûts. • Etats spécifiques Sur l’onglet de recherche taper la transaction ZDISPO pour accéder à l’écran de base. 34

  50. a) Centre de coûts Transaction : ZDISPO Périmètre financier : 1000 1 1 Exercice comptable : année N 2 2 Valeurs centre financier : centre de coûts 3 3 35

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