İÇ KONTROL SİSTEMİ

1. İÇ KONTROL SİSTEMİ MERSİN ÜNİVERSİTESİStrateji Geliştirme Daire Başkanlığı

2. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile kamu da mali yönetim ve kontrol sistemi bütünüyle değiştirilerek, uluslararası standartlara ve Avrupa Birliği Normlarına uygun hale getirilmesi amaçlanmıştır. Kamu mali yönetim ve kontrol sistemini yeniden düzenleyen 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu kamu idarelerinde iç kontrol sistemlerinin kurulmasını ve bunun bir unsuru olarak da idarelerin yönetim sorumluluğu çerçevesinde iç kontrol faaliyet ve süreçlerinin tasarlanıp uygulanmasını öngörmektedir.

3. YASAL DÜZENLEMELER İç kontrol sitemine ilişkin düzenlemeleri içeren yasal mevzuat şunlardır: • 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu • İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar • Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik • İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik • Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği • Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi

4. İÇ KONTROL NEDİR ? İdarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak; • faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, • varlık ve kaynakların korunmasını, • muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, • malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere, idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünüdür. (5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 55 inci md)

5. İÇ KONTROLÜN AMACI NEDİR? İç kontrolün amacı; • Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini, • Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, • Her türlü mali karar ve işlemlerde usulsüz-lük ve yolsuzluğun önlenmesini, • Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, • Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını, sağlamaktır.

6. NEDEN İÇ KONTROL ? • Faaliyetlerde etkinlik ve verimliliğin artmasını sağlar. • Güvenilir bilginin zamanında elde edilmesine ve iletilmesine yardımcı olur. • Varlıkların korunması konusunda güvence verir. • Etkin kaynak yönetiminin sağlanması ve hedeflere ulaşılmasını sağlamak üzere iç düzenleme ve uygulamaların sürekli gözden geçirilmesini sağlar. • Küçük hataların büyük problemlere dönüşmeden önce fark edilmesini sağlar. • Olmasını istediğimiz şeylerin olmasını; olmasını istemediklerimizin olmamasını sağlar. • İşlerin, doğru bilgiye dayalı olarak en etkin biçimde gerçekleştirilmesinde yardımcıdır. • Hesap verme mekanizmasını güçlendirir. Sonuçlar konusunda kanıtlara dayalı gerekçe sunma imkanı sağlar.

7. İÇ KONTROLLE İLGİLİ YANILGILAR NELERDİR? (1) Yanılgı: İç kontrol bir kere kurulan ve uygulanan bir sistemdir. Doğrusu; İç kontrol dinamik bir süreçtir. Sürekli gözden geçirilmesi ve gerektiğinde geliştirilmesi gerekir. Yanılgı: İç kontrol kurumun ana faaliyetlerinin yerine getirilmesinde zaman kaybına neden olur. İç kontrol bürokrasi yaratır ve çalışanları oyalar. Doğrusu; İç kontrol iş süreçlerinin “içine” yerleştirildiğinde ana faaliyetlerin daha etkin gerçekleştirilmesine yardımcı olur. İç kontrol süreçlere ilave yapılan işler olarak düşünülmemeli ve süreçlerin bir parçası olarak tasarlanmalıdır.

8. İÇ KONTROLLE İLGİLİ YANILGILAR NELERDİR? (2) Yanılgı: İç kontrol ön mali kontrolden oluşur ve evrakların kontrolünden ibarettir. Doğrusu; İç kontrol ön mali kontrolden ibaret değildir. Ön mali kontrol sadece mali karar ve işlemler üzerinde gerçekleştirilir. İç kontrol ise bir idarenin yürüttüğü faaliyet ve süreçleri de içerecek şekilde, idarenin bütününü kapsayan bir sistemdir. Yanılgı: Küçülme ve yetkilendirme nedeniyle kontrollerin bir kısmından vazgeçmeliyiz. Gerçek: Küçülme ve yetkilendirme nedeniyle farklı kontrollere ihtiyaç duymalıyız.

9. İÇ KONTROLLE İLGİLİ YANILGILAR NELERDİR? (3) Yanılgı: İç Kontrol sadece mali iş ve işlemleri kapsar. Doğrusu; İç kontrol, sadece mali işlemleri kapsamamakta; idarenin stratejik amaçlarından, faaliyet ve süreçlerine kadar, hedeflerine ulaşmasını ve kaynak kullanımını etkileyen her şey iç kontrolün konusunu oluşturmaktadır. Yanılgı: İç kontrolün geliştirilmesi ve izlenmesinden iç ve dış denetim sorumludur. Doğrusu; İç kontrol yönetim ve çalışanlar tarafından sahiplenilmesi ve geliştirilmesi gereken bir süreçtir. Yanılgı: İç kontrol yazılı prosedürlerle başlar. Gerçek: İç kontrol güçlü bir iç kontrol ortamı ile başlar.

10. İÇ KONTROLLE İLGİLİ YANILGILAR NELERDİR? (3) Yanılgı: Kamu kurumlarının yapısı iç kontrolün uygulanmasının önünde bir engeldir. İç kontrol bürokrasi yaratır ve çalışanları oyalar. Doğrusu; Bilgi, ilgi ve “sahiplik” eksikliği iç kontrolün uygulanmasının ve geliştirilmesinin önünde bir engeldir. Üst yönetimin sahiplenmesiözellikle önem taşımaktadır. Yanılgı: İç kontrol yeterince kuvvetli ise yolsuzluk olmayacağından ve mali tabloların doğruluğundan emin olabiliriz. Doğrusu: İç kontrol makul ama kesin olmayan güvence verir.

11. İÇ KONTROL SİSTEMİ Mali Yönetim ve Kontrol Merkezi Uyumlaştırma (Maliye Bakanlığı- BÜMKO) İç Denetim Merkezi Uyumlaştırma (Maliye Bakanlığı-İDKK) Üst Yönetici Strateji Geliştirme Birimi İç Denetim Birimi Ön mali kontrol Muhasebe Birimi Harcama Birimi Harcama Birimi Harcama Birimi Gerçekleştirme görevlisi Gerçekleştirme görevlisi Gerçekleştirme görevlisi Yönetim sorumluluğuna dayalı mali yönetim ve kontrol Fonksiyonel olarak bağımsız iç denetim İç Kontrol

12. İÇ KONTROLDE ROL VE SORUMLULUKLAR (1) İç kontrol sisteminde yeterli ve etkili bir iç kontrol sisteminin oluşturulması için gerekli önlemleri alma sorumluluğu, idarenin üst yöneticilerine ve diğer yöneticilerine verilmiştir. • Üst Yönetici (Rektör) • Harcama Birimleri • Mali Hizmetler Birimi (Strateji Geliştirme DaireBaşkanlığı) • İç Denetim Birimi

13. İÇ KONTROLDE ROL VE SORUMLULUKLAR (2) Rektör : Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, harcama birimleri ve iç denetim birimi aracılığıyla Üniversitede yeterli ve etkili bir iç kontrol sisteminin kurulmasını sağlama, işleyişi izleme ve gerekli tedbirleri alarak geliştirme sorumluluğu, Harcama Birimleri: (Fakülteler, Enstitüler, Yüksekokul, MYO,Araştırma Merkezi, Rektörlüğe bağlı Birim Başkanlıkları, Daire Başkanlıkları) : Birimlerinde etkili bir iç kontrol sistemi oluşturmak, uygulamak ve geliştirmek, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı: 5018 sayılı Kanun ve ilgili mevzuatta öngörülen bir İç kontrol sisteminin kurulması çalışmalarını başlatmak, bu amaçla Üst Yöneticinin liderliğinde harcama birimlerindeki çalışmaları koordine etmek ve teknik destek sağlamak, İç Denetim Birimi: İç kontrol sistemine ilişkin tasarım ve uygulamaları denetleyerek, uygunluğunu ve yeterliliğini değerlendirmek ve iç kontrol sisteminin geliştirilmesi kapsamında Üniversiteye değer katmak

14. İç Kontrol Güvence Beyanı Güvence Beyanının Kapsamı; • Tahsis edilen kaynakların planlanmış amaçlara ve iyi mali yönetim ilkelerine uygun olarak kullanıldığı • Uygulanan iç kontrol sisteminin işlemlerin yasallık ve düzenliliği konusunda yeterli güvenceyi sağladığı • Bilgilerin doğruluğu Güvence Beyanı Verecek Olanlar; • Üst Yöneticiler • Bütçeyle ödenek tahsis edilen harcama yetkilileri • Mali hizmetler birimi yöneticisi

15. Maliye Bakanlığının Rolü • İç Kontrol süreçlerine ilişkin standart ve yöntemler Maliye Bakanlığı tarafından belirlenir, geliştirilir ve uyumlaştırılır. • Ayrıca iç kontrol sisteminin koordinasyonunu sağlar ve kamu idarelerine rehberlik hizmeti verir.

16. SAYIŞTAY BAŞKANLIĞININ ROLÜ • 19.12.2010 tarihli ve 27790 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 6085 sayılı Sayıştay Kanununun 35 ve 36 ıncı maddeleri ile kamu idarelerinin iç kontrol sistemlerinin incelenmesi ve değerlendirilmesi de Sayıştay Başkanlığının denetim alanına girmiştir.

17. Kamu İç Kontrol Standartlarında İç Kontrolün Bileşenleri • Kontrol Ortamı • Risk Değerlendirmesi • Kontrol Faaliyetleri • Bilgi ve İletişim • İzleme

18. İÇ KONTROL STANDARTLARI ŞEMASI 1.KONTROL ORTAMI STANDARTLARI 2.RİSK DEĞERLENDİRMESTANDARTLARI 3.KONTROL FAALYETLERİ STANDARTLARI 4.BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI 5.İZLEME STANDARTLARI 1.1 Etik Değerler ve Dürüstlük 2.1 Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi 3.1 Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri 4.1 Bilgi ve İletişim 5.1 İç Kontrolün Değerlendirilmesi 1.2 Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler 2.2 Planlama ve Programlama 3.2 Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi 4.2 Raporlama 5.2 İç Denetim 1.3 Personelin Yeterliliği ve Performansı 3.3 Görevler Ayrılığı 4.3 Kayıt ve Dosyalama Sistemi 1.4 Yetki Devri 3.4 Hiyerarşik Kontroller 4.4 Hata,Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi 3.5 Faaliyetlerin Sürekliliği 3.6 Bilgi Sistemleri Kontrolleri

20. İç Kontrol Standartlarında Tamamlananlar (1) • Üniversitemiz iç kontrol eylem planı Üst Yönetimin sahipliğinde hazırlanarak Maliye Bakanlığına gönderilmiş ve Üniversitemiz web sayfasında yayımlanarak kamuoyunun bilgilendirilmesi sağlanmıştır. Ayrıca eylem planı kitapçık olarak hazırlanarak Üniversitemiz tüm birimlerine gönderilmiş ve personelin bilgisine sunulmuştur. • İç kontrol sistemine ilişkin el broşürü hazırlanarak personelde farkındalık yaratılmaya çalışılmıştır. • Birim kalite temsilcilerine iç kontrol hakkında sunum yapılmıştır. • Mersin Üniversitesi Etik Kuralları hazırlanarak Üniversitemiz senatosunca onaylanmış ve personelimize dağıtımı sağlanmıştır. önerileri için Üniversitemiz web sayfasında yayımlanmış ve Üniversitemiz senatosunun …./…./……. Tarihli kararı ile yürürlüğe konularak personelimize dağıtılmıştır. • Üniversitemiz Stratejik planı, yılı performans programı, yılı bütçesi, yılı idari faaliyet raporu ve bütçe gerçekleşmeleri, Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu Üniversitemiz web sayfasında yayımlanarak kamuoyunun bilgilenmesi sağlanmaktadır.

21. İç Kontrol Standartlarında Tamamlananlar (2) • Kamu İhale Mevzuatı ve Sosyal Güvenlik mevzuatı konularında görev alan personelimize Üniversitemiz Strateji Geliştir Daire Başkanlığınca hizmet satın alınması yolu ile eğitim verilmiştir. Ayrıca Üniversitemizde iç kontrol sisteminin oluşturulması Kalite Yönetim Sistemi çalışmaları ile koordineli olarak yürütüldüğünden toplam kalite konusunda Üniversitemiz personeline eğitim verilmiştir. • Üniversitemizin bazı birimlerinin (Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı) yönergeleri hazırlanmış ve üniversitemizin web sayfasında yayımlanmıştır. • Personel alım ve Görevde yükselme sınav ilanları ve sonuçları ile görevde yükselme sınav ilanı ve sonuçları Üniversitemiz web sayfasında yayımlanmaktadır. • Üniversitemiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca maaş unsurlarına ilişkin yasal mevzuat derlenerek hazırlanan Pratik Bilgiler Kitapçığı üniversitemiz web sayfasında yayımlanarak personel bilgilendirilmiştir.

22. İç Kontrol Standartlarında Tamamlananlar (3) • İSO 9001 Kalite Yönetim Sistemi şartlarının yerine getirilmesiyle ve TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi Belgesinin alınmış ve İç Kontrol Standartları Eylem Planında öngörülen eylemlerden, - MEÜ Organizasyon Şeması - MEÜ Süreçleri - MEÜ Prosedürleri - MEÜ Talimatları - MEÜ Formları - MEÜ Cihaz Kullanım Talimatları - MEÜ Dış Kaynaklı Dokümanları - MEÜ Listeleri - MEÜ Kalite El Kitabı - MEÜ Görev Tanımları - MEÜ Kalite Hedefleri tamamlanmıştır. • TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi Belgesinin alınmasının ardından söz konusu dokümanlara Üniversitemiz personeli Kalite Yönetim Bilgi Sisteminden erişebilmektedir.

23. İç Kontrol Standartlarında Tamamlananlar (4) • Üniversitemizin tüm birimlerinde standart dosyalama ve arşivleme sisteminin uygulanması sağlanmış ve her birimde birim arşiv sorumluları belirlenmiştir. • Üniversitemiz misyonu ve vizyonu Üniversitemizde uygun yerlere asılmış ve web sayfasında yayımlanarak kamuoyuna duyurulmuştur. • Üniversitemiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca mali konulara (Kamu İhale Kanunu, Damga Vergisi Kanunu, Katma Değer Vergisi Kanunu, Gelir Vergisi Kanunu ) ilişkin yasal mevzuat derlenerek hazırlanan Pratik Bilgiler Kitapçığı üniversitemiz web sayfasında yayımlanarak personel bilgilendirilmiştir. • Üniversitemiz birimlerinde görev dağılımları yazılı olarak belirlenmiş ve ilgili personele tebliğ edilmiştir. • Periyodik olarak memnuniyet anketleri yapılmaktadır. • Üniversitemiz içinde uygun yerlere dilek/şikayet kutuları konmuştur.

24. İç Kontrol Standartlarında Tamamlanması Öngörülenler (1) • Yöneticilerin istenilen bilgilere zamanında ve doğru olarak ulaşmasını sağlamak için Yönetim bilgi sistemi yazılımının oluşturulması (SGB.net sistemi), • İç kontrol, stratejik planlama, bütçe, faaliyet raporu, Üniversitemiz etik kuralları, mali mevzuat vb. konuların da Hizmet içi eğitim konularına dahil edilmesi, • Hassas görevlerin listesi çıkarılarak hassas görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklar belirlenmesi, • Risk yönetimine ilişkin idare yöneticilerine eğitim verilmesi, Yöneticiler için periyodik olarak bilgilendirme toplantıları yapılması, • Üniversitemiz birimlerinin kanunda verilen görev tanımlarına ilişkin yönergelerin hazırlanması, Üniversitemiz web sayfasında yayımlanması, • Üniversitemiz iş ve işlemlerinden hassas görevlerin tespit edilmesi, • Mali konulara ve önemli mali olmayan konulara ilişkin kontrol formlarının hazırlanması ve kontrol noktalarının belirlenmesi • Stratejik planlama, performans programı ve bütçe konularına ilişkin el broşürü hazırlanması,

25. İç Kontrol Standartlarında Tamamlanması Öngörülenler (2) • Risk değerlendirme tablosu, risk profili tablosu, temel risk listesi, kritik risk alanları değerlendirme tablosu, risk sınıflandırması tablosu,risklere verilecek yanıtlar tablosu, risk eylem planı tablosu hazırlanması (Taslak olarak mevcut), Söz konusu tablonun içeriğinin şekillenmesi için üniversitemiz birimlerince Risk tespit tablosunun doldurulması sağlanarak analizlerinin yapılması • Hizmet içi eğitim etkinlik programı tablosu, hizmet içi eğitim katılım değerlendirme formu, hizmet içi eğitim devam çizelgesi, başarı belgesi, katılım belgesi ve hizmet içi eğitim sınav cevap kağıdı formu, hizmet içi eğitim yönergesinin hazırlanması (taslak olarak mevcut), • - Etik Eğiticileri için eğitim düzenlenmesi, - Etik kurallarının ilan panolarında ve/veya Üniversitemiz web sayfasında yayımlanması, - Etik kurallarla ilgili broşür hazırlanması, - Etik kurallarının benimsenmesi için bilgilendirmeler (e-mail, bilgi notu ,ilan panosu, web sayfası vb) yapılması, - Etkinlik düzenlenmesi (etik kulüpleri, seminer, panel, konferans, etik hatıra ormanı, vb.),

26. İç Kontrol Standartlarında Tamamlanması Öngörülenler (3) • Hata bildirim formu, İç kontrol sistemi düzenleyici ve önleyici faaliyet formunun hazırlanması (taslak olarak mevcut), • Fayda maliyet analizinin yapılması, • Ayrıca bu genel şartın sağlanması için TS ISO/IEC 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi kalite belgesinin alınması veya şartlarını sağlayıcı çalışmaların Üniversitemizce sağlanması • Elektronik ortamda doküman yönetim sisteminin oluşturulması, • İç Kontrol Sistemi İzleme Formu, İç kontrol İzleme ve Değerlendirme Kurulunun çalışma usul ve esaslarının belirlenmesi, • Performans Değerlendirme Yönergesi, Performans Değerlendirme Kriterleri, Performansın değerlendirmesinin personel ile görüşülmesinin sağlanması, • Birim Özel Hedeflerinin belirlenmesi ve personele duyurulması, • Vekalet formu, ve işin sürekliliğin sağlanması için görev devri formu (izin, hastalık vb hazırlanması(Taslak olarak mevcut), • Yetki devri formu, Yetki, Yetki Devri envanteri,Yetki Devrine ilişkin esasların belirlenmesi, • Bilgi işlem sistemleri kullanım yönergesi, Web sayfası içerik yönetimi yönergesi, iç kontrol sistemi yönergesi taslak olarak hazırlanmıştır.